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第9章 报告请示批复(2)

1请求批复性请示这类请示涉及的事项大多比较单一、具体,有的仅仅关系到请示单位的局部性事项,需要上级机关指示、批准后才能部署和实施。其中又可分为申述性请示和安排性请示。

申述性请示是指下级机关针对工作中遇到的而自己无权或无力解决的一些问题,向上级领导机关请求指示、批准时而使用的请示。其目的是通过上级机关的批复决定,解决自己亟待解决的问题,以便进一步开展工作。这种请示的内容侧重于申述理由。

安排性请示,是指为处理和解决某一问题或开展某项工作的有关安排意见通过上级的批复,从而进行具体的布置和实施而使用的请示。这种请示侧重于对请示的事项如何安排的计划和设想。

2请求批转性的请示

这类请示的内容大都是带有普遍性的、全面性的,或者是比较重大、紧急的事项,以及涉及的范围较为广泛的问题。但“条条不能对块块下命令”,于是往往需要通过上级机关的批转,发至有关的机关单位贯彻执行。这类请示,行文较为复杂,既要说明请示事项的具体措施、步骤和方法,往往还要详细阐述请求事项的背景、意义及作用。

四、请示的写作

请示一般包括标题、正文和结尾三个部分内容。

1标题。主要写明请示的问题,即事由加“请示”二字组成,也可以由发文机关加事由加“请示”二字组成。如《国家旅游局关于推广北京建国饭店经营管理方法有关事项的请示》等。

如果标题文字不很长,应多用完整标题。而且表述事由的动词不要与文种词语重复,如:《关于请求批准购买×××的请示》,其中“请求批准”两个动词是多余的,应删去。

2正文。请示的正文一般分两大层次。

第一层,写明请示的原因、背景,即说明请示问题的依据、原因、出发点和思想基础,回答出“为什么要请示”的问题。这部分文字力求简洁,具体表达方式一般为叙议结合。但分析议论时,应和情况紧密结合,不要讲空头大道理,力求使上级更清楚地掌握情况,引起重视,促使上级及时给予批复,使问题早日得到解决。

第二层,写明请示的事项,即要求上级给予指示、批准的具体事项。阐述要实事求是,引用数字要准确无误,提出的看法或处理的意见要具体明确,切实可行,要符合国家的法律、法规,符合党和国家的方针、政策,既不能模糊概括,也不能脱离实际,更不能只讲问题不表明看法,把问题推给上级。

内容少的请示,一段到底;内容多的请示,可分段写。

3结尾。要提出明确要求,语气要谦和,一般多用请求语作结尾。习惯用:“是否妥当,请批示”、“妥否,请指示”、“如无不妥,请批转有关单位执行”、“可否,请批示”等。

要求批转的请示,要代替上级领导拟好批语。

五、请示写作注意的问题

1要坚持“一文一事”的原则。请示的内容要单一,切忌“一文数事”,使领导看后分不清主次缓急,无法审批。因为“一文数事”往往要涉及较多的分管部门,领导人要花费较多的时间进行研究协调,审阅批复,不利于请示事项的及时解决。而且如果其中一件事办不成,其他几件事都要被卡住,也影响了其他要办的事。

2不要多头请示。请示只能主送主管上级机关,不要多头请示,以免出现责任不明,互相推诿,或领导机关间批复的意见不一致,下级机关难以处理执行的现象。受多头领导的单位要根据请示的内容和上级机关的工作侧重面采用向一个主管上级机关主送行文,向另外的上级机关抄送形式。请示一般不越级,因特殊情况,必须越级请示时,应抄送被越过的上级机关。

3请示的理由要充分有力。请示的理由充分、具有说服力,才能充分说明所请示的必要性,给上级造成一种迫切感,引起上级机关的重视、关切,促使请示问题的及时解决。

4注意行文语气。请示语言既要简明扼要,使人一看便知,还要注意行文语气,选用词语要谦敬,分寸得当。

5联合请示,搞好会签。如果几个同级单位,有同一事项需向同系统上级机关请示时,可联合行文。联合行文除同级单位的意见和要求必须统一外,还必须搞好会签。会签时,主要发起单位可以放在首位。

6事关重大或时间性较强的请示,为使上级迅速批示,可提出几种方案,供领导批示时参考。实践证明,这种做法也是很有必要的。

7不要事事请示。在自己职权范围内可以解决的问题,要大胆决断,勇于负责,不要动不动就请示,以减少公文旅行,减轻上级负担。

六、请示和报告的区别

请示和报告都是向上级机关反映晴况、陈述意见的上行文。由于有这个共同点,在实际工作中,有人往往把请示性的文件写成“请示报告”,这是不妥的。因为请示和报告是两个具有不同性质的文种,在使用上不能混淆。请示和报告的区别,概括起来有下面几点:

1行文目的和作用不同。请示用于向上级机关请示、批准,其目的是通过上级机关的决策意见,解决工作中亟待处理的、但又无权或无力解决的具体事项,所以上级机关接文后一定要给予批复;报告则用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,主要目的是供上级机关了解情况,为上级机关提供信息和经验,以使上级机关更好地指导和开展今后的工作,所以上级机关接文后不一定给予批复。

2内容和结构不同。请示的内容具体单一,要求一文一事,而且必须提出明确的请示事项;报告的内容较为广泛,可以一文一事,也可以反映多方面的情况(如综合报告),但不能在报告中写入请示事项,也不能请求上级批复。在行文结构上,请示比较稳定,请示起因、请示事项和请示结语缺一不可;而有的报告行文较长,结构安排不拘一格,因事而异,因文而异。

3行文时限不同。请示所涉及的事项是还没有进行的,要等上级机关批复后才能处理实施,所以必须事前行文,不能先斩后奏;报告所涉及的事项大都是已经过去或正在进行中的,可以事后行文,也可以事中、事前行文。请示一般对时间性要求较强,希望上级机关迅速批复,好尽快解决问题,开展工作;而报告的时间性则差一些。

4批转的重点不同。这一点尤其反映出批转性请示与批转性报告的区别。批转性请示要求批转的重点是解决在现行政策和职权范围内不能解决以及某些倾向性、普遍性的问题,在上级机关未做出答复前,行文单位无权安排和办理;批转性报告要求批转的重点是根据现行政策在职权范围内提出的一些具体安排意见、工作建议等,在上级机关未做出答复前,发文单位也可进行安排和部署。

批复

批复是答复下级机关请示事项时使用的公文。

批复与请示是互相呼应的一对公文,请示单位要求上级机关对其所请示的问题给予答复,上级机关在接到下级机关的请示后要及时研究,给予批复。如《××省商业厅关于财产损失问题的批复》。

一、批复的使用范围

批复是上级机关根据下级机关的请示而制发的公文。任何接到请示的有关机关、部门、单位都可以使用批复。提出请示的下级机关就是批复的主送机关。如果批复的请示事项,具有普遍的指导意义或具有某种程度的规定性质,则这一批复也可以抄送各有关的下级单位。

二、批复的主要特点

1针对性。批复必须对下级机关的请示事项表明态度,提出意见和办法,因此具有鲜明的针对性。但批复的针对性是被动的,以下级的请示为条件,先有请示,后有批复。这一点和其他公文的针对性有所不同。

2指导性。批复对下级机关的请示事项提出的处理问题意见和办法,代表了上级机关的指示精神和决策意见,下级机关必须贯彻执行,因此具有指导性。

3。简明性。批复对下级机关请示的问题,只做原则性、结论性的指示和决定,一般不必做具体分析和深刻阐述,行文简明扼要,用语精练简洁,因此具有简明性。批复的意见必须十分鲜明,同意、不同意、基本同意、不完全同意等要明确表态,理由充分,直截了当,语言严谨,无歧义,绝不可推诿塞责,模棱两可。

三、批复的种类

按上级机关批复的意见分类,可分为:对请示事项完全同意的批复;对请示事项部分同意部分不同意的批复;对请示事项完全不同意的批复。

按请示类型分类,可分为:对请求指示事项的批复;对请求批准事项的批复;对请求解决问题的批复。

四、批复的写作

批复的意见,必须依照党和国家的方针、政策、有关规定,根据所请示的问题,原则地、实事求是地给予明确答复。语言要简明,概念要准确,立场要鲜明。

批复包括标题、正文、落款三部分。

批复的标题由做出批复单位的名称、事由、文种三要素组成。其表述形式一般有两种:一是“发文机关+介词+答复事项+文种”组成,如《国务院关于抢修塔尔寺古建筑群的批复》;一是“发文机关+介词+答复事项+介词+受文机关+文种”组成,如《国务院办公厅关于同意在沈阳市进行经济体制综合改革试点给辽宁省人民政府的批复》。

对请示事项的答复,批复可以使用表态标题和非表态标题两种形式。但如果对请示事项持完全否定的态度,尽量用非表态形式,以免标题中出现“不同意”的字样,造成句气上的生硬感,使阅文者产生反感情绪。

批复的正文包括批复根据、批复意见、批复希望三部分。

批复根据。这是批复正文的首起语,主要引述下级来文的日期、编号、标题,也可以简要引述请示事项,作为批复的根据的缘由,但应当注意避免批复引语和标题重复。

批复的根据写作有一种基本通用的处理方法,即引用请示的发文字号,再加请示文种,如“黔府[1992]××号请示悉”。

批复意见。也可称作批复内容,针对请示所提出的问题,逐一做出具体明确的回答。如果全部同意,就写上肯定性意见,并写明同意来文机关所请示事项的主要内容,以便来文机关执行;如果不予批准,一定要在否定性意见后面简要写明理由,但不要过多地引用有关法律、政策等有关规定而使文字冗长。

批复希望。不是所有批复都有这一内容,如确属必要,应写得简洁明了,针对性强。最后以“特此批复”,“此复”的收束用语作结尾。

落款。写明发文单位名称,发文日期。

五、批复写作注意的问题

批复的写作,除遵循其特点外还要注意以下几点:

1及时作出答复,以免贻误工作。如果超出下级机关要求的时限,应及早说明原因。

2批复的内容涉及其他部门,草拟时,应同有关部门协商一致。

3不管同意不同意,批准还是不批准,都要鲜明地表明态度,不能含糊其辞,模棱两可,也不能回避请示内容,答非所问。

4要一文一批,不可收到几个请示后,集中起来写一个批复。把毫不相关的几件事写到一个批复里,使批复内容混杂,写起来困难,下级执行起来也困难,而且还拖延了批复的时间。

5如果来文请示事项虽然可行,但所陈述办法不够妥当或考虑不够周密,可将来文退回,请其修改后再进行批复。

6部分同意请示或完全不同意请示的批复,在引述来文、表明态度之后,还需要有说理分析,然后才是结束语。但要注意的是:此处的说理要力求简洁,以体现下行文的语体特点;分析不要求详尽地展开,点到为止即可。

因为太多的琐碎文字往往会将整篇文章的精神内核淹没,所以在批复中详尽地说理往往会干扰受文单位对批复意见本身的注意。此外,过于详尽地说理也有低估下级理解能力之嫌。因此在批复的拟写过程中,除了态度明朗之外,最重要的就是语言要简洁、果断,不能拖泥带水。

六、批复和其他文种的区别

1批复与指示有哪些区别

批复和指示同为下行文,均对有关事项提出原则、要求,有人据此将两种文种合称为指示性公文。但是两种文体的区别还是明显的:

首先是内容不同。指示往往是对一些较重要的工作阐明原则、方法,布置具体事项,或是纠正一些较为突出的问题、偏差等,牵涉面较广,指导性较强。而批复的事项则较窄,大多是针对请示要求帮助、解决困难而做出具体答复,多是一些个别性问题,不涉及面上的工作。

其次是受文对象不同。指示的受文对象一般不是给某个个别机关,而是向一些下级机关发出有关指导性意见,要求各级机关贯彻执行,受文对象甚至可以是不确定的。而批复则是特定的,只给原请示机关发批复。

再次是写作契机不同。前者是根据工作需要而做出的,或工作中出现一些问题,或为做好某项工作而做出指示,属主动行文。批复是被动行文,是针对下级机关的请示、询求而发出的。

2批复与复函有哪些区别

复函和批复,从使用情况、内容构成及文体功能看,是相同的,都是回复来文的一种文体,它们的区别在于:

从文体性质看,复函属函的一种,函属于平行文;批复属指示性下行文。

从回复内容看,复函多用于对一般事项、具体内容的答复;批复用于对较重大的原则、政策性问题做出决定、批答。

从使用者看,批复为上级机关使用,中、下层机关少用,基层单位不用;复函则没有这个限制,上下级机关之间、平级机关之间、不相隶属机关之间都可以使用。

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