“要点提示”电话的使用本来应节省时间，但常常使人不知不觉的浪费了时间，因而应想办法予以控制。
电话的使用本来旨在免除笔写、面谈、开会甚至在旅途奔波所引起的时间浪费，但电话被普遍使用后却成为浪费时间的重要来源，究其原因不外是：第一，事必躬亲以致来往电话特多；第二，过分讲究客套而不自制；第三，缺乏结束谈话的技巧；第四，担心对外来电话的过滤将冒犯来电者。
选择打电话的时间
每天专门留出一定的时间用来打电话，把每天要打的所有电话列在一张表上，每个电话目标明确。倘若是准备开电话会议则要写出简明的议程，以确保你在通话时涵盖了议程上的全部内容。要按电话内容重要性的先后次序来打电话，并保证你把时间和智慧集中在最重要和最紧迫的电话上。
【打电话前要做的事：
1.在你打电话之前，应做一次放松的深呼吸。
2.打电话之前你要像准备开会那样做好准备。
3.把几个电话集中一起中，如果某个电话占线，把别的电话打完后再打它。
4.按重要性的先后顺序打电话。
5.使用免提装置，在等回电时可以做其他的事。】
保持线路畅通
除非有很好的理由，如要对付一个未曾预料到的问题，不要让谈话内容偏离你的议程。对议程中的项目一旦已处理就要做上记号。你也许已发现，打电话时站着或来回走动，会使你的谈话更容易。
当与某位谈吐令你高兴的人通电话时很容易失去时间的控制，这点要注意。打电话前要想想这个电话的目的。如只是做个简单的交谈，或是需要花点时间打个报告，或是要去安抚一位生气的顾客？作为一次练习，用计时器监督和记录一周之内你每个电话的通话时间，有可能电话本身的费用和你所耗的时间两者都让你大吃一惊。
使用电话语音查询系统
电话语音查询系统是一种可靠的应答装置，现在已变得到处可见。有些人不喜欢这种缺乏个人特性的联络方式，但你也需要了解该系统是如何工作的及如何使用。它是一种安排内部会议和向忙碌的同事征求意见的理想工具。但要避免用这种方式来进行谈判和讨价还价，因为你要通过直接消费者或供货者对话，来观察他们的反应并寻找可让步之处，以求达成共识。
尽量将需要打出去的电话集中在一起
这样做可节省时间。但是对每一个电话所要传递的信息重点，则应事先记下，以免通话后突然想起漏了某些项目而须重拨电话。
避免以题外话来作开场白
除非有意闲聊，否则不应以“您好吗？好久不见了。”或“听说您就要高升了，几时请客？”之类的话语作开端，因为这些话语最容易引起无休止的谈论。最好是以礼貌的方式开门见山地道出原意，例如：“张兄，如您现在时间容许，能否答复我两个问题？第一……第二……谢谢。”
