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第21章 结果说事——制度的关键在于落实责任(1)

工作就意味着落实责任,要想落实到位,责任意识是基础。强烈的责任感和事业心是提高执行力的内在动力,只有拥有“在其位、谋其政、尽其责”的责任意识,才能尽心尽责做好每一件工作。

一流执行离不开一流把关

尽管有明确的制度,但却只是贴在墙上,并没有落到实处,责任当然就会不到位,执行必然会出问题。

责任要彻底到位,还需要一流的把关作为保证,否则即使执行不缺位,也有可能因为疏忽或考虑不周全而导致执行的不完美。

所谓一流把关,就是对交到自己手上的工作,要检查再检查,细致再细致,考虑再考虑,以确保执行的万无一失。

雷英夫是周总理的军事秘书,曾经担任总参作战部长。他就是一个能够帮助领导把关、高度负责的人。

有一次,周总理带领我国政府代表团出访某国,将与该国政府签订一个很重要的协定。

经过一系列的工作,协议写得很好,眼看第二天上午就要举行签订仪式了。这时候,当时随行的雷英夫却找到周总理,说他看出了协定文本中的一个问题。

原来,国与国之间的重要协定的签署,按国际惯例都是用法文作为正式的文本,因为只有法文的表达才是最准确的,但雷英夫部长在最后一次审定文本时发现正式文本上少了一行文字,便找到周总理。

周总理便问雷英夫,好像你不懂得法文啊,你怎么知道有问题呢?

雷英夫说,我虽然不懂,但我看出法文本的协定比中文本的少了一行字,这不是小事。

周总理十分重视,马上布置对文本进行了重新校对,直到万无一失,才与别人签订协议。

事后,周总理对雷英夫大加表扬,称赞他是一个高度负责任的人。

一流的把关,不仅来自于执行前的再三检查,也来自于执行中对多种可能性的了解和考虑,以随时作出调整。

美国著名演说家格里·富斯特讲过一个发生在自己身边的故事,通过这个故事,我们可以更好地理解“一流把关”的含义。

作为公众演说家,富斯特意识到自己成功的最重要一点,就是让客户及时见到他本人和有关他的材料。为此,公司还专门为他配了一名助手负责。

前后两任助手——琳达和艾米的不同表现给富斯特留下了很深的印象。

8年前,富斯特去多伦多参加一个会议。在芝加哥换机时,他给琳达打了一个电话,以确认是否一切都已安排妥当:

“琳达,演讲的材料送到多伦多了吗?”

“6天前我就已经将材料寄出去了。”

“他们收到了吗?”

“快递公司说他们保证两天后送到。”

尽管如此,富斯特还是有点放心不下。从表面上看,琳达已经将该做的都做了,甚至还提前几天将材料交给了快递公司,为意外情况留下了时间。

但似乎还是有疏漏,那就是她没有确认结果——材料到底是否已经送达。

结果,当富斯特赶到会场时,他的材料还没有送过来,为此,他不得不将重要的话题挪后,直到材料送来。

8年后,富斯特又一次前往多伦多参加会议,同样是在芝加哥,换机时,想到8年前的经历,他心中有些忐忑不安,于是他拨通了后任助手艾米的电话:

“我的材料到多伦多了吗?”

“会议负责人丽西亚说材料三天前就到了。”

接着,艾米又说:

“另外,丽西亚告诉我听众人数可能比原来预计的多四百人,为此我又多寄了六百份材料,这些材料也已经到了。

“还有,她问我您是否希望演讲开始前让听众手上都拿到资料。我告诉她您通常是这样做的,但这是一个新的演讲,所以我也不能确定。

“所以,她决定在演讲开始前才发资料,如果你不同意这样做,可以提前告诉她。我这里有她的电话号码,您可以记下来,随时跟她联系。”

艾米的一番话,让富斯特彻底放下心来。

富斯特的这个故事,充分说明了一流执行力必有一流把关的道理。

毫无疑问,琳达也是一位负责任的员工,她不仅寄了材料,而且为了保险起见,还提前了几天。但由于对结果没有把好关,而让富斯特陷入了很被动的境地。

而艾米则恰好相反,处处把关,不放过任何一个细节,让富斯特处处处于主动的地位。

从这些优秀的执行者身上,我们学到了如何才叫有责任心:

一、不管是不是自己的“本分事”,只要与单位的工作有关,就要认真负责。

如雷英夫,协议的文本照理应该与他无关,但是为了对国家的事情负责,自己主动去做检查。

二、能力重要,但责任心比能力更重要。

雷英夫不懂得法文,可是他却能发现法文文本中的错误。这说明了什么?很多问题的发现和解决,首先靠的是责任心,而不是专业能力。

有责任心缺乏专业能力,也可以想办法去发现和解决问题;有专业能力但缺乏足够的责任心,也有可能难以发现和解决问题。如果有了责任心再有专业能力,那就可以如虎添翼达到最佳效果了。

三、执行一定要问结果。

执行千万不能像琳达一样,只重过程,不问结果,而要学艾米,一定要对结果进行确认。这样,万一出现什么意外,也能及时查明原因,采取补救措施。

四、要及时了解事情的变化,以便迅速作出调整,保证每个细节都万无一失。

正因为及时了解到听众可能会比原来预计的多四百人,艾米才能及时将不够的材料寄过去,不至于措手不及。

很多单位都强调员工的自觉性。但责任要到位,光靠自觉是不行的,必须用制度来保证。

但制度也得落实到位。很多时候,单位的制度只是贴在墙上,并没有真正落到执行中去。

要想责任到位,制度就不能形同虚设,而必须从墙上走下来,用到工作中的每一个环节、每一个细节当中去。

在现实中,有很多因为制度形同虚设而导致执行出问题的案例。

“雪印”曾是日本首屈一指的牛奶制品厂家。

它创立于1925年,在日本拥有34家奶制品工厂,年销售额在54亿美元左右,居同行业之首。

然而,自2000年6月27日开始,大阪、京都、奈良等日本关西地区的居民因喝下“雪印”相继出现呕吐、腹泻、腹痛等食物中毒症状,仅一天,大阪市卫生部门就接到200多起投诉电话。

紧接着,“雪印”的另一种鲜奶制品喝后也出现了中毒现象,而且中毒现象多达14000余起。

中毒事件立刻引起了日本全社会的震惊,大阪警方立即着手进行调查。

中毒原因很快查清,“雪印”大阪工厂生产的鲜奶中含有金黄葡萄球菌霉素,这些细菌滋生在生产牛奶的输送管道阀门内壁以及阀门附近管道的内壁。

内壁为什么会滋生细菌?警方通过调查发现,原因是雪印乳业公司大阪工厂的工人没有按规定操作而引起的。

据调查,雪印乳业公司有严格的卫生制度规定,生产线要每天进行水洗,每周进行一次手洗杀菌处理。

但大阪工厂职工在回答警方询问时却表示“这几年基本没有按规操作”,并且承认:“3个星期没有清洗”……

几乎一夜之间,“雪印”这个日本奶制品王牌就名誉扫地了。

我们不难想象,要想在这次灾难之后重建公众对“雪印”的信心,企业要花费多大的精力、物力和财力。

尽管有明确的制度,但却只是贴在墙上,并没有落到实处,责任当然就会不到位,执行必然会出问题。

“雪印”因为制度没有落实到工作中而酿成了悲剧,同时也有很多企业因为严格执行制度而保持了经久不衰的活力,如麦当劳。

麦当劳的制度非常严格,比如坚持用100%的纯牛肉,供应来源必须符合国际标准,要通过40多项指标的严格测试;如炸出来的薯条在保温槽中摆放的时间超过7分钟就必须扔掉……

正因为将制度严格落实到了每一个细节中,麦当劳才能始终如一地保持良好的品质。

所以,制度一定要从墙上走下来,为了保证这一点,需要做到:

一、有了制度,就必须落实到执行的层面。

二、如果没执行,就一定要对不执行的人采取惩罚措施,以强化执行。

将责任深深的种在脑袋里

在这个世界上,没有不需承担责任的工作,相反,你的职位越高,权力越大,你肩负的责任也就越重。

吉列公司的董事长兼CE0吉姆·基尔特斯是一个善于拯救那些濒于崩溃的企业的行家里手。

当基尔特斯在2001年2月接手时,吉列是一个生产消费品的烂摊子。这家Mach3剃刀、金霸王电池和Oral-B牙刷的制造商曾经业绩辉煌,但却连续14个季度没有盈利。五年来,销售收人和盈利均没有增长,三分之二的产品市场份额下降;这家位于波士顿的公司的股票已从过去的热门变得无人问津,其价值在1997年和2000年间下降了30%。

基尔特斯认为,处理问题的第一步就是:让公司问题成为你个人的问题。到吉列的第一天,他就试着让人们了解这一点。“你必须有责任感,”他安然地坐在位于波士顿培基大厦48层的吉列总部的办公室里这样解释道,他双手交叉放在桌上,神情严肃,让你联想起一位小学校长。“人们总是喜欢说,‘是管理层让我这样做的。’好吧,我们全都是管理人员。”

在一次各部门全体负责人参加的会议上,他要求大家举手发表意见:“你们中间有多少人认为我们的成本过高?”房间里的每个人都立刻举起手。然后他问,“你们中间有多少人认为自己的部门成本过高?”没有一个人举手,基尔特斯认为,这是“问题”企业经理们的一个普遍回答:每个人都知道存在问题,但是没有人认为是自己的问题,而这就是基尔特斯开始的地方——他要使问题成为他的问题——还有际的问题,如果你还打算保住工作的话。

所有与基尔特斯共事的人都知道,这位芝加哥人非常严格,要求非常高。现在和原来的同事们都使用同样的形容词描述他,“要求严格”、“要求高”和“高效率”等词语一再出现。基尔特斯对预算的审核极其严格,不论一个项目花费500万或5000美元,他都会仔细审查所花的每一分钱:如果你的业绩不能达到他的要求,他就会去找能够达到这一要求的人。

在他30年的职业生涯中,基尔特斯设计出了一个拯救“问题”企业的“蓝图”。基尔特斯坦率地谈论了这一“蓝图”,以及他如何将其应用到吉列。正像他本人承认的那样,这不是尖端的火箭科学,但这也是一个一丝不苟和步步到位的过程。他没有梦想吉列宏伟的远景,而是晚上工怍到深夜,考虑卖电池应该使用六只还是八只包装。他没有集结全体员工大讲吉列如何能够改变世界,基尔特斯做的是放幻灯片,与竞争对手比较费用的高低。这并不引人人胜,也没有特别的吸引力,这仅是一个正统的经商之道。而这的确奏效了。

在正式上任六个星期以前——基尔特斯就对吉列,以及吉列的问题进行了详细调查。他审查以往的年报、华尔街的研究以及业界的评论。他行程数百英里:与吉列的销售人员一起出差,走访商店,视察仓库和制造厂。他研究吉列的广告,并仔细阅读消费者的反馈。

在拜访吉列的一家大的零售商时,一位客户坦率地告诉他,如果要从吉列那里采购,他会等到每季度结束的那周。“因为我知道,为了成交,吉列在那个时候总会压低价格。”正像基尔特斯发现的那样,吉列的销售人员普遍采用一种称为“快速交易”的有害商业行为。为了完成每季度的定额,他们乐于做任何事情——在交易时提供大幅度的折扣,提供新的产品包装——以及其他的种种优惠。这种做法并不违法,在许多行业也很普遍,但通常不是一种精明的商业行为一一所以吉列不应该采取这种做法。

吉列开始了基尔特斯式的严格管理。在最初上任的六个月里,基尔特斯推出评分制度,停止“快速交易”行为,彻底检查公司的财务报告系统。每天早晨,基尔特斯和他的高级管理层都会得到前一天刀片、电池和牙刷销量的准确报告。为了增强财务约束,基尔特斯还实行了他称之为“人头费零增长”政策。

现在各部门负责人必须与同行业中最强的竞争对手在费用方面进行比较,结果,基尔特斯发现公司财务部门的费用比竞争对手高出30%至40%,人力资源部门的费用高出15%至20%。基尔特斯让每个部门自己想办法,将费用降低到行业水平,每个部门都必须做到。

这位首席执行官也彻底检查了吉列的供应链,在他上任前,吉列各部门单独采购厚纸板、铝、钢和塑料等原材料。事实上,直到基尔特斯要求各部门进行统计之前,没有人准确了解公司在全球各地采购的支出(接近几十亿美元),各个部门间缺乏协调。这意味着吉列部门现在统一采购,节省了大约2亿美元的开支。

通过这一系列的改革,吉列公司走出了困境,步人了迅速发展的快车道。

“你必须有责任感”,基尔特斯的话语可谓一语中的。工作就意味着责任。在这个世界上,没有不需承担责任的工作,相反,你的职位越高,权力越大,你肩负的责任也就越重。将公司问题视为你个人的问题,你才能全身心地投入到问题的解决当中去,你也才能将问题出色地解决掉。

一个合格的管理者首先要有责任心和使命感,既然公司授予了我们职权,我们就要承担起相应的责任,为公司解忧,把公司当作自己的来做。责任感不仅是管理者立足于社会、获得事业成功的必要条件,也是管理者至关重要的人格品质。

任何时候都要把责任放在第一位

只有把责任感放在第一位,才能责无旁贷地承担起任务,才能想尽千方百计、穷尽一切可能,保证执行完成、到位。

任何执行要到位,最重要的是责任要到位。只有把责任感放在第一位,才能责无旁贷地承担起任务,才能想尽千方百计、穷尽一切可能,保证执行完成、到位。责任到位包括单位的工作,更包括执行者本身的努力。更明确一点说:执行者的责任感到位,是执行到位的最重要保证。

很多人永远都不会忘记1976年7月28日这个苦难的日子,这一天,唐山发生大地震,24万人被这场突然而来的灾难夺去了生命。

在很多人的印象中,这次地震的第一报信人一定是唐山市委市政府的领导。

但实际上,给党中央报信使党中央准确了解震中位置和情况的,是一位煤矿的普通干部,一个叫李玉林的唐山人。

整个报信的过程是这样的:

当天凌晨三点多,正在熟睡中的李玉林被地震震醒了。跑出去一看,他立即被眼前可怕的景象惊呆了。当时他的第一个念头就是赶紧去矿上看看工人怎么样了。

在去煤矿的途中,他经过自己父母的家,但是为了争取时间,他没有进去。

一路上,四周静得可怕,房子全倒了,只剩一片废墟,到了矿上,又是一片狼藉。他转身又朝市委大楼跑去,到了那里,他才发现市委大楼也已经被夷为平地。

军人出身的李玉林突然意识到:必须尽快向党中央汇报灾情,只有部队才能应付眼前的局面,而只有党中央能调动部队。

这时,矿上的救护车正好开了过来,李玉林马上将车拦住。

碾过瓦砾,救护车驶入起伏不平的道路,在寂静与黑暗中颠簸、摇摆,拼尽全力一路奔驰向西,直奔首都北京。

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