秘书值班应当做好工作记录，以作为向上级领导同志汇报情况的根据，以及处理问题的依据，同时以备查考。值班记录一般包括值班日志、接待记录两种形式。
一、值班日志
它以一天为单位或以一个班为单位，记录值班室一天或一班中遇到的情况和经历的主要工作。它是值班室内部的记事册，其作用就是让下一班人员了解本值班期间所发生的情况，以保持上下班处理问题的连续性；有利于领导了解值班室的情况，也可作为检查或考核值班室工作的依据；有利于查询已经过去事件的时间及情况，必要时也可作为证据。
二、接待记录
它记录一个单位对来访问题的处理过程，涉及内外、上下关系。因此，接待记录要在一定时间内存档。接待记录要有编号，依次记录来访人姓名、单位、时间、内容。在“处理意见”一栏要记录接待人的承办意见，比较重要的问题要记录领导人的批办意见。最后还要署上接待人的姓名，以明确责任。
三、对假签名手印的鉴别
有些人假冒上级领导的笔体给下级写便信。对这种问题，要从两方面来解决：
（1）对比较熟悉的领导，可以根据字体、笔法、习惯、墨色、用纸等进行鉴别。
（2）对不熟悉的领导，尤其是信的内容涉及有一定影响的事情，一定要向领导打电话或派人请示。
在一般情况下，上级领导写便信是有一定分寸的，如果有过头之词，完全可以从口气上辨别出来。这就不仅要求值班人员有一定的鉴别能力，还要有一定的政策水平。
四、对假凭证的鉴别
在对凭证进行鉴别时，也必须从发现异常之处入手。由于凭证的项目、内容、图案、文字、表格线条比较多，异常的可能范围就比较大。对于真、假凭证，大体上有以下几种异同：
（1）凭证的样式不同。必须重点观察凭证的印装结构、内文结构、表格结构、线条结构、项目结构、图案结构和附记结构等。
（2）凭证的文字不同。值班人员应该掌握字体字号的基本知识，从文字的字形、字号、位置、笔画等多方面认定文字的异常情况。
（3）凭证的图案异常。值班人员应掌握凭证图案的基本知识，从图案的形状、颜色、位置等多方面判断凭证的真假情况。
（4）骑缝印章不对。骑缝印章是凭证与存根共同一纸而在盖印之后截开的，各有印章的一部分。如果有异常情况，纸和印就难以重新弥合，骑缝字号就难以弥合无缝。在无法对照的情况下，看先盖印后截开还是先截开后盖印的边缘异常也可。
（5）凭证的用纸不同。值班人员应掌握凭证用纸的基本知识，对用纸纸质、大小、横竖格式等方面进行观、摸、验、查，从而发现凭证的异常情况。
通过对上述五方面的观察，就可以鉴别凭证的真假。
五、对假印信的鉴别
在值班工作中，有时会遇上持假印信的招摇撞骗者，因此，值班人员必须十分重视对印信的鉴别工作。印信的鉴别有五个方面：
（1）鉴别印信的真伪。
（2）确定印信的文字内容。
（3）确认印信的代表对象。
（4）断定印信的权利。
（5）鉴定印信的时限。
凡是造假印信者总有破绽，真正能以假乱真者总是少数。印信异常大体上有五种情况：
（1）式样不同。印信都有一定的规格和一定结构，要仔细观察规格以及线条的粗细和光滑程度。
（2）字体不同。字体的特征很多，要仔细观察字号、字型、比例、字距、位置。
（3）图案不同。比如国徽的图形，线条紧密，制作精美，只要细心观察，异常很容易发现。有些印章的图形虽然简单，但其几何尺寸一定，也能据此进行准确鉴定。
（4）盖印不合程序。比如采用不正当手段窃用空白印信，其异常之处就是黑色压在红色上，我们只要仔细地观察红色印图是否在黑色或蓝色字体之上即可。
（5）用纸异常。各个时期用纸的情况不同，经过细心对比，也可以发现异常，确定真伪。
六、几种特殊电话的处理
对几种特殊电话，要依照如下办法妥善处理。
（1）对要求找本单位领导的电话，首先要问清对方的单位、姓名及身份，然后再回答，回答的语气要婉转，比如“你稍等，我给你找一下”。如果要找的领导同志在，并准备接电话时，应跟对方说“某某领导来了，请你跟他讲话”；如果要找的领导不在，或是不需要与对方直接对话，要向对方婉转讲清理由，不要伤感情。
（2）对打听某些事情的电话，要态度和蔼有礼貌地给予热情对待。事情清楚而又可以回答的，可以适当回答；对事情不了解，或不宜回答的，应明确而礼貌地予以回避，切不可随便回答。
（3）上访群众的电话，有时告诉某单位发生重大事故，有时反映群众中发生激烈的矛盾冲突，有时告诉某人去向不明。对这类电话的处理要冷静、细心，一定要在尽可能短的时间内，了解清楚发生了什么事，发生在什么单位，或什么人身上，严重程度等。如果情况确实紧急，自己能决定的，应立即提出防范措施或解决意见；如不能决定的，通电完毕后，应放下手中一切工作，迅速向领导或有关部门汇报，并协助他们果断地进行处理。
