与会者在针对某个问题展开讨论时,由于各自的学识、背景、素质、经验与价值观不同,看问题的角度不同,作出的判断、提出的解决方案也不尽相同。与会者往往会各持己见,据理力争。这是讨论深入的表现。但如果意见已趋向集中,这时主持人就应适时终止争辩。否则,针锋相对的双方互不相让,争得面红耳赤,既浪费了时间,又妨碍会议下面议程的进行。在一些情况下,会议或许会成为发泄私人恩怨的最好场合,有人会利用它来给部门、单位的工作制造麻烦。作为领导,很可能会成为恶语中伤的对象,遭到攻击。你可能会恼羞成怒,大发雷霆,站出来和对方理论。这实际上已经偏离了会议的主题,不知不觉中正中对方下怀。他的目的就是要让你狼狈不堪,在众人心目中留下一个坏印象。作为会议主持,要保证会议达到既定目的,就要充分利用巧妙的语言技巧,从而使自己从不利境地中从容地走出来,避免无谓的争吵。
有效地控制会议的进程,很重要的一点就是使各项活动尽可能地依照事先预定的进程推进,不要轻易加以变更。在有限的时间内,围绕主题展开充分讨论,那种天马行空的“座谈”,只会使会议脱离轨道,进程缓慢。作为主持人,可以采用下面的方法来纠正离题的人。你可以说:“这是个颇有意思的意见。这对讨论我们的问题适用吗?”这样可能会使对方觉察到他们离题了,从而回到正轨上来。
为了保证在有限的会议时间内获得满意的结果,作为会议进程控制者的主持人有责任把握好会议的节奏,做到有张有弛,既使与会者充分交流意见,又要避免发生互相扯皮的现象。
成功主持会议的八大准则
很多主持人都认为,会议只不过是一种形式而已,主持会议很容易。其实,这是一种误解。要真正主持好会议,充分调动与会者的积极性,达到预期效果,并不是件容易的事情。
主持人是会议的“舵手”,要随时把握、驾驶好会议之舟,启发引导大家,始终遵循会议既定的议题、日程,进行充分的研讨,这样才能如期达到预想的目的。这就要求主持人必须使与会者充分了解议题。开始就要讲明会议共有哪些议题,怎么个开法,有哪些要求,与会者要承担什么任务等诸多环节,无论哪个环节处理不好,都会影响会议的效果。
其中,哪一项应由与会者在会上作出决定;哪一项只需听一听与会者的意见,以便进一步补充;哪一项只是告知性地打打招呼,介绍一下情况,暂不讨论;哪一项与会者必须和上级保持一致,只研究怎么协调行动;等等。而要想令与会者听得明白,那么主持人就必须讲得清楚,把会议的目的、要求、内容诸项一一交待给大家。层次要清晰,逻辑要严密,表达要准确,中心要突出。切不可主次不分,轻重不分,内容庞杂,使听者不知所云,无所遵循。因此,要做好工作会议的主持,需注意做到以下八点。
1.会议要准时开始
这是主持会议人最容易贯彻的一条原则。而由于种种原因,又是难于贯彻的一条。人们由于缺乏会议意识,有的是觉得会议不重要,9点通知10点到;有的是为了显示身份,如小说家张天翼创造的著名典型——华威先生为了与众不同,故意姗姗来迟。在这种情况下,领导应以身作则带个好头。这样才能使会议有个良好的开端,也是提高会议效率的第一步。
2.声音洪亮,语调多变
在会议上讲话,要让自己说出的每个字、每句话都传到与会者的耳朵里,这是最为基本的要求。我们说话的声音洪亮,不光是指音量,还包括说话应该有力度,吐字清楚,节奏感强。能在声音中表现出领导的自信以及奋斗的力量。主持人讲话如果声音有气无力,语调平铺直叙,就显得缺乏活力。主持人通过语调的变化,能表达出丰富的思想情感和观点,使与会者在思想情感上产生一种共鸣,使自己的讲话有较强的感染力、震撼力。庄重、严肃的会议,要求语调平缓、稳重;欢快、轻松的会议,要求语调轻快、随意。
3.务必让每个与会者都发言
务必让每个人都参加讨论,参与决策。如果你知道某个与会者喜欢发表会后议论,设法让他在会上发言,明确表态,这样会后他再也不能说不同意了。这一点要取得其他与会者的配合。这是一种开会艺术,能节省许多开会时间。
开会时私下交谈只会引起冲突和不和。主持会议者不能允许任何人把会议分裂成一个个小组讨论会。应使所有与会者都能听到每个人的发言。如果窃窃私语者继续存在,可以把大家的注意力引到他身上,和蔼地请他把所讲的告诉大家。
4应付分歧意见
对分歧不要视而不见,也不要设法回避。应承认分歧,并提请与会者注意。还应把分歧意见公布于众,供与会者进行明智的选择。可以问争论的双方:“你到底站在哪一方?”然后再问:“你为什么采取那个立场?”最后问:“你建议我们应做些什么?”这样,他们坚持自己观点的强烈度就会减弱。
5防止“冷场”
一发现要出现“冷场”,立即用评论、提问或解释的方法,鼓励大家继续讨论。要知道,与会者发表的意见逐步减少,意味着他们对处理问题的紧迫感和能力也随之下降。
6.经常归纳提醒
开会时往往有这种情况:有时大家意见比较集中,而会议主持人却不能及时总结,提请大家转入另一项议题,出现了冷场,拖延了时间;有时在征求大家意见时,有的人一声不吭,有的人翻来覆去,谈不到点子上,越扯越远;也有时人们争论不休,互不服气。
归纳是向大家报告会议进展情况的一种技巧。主持人也可以把分歧意见进行归纳,以提请与会者注意。否则,不同意见会在讨论中被忽视。如果到会议结束时才冒出来,会使大家感到沮丧。
7.注意掌握说话的分量和分寸
语言的分量是由词义和态度两个主要因素构成的。词义是指语言的本意,态度是指表达时所持的表情和情绪。比如,主持会议的领导,要批评下级人员的工作差错或较大的失误,这里就有个分量问题。如果是个别的、一般性的差错,而批评的分量过重,未免有小题大做之嫌。其本人不服气,大家也不满意。如果是较大失误,而批评分量过轻,既达到不教育其本人的目的,又给大家一种袒护当事人、文过饰非之感,不能使闻者足戒。这也是“度”的一种要求。
当然,不作具体分析,以理服人,而是无限上纲,乱扯一通,也不会有好的效果。因此,根据问题的性质、程度,在讲话时,就有一个轻重之间怎样才算适宜的分寸问题。
分寸是衡量语言分量的尺度。要把握好分寸,一是注意词意上的细微差别,尤其是同义词、近义词之间的细微差别。二是注意态度和语调的区别,这种分寸也是会影响到分量的。指出问题的严重性,进行严肃的批评,不一定非要高门大嗓、声色俱厉不可。语言尖刻,态度粗暴,甚至出口伤人,以挖苦、讽刺、嘲笑人为快事,必定造成对方的反感和抵触,不利于问题的解决,也不利于团结。
8.会议要适时而止
会议议程一经发出,不要更改,不要超过规定的时间。如果会议程序拖延了,要立即采取行动。明确告诉大家,要在规定的时间内开完会。此举最得人心。
掌握并运用一定的主持会议的准则,可以对会议进行有效的掌控调节,保证会议有条不紊地进行,调动与会者的积极性,达到预期的效果。
灵活驾驭处理各种会议局面
会议主持者尽管事先对会议进行了认真的准备,但在会议进行中往往还会出现一些意想不到的局面和情况。对这些情况,主持者要沉着冷静,靠自己的应变能力恰当地加以处理。
1.讨论冷场的局面
在讨论中遇到无人发言或无任何反应,陷入现冷场时,主持人应分清原因,分别采取相应的对策。
一是与会者无思想准备,一时难以发言。特别是事先没有打招呼,临时召开的会议容易出现冷场。这时会议主持者可以鼓励大家先谈不成熟意见,在讨论中再补充完善,也可以让大家先作短暂的准备,然后发言。
二是与会者对所讨论的议题不理解、不明白而感到无从开口。会议主持者应详细、明确地交代议题,对与会者进行耐心启发。
三是会议议题直接涉及与会者中多数人的利益,因有顾虑而造成冷场。会议主持者应先启发与其利益关系不太大的,或者是大家公认比较正直、公道的人发言,然后再逐步深入。只要有人开了头,冷场就会变得热烈。
四是会议议题有一定的难度和复杂性,一时不易提出明确意见而出现冷场。这时会议主持者可以由浅入深,启发大家开动脑筋,逐步接触问题的实质,也可以选择分析能力强、比较敏锐的人员率先发言,打开突破口,之后再引导大家讨论发言。
2.气氛沉闷的局面
会议中经常会出现沉闷的现象,这很正常。但是作为主持人,如果让会议陷入沉默那就是失败的、不合格的主持人。当一部分人在会议上沉默时,主持者应当思索沉默的原因,有针对性地采取对策。会议中的沉默通常有以下几种情况:
(1)害羞、胆小的沉默。有些人胆小,当他们想在众人面前讲话时,舌头就发紧。不要问一些使人难于回答的直接问题使这种人感到难为情。相反,问一些你认为他们能够回答的问题。例如,有关他们的工作、家庭或他们如何处理某一特殊情况的问题。有机会就表扬他们,拍拍他们的肩膀,帮助他们克服发言时的不安心理。
有的人有较好的意见和看法,但因为某种顾虑而沉默不语。对于这种情况,主持人应想办法打消这些人的顾虑,支持他们发言。有的人怕讲不好,被人讥笑,既想讲又不敢讲,会议主持人要寻找机会鼓励他发言,表示出对他的发言很感兴趣,促使他大胆发言。
(2)清高的沉默。如果是与会人员清高闭守、不肯多言而保持沉默,这一类人往往是阅历较深,比较严谨,有自己的见解。他们一方面想表现自己,另一方面又摆出一副清高不凡的架子。对这类人,主持者应该多给他们一些鼓励和尊重,让他们感觉到自己的意见很重要。
(3)无所谓的沉默。当会议议题与部分人关系不大时,有人会认为议题与己无关,抱无所谓的态度而不愿开动脑筋。会议主持者应采取恰当的方法把他们引导到会议议题上来,促使其思考问题。
(4)对立的沉默。这类人要么是对议题有不同意见不想说,要么是对主持人有意见不愿说,因而就采取不予理睬的态度。主持人应从团结的愿望出发,不计个人恩怨,主动、热情地引导他们发言,以亲切的感情和语气使他们改变态度,并对他们的发言持重视态度,鼓励他们讲出自己的真实看法,对不正确的意见也不要介意。
当然,会议中还有一些出自其他原因的沉默现象。如:有的人不吭声是表示同意,有的暂时不表态是想听别人意见后再说,有的人不表态是没有新的意见,等等。这些情况均属正常,不必在意。
3.离题万里的局面
开会时经常出现离题的现象,甚至最出色的主持人也要想尽办法制止。这种现象出现过多的时候,会议就会脱离轨道,进程很慢。作为主持人,你的职责是善于把会议引上正轨。离题时不可强扭,也不能不扭。强扭会挫伤积极性,不扭就可能开成无效会议。你可以采用下面这几种方法:
(1)接过讨论的某句话,顺势巧妙自然地引回到正题上来。
(2)联系议论的某一层意思,提出新的话题引入到正题中。
(3)用一句风趣的话截住议论而引入正题。
对付离题现象的处理绝对不能简单粗暴,而应尽可能采用不影响情绪和气氛的方式,用礼貌的形式提醒发言者。或者,如果可能的话,逐步把较远的讨论与眼前的问题结合起来,可以把大家引回轨道上来。如果还不行,就总结一下到目前为止已经说过的内容。这就会调整其方向,把注意力集中到主要议题上来。
4.窃窃私语的局面
当一个人开始与周围的人交谈干扰了会议时,你该怎么办?最好的办法是尽可能不理睬他。总有些人不体谅他人的感受,你不得不容忍他们。
如果你想制止他们,可以请他们总结一下最后的几个建议,并估计其可行性。他们在脑子里对这些或许不大清楚,说出来,他们就会注意了。
在会议进行过程中,冷场、尴尬、争论、否定等情况难免发生,这就要求主持人事先进行周密考虑,针对具体情况,分清原因,采取相应对策,及时掌握局面,以保证会议的顺利进行。