在回复某一特定信函之前，请先阅读所有已回复该信的内容，也许你原定的回复内容已有十个人讲过相同的意见。若真如此，只需轻描淡写地表达即可，无须重复大家已觉厌烦的意见。在网际空间中，长篇大论往往不会引发他人阅读的兴趣，反而是那些精简有力的言论会吸引别人。
（八）确认将要回复的对象
在网际空间中进行公众事务的讨论时，请再三思考回复的对象到底是谁？有必要将自己的意见广播吗？或许，只需回复意见给发信者，并加注说明：“如果你觉得有必要将这个意见广播给大家，敬请传送无妨（最好加上自己署名）。”署名代表着回复者对其言论负责的态度。
（九）切勿在朱经同意前，将他人信函转送给第三者
若要把他人的来函转送给第三者之前，要先征询来信者的同意，否则犯了网络礼仪的大忌！对来信者而言，邮件内容是针对收信者所撰写的私人信函，不见得适合他人阅读。
写信时应该注意哪些礼仪细节？
一、书信简述
书信是一种向特定对象传递信息、交流思想感情的应用文书。书信由笺文及封文两部分构成。
笺文即写在信笺上的文字，也就是寄信人对收信人的招呼、问候、对话、祝颂等。笺文是书信内容的主体，书信的繁简、俗雅及至其他方面的风格特征，几乎都由内容主体决定。
封文即写在信封上的文字，也就是收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等。封文是写给邮递人员看的，使邮递人员知道信从哪里来，寄往哪里去；万一投递找不到收信人，还能将信退给寄信人。
完整的书信应该是笺文封文倶全，并且将笺文装入写好封文的信封内，然后将口封好付寄的。
二、书信的写作要求
书信虽然是一种个人性很强的运用文，写法上也比较灵活，但书信还是应该遵循一定的要求，最基本的可概括为以下两点：
（一）必须合乎现范
书信写作规范突出地表现为两个方面，一是书写格式的规范，二是书信语言的礼仪规范，这两种规范都必须严格遵守；否则就会出乱子，闹笑话。
（二）言之有物，通情达理
“信”字本身含有信任之义，这要求书信不论写给谁看，所述之事都要实在，所表之情都要率真，所讲之理都要通达。
三、书信笺文的写作方法
（一）信笺的款式
现在通常使用的信笺有横竖两种款式。
竖式信笺，又称中式信笺，是我国传统的信笺款式。竖式信笺的选用有日渐减少的趋势，尤其是青少年中，已很少使用，但是在年长者的书信往来中还常常使用，在港、台等地区及海外侨胞的中文书信中，竖式信笺仍使用很普遍。
横式信笺，又称“西式”信签，是今天常用的款式。
（二）笺文的结构
笺文实际上是一种书面谈话，既然是谈话，就要先向谈话对象打招呼，打招呼要讲礼貌；接着要说两句对对方表示尊重话；接下来要有几句应酬语自然地引出谈话的正题；再接下来才是正文；正文完了之后，还要说上几句结束谈话的应酬语；然后向受信人报自称并署名；最后写明谈话的时间。
四、书信笺文的写作规范
（一）称谓
称谓，是寄信人对收信人的称呼，它表示双方的关系，在信笺第一行起首的位置书写。我国习俗素来重视人伦、名分，所以，在交际活动中应该特别重视称谓妥当，写信时尤其如此。笺文中的称谓包括名字（或号）、公职位、私关系（包括血统关系及亲戚关系）、尊词等。有的信中单独使用，如“主席”、“妈妈”、“大哥”、“爷爷”等；在有的信中则两项联合使用，如“母亲大人”、“XX先生”、“XX儿”等。在实际使用中，两者如何结合，值得注意。
1.关于名、字、号的选用
收信人是晚辈，信可以称名。除此以外，凡有字号的，都要称“字”或“号”；也可以从收信人的字号中选一个字，下面再加上一个“公”或“翁”、
“老”等。
依照习俗，对名、字、号的选用有下列原则：
（1）对儿女称名不称字号；称学生可称字，也可称名或号。
（2）对尊亲不称名号，直写表示关系的称呼，有的在称呼下加尊词。
（3）对尊长以称字号为敬，字号后面加上职位、称呼或尊词。
2.关于公职位称谓的选用
公职位，即在社会（包括国家机关、社会企事业单位及社会团体等）中的职务、职称、地位。如：主席、总理、部长、局长、校长、主任、经理、董事、会长、秘书长、理事等。
3.关于私关系称谓的选用
所谓私关系的称谓，即表示发信人与受信人之间在家族、亲戚、世交领域内相互关系的称呼。如袓父母、曾袓父母、父母亲、叔、伯、兄、弟、姐、妹、姑、舅、姨、岳父母、内兄、内弟、外袓父母、世伯、世侄等。
对私关系称呼选用的原则有二：一是确切表示收信人与发信人之间的关系；二是要合于习俗，令收信人感到自然、亲切。
中国自古以来就是礼仪之邦，许多地方都能体现出这个文明古国的谦敬之风。古人在说话时非常注意称谓，说自己时用谦恭之词，呼对方时用尊敬之语。现在，在一些正式的书信中，为了表达自己的谦虚和礼貌，也会使用一些“谦称”。
一、“拙”字一族：称自己的文章、见解等。
1.拙笔：称自己的文字和书画。如：拙笔一幅，敬请惠存。
2.拙见：称自己的见解。
3.拙作：同拙著。
二、“小”字一族：称自己或与自己有关的人或事物。
1.小弟：男性在朋友或熟人之间谦称自己。如：小弟有一不情之请。
2.小儿：谦称自己的儿子。
3.小女：谦称自己的女儿。
4.小店：称自己的店。
5.小照：指自己的尺寸较小的照片。如：附小照一张。
三、“薄”字一族：称自己的事物。
1.薄技：微小的技能，谦称自己的技艺。
2.薄酒：味淡的酒，常用作待客时的谦词。如：薄酒一杯，不成敬意。
3.薄礼：不丰厚的礼物，多用来谦称自己送的礼物。
4.薄面：为人求情时谦称自己的情面。如：看在我的薄面上，原谅他这一次。
四、“贱”字一族：称与自己有关的事物。
1.贱姓：与“贵姓”相对，谦称自己的姓。如：您）贵姓？贱姓王。
2.贱内：对别人称自己的妻子。
五、“敝”字一族：称自己或自己的事物。
1.敝姓：称自己的姓。如：敝姓王。（您）贵姓？
2.敝人：对人谦称自己。
3.敝处：谦称自己的家。
4.敝校：谦称自己的学校。
六、“鄙”字一族：称自己或自己的事物。
1.鄙人：谦称自己。
2.鄙意：称自己的意见。
3.鄙见：称自己的见解。
七、“愚”字一族：用于自己的谦称。
1.愚兄：对比自己年龄小的人谦称自己。
2.愚见：谦称自己的意见。
3.愚以为：谦称自己认为。如：愚以为不可。
八、“劳”字一族：烦劳，请别人做事所说的客气话。
1.劳驾：麻烦你。
2.劳步：用于别人来访。如：您公事忙，千万不要劳步。
（二）提称语
提称语是用来提高称谓的语词。有的提称语除提高称谓之外，还有请收信人査阅此信的意思，如“赐鉴”、“青鉴”等。提高称谓，也就是对收信人进行尊敬的意思，如“希圣老师尊鉴”。我国传统书信中常用的提称语很多，使用时要特别注意与称谓的配合。在礼仪简化的现代生活中，提称语常常被省略。
省略提称语后，在称谓下加冒号“”，如“希圣老师”。
如何使用敬称
“令”，用在名词或形容词前表示对别人亲属的尊敬，有“美好”的意思。如：
令尊：令堂，对别人父母的尊称
令兄：令妹，对别人兄妹的敬称
令郎：令爱，对别人儿女的敬称
一、“惠”，敬辞，用于对方对自己的行动。如：
惠临：惠顾，指对方到自己这里来
惠存：请别人保存自己的赠品
二、“垂”，敬辞，用于别人对自己的行动。如：
垂问：垂询，指对方询问自己
垂念：指别人想念自己
四、“赐”，敬辞，指所受的礼物。如：
赐教：别人指教自己
赐复：请别人给自己回信
五、“请”，敬辞，用于希望对方做什么事。如：
请问：希望别人回答
请教：希望别人指教
六、“高”敬辞，称别人的事物。如：
高见：指别人的见解
高论：别人见解高明的言论
高足：尊称别人的学生
高寿：用于问老人的年纪
高龄：用于称老人的年龄
高就：指人离开原来的职位就任较高的职位
七、“华”，敬辞，称跟对方有关的事物。如：
华翰，称别人的书信
华诞，别人的生日
八、“奉”敬辞，用于自己的行为涉及对方。如：
奉送：赠送
奉还：归还
奉劝：劝告
奉陪：陪同
（三）开头应酬语
开头应酬语是在述说正事之前，写几句问候、寒暄之类的话，以导引正事。开头应酬语属客套话，现在大多用“您好”，然后连接正文。
（四）正文
正文是笺文内容的主体，也即书信所要说的事，所要论的理，所要叙的情。正文的写作，除要求语言通顺、条理清晰之外，还须注意措辞得体。书信叙事论理与一般文章不一样，只要事真理直即可，需要根据收信人的特点及发信人与收信人的特殊关系来进行措辞，这方面的要求没有定格定式，都凭作者根据自己的理解、体会等全部交际经验去处理。
（五）结尾应酬语和结尾敬语
写信对人叙事论理，说完正事就结束，收得太急，显得不太礼貌，因此要说上一两句客气话，就像平常到朋友家聊天，临告辞之前需要说几句过渡，然后再告辞。书信中如“临书翘企，敬候佳音”、“因故迟复，请谅”、“恕不详叙，望早日面谈”等。
结尾应酬语的写作原则与开头应酬语同，须从正文内容引出，要简捷自然，不落俗套。一般来讲，从书信中心内容自然引出的结尾应酬语就比较活泼和谐。
结尾敬语，敬告对方谈话到此结束，与前段的启事敬辞相呼应。前头用“敬启者”，后面“敬此”、“肃此”；如果前头用“兹复者”，后面则用“专此”、
“草此”之类。我国传统的信函书札中结尾应酬语和结尾敬语很多，并且人们还在根据书信内容的需要不断创新。
（六）问候祝颂语
书信中说完正事之后，向对方表示问候与祝颂，皆属礼貌之举。常见的问候祝颂语有很多，现代的如“向您全家问好”、“祝身体健康”、“祝你进步”、“祝你成功”等。传统的如给长辈写信用“敬请福安”或“敬颂崇祺”；如果给平辈写信，一般则用“即请大安”、“顺颂时祺”，假如给晚辈写信，只用“即颂”、
“顺问”即可。
（七）自称、署名、礼告敬辞及时间
笺文结尾，要写上发信人的名字和写信的时间。需要注意的是，应在名字之前加上相应的自称，名字之下要选用适当的礼告敬辞。
自称，是对收信人的自称，如给袓父母写信时自称“孙”（或“孙女”）给老师写信自称“学生”，给哥哥写信时自称“小弟”（或“小妹”）等。一封信中的自称与开头所书收信人的称谓是相呼应的，它们之间反映着写信人与收信人之间的关系，有时还反映特殊的感情或自谦。
书信中署名的一般运用规律如下：
1.直系尊亲给子孙写信时不署名，只写“袓父示”、“父（母）字”即可；
2.给家族中或其他关系中特别亲近的人写信时署名但不写姓，只写名或字，如“儿子xx”、“女儿xx”、“挚友xx”、“愚兄XX”等；
3.其余关系用全姓名，如“学生xx”、“同学XXX”等。
关于礼告敬辞，如“学生xx敬启”、“男xx叩”、“xx启上”等，这些是自称、署名、礼告敬辞二者联用的形式，其中的“敬启”、“叩”、“启上”等，是礼告敬辞，也叫做“末启辞”。
礼告敬辞的使用应切合写信人与收信人之间的关系。时间是书信写作必不可少的内容，按常规，都把写信的时间写在最后。如果省略掉礼告敬辞，则时间便写在署名之下。
（八）附候语及补述语
1.附候语
附候语是附带问候的辞令。给亲朋写信时，如果与受信人的家人或身边朋友、同事也有交情，或者写信人的家人及身边朋友、同事也认识受信人，往往在信中附带致以问候，表示思念之情。所以，附后语通常有两种情况：
（1）写信人附带问候收信人身边的亲友，例如：
（1）令尊前祈代请安（附带问候受信人的父母）
（2）令兄处祈代候（附带问候受信人的兄长）
（2）写信人代自己身边亲友问候收信人，例如：
（1）广平及海婴随叩（附带代妻儿行礼问候）？
（2）家父嘱笔问候（附带代父亲问候）
附候语的写作应特别注意三点：一是要注意称谓的恰当，二是另行写起，三是力求简练。
2.补述语
补述语，即信写毕之后又要补充说明的话语。补述语一般用“又及”、“又启”加以提示。补述语不宜过长。
传現信札常用附带问假用语
应用对象，常用问候语
请收信人代为问候长辈，令尊大人前，祈请叱名轻安。某叔处，烦叱名问候。
请收信人代为问候平辈，某兄处，祈代致候。某友处，祈代致候。
附带问候收信人的晚辈，顺候令媛近佳。
顺问令孙康壮。
代长辈附带问候，家慈瞩笔问候。
某伯处嘱笔问候。
代平辈附带问候，某兄嘱笔问候。
某兄附笔道候。
代晚辈附带问候，小儿伺叩。
小孙随叩。
五、书信封文的写作
（一）信封款式的选用及写作
1.所谓封文，即写在信封上的文字。
封文的项目如下：
（1）收信人的地址（包括住址或服务机关、学校、厂、店等及其邮政编码）。
（2）收信人的姓名。
（3）发信人的地址、姓名。
如果托人带信，还要在信封上书写托带语和拜托词。
我国目前通用的信封有两种款式：一种是竖式（又称“中式”）另一种是横式（又称“西式”）。竖式信封封文内容分为左、中、右三路，右路写收信人地址，中路写收信人姓名，左路写发信人的地址、姓名。
竖式信封的使用日渐减少，这一方面是邮局普遍采用计算机分拣，另一方面也因为同国外习惯不同，因此如果要选用竖式信封，需考虑投寄及收信人的文化背景，不必泥古。
横式信封封文内容分上中下三路横书，上路写收信人的地址，中路写收信人的姓名，下路写发信人的地址、姓名。贴邮票的位置，一般在右上角。
寄往国外的书信封文写作除须用寄往国家的文字书写（有的也可用英文书写）外，还有格式的明显区别，国外一般的规则是：封文左上方依次写发信人的姓名、地址（包括邮政编码）、国名（这三项内容也可写在背面封口上）；右下方依次写收信人的姓名、地址（包括邮政编码、国名）；右上角贴邮票。
（二）封文写作中的礼貌语言
封文写作中还有一些文饰成分，这就是礼貌语言。
邮寄书信封文中的礼貌语词。邮寄书信是将笺文封好投寄邮局进行传递的，因此，封文中的礼貌语言还涉及邮递员与收信人的关系。邮寄书信封文中的礼貌语词有三部分：一是对收信人的称呼，二是启封辞，三是缄封辞。下面分别谈谈三者的写作注意事项。
信封上的礼貌语
1.对收信人的称呼。许多人习惯在收信人的名字之后加上私人关系称谓，如“某某某父亲收”、“某某某爱妻收”，这是错误的用法。封文中收信人姓名下的称呼不同于笺文中的称谓，它不是发信人对收信人的称呼，而是邮递员（送信人）对收信人的称呼。称呼的选用依收信人的社会职位而定，一般来讲，对无职衔的高龄尊长称“先生”、“女士”，对有职衔者，可称职衔，也可称“先生”，对女性则称“女士”；对普通长辈及平辈，有职衔者可称职衔，也可称“同志”、“先生”、“女士”；对晚辈一般不称职衔。
2.启封辞。启封辞是请收信人拆封的礼貌语词，它表示发信人对收信人的感情和态度，所以，在郑重严肃的书信中，应该精心选择运用。
启封辞在比较简单、随便的书信中可省略，也可以简化为“启”，只不过简化、省略后就显得毫无感情色彩了。
