（3）印发机关和印发日期。印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期同处一行在抄送单位下一行排列，中间用直线隔开。
公文的行文程序
公文的行文程序，是指机关内部以及机关与机关之间的行文必须遵守的程序和规范。公文的行文一般包括三个方面的内容：行文关系、行文方向和行文方式。
行文关系
行文关系是机关单位之间的组织隶属、工作关系在公文运行中的体现，各级党政机关单位都处在整个党和国家的组织系统之中，因而构成了相互之间的不同的组织关系。一般有这样几种关系：领导与被领导的关系，即上下级关系。其间又有隶属关系与非隶属关系之分，隶属关系同属于一个组织系统，非隶属关系不属于同一个组织系统。此外还有平等级别的关系，即平行关系。这些关系体现在文件的运行之中，就是行文关系。
行文方向
行文方向指的是根据一定的行文关系，文件向不同机关单位流动的去向。这种流向大致有三种情况：一种是向上，即文件的去向是送往上级机关单位，这样的公文称为上行文。一种是向下，即公文的去向是送往下级机关单位，这样的公文称为下行文。一种是平向，即公文的去向是送往平级或不相隶属的机关单位，这样的公文称为平行文。
行文方式
根据行文关系和工作需要，文件的运行方式主要有五种：
（1）逐级行文。逐级行文是指本系统内上下级机关之间的行文。这种方式的行文是发文时最常用的办法，因为无论是党的机关或国家机关都是采取集中统一领导和层层负责相结合的方式进行管理的，所以，机关的对外联系主要是与自己的直接上级或下级的联系。这种固定的工作联系就决定了发文单位在正常情况下只能是逐级行文。
（2）越级行文。越级行文是指超越本机关的直接上级或下级向更高一级或更低一级的机关行文。这种行文方式一般情况下使用较少，如确有必要使用时也要慎重行事。越级行文按上行与下行的不同方向又分为两种情况：一种是向上越级行文；另一种是向下越级行文。向上越级行文，一般是在几种情况下进行：
一是下级机关遇到突发性的紧急情况，如战争、暴乱、重大事故、重大灾害等，若按常规逐级上报将延误时间，造成损失。
二是按规定可以越级上报的文件。
三是对间接上级机关直接交办的事项需要进行询问、答复或请示等。
四是与直接上级机关无直接关系而需要与间接上级机关或领导联系的一般事务。
五是与直接上级机关多次联系未获答复或未获解决的事项。
六是与直接上级机关产生工作纠纷而需要请更高一级机关出面调解、裁断的事项。
七是对直接上级机关的控告、揭发、检举等。
上级机关有特殊需要时，可以不通过直接下级机关向更下一层的机关行文。向下越级行文一般是在如下几种情况下进行：
一是与直接下级机关职责无关，但与间接下级机关工作直接相关的一般事务性联系，如调阅材料、询问情况、交办一般事务等。
二是对间接下级机关越级报来的文件的答复。
三是对直接下级机关工作中出现的问题进行调查。
（3）多级行文。多级行文是指同一文件同时发往直接、间接的多个上级机关或下级机关的行文。如向直接和间接上级报告他们都有必要了解、掌握的重要情况；向直接和间接下级机关同时传达有重要指导意义的指示、意见。以上情况一般可采用多级行文的方式，但如文件内容对各收文机关的要求不尽相同时，应区分主送单位和抄送单位。
（4）普发行文。普发行文主要是指在同一系统和行业内，上级机关将文件直接发至有关机关或广大群众的行文。普发行文由于保密性要求不高，并且要使大众普遍了解文件内容，因而常常采用按规定下发范围行文或公开张贴及通过广播、电视、报刊等传播媒介进行公布而不再另行文。
（5）联合行文。联合行文是指两个或两个以上的机关对涉及各自职责或各自利益的事项，经协商后达成一致意见，然后用文件的形式加以公布。联合行文的机关一般应是平级机关，上下级机关不能联合行文。
机关发文除应注意以上不同行文方式的特点，遵守不同的行文的要求外，还应注意分清党政关系。例如，不能用党的机关的名义对政府机关行文；反之，也不能用政府机关名义向党的机关行文。但如有必要，同级党政机关可以联合行文。还有“不要滥制公文”：为保守机密，保持公文的严肃性，国家机关的公文不能随便复制、翻印。如有必要，要经发文机关或发文机关的办公部门负责人批准后方可复制或翻印。复制、翻印文件时，要注明复制、翻印机关的名称、时间与份数，以示负责，并便于管理。关于公文的行文规则和程序，中央办公厅和国务院办公厅都有明确规定。
团干部在处理公文时要注意的事项
团干部一般接收文件多，发制文件少，但同样负有一定的责任，所以，要注意把好几个关口。
把好行文关
机关公文是用以指导工作和商洽工作的，应有的放矢，不能无目的乱发。有的团干部以为“红头文件”威力大，有它好办事；有的以为发文件可以用来衡量自己的工作成绩；有的只是把接到的文件再发出去，当“二传手”；还有的把本来属于自己职责的事，为了更有“权威性”，要求上级给予批转行文，多发行文；另有一些本可以用电话等方式解决的问题，也依赖发文，凡此种种，都是在滥发公文，不仅影响工作效率，助长扯皮和官僚作风，还会造成极大浪费。
把好政策关
政策出差错，就会指挥失灵，甚至引起混乱。团干部在处理团的公文和其他文件时，一定要注意政策运用是否得当，把好这一关。在阅读文稿时，一要先看其内容是否符合中央精神，与党和国家的方针、政策、法律、法令保持一致的文件，可以通过，如有违反，或有抵触，绝对不发。二要看其提法与现行政策是否一致，有些人在起草文稿时，没有注意到新的政策和精神，结果内容与现行政策有出入。三要特别注意文件内容要和与青少年相关的法律法规相吻合，维护好青少年的合法权益。四要注意与以往有关文件内容是否相衔接，团的工作具有连续性，应注意与相关的文稿内容衔接，避免前后矛盾。凡历史上没有废止的规定，现行文就不能与之相悖；如果历史上的一些规定今天已不适用，需要重新作出规定时，必须注明“凡过去的规定与本规定不一致的，以本规定为准”或“必须同时废止”等字样，以保持历史的连续性。五要看是否有与其他部门的规定相左或重复的内容。团的工作面很大，在发文不多的情况下，如果发的文件与其他部门的文件矛盾或同样的内容又发一遍，势必造成不良后果。因此，团干部在工作中要特别注意。
把好结构关
这里指团干部在审阅文稿时，要注意把握文稿的总体结构，看文稿是否条理分明，是否紧扣主题，段落之间有无相互照应，形成有机联系。如文稿出现层次不清、结构重叠、内容杂乱的现象，应立即改正。
把好文字关
文稿应当行文流畅，无错别字，标点符号使用得当，人名、地名、时间、数字、引文等准确无误。
把好格式关
公文格式及应用范围有严格的规定。标准、统一的公文格式，文面应严整、庄严、鲜明，体现出机关严肃认真的精神面貌和严谨、准确的工作作风。团干部对公文格式要非常熟悉。主要应注意这样几方面：
（1）文种的使用是否准确。有的文稿，“请示”和“报告”不分，将两个文种连在一起，成了“请示报告”；有的是“通知”、“通告”混用，“通知”是用于发布行政法规、规章，传达上级机关指示和要求下级机关办理、周知事项的文种，“通告”则仅限于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，两者不可混用；还有的是“通报”、“通知”不分，“通报”是用于表彰先进、批评错误和传达重要情况的文种，与“通知”有严格的区分；再有的是该用“函”则用了“请示”。平行机关和不相隶属机关之间行文，应当用“函”，不要为了“尊重”对方而用错文种。
（2）公文编号是否规范。编号内容一般应包括：机关代字、年号和发文顺序号三部分。机关代字要规范、准确，不能随意使用，如“区委发”、“市办发”等，同一城市里市，区委有若干个，是哪个区委不清楚；市一级的办公室也有多个，是哪个办公室也不明确。还有年号标注要完全，不能随意省略，如只标注［90］而不标注［1990］。再就是发文顺序号要规范。不能在顺序号之前随意加“0”或“00”。
（3）主送、抄送单位是否适当。公文的主送单位，是指与公文内容有直接关系的受文机关，即要求主办或答复的单位。正确认定主送单位，是公文发出后能够得到及时回复或批示的前提。抄送单位，则是指与公文内容有间接关系的单位，带有“周知”性质。确定主送或抄送单位，要符合行文关系和行文规则。
（4）标引的主题词是否合乎规范。为了使文件格式进一步规范化，方便机关文书立卷归档和适应电子计算机主题检索的需要，目前从中央到地方各级党政机关的公文，都开始标引主题词。主题标引，分高层次和低层次两级。高层次标引，选用《主题词表》中的词；低层次标引，可以自由选用最确切表达主题概念的、规范化的名词或名词性词组。主题标引，主要是对文件内容的标引，不涉及文件的外部特征。每份文件标引主题词的个数不限，一般对于每个有检索意义的主题，标引一至两个主题词。
团内几种常用公文写作的要点、格式
共青团是一个正式的青年组织，工作要求有序、规范，团干部在工作时需要完成组织任务，履行职务职责，因此，也必须掌握团内几种常用公文的写作方法。这里列出了常用的工作计划、请示和总结三项公文的写作要点。
工作计划行文
团干部写的工作计划，一般指团干部管辖的团员青年范围内一年或半年要做的工作。工作计划拟就之后，既方便领导了解并支持团的工作思路和想法，便于让团员青年清楚并配合团委的工作安排，也有利于团干部自己清晰、合理地安排工作。
注意事项：
（1）时间一般在一年、半年左右。
（2）范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作。
（3）内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排扩展、概要。
（4）只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发。
写作格式：
标题——单位名称+时限或内容+工作计划。
开头——阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要。
主体——计划的核心内容，阐述“做什么”（目标，任务），“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白，全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。
结尾——或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，也可不写结尾。
请示行文
请示行文适用于向上级机关请求指导、批准的公文，属上行文。请示产生于事前，不可“先斩后奏”。
请示行文适用于向上级机关请求指示、批准；属于上级明确规定必须请示批准才能办理的事项；对现行方针、政策、法令、规章、制度不甚了解，有待上级明确答复才能办理的事项；工作中发生了新情况、新问题而又无章可循，有待上级明确指示才能办理的情况；因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项；因意见分歧，无法统一，难以工作，有待上级裁决才能办理的事项；超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。
注意事项：
（1）观点明确，事项和理由要具体充分。
（2）内容集中，一文一事。
（3）不能多头主送，受双重领导的机关可用抄送形式。
（4）不能送领导个人；不能越级请示；不能抄送下级机关。
写作格式：
标题：关于+事由+的请示。
主送机关：只写一个。
正文：
（1）请示理由。导语式，扼要讲明请示的背景和根据，概括写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，要紧接着写“现将……报告如下”，随之点上冒号，有些极短小的请求可不写。
（2）请示内容。提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，这样有关领导才能心中有数。情况简单有条文和规定可依据，出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示，请示内容部分只需提出请示事项即可。
（3）请示结语。一般另起一行空两格书写，通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”等。
最后注明发文时间、发文单位。
总结行文
总结行文是指单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出全面系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识，用以指导今后工作的事务性文书。总结行文又叫评估、汇报、回顾、小结等。
分类：
（1）综合总结（全面总结）。对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。
（2）专题总结。对某项工作或某方面问题进行专项的总结。尤以总结推广成功经验为多见。
