沟通是双向的活动,单纯的灌输不叫沟通。沟通的结果是双方达成共识。沟通的双方应当是平等的,双方在互动交流的过程中,彼此达到了默契。
一次,在酒店吃饭,邻桌坐着一对情侣,两个人看上去很亲热的样子。服务生拿过菜单来点菜,男的就问女的:“想喝点什么?可乐还是红酒?”“可乐吧,我喜欢喝。”“服务员,拿瓶红酒。”然后,男的就让服务员给开瓶红酒。女的脸色有点不好看了。我开玩笑地同朋友讲:“看那一对没有,一会儿准吵架。”不幸言中,两个人没多久就真的吵了起来。
这两个人为什么会吵架呢?究竟发生了什么?
在这个交流和沟通的过程中,男的只是简单地询问了女方的反应,但是,并没有真正按照女的意见进行安排。
如果没有这句问话还好,女的可能不会在意,但是,男的既然询问了,结果却又没有按照自己的意见去办,女的自然心里面不愿意了,认为男的不尊重自己。
这就是一个沟通的问题,什么是沟通?也就是双方就某一事情进行信息的双向传达,并在不断的传递和反馈中达成共识。这对情侣出现矛盾,在于男方忽略了女方的信息反馈,使得女方接受了错误的信息,而最终造成了误会。
本来,男方向女方询问,是表达了一种对女方尊重。并且,女方也给予了回答,然而,男方最终的选择并未依照女方的意愿。这本身没有错误,不是别人说什么就做什么才是尊重,关键是男方并没有将自己做出选择的理由解释给对方。女方由于没有被告知,而事先又被征询意见,那么在她理解来,男方根本就不在意自己的意见,也就是对自己的不尊重,误会由此产生。
在企业中,也常常出现这样的问题。
开会时,会议主持人总希望大家踊跃发言,多提出一些方法。发言的人则基本都是对自己的方案进行了深思熟虑之后才提出的。作为倾听一方的会议主持人或相关负责人,却没有表现出一种对方案的兴趣,甚至还有意无意地流露出一丝不满意。如果总是这样的话,在他发言之后,基本就不会有太多的人有兴趣说话了,因为他会认为说了你也根本就不会听。既然你都不会听,他还说什么呢?另外一种情形就是,相关负责人在仔细认真地听,甚至还做了记录。等到别人发言结束后,负责人却没有对此做出相应的评价,不说行也不说不行。后面的人,基本也不会发言,因为他们会认为说了你也根本不重视。
这就是为什么会有“会上没人说,会下一火车”的原因,因为他们的意见没有得到必要的反馈。如果员工不愿意说出自己的意见,作为管理者也就无法和下属进行沟通,如果其他人由此觉得自己在团队里根本没有话语权,引发工作挫折感的话,将极大地降低员工满意度。员工满意度一旦下降,管理者就会非常难以处理,员工会有抵制,那么后果自然是相当严重的。
曾经有个小国的人到中国来,进贡了三个一模一样的金人,把皇帝高兴坏了。可是这小国的人不厚道,同时出一道题目:这三个金人哪个最有价值?皇帝想了许多办法,请来珠宝匠检查,称重量,看做工,都是一模一样的。
怎么办?使者还等着回去汇报呢。泱泱大国,不会连这个小事都不懂吧?最后,有一位退位的老大臣说他有办法。皇帝将使者请到大殿,老臣胸有成竹地拿出三根稻草,插入第一个金人的耳朵里,这稻草从另一边耳朵出来了。第二个金人的稻草从嘴巴里直接掉出来,而第三个金人,稻草进去后掉进了肚子,什么响动也没有。老臣说:第三个金人最有价值!使者默默无语。
最有价值的人,不一定是最能说的人。老天给我们两只耳朵一个嘴巴,本来就是让我们多听少说的。善于倾听,才是成熟的人最基本的素质。
企业经常要客户进行关于客户满意度方面的调查。生产企业会对经销商做关于促销政策支持、货物配送正点到达率、培训等问题的调查,而经销商、终端卖场也都会做一些类似的客户满意度方面的调查。近些年,有的企业实行员工内部客户化管理,也经常开展员工满意度调查,通过发放表格和管理者面谈等方式,了解员工的想法,以及对公司和管理层满意或不满意的地方等内容。有的公司还开辟了专门的员工信箱等通道,以倾听来自员工的声音。
但为什么有的调查会失败,经常听不到真正的声音?原因就在于,管理者在听后没有给出反馈,员工因此也就认为说了也白说,当然也就不说了。一般来讲,调查者总是希望能够倾听被调查者的声音,并获得一些反馈。
在进行调查时,被调查者也会把一些不满和要求提出来。问题提出来后,很多时候,却没有得到任何的答复,相应问题也没有得到解决。调查时,除了调查者要向被调查者获取一些信息之外,还传达着调查者对被调查者意见的重视信息,但这种重视信息是以对问题所做出的反应为前提进行传递的,如果没有这个信息回路,被调查者就会接受错误的信息——你根本就不在意我所说的。
有些时候可能提出的问题和要求并不合理,即便是不合理的要求,调查者也要说明不合理的原因,这样他才不会接受错误的信息,才不会有情绪。
当我们去询问某个人意见时,询问过程中,传递了一个信息——我重视你的回答。同样地,作为沟通来讲,被询问的人进行回答也同样传递了一个信息——我希望引起你的反应。询问不能引起反应的话,相应地,就会传递出第三个信息——一切我做主。显然不是我们进行询问和沟通的本意,而是违背了我们的初衷。
好的管理者,会利用许多机会主动接触员工,倾听员工的要求与呼声,以此来表明自己重视员工、关心员工;一个优秀的管理者一定会在仔细倾听之后,给予倾诉人必要的反应,以此向对方表示“我很重视你所说的”,倾诉者才会觉得倾听者听进了自己所说的话,而不是把自己的话当成耳边风。
只要他们觉得自己受到了尊重,即便是没有采纳意见,也同样会感到满意的。
生活中的管理箴言
1.重视信息是以对问题所做出的反应为载体进行传递的。
2.对询问得到的答案给予必要的反应。