4.外事文书有较严格的文体形式、撰写格式、用语和制成材料。特别是官方的外交文书，要求最严格，体式最庄重，使用最严肃，文本最美观，它体现了一个国家、民族的习惯和风格。办理外事文书同时体现了一个国家、民族的文明程度、办事效率和质量。外事文书一般要求格式规范，文体正确，用语稳妥、简练，印制精良，式样美观、庄重、大方。
外交文书的文种和体式更有它的专用性。如照会、备忘录等。在国际上外交文书的文种和体式并无统一的文字规定，它是在长期的国际外交实践活动中逐步自然地形成撰写和使用的格式，即习惯成法。国际法上称之为习惯法。世界各国在国际外交实践活动中使用的文书体式就是依据这种习惯法为国际惯例，各国的外交文书的种类、名称、体式等都是大同小异的，如交涉问题一般都用照会的文体，协议性文书都用各种不同名称的条约等。这种习惯成法的文体构成了它具有国际的通用性，便于世界各国之间的往来。要说有不同的话，那就是由于各国的语言文字不同，民族使用文书的习惯不同等，构成了各国外交文书的特殊风格，如使用英语、法语、俄语、西班牙语等国家为横写形式，日本语等则为竖写形式。我国以前的外交文书多为竖写形式，从1955年开始改为横写形式。根据现代的国际外交实践，在撰写和使用外交文书时，各国一般都要求在尊重本世界上各国政府之间和国家与国际组织之间、国际法人之间常常要使用外事文书相互通知、通告事务。如通知庆祝活动、节假日、赴某地参观旅游、通知商品到货和承办工程建设的成交、交工等。联系、交涉问题，办理各种事务等也都要使用书面文字的形式进行。如国家边界问题的交涉，国家领导人之间的相互函件往来，国家之间发生不愉快事件提出的交涉或抗议、国家之间或国际法人之间进行经济、贸易、科学、文化往来等。
2.凭证和依据。
外事文书是国家政府和法人在外事实践活动中的真实反映和历史记录，特别是经过谈判缔结的国际条约、契约，属于双边的，双方各保存着签字正本；属于多边的，正本除由协商规定的国家或组织保存外，有关各国仍保存着副本，它是相互办理规定问题的历史凭证。国书等各种证明文书都赋予了持有者应有的权利和担负的任务。国家间解决边界等问题的各种文书，记录着国家边界历史及边界划法，地域范围，边界走向；对于解决其他各种问题的文书，记录着问题解决的办法、事实和结果等。外事文书的凭证和依据作用表现在国家之间和国家与国际组织之间，它关系到整个国家和民族的根本利益。如我国南沙群岛的外交历史文献，就是这一带的岛屿自古以来就是中国领土的历史凭证。
3.申述意见、表示主张、声明观点。
在国际舞台上，一个国家对于国际问题要表示国家的立场、观点、态度和主张等也要用外事文书的形式进行。如国家间经常发表的外交声明和联合声明、外交公报和联合公报、外交宣言和联合宣言、在外交场合的各种讲话稿、讲演稿、祝酒辞等。每年在联合国大会上我国代表的发言稿，都是一种代表国家在国际舞台上严肃地表明我国政府对某些国际问题的严正立场和主张，得到世界绝大多数国家的支持和拥护，宣传了我国的对外政策，团结了朋友，为世界和平做出了贡献。
4.传递外事信息，进行经贸、科技等合作与交流。
外事文书在国家外交机关、外交代表之间，在国际经济、商业、科学文化合作与交流中起着传递情报、信息的作用。在国际关系中，国家之间有时为了某种需要常常在一个问题上相互传递机密的文书，互通情况。如在第二次世界大战期间，苏、美、英三国政府首脑之间就曾用他们的亲笔信相互交流情况和互通有关情报。特别是在科学发展的当今世界，使用外事文书进行传递军事、经济、贸易、科技等信息者更加广泛。
总之，外事文书的作用是重要的、广泛的，研究和正确使用外事文书的重要现实意义在于：能及时有效地开展外事工作，提高工作效率和质量，很好地制定、宣传和贯彻执行本国的外交政策；建立和发展友谊，团结朋友，揭露敌人，维护国际和平；促进国际政治经济、科学文化等的友好合作与发展，赢得本国外交政策的伟大胜利。
五、外事文书的语文
外事文书的语文是讲它用什么文字写成。
在漫长的国际历史演变过程中，外事文书的语文也在演变和发展。在国际上，特别是在西方世界，至少在中欧和西欧，人们最早会写会用的是拉丁文。在15世纪以前，国际上的外事文书基本上都是用拉丁文写成。
15世纪以后，外事文书除仍使用拉丁文外，当法文、西班这已成为一种国际惯例。全世界现在约有语言3500种。按使用人口的多少，汉语居第一，其次是英语、俄语、西班牙语和印地语；按被规定为官方语言或通用语言的国家数目来说，英语占第一位（44国），法语第二（31国），西班牙语第三（22国）。联合国成立以后，在美国旧金山所通过的联合国宪章是用中、英、法、俄和西班牙5种语文写成。这5种文本经宣布同为正本。联合国第一届大会就语文问题通过详细的规则。按照这个规则，在除了国际法院以外的所有联合国各机关中，中、法、英、俄、西5种语文都是正式语文，而英、法文则是工作语文。并指出：（一）用一种工作语文所作的演说，必须译成另一种工作语文；（二）用其他三种正式语文之一所作的演说，必须译成两种工作语文；（三）任何一代表均可使用上述5种正式语文发表演说，但他必须自己提供两种工作语文之一的译本；（四）会议逐字记录应用两种工作语文记录；（五）摘要记录，一切决议以及其他重要文件必须备有5种正式语文本。
在双边外交关系中，双方都可以使用本国的语文，同时应向对方提供该国使用的文本或对方愿意接受的其他常用的语文本。从国际外交历史看，由于各国不同的语文，给国家和人民的交往增加了不少困难。随着国际历史的发展和演变，世界各国政府和人民一定会逐步选择交流方便的通用语文，成为国际往来的有益工具。
六、外事文书的首、尾用语
（一）称呼
称呼是指发信人对收信人头衔的称谓。一般说来，称呼是当面招呼用的表示彼此关系的名称，如同志、哥哥等。
在国际交往中，由于各国社会制度不同，各国民族的用语、风俗习惯不同，称呼的表达方式差别很大；如果称呼错了，不但会使对方不高兴，引起反感，甚至还会闹出笑话，出现误会。必须注意，在外交活动和外交文书中对于不同社会制度国家的人，应依据他们的不同身份，遵照对方的习惯给予恰当的称呼。
在国际交往中，一般对男子称先生，对女子称夫人、女士、小姐。已婚女子称夫人，未婚女子统称小姐，不了解婚姻状况的女子可称小姐，对戴结婚戒指的年纪较大的可称夫人。这些称呼均可冠以姓名、职称、衔称等。如“布莱克先生”、“议员先生”、“市长先生”、“上校先生”、“玛丽小姐”、“秘书小姐”、“护士小姐”、“怀特夫人”等。
对地位高的官方人士，一般为部长以上的高级官员，按国家情况称“阁下”、职衔或先生。如“部长阁下”、“总统阁下”、“主席先生阁下”、“总理阁下”、“总理先生阁下”、“大使先生阁下”等。但美国、墨西哥、德国等国没有称“阁下”的习惯，因此在这些国家可称先生。对有地位的女士可称夫人，对有高级官衔的妇女，也可称“阁下”。
君主制国家，按习惯称国王、皇后为“陛下”，称王子、公主、亲王等为“殿下”。对有公、侯、伯、子、男等爵位的人士既可称爵位，也可称阁下，一般也称先生。
对医生、教授、法官、律师以及有博士等学位的人士，均可单独称“医生”、“教授”、“法官”、“律师”、“博士”等，同时可以加上姓氏，也可加先生，如“卡特教授”、“法官先生”、“律师先生”、“博士先生”、“马丁博士先生”等。
对军人一般称军衔，或军衔加先生，知道姓名的可冠以姓意、“顺致最崇高的敬意”，这是对受文者表示一种亲切友好的敬意。它和我国人民在相互写信结束后的“此致敬礼”近同，表示一种礼仪。在外交实践中，凡给外交部和驻外大使馆的正式函件，一般都可用“最”字；给代办处的事务性普通函件可以不用“最”字；使用敬意语时要注意双方身份、关系和场合，关系友好的就是事务性的普通函件，必要时也可用“最”字。有的事务性的便函，也可用“顺致敬意”，个人之间的通信，也可用“祝你（您）身体健康”等吉利话。
（四）落款
落款是指在外事文书尾部要写明制发或签署文书人员的职务、姓名；以机关单位名义发出者，要盖发文单位印章，同时还要写准确发文时间、地点。
签署或盖印是文书落款的主要内容，它是文书发生效力的重要标记。
外事文书中的签署是指正本文书递交对方之前，由法律规定的国家领导人或由国家领导人授予全权代表身份的人在文书上的签署。外事文书在未签署前，一般说来还不具备法律的效用；经签署以后，就有了法律的效用，就具有了国际法所规定承担的权利和应尽的义务，对方国才予以认可。所以，外事文书的签署是代表国家或企业行使权利和承担义务的庄重行动。在国际惯例中，重要的国际条约的签署常常还要举行一定的签字仪式。一般正式照会、国书、国际条约、全权证书等文书都要由法律规定的签署人亲笔签名，一般不能代签。签署人的职衔或爵位都提前在文书落款处印好；只有便函、条约的草签等可不写职衔或爵位。
签署外事文书是一种郑重的外交行动，签署人必须按规定要求签字，字迹清楚美观。日本和我国等有用毛笔签署的习惯，最好用规范的楷书、行书或草书字体，不可用谁也不认识的“自创草书”，使人难以辨认。签署要一笔落成，不能改动。我们发现有的条约签署以后，认为不好，补上一片纸又重签的现象，这是不能允许的。
外事文书中的盖印是指以国家组织机构名义向外国发出的文书在落款处的盖印。世界各国对印章的形状、大小、式样、使用方法等都有严格的法律规定。印章又称印信，它是表示制发文机关对文件生效负责的凭证。外交文书中使用的印章和国内使用的印章基本一样，其规格、形状、大小、印文、色素等都由国家统一规定，由上级机关制发。例如，我国政务院1950年颁发了国家机关《印信条例》，1955年颁发了《国务院关于国家机关印章的规定》，1970年颁发了《国务院办公室关于各部委下属机构的印章式样问题的通知》等都对印章的形状、尺寸、式样、字体和制发、使用要求、规则等做了详尽的规定。外事文书中的用印各国也不尽一致，我国外事文书中一般有国印、外交部机关印、驻外使领馆印以及各有关单位印等。
七、外事文书的办理
（一）处理程序
外事文书的办理过程，基本上是在国家政府和外事机关内部进行的，只是接收和发出时才与外国人接触，它的处理程序和国内行政公文的程序基本相一致，分为收文处理程序和发文处理程序。收文处理程序是指对外国送来的各种文书的签收、登记、分送、拆封、批办、承办、注办、归档等；发文是指本国送给外国的文书的撰稿、核稿、会签、送批、缮印、校对、签署或盖印、登记、封发、注发、递送、底稿和副本的归档等程序。处理外事文书的程序是一环扣一环的有机联系的整体，是完成处理文书的全过程。
处理文书的程序的各环节要求严格，配合紧密。处理外事文书更为严格。由于外事文书内容的涉外性，国际事态的复杂性和多变性，要求处理外事文书更严格。例如，就连“拆封”这个一般被认为是最简单的环节，在拆封外事文书时要求：四角对顶糊成的信封，要平拆，用小刀启封，一般不能剪拆；对一头糊成的常规信封，则用剪拆，剪拆时要特别小心，认准收信对象，不能剪错；重要信件只能剪去一纸厚的边，绝对不能剪坏文本；对外套信封内用火漆等加封的转文，更要小心慎重，如不慎剪断封线或弄坏火漆等则不好交待；对于不愿接受的信函（照会）还有拒收或退回等复杂情况。其他各个处理程序的环节也是如此，比国内一般行政公文的处理程序要求更严格，质量更高。
