第五节 要能够兼职做会计
企业经营的目的就是赚钱，事务性机构虽然不以经营为目标，但也离不开金钱出入。因此，无论是大公司的高管，还是夫妻店的小老板，还是普通的管理人员，都不能不懂得一点财务知识。
非专业的人士对会计工作的熟悉与了解，与专业人士还是有分别的。这并不是要求一般人都要懂得如何做账、制作报表，而是一定要读得懂财务语言，也就是说，对于财务报表、来往账目，必须要懂得怎么看，并且能看得出问题。
秘书们由于工作性质上偏重于行政事务，难免会接触到一些财务方面的工作，因此可以看到，很多企业在招聘行政秘书时，都会要求具备一定的财务常识，而在有的企业，甚至干脆把部分会计或出纳的工作交由秘书来完成。而优秀的秘书不会排斥这样的工作，还会有意识地去熟悉相关的问题，因为公司的账目就是公司健康状况的检测器，关心公司的健康运转，其实也就是在关心自身的前途。
那么不是专业会计的人士，要从哪些方面入手去了解会计知识呢？大体上有以下几个方面：
一、了解财务常识，比如会计科目、会计要素、会计凭证、账簿等各代表什么意思，有什么作用；
二、了解财务术语，如成本、利润、盈亏平衡点、市场占有率、资本支出、成本费用、毛利各是什么意思，它们是如何计算得出的；
三、了解常见的支付结算方式，如汇票、本票、信用卡、汇兑、委托收款等的使用方法；
四、了解会计报表各会计项目的含义和内容，知悉会计报表的种类、结构，掌握会计报表的阅读重点，要懂得如何透过会计报表了解自己想要的财务讯息；
五、了解财务报告的组成及阅读方法； 六、懂得对会计讯息做出分析，从这些讯息里正确评价企业的财务状况和生产经营状况，预测企业的发展前景；
七、能够阅读审计报告，了解审计报告意见类型及含义；
八、了解财务、会计方面的法律与制度；
九、懂得成本核算及资金管理的方法；
十、了解一些金融方面的知识，如当企业资金紧缺时，如何筹集资金，当企业有盈余资金时，如何投放和运营资金。
对于有志向成为高级管理者的人来说，财务知识不是可有可无的，而是必需的技能。当一个普通职员开始向管理者发展时，他必然会遇上资金管理、成本控制方面的问题，如果是与销售有关的职位，还会有账款收支方面的需要；再高一点的职位，就需要参与资产评估、投资、运营等问题的决策，如果不了解财务管理和核算方面的知识，就无法根据成本、利润的计算，做出正确的立项、投资或是生产方面的建议，如果不懂得如何利用会计讯息，也就无法参与制定事关公司赢利前景的决策。
因此，学习财务知识，提高自己的财商是非常必要的。要知道财商——FQ，可是与智商——IQ、情商——EQ并列的现代三大基本基因之一，为成功人士所必备。
提醒：对工作之外的事不能一无所知
看过《穿普拉达的女魔头》这部电影的人，一定还记得，那个苛刻、傲慢的女总编常常对她的助手提出难度极高的要求，诸如记下所有参加宴会嘉宾的相貌和名字、在暴风雨的夜晚订一个立刻出发的航班，有的要求堪称匪夷所思，比如寻找尚未出版的《哈里波特》原著的手写稿。有的要求算是工作的一部分，而有的要求根本可以说与工作没有任何关系。但是，才刚入职的女助手全都应承下来，尽管需要克服重重困难，尽管有些要求根本是不可能的任务，她也尽力去做，并完成了其中的大部分，这使得她很快取得了女总编的好感和看重。
其实，上司们在提出各种要求时，他们自己未尝不知道哪些要求是什么性质，但是，没有哪个上司会希望下属说：“这不是我工作范围内的事，请派其他人去做吧。”
当然，这也不是说做下属的遇到过分的任务分配就不能有丝毫抗辩，只是，如果你感到困难很大，可以提出来，客观地诉说理由，让上司考虑到任务的难度与可行性，从而在执行过程中，为自己争取有利的条件，也可以在最终完成得不理想时，让上司在结果评价上宽容一些。但申诉时切不可以带有情绪，好像公司或上司欠了你什么、亏待了你，更不可一口拒绝。
而不管接到什么任务，最为重要的是，把它真正当成一件工作去完成，做好完成这个任务的准备工作，特别是当这件工作是你从来不熟悉的，而且涉及的范围较广，专业要求较高。准备的工作包括：
1、搜集材料，在着手做一件事之前，首先要了解这项工作的一些背景情况，知道了工作的概况，才能有目的地去创造完成的条件；
2、做好计划，如果是没有做过的、难度又比较大的事，可能需要一个较长的时间来完成的，那么一定要事先做好计划，分段订立完成目标，特别是要在计划中分清不同阶段工作的难易差别，分别制定对策；
3、利用工具，生活在现代社会，资讯非常发达，因此，当遇到自己不了解的事务，完全可以依靠多种工具去查询、了解，比如各类报纸、杂志、专业的书籍以及英特网等等，一般而言，查到基本的讯息是不会太难的；
4、不耻下问，有的工作是别人做过的，就需要虚心向熟悉这种工作的人请教，诚恳谦虚的态度，总能换来别人的帮助；
5、协同作战，有许多工作是需要协作完成的，这时要特别注重与其他参与者互动，有时，某些工作如果对自己来说是难度极大的，也不妨争取让懂行的人参与进来。
总之，学会怎么样学习自己没有涉足的知识、适应新的环境，是比不断学习和努力埋头于现在的工作更为重要的事，也是智力与实力的体现。
第二章 专家——对专业要有发言权
中国有句古话叫做“术业有专攻”，在现代教育中，也常常划分出非常细的专业课目，这导致一些初入职场的人产生了误解，认为只要成为某个专业的专家就可以了，事实上，一些并非职场菜鸟的人也持有这样的想法。
这种看法对不对呢？
如果你只是想“打好眼下这份工”，或者想做一个专业的学者，那专攻某术绝对是正确的，但是，如果你的目标是做一个老板，或者哪怕只是公司的高层管理者，那么执着于单一专业很有可能妨碍到你的职业进程。
因此，在职场上，对于什么是“专业”，必须要有一个全新的认知——不是你手上正在做的那件事，也不是你所在岗位的主要业务，而是更广泛意义上的，是足以影响到公司前景的专项业务——这种专业可能是一个项目，也可能是几种相关的业务，还有可能是不同范畴的知识。
关于这个问题，常常涉足于方方面面事务的秘书是学习的最好榜样。
因为秘书事务通常是辅助性质的，且较为繁琐，一般人容易误解秘书就是“打杂的”，其实，秘书固然不可避免要打打杂，但是，如果仅仅做一个打杂的，是干不好秘书这个职位的。一个好的秘书，绝对不可以只埋头于上司交办的事务，甚至也不能只是钻研自己工作范围之内的事，而应该是对公司的各项业务都非常熟悉，可以对公司的主营业务提出自己的见解，甚至于对于公司的老板和同事们现在都在致力于什么工作以及将来会怎么做，全都了如指掌。如果你也能做到这一点，那么可以肯定，你现在已经不再是一个普通的员工，还可以肯定，你的优秀表现已经引起了老板和同事们的注意。
第一节 要做自己工作的内行
责任范围之内的事必须要做好，这一点完全没有解说的必要，如果这都做不到，那只能证明你不适合在职场上打拼，甚至于不适合在社会上生存。
就职场上的人来说，责任范围内的事，都可算是你的专业，也就是你的本行。
中国古代秦国的宰相李斯初到秦国时，是当时秦国丞相吕不韦的舍人（也就是私人秘书）。吕不韦出于政治目的，组织了一批文人帮他编写《吕氏春秋》，而李斯因为文采出众，且写得一手好字，很得吕不韦的赏识。后来，吕不韦将李斯推荐给秦王赢政，赢政让李斯做了侍郎（也就是侍从秘书），李斯的才华得以进一步施展，不久被任命为长史（即宫廷秘书长），从此得以接近权力核心。不久，秦国一些贵族要求秦王驱逐外国来的客卿，这时李斯写出了著名的《谏逐客书》呈给赢政，这篇文章虽然只有短短的七百余字，却写得旁征博引、词强理直，打动了赢政，促使赢政废止了“逐客令”。后来赢政统一六国成为秦始皇，而李斯则成为统一的大秦帝国的第一任宰相。在秦始皇统一文字、订立律令、建立中央集权制度等方面，李斯可谓功不可没。李斯最后能“位极人臣”，正是起步于他身为秘书的本职专业——文案工作。事实上，这也是中国古代许多秘书出身的政治家的起步模式。而要运用这种模式，最基础的一点就是，在本行的专业知识方面，你必定有着突出的优点，不但能让上司注意到，还能让更多的赞赏。
关于专业知识的掌握，有两个问题不能忽略：
一是专业对口的问题。
假如你的工作与你大学时的所学专业刚好对口，那么无疑是一件值得庆幸的事，因为你的第一步可能会比专业不对口的人要顺畅。但如果你学的是理科物理学，却偏偏做不了专业研究，而是走入了建筑行业，或者你分明是法律系出身，却上不了法庭，只能在某公司的文职岗位屈就，虽然起步不够顺当，但如果你对当下的工作还算满意，并且有意以此为基础求得更好的发展，那么，首先在心理上不要被过去的专业所束缚，“学无所用”在社会上不算是一种出奇的现象，只要你在现在的工作当中重新学习专业知识，仍然可以达到学以致用。
二是专业范围的问题。
哪些是自己专业范围之内的事呢？在这方面，眼界不可以太狭窄。仍以宰相李斯为例，在他成为秦王赢政的侍从秘书之后，虽然文才仍然十分重要，但因为与国家最高权力机构的接近，仅仅依靠文学上的才能，是不足求得更好的发展的，而对此，李斯也早有准备，因而在政策、军事、外交方面做了深入的了解与钻研，并建立了一套自己独到的见解，寻找适当的时机向秦王进言，从而使得秦王对他非常欣赏，视之为左右手。
现代企业虽不同于古代宫廷，但道理仍是一致的，纵观企业中优秀的秘书们，除了基础的工作技能，大凡自己在做事的时候常常会涉及的项目，都会视之为需要掌握的知识范畴。这方面的内容前文已有提及。
但如果你不是秘书，又应该如何扩展自己的知识面呢？这可以从几个大类来做一个大致的划分。
从通常的情况来看，一般企业中的主要工作范围大体上可以划分为营业销售、生产管理、财务管理、人事管理、产品或技术研发、企划宣传、讯息技术等几个方面。假设你是一个销售人员，那么你的专业不应该只是怎么样向客户推销产品，与客户讨价还价这些表面的东西，也不能只注意销售技巧方面的训练，还应该对于营销方面的知识有所了解，并应注意相关的一些知识；假设你想往行政管理方面发展，那么人事、财务之类的管理知识就很重要了。
对于几类主要工作的涉及范畴，可以归纳如下：
营业销售：营销的基础知识，销售技巧，开拓销售渠道，市场调研，客户管理及服务，客户满意度调查及分析。
生产管理：对生产现场的管理，对库存物品的管理，生产设备设施的维修保养，成本控制等。
人事管理：人力资源管理，劳务管理，进修培训，人才评估，相关法律规定等。
财务管理：会计、税务，清账、查账，财务分析，资产管理，金融工具分析及管理等。
产品或技术研发：产品设计，产品研发，技术开发，技术研究，市场调研及分析等。
企划宣传：广告策划及实施，宣传策划及实施，传媒研究，推销、促销管理等。
讯息技术：资讯网络建设及管理，数据分析及管理，IT技术等。
如果你有做老板的野心，那么与企业经营策划相关的东西都有必要了解，包括制定经营战略，描绘蓝图，分析行业形势，对外交涉，司法事务等等。
当你在自己的专业上是一个行家，就算无法制止企业内外的人在你的工作领域内给你设置障碍，但只要你能跨越大多数障碍、成功解决大部分难题，那么不管你是不是这个企业的老板或高层，你在这个企业的地位都是无法撼动的，而继续上升也只是一个时间问题而已。
第二节 一定要熟知公司的主营业务
即使同为秘书工作，不同性质的企业，对于秘书的要求也是不一样的。有的可能注重文字处理，有的可能主要管理文书档案，有的可能主要为直属上司安排行程、办理杂务，也有的可能是负责对外接待、公共关系处理等。但不管具体工作是偏重于哪一方面，有一点必然是共通的：不能不熟悉本公司的主要经营业务，以及相关的行业知识。
首要的原因是，秘书们是工作在BOSS身边的人，BOSS的举动有时就代表着公司的举动，为BOSS打理的事务，无不与公司的业务发生关系。秘书必然会有代BOSS传达处理决定的工作，特别是高级秘书，通常还有代BOSS处理公务的工作职责，比如BOSS在特别繁忙时，会把某些事务交待给秘书来处理，或是BOSS出差不方便查看邮件、传真时，需要通过秘书来处理一些文件，有些文件会由秘书请示过BOSS之后处理，而有些急件则可能由秘书立刻做出回复。需要BOSS处理的事务通常是与公司核心经营相关的，由此可见，秘书们要是不懂得公司的业务运转是怎么回事，或是不知道BOSS对公司事务的处理意见和方式，不但做不好这样的工作，还很可能捅下漏子。
再者，秘书们因为与BOSS接近，同时也与公司的高层管理者接近，与他们打交道，都不可避免要谈及公司的业务，秘书们要是对这些事情不够了解，就会在很多事务上都搭不上话，这样是难以完成身为一个秘书“上传下达”的职责的。
另外，从私利上讲，正因为秘书与公司的核心管理层接触密切，若是在公司业务上能说得上话，更容易为公司高层所倚重，从而获取晋升的阶梯。
三国时期曹魏集团的主要谋士郭嘉，正是以在曹魏集团最主要的“业务”——对外军事扩张上的建树，而成为曹操最信赖的军事秘书。
郭嘉初次与曹操会面时，正值天下大乱，而文士出身的郭嘉对曹操当时面临的最大问题有着充分的了解和准备，才一见面，就提出了对付曹操最大的敌人袁绍的十大方略，从而得到曹操的赏识，得以进入曹操的谋士队伍（实际上也就是曹操的军事秘书团体）。不久，因为郭嘉在军事上的见解独到、操作性强，令曹操非常器重，于是封他为“司空军师祭酒”，即曹操的首席军事参谋。随后的数次战役中，曹操对郭嘉几乎是言听计从，而郭嘉也以其过人的军事才能对曹操的器重作出了最好的反馈。官渡之战曹操彻底击败袁绍之后，因郭嘉的极力主张，曹操挥师北征，统一了北方。郭嘉英年早逝之后，曹操非常痛心，曾对部下说：“本打算在天下平定后，将管理国家的重任交付给他，未想到他中年天折，这难道是天命吗！”直到曹操赤壁之战败给孙刘联军，仍在失败后念念不忘郭嘉，感叹说：“假如郭奉孝（郭嘉的字）还在，断不会让我落得这种结局吧！”
