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第61章 执行制度化:制度要有效,关键在执行(1)

执行就是要求员工按质按量完成自己的工作任务,执行力就是核心员工的执行力,执行就是要排除官僚主义的作用,执行要坚持一丝不苟。

人们常说“制度好定,执行麻烦”,制度没有执行的力度如同楼阁悬在空中,执行没有制度的保障如同在沙滩上建造房子。

一、制度为执行提供保障

制度好可以使坏人无法任意横行,制度不好可以使好人无法充分做好事,甚至会走向反面。总统是靠不住的,唯一可靠的是制度。

一个企业的发展,需要员工们不断去落实企业的方针政策,需要员工们不断去落实自己的工作和职责。所以,执行在工作中往往显得极其重要。

有些企业却忽视了一点,就是使企业工作执行到位。不仅要有高度执行力的团队,更需要有精细化的企业管理机制为其做保障。因为企业管理不到位,就会阻碍企业决策的执行,而健全的管理机制有利于企业的发展,所以将制度做细、做到位,可以消除企业运营系统中的不足,使执行更有保障。

(一)执行制度化的五大误区

一般认为,制度没有执行力主要有以下五大原因:

一是领导对制度的执行原动力不足。“制度是别人的,不是自己的”,制度化建设的出发点存在误区。这里原动力不足主要是打造制度化公司的动力不足,而非用领导责任简单的掩盖劣质制度的实质。

二是制度缺乏科学性,与应用实际脱节。大量劣质制度的存在,使得人们宁愿根据经验惯例甚至感觉行事,也不愿遵守制度。

三是制度缺乏系统性,与结构优化脱节。制度之间没有协同,新老制度之间没有协同。

四是对组织的惯性考虑不足,制度执行与变革脱节。

五是与管理责任脱节,管理者不会不愿不懂管理。如上所言,如果制度制度和实施是一管理行为的话,那么谁该为行为失效负责?没有责任,必然会出现“朝令夕改”,出台制度随意。

(二)缺乏执行力的四种制度

要实现执行制度化,前提条件是要有可供执行的、规范执行力的良好制度,很多的制度本身就没有得到遵守,当然就无法推动执行的制度化了。

1.需要根据领导的态度来决定执行与否的制度

这类制度被称之为“无根制度”,它的前提假设是制度本身质量不存在问题。人们会站在自己的角度假定领导的好恶,并且用实践去小心求证。

譬如,高管层的分权管理制度,详细规定了领导的分工,但是在级别高的领导总是向级别低的“越界”。这时,下属经过若干次小心修正假定之后,形成了自己认为的“惯例”。没有人不知道惯例与制度之间的偏差,但是包括被“越界”的高层及下属都没有人说出来,结果发现这样的制度执行到后来,大家办事都不依制度而依“惯例”。这种情况属于大家都可能还有意执行,但领导却在破坏。制度执行缺乏原动力,故称为无根。

2.按照潜规则执行的制度

这类制度我们称之为“概率制度”,它的前提假设同样是制度本身质量不存在问题,但是在执行时常常表现出时间、对象、地点的巨大差异,就是说大家都知道有这个制度,只是在有时候遵守,其它时候可以不遵守。

譬如,某一段时间,要集中搞企业文化运动了,人人就得着正装,大夏天时也要着长袖,最差也得把正装放在办公室里,上班时换上。过了这一阵,就不用了,但聪明的人总是会在办公室里放置着以防万一。这时,万一大家都着正装了,而你不着,那就是“撞到枪眼上了”。

概率制度还表现为在不同人群分布上的规律性。这一规律在中国叫做“人情”,同样的制度,对有的人就紧些,对有些人就松些。譬如公司里常见的预算管理制度的执行,就是一个典型。同样的部门,同样遇到预算费用超支,同样的超支的理由,不同人做部门经理获得领导签字同意的可能性就不一样。

“制度是死的,人却是活的”,这常常是按照潜规则执行制度人群的口头禅。概率制度的执行力不足,既有领导的问题,也有员工的问题。

3.视而不见,没有执行的制度

中央的制度一般称之为“劣质制度”。劣质制度可能三种,一是人们知晓制度的内容,但是制度的规定不如经验更有效。譬如常见的企业生产管理制度,或厚厚的一大本放在架子上,或薄薄的几页纸钉在墙上,人们权当其为繁琐的文本,不如经验来的实在,便不会执行了。

二是制度的规定显然比经验有效,但是就是过于理论,执行起来难度过大。譬如,有些企业人力资源管理部门搞绩效考核制度,企业一点基础没有,起点就开始运用平衡计分卡为工具。结果是人力资源管理者自身可能并没有掌握这一工具,编出的来的制度云里雾里,连自己都绕进去了。

还有一种劣质制度再常见不过,制度编写目的看似清楚,但到了关键流程环节总是模糊化,“据有关规定办理”、“请相关领导批示”等等简单的词句却直捣黄龙,宣布了制度只是一堆纸而已,因为它实质上在告诉读者“这些制度是无用的,只有领导有用”。

在企业现实当中,很多是制度质量非常差,执行又缺少原动力,或者以一定的规律来执行。无论那种劣质制度情况反映出现,无非表明组织管理能力的低下。

4.无影有踪的制度

指的是企业几乎没有人知道该制度的存在,不见其影但查阅文献却见其踪。这些制度你说没有吧也可以,因为知道有此制度的非常之少,说有吧却根本不知道到底是什么。

一家大型国企在进行制度整理时,惊讶地发现很多制度实质处于“休眠”状况。休眠是指制度没有相应的被废止,也就是从某种意义上还处于正在执行的状况。

还有一类休眠制度是颁发之日起就决定了休眠。某个部门出于解决某个问题的目的,经过高层的同意出台了一个又一个的愈加严厉的规定,但或者因为这个制度根本解决不了问题,或者是因为离现实距离太远,或者是执行制度的部门反感,发下去之后有的简单传达一下,有的根本不传达,然后就被扔在文件架里。那么这一部门出台的这一系列制度,从原理上来说除了最后一个之外,其余的均可称之为休眠,因为很多时候并未严格标明“此制度出台,原制度废止”之类的语句。

无影有踪的制度充分反映了制度出台者或者管理者的无能和尴尬。

(三)执行难以制度化之痛

执行难以制度化、执行制度化总是失效是很多企业的切肤之痛。为什么执行很难制度化呢?

网络或报刊上常说:“领导是制度的制定者,也是破坏者,但不是执行者”。在很多时候,制度只是领导的工具而已,想起来了用,想不起来就不用了。想整人时用,不想整时就不用了。在领导眼里,执行不能制度化的根本原因在于员工本身素质低,或者叫根本没有执行力,但是他们却从不思考自己对制度又执行了多少?自己的执行有没有遵照制度?

象所有的企业管理问题一样,总有人喜欢最终会将一切归因于玄学一般的“领导力、执行力”,或曰领导力太差,或曰员工执行力太差。可是,当制度本身就是劣质制度,或科学性不足,或系统性不足时,妄谈领导力或执行力不是有点滑稽吗?

当我们讲执行制度化总是失效的时候,我们不禁想问,难道没有制度原因吗?任何制度都将是为了解决特定问题在一定范围内通用的方法和规则,它蕴含的管理思想既体现着管理的科学性,又要与企业实际相匹配。当领导管理知识欠缺,管理水平低下,管理思想落后时,又怎么能够制定出优秀而易于执行的管理制度?

生产线上产品质量出了问题,我们很容易找到责任人。那么,制度出现失效时,又有谁追究过管理行为失效的责任?

在我们出台制度的时候,是否认真地象其它管理活动一样对其实施有过详细的规划?没有,太多企业的回答是没有。

(四)案例故事:上班干私事,执行力之殇

不久前曾在一家媒体上见过一篇报道,说有专门机构针对“上班干私事”这一问题作过一个调查:

通过对235名员工进行的随机调查,发现大部分员工上班时间“干私事”。上班时间不干正事达到了调查人数90%以上的比例,大部分员工上班时间干多种“私事”,其中上网私人聊天和上网闲逛所占比例最高,达86%,做其他事情如出去走走等占60%,玩游戏和煲电话粥则分别占到了40%和33%,兼职则占到了7%。

同时,调查显示,在8小时内用于“干私事”的时间为20至30分钟的人数最多,1小时、2至3小时人数占调查总数的20%,占用时间最多的为3小时以上,占调查人数比例的11%,另外,有15.55%的员工认为,办公室干私事时间视情况而定。

调查中发现,许多普通员工上班时间用于上网私人聊天、浏览与工作无关网站的最多,此外还有玩游戏、煲电话粥、上网炒股、兼职、利用工作餐请客等多种方式。而在白领阶层,上班时间在办公室“干私事”已成为一股风气。

调查者在调查中同时发现,几乎所有公司对办公室“干私事”都明令禁止,可为什么“干私事”的情况还这么严重呢?

一位肖小姐告诉调查者,公司虽然有明文规定,而且还有一些硬性措施,如在电话上面贴上“私人聊天不超过1分钟”字条,请人把公司的QQ端口给禁止了,但是“上有政策下有对策”,只要老板看不到,电话照打不误,老板也没办法分出是私事还是公事,封了QQ,还有MSN、UT、TALK、旺旺等,还是可以用其他软件上网聊天,而因为工作需要上网,又不能把公司的网线给断了,因此到最后公司规定形同虚设

二、健全制度,执行制度

要实现执行制度化,关键在于健全制度,执行制度。没有健全的制度,企业的执行力成为空谈;有了制度不予执行,制度就是一堆废纸;追求执行力却不重视制度的建设,执行就是缘木求鱼。

(一)健全制度,有章可循

制度建设在企业管理中具有举足轻重的地位和作用。邓小平同志曾经指出:“我们过去发生的各种错误,固然与某些领导人的思想作风有关,但是组织制度、工作制度方面的问题更重要。这些方面的制度好可以使坏人无法任意横行,制度不好可以使好人无法充分做好事,甚至会走向反面。”可见,好的制度是关乎组织、企业生死存亡的大事。

1.好制度是民主产生的

在制度制定方面,要对企业经营管理的实践经验进行总结、提炼,必须重视基层实践的观点和一线员工的观点,使制度既体现企业领导的要求,也反映广大员工的意见,从而得到广泛的理解、认可和拥护,进而提高尊重制度、遵守制度、维护制度的自觉性。

2.好制度是系统而严谨的

要对企业原有的规章制度进行全面梳理、整合,查漏补缺、查弱补强,防止出现制度的重复和自相矛盾。而有些企业的规章制度过于笼统、抽象,缺少系统性,缺乏科学规范,不易于操作。

因此,要加强制度体系建设,既要注意实体制度建设,更要注重程序制度建设,尤其要在制度细化、程序操作上下功夫。不但体系要全面,覆盖企业管理的方方面面,而且还要配套完善执行程序,使每个环节都有据可依。这个体系应是完整系统的,而不是零散无序的;应是相对稳定的,而不是朝令夕改的。

3.好制度是适用而简便的

有些企业借鉴别人的经验,但执行时却出现“水土不服”。究其原因,一是实际情况与新制度差异太大,二是程序设计过于繁琐复杂。

因此,制定制度要处理好以下三个关系:一是严谨性与实效性的关系。既要形成互相衔接、相互配套的制度体系,又要确保制度精简、管用,便于操作。二是原则性与灵活性的关系。既要坚持服务大局,又要注重从实际出发,所制定制度的办法和程序要适用于本企业、本部门的实际,循序渐进、逐步深化,不能生搬硬套。三是适应性与适度性的关系。制度建设要考虑受众对象的承受力,一时无法做到的,暂时不要规定;准备出台的要充分论证可行性,条件时机不成熟,不能仓促出台。

(二)贯彻执行,强化制度

制度若不认真执行,比没有制度危害还要大。有些企业的制度在实际执行中不尽如人意,需要克服和避免制度执行过程中失之于软、失之于宽的问题,使刚性制度硬起来,必须认真抓好以下三个方面。

1.企业领导要率先垂范

这是保证制度真正落实和执行的关键,所谓“上行下效”、“上梁不正下梁歪”,讲的都是这个道理。多年来,一些传统企业的制度权威性、严肃性受到挑战,其中有些企业领导应负重要责任。

一些人把制度当作“手电筒”,只照别人,不照自己,或者有选择性照射,缺乏公正;有的不是把制度用来企业和员工的利益,而是为小团体谋取利益,甚至为了个人的目的,“好经往歪里念”;有的企业领导水平差,对制度缺乏正确的理解和把握,执行中失之偏颇;有的领导热衷的不是去维护制度的神圣性、严肃性,而是想方设法去钻制度的空子,如何绕开制度的约束,不执行制度。

有鉴于此,企业的领导作为制度的制定者和执行者,在制定出符合企业利益和员工利于的好制度的同时,更要模范地遵守和维护制度,始终如一地、不折不扣地执行制度,以尊重和维护制度的模范行为推动形成崇尚制度、严格执行制度的良好氛围。

2.培育尊重制度的良好氛围

有助于提升执行力的良好制度必须深深根植于企业的文化,根植于员工对于制度的信仰,制度才能有效地推行。

中国经历了漫长的封建社会,人情、关系、面子盛行,员工对制度、法律缺乏应有的尊崇与敬畏,对“潜规则”、“变通”充满热衷与喜好。受这种残余思想的影响,一些企业领导把制度当摆设,说的一套,做的另搞一套。

持久地将尊崇制度的理念植入人们的头脑无疑是企业领导义不容辞的责任。领导干部要身体力行,大力营造“尊重制度、遵守制度光荣,无视制度、违反制度可耻”的氛围,把制度的理念渗透到员工的行为准则、思想观念中去。

3.坚持制度的跟踪监督

制度建立后并非万事大吉,凡事要有章可循,凡事要有人负责,凡事要有人监督,制度才能得以落实和执行。

在执行制度化的过程中,要特别重视执行和监督载体的落实。要建立和完善制度执行工作责任制,尤其要明确责任主体以及责任追究的具体内容;要落实监督人员,督促制度的执行、监督制度执行的情况、追究相关责任人的责任、定期进行反馈;要避免执行制度时紧时松、虎头蛇尾或“雷声大雨点小”等现象,做到执行制度始终如一。

(三)坚持创新,增强力度

现实中常常遇到这样一种现象:一方面是各种新的制度不断出台,另一方面是新制度出台后往往是热闹一阵就归于沉寂。

制度的生命力在于执行。从一定意义上说,执行制度比制定制度更为费力,更为重要,也更为紧迫。如果执行总是打折扣,再健全再完善的制度也只是墙上画虎,成为摆设。

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