（三）充分估计会议可能出现的情况，并预设措施
对有可能在会议上产生矛盾和冲突的人员，要提前制定化解办法，如果有可能或必要，可以在会前对相关人员进行游说，以减少会议上的压力。
（四）选择好座位
对于一些正式隆重的会议，会议服务人员会把座位牌放好，你可以直接坐到指定的位置。对于一些并非特别正式的会议，主持人在选择座位时要注意三个原则，一是要让与会的大部分人员能够明显看到你，保证在会议中形成互动；二是要同参会的领导或者主要发言人保持较近的距离，可以在会议中同领导沟通一些特殊的要求和意图；三是要突出领导的位置，不能把领导的风头盖过。一般情况下，主持人在“课堂式”的会场要坐在主席台的两侧位置，在“矩形式”的会场要坐在矩形中间靠左的位置。
（五）注意形象
主持人除了要保持良好的精神状态外，穿衣要同会议的氛围、主题相吻合。如果参加的会议是很正式庄重的，而着装却很随意，会让与会者感觉你对大家不尊重；如果你西装革履参的加一线工人的座谈会，会让大家感觉到距离感；如果你参加的是一个重大事故的分析会，甚至是追悼会，你却穿着鲜艳，会让大家感到你不合时宜。这些都会直接影响到你主持会议的效果。
二、会议主持的语言技巧
主持会议的语言内容根据会议的进程大体可以分为开场白、主持词、总结三个阶段的内容。
（一）会议开场白技巧
俗语说：“万事开头难。”讲好开场白关键是保持良好的心态。不要始终想着自己要说什么，更不要害怕自己会说不好，相信自己已做好充分准备，必要时可通过翻阅文件、同与会者打招呼、深呼吸等方法缓解紧张、放松心情。
开场白一般要介绍三个方面的情况：一是会议的议题或目的，如“本次会议的议题是如何节能减排”或“本次会议的目的是如何降低生产成本”等；二是介绍主要参会人员，介绍领导时要逐一介绍，但对于同一阶层的领导可用概称，如参加会议的有我单位“全体领导班子成员”、“机关中层以上管理人员”等；三是介绍会议议程，让与会者心中有数。必要时还要强调强调会议纪律和明确会议时间，以便保证良好的会议效果。
（二）会议串场词技巧
主持词为主持人在会议议题正式开始到会议结束前的发言，可称为串场词，是主持人在会议中最关键的环节。主持人讲好主持词能够有效地控制会场氛围，保证会议进程，引导与会者积极发言，极好地促进会议效果。
1.区分会议类型
在正式且隆重的会议上，主持人的主持词一般都与会议的议程基本一致。主持人在主持的过程中，一般不对发言人的内容进行点评，只要按照预定的议程，在主持时稍加一些礼节性语言即可。如经常见到的程序为“现在进行会议的第×项议程，请××同志作××的报告，大家欢迎”，待发言人发言完毕，主持人可以以“感谢××同志作的精彩发言（或报告等）”的结束语作为这一程序的结束。
但是对一些非隆重正式的会议，如工作例会、座谈会、研讨会、临时会议等，由于此类会议发言相对自由、与会人员利益不尽相同等多种因素，会议上会出现冲突、冷场、离题等多种情况。这就需要会议的主持人要有良好的分析判断能力、语言表达能力、控制全局能力。这也是秘书日常工作中遇到最多的会议类型，必须认真对待，积极组织。
2.倾听发言，把握进程
主持人在与会者发言时，要注意以下几点：一是做会议记录，最好能够把发言者的主要内容记录。二是避免做出让与会者感到不被重视的动作，如走神、与其他人交头接耳、接听电话等。三是不可随意打断别人的发言，除非发言者离题、发言时间太长、情绪过于激动外等情况。四是对发言者的内容进行恰当点评。点评既是肯定发言者的发言行为，对下面的发言者也是一种鼓励。点评要注意提炼发言者有利于议题内容出来，矫正离题的内容，以进一步巩固议题，时间不能过长。此外，主持人在认真倾听发言的同时，对会议的进程做到心中有数，掌握好会议的进程，意见基本一致时，及时结论；意见大同小异时，求同存异；很难一致又可以延期结论时，下次再议。
3.掌握好自身发言时机
秘书主持的会议，会议议题一般都是与自己单位或部门的工作密切相关的。
主持人在会议上不能置身于外，特别是自己对议题有较好的意见和看法时，更要抓住时机进行发言，展示自己的能力，可以让与会者及领导更深刻地认识自己。但秘书作为主持人时，要注意以下几点：一是主持人的表态发言，要紧扣议题，并且与议题说明、作会议结论明确分开。二是主持人除非是在首先冷场的情况下，否则不宜率先发言，先表露自己的意见，那样容易给与会者定调子的感觉。即使主持人有较高的才华，有高于众人的方案，也要等会议讨论至中间以后才表达。三是主持人的发言，情绪要缓和、态度要客观，不可过于强调自己发言的内容，以免影响与会者的积极性。
（三）会议总结技巧
每场会议结束必须要有结论，否则整个会议就不完整。会议的结论一般有两种形式。
1.请与会的领导或者其他身份较高的人员作总结讲话
一般会前主持人要同参会的领导进行有效的沟通，确定领导是否要进行总结讲话；如果领导的讲话已经能够全面的概括会议的情况，那么主持人就不需要再进行会议结论。
2.由主持人总结
会议结论一般要讲两个方面的内容：一是对会议的过程、发言氛围、会议纪律等进行简明扼要的小结，该赞扬的赞扬、该批评的批评，要实事求是。二是对会议的发言内容、主要收获（统一了哪些思想，提高了哪些认识，研究解决了哪些问题等）加以概括，做出评价。需要注意的是如果与会者的意见出现了较大的分歧或者又衍生出了其他比较重要的议题，主持人在总结时要特别注意，不能强行做出与原先议题一致的结论，可以用“对会议的其他议题，会后再进行讨论或者再组织相关会议进行研究”，“大家谈得都很好，最终意见以公司文件或会议纪要的形式体现”等较模糊的语言作结论。此外，有时还须对会议结论的贯彻情况作个简要的安排。
三、灵活机智处理会场突发情况
“金无足赤，人无完人”，会议上总会出现一些意外情况。一些是由于会议的组织者安排不细致或者会场出现的一些物品原因造成的，如会议资料准备不细致、停电、话筒有问题等，这些与主持人的关系不是很密切，一般也不会影响到会议的正常进行。另一些则是由于与会者的原因而出现的一些问题，如冷场、离题、争吵等，这些都需要主持人及时、灵活、妥善处理好，否则会直接影响会议的效果和进程。
（一）出现冷场的处理办法
冷场，是指全体与会者在某一时间段内对议题不发表任何意见。冷场对会议的影响是不言而喻的。
常用的处理冷场的方法有三种，一是点名式。直接指名道姓要求某位与会者回答或发言。如“请人力资源部高经理就上月度奖金分配有关情况进行说明”。采用这种形式，一般要求发言者对问题较熟悉或者主持人认为发言者特别希望对这一问题进行发言。二是轮流式。要求每位与会者对议题轮流发表意见。如“大家对本次交通车路线调整有什么看法，都提提”。采用这种方式，要求与会者的身份不高于主持人，并且会议的氛围较宽松，议题不严肃。三是解说式，再次把会议的议题、目的、意义向与会人员进一步阐述，一方面尽可能给大家准备发言的时间，并通过解说打消与会者的疑虑，引导大家发言。此外主持人还可以设计一些带启发性的问题；或用适当的插话或评点，引发新的火花，引导大家发言。
（二）出现离题的处理办法
离题也是会议常见的情况，尤其是气氛活跃，与会者情绪放松的时候。离题时主持人需巧妙引导，如直接生硬的说：“请大家不要跑题”会影响大家情绪，最好的办法是在接过议论中一句贴着议题边缘的话，顺势引申，使讨论回到议题上来；也可以时间不多为由，重新提出需讨论的问题，扭转离题。
（三）出现分歧的处理办法
由于议题本身的复杂性、与会者观点相异或人际关系紧张等因素，会场往往会出现分歧。当出现分歧时，主持人要根据不同的情况来处理，对议题的不同看法引起的分歧，要积极主动地鼓励大家发表不同意见，尤其要高度重视多数人的不同意见；对以议题理解错误的争论，主持人要即时把双方引导到实质性问题上来；对由人际关系引发的争执，主持人也要适时恰当的加以制止和调停。
综合训练
一、青年工人座谈会
实训目标：通过本实训掌握上司正在开会时处理来电的一般方法。
实训背景：公司团委张书记邀请秘书小王参加一个青年工人座谈会，请王秘书主持。此次会议主要是想了解当前公司青年工人在工作、学习的情况，并想征求一下对公司工资改革方面的建议和意见。
实训内容：按照主持会议的要求，请王秘书做好参加会议的准备，并设定好开场白和议程等。
实训要求：
1.地点：本实训可选择在模拟的会议室进行。
2.形式：实训应分组进行，可以8～10人一组，其中1人扮演张书记，1人扮演王秘书，1人进行监督和评价，其余人员扮演参会人员。每人都要轮演王秘书。
3.要求：每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。
4.老师可以临场发挥，比如增设模拟角色和任务；在同学们演练时，组织其他同学对表演进行评论。
实训提示：
1.衣着符合会场氛围。
2.语气要注意同青年工人讲话，不要老气横秋，要体现青春活力。
3.要能够调动青年工人发言的积极性。
4.要同青年工人形成良好的互动。
二、客户座谈会
实训目标：主持人如何处理一些影响公司的意见。
实训背景：公司正在召开一个客户座谈会，由秘书大周来主持，参加会议的人员有公司领导、相关部室及二十余位客户。会议进行得比较顺利，但在征求客户意见这一环节时，有三个客户提出了不同的意见：一位客户反映公司的售后服务跟不上；第二位客户反映公司产品价格偏高；第三位客户居然反映前台接待小姐不漂亮，影响公司的形象。
实训内容：按照实际情况演练召开客户座谈会时秘书对客户不同意见的处理实训要求：
1.地点：本实训可选择在模拟的会议室进行。
2.形式：实训应分组进行，可以8～10人一组，其中1人扮演大周，1人扮演领导，3人分别扮演客户，1人进行监督和评价，其余人员扮演参会人员。每人都要轮演王秘书和3个客户。
3.要求：每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。
4.老师可以临场发挥，比如增设模拟角色和任务；在同学们演练时，组织其他同学对表演进行评论。
实训提示：
1.如果对方是比较理智的，可在不影响会议大局的情况下，简明扼要地陈述自己的观点，使对方诚服。
2.如果对方是比较冲动的，应当作冷处理，停止争执，待会后再作处理。
3.如果是公司的过失，应当诚恳地道歉并表示改正。
知识拓展
参加洽谈会应注意的事项
洽谈会是存在某种关系的各方，为了保持接触、建立联系、进而合作，达成交易、拟定协议、签署合同、要求索赔，或是为了处理争端、消除分歧，而坐在一起进行面对面协商，以求达成某种程度上的妥协的会晤。根据洽谈会举行的地点的不同，可以分为客座洽谈、主座洽谈、客主座轮流洽谈以及第三地点洽谈。
出席洽谈的人员在仪表上必要有严格的要求和统一的规定。男士一律应当理发、剃须、吹头发，不准蓬头乱发，不准留胡子或留大鬓角。女士则应选择端正、素雅的发型，并且化淡妆，但是不可做过于摩登或超前的发型，不可染彩色头发和化艳妆，或使用香气过于浓烈的化妆品。在着装上讲究简约、高雅、规范、正式。男士应穿深色三件套西装和白衬衫，打素色或条纹式领带，配深色袜子和黑色系皮鞋。
女士则须穿深色西装套裙和白衬衫，配肉色长筒或连裤式丝袜和黑色高跟或半高跟皮鞋。
崔伟刚刚参加过本厂与某公司的一次洽谈会，目的是达成一项长期供货协议。
按道理说，由于事先进行了充分的沟通并有过愉快的合作经验，这次洽谈的成功几率很高，甚至可以说是十拿九稳。但出乎大家意料的是，在洽谈会上，对方负责人一句话就推翻了此前达成的初步意向，双方不欢而散。对于发生这种意外的原因，崔伟虽然有所察觉，但又不便明说。
原来，洽谈会当天，厂长或许是因为觉得把握比较大，洽谈会只是走过场，心态放松，身穿T恤，脚蹬旅游鞋就登场了。他的助理更是离谱，身着紧身衣，领口开得别人不好意思看，手镯、项链、耳环全副武装，让人眼花缭乱。对方的经理和助手则是一身正装，对比鲜明。一见面，对方经理的脸色顿时阴沉下来。会谈开始后，经理的态度非常冷淡，当双方因为一个细节发生无关大局的分歧时，他便一举推翻了先前达成的共识，洽谈会也陷入了僵局。崔伟偶然听到对方经理对下属说：“他们太自以为是了，这身打扮来谈判，说好听的是不重视谈判对手；说不好听的，是素质低。跟他们合作，谁放心啊？”
