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第41章 及时和同事及上下级交流工作

正确处理自己与上下级各类同事的关系,及时和同事,上下级交流工作,是高效能人士的一项重要习惯。做到上下逢源,正确处理“对上沟通”,与同事保持良好的互动交流是我们提高工作效能的一个重要关键。

一、做好“对上沟通”

许多人因为和自己的上司无法相处,或者因为觉得老板愚蠢至极而在办公室里度日如年。很多人在公司,在自己同事的周围讲过有关老板的笑话,这些错误的做法容易让人形成一种思维定式,不自觉地将自己放在老板的对立面,进而引起一系列“对上沟通”的问题,这些问题出现的主要原因就是由于个人没有对老板形成一个正确的认知态度,因此也就造成了一系列“对上沟通”的障碍。在实际工作中我们应该摆平心态,学着体谅老板,学会站在老板的角度上看问题,这样才能在公司与老板和睦共处。

一般来说,我们与上司沟通,需要遵循以下三个原则:

首先,要认清沟通双方的角色

在与上司沟通时,你一定要时刻提醒自己这是跟上司在沟通,不是朋友。上司在公司里总是要体现自己的权威的,因此不论你谈论什么、做什么,都得尊重他的权威。意识到你们双方的角色后,沟通的大方向就不会错。

其次,要了解上司的风格

每个领导都有其独特的领导风格。了解上司的性格是你发展社交关系的一大助力。如果你刚接受新工作,多向同事了解老板的习惯和要求,搞清楚他的性格特点和处事作风。

如果你的上司很霸气,那么这个人可能会很固执,对于这样的人,你沟通的目标一定要明确。固执的人往往不可能在短时间内接受别人的意见。因此,沟通的时候,千万不要把你的观点直接明确地告诉他,而要采取“迂回”战术,不要急于把你的观点说出来,而是通过各种例子或事实来说服他。固执的人都有自己的主见,如果采取暗示的方式,他很容易就能接受。此外,在给这样的上司打电话谈论问题时要注意把握时间的长短,不要寄希望于10分钟内就能把他“搞定”。

还有一些上司非常追求完美,做事情也力求达到百分之百完美的程度,不容许有任何的差错。与这样的人沟通时,也要把握好他的这种特点,万一不行,要及时改变沟通的目标。

当我们面临一些比较内向的上司时,会发现我们在跟他说话时,他好像没有什么样反应。其实,这样的上司往往在心里面已经有自己的想法,只是你察觉不到罢了。跟内向的上司沟通时,一定要注意观察他的言语动作等微小细节,因为内向的人在细节上往往会把自己真实的想法表露出来,他嘴上说的,也许会跟内心的真实想法不一致。

如果你的老板是一个与你的价值观完全不同的人,要尊重他的价值观。每个人的价值观都不完全一样,跟人沟通最大的障碍就是以自己的价值观权衡别人,不要以为自己认为某件事情有价值,别人也跟你一样持有相同的观点。

第三,要以公司利益为先

与老板沟通,有点“与狼共舞”的感觉。一方面,我们议论他;另外一方面,他又给我们发薪水,这是很矛盾的。若跟他沟通不好,马上就会影响到你的前程命运。因此,与老板沟通时,沟通的立场也很重要。如果你说话的立场完全是站在公司这一方的,本来为公司赢得利润的方式来跟他交流,相信你的老板不会持太大的反对意见。对于老板来说,公司的最高核心就是利润。当老板不同意你的说法时,你要考虑到老板说的是不是有理,你是否在一厢情愿地站在自己的角度考虑问题。老板永远是站在公司的角度考虑问题的,只要是能给他带来利润的意见,老板肯定是同意都来不及。

第四,要主动报告自己的工作进度

每一个上司都十分关心自己下属的工作进程。因此做下属的一定要主动报告自己的工作进度,让上司放心,不要等事情做完了再讲。有时小小的一点错误,发展到后面就会变得很大,所以最好早早地向上司汇报你的工作进度,一旦有错误,他可以及时地纠正你,避免犯大错误。

一名高效能人士应当主动向老板汇报自己的工作进度,只有经常地向上司报告,让上司知道你的工作进度,让他放心,才能让他继而对你产生好感。对上司来说,管理学上有句名言:下属对我们的报告永远少于我们的期望。可见,上司都是希望从下属那里得到更多的报告。因此,做下属的越早养成这个习惯越好,上司一定会喜欢你向他报告的。

第五,学习上司的能力,了解上司的语言

一个高效能人士,脑筋一定要转得快,要跟得上上司的思维。

他能有资格当你的上司,肯定有他自己的一套方法,有比你厉害的地方。因此,你不仅要努力地学习知识技能,还要向你的上司学习,这样才会听得懂上司的言语。当他说出一句话时,你要能够马上判断出它的主要含义。为此,我们要学习上司的言语,这样,才能够跟得上他的思维。若不努力地学习上司的优点,那当你的上司已想到十年之后的发展宏图,你才看到下个月的计划时,你跟他的差距就会越来越大,此时,想要他重用你、提拔你是不可能的事情。

不想当将军的士兵不是好士兵。一名高效能人士应当报有有朝一日自己也要做老板的精神。员工想要超越自己的老板却并非易事,想要超越自己的老板,首先要学会老板的本事,然后再谈超越。你若连老板的那一套都没有学会,何谈超越呢?因此,一名高效能人士要不断地学习,学习你的上司,不断充实自己,才会提升自己,获得上司的赏识和提拔。

第六,主动对工作提出改进意见

一名高效能人士应当时常主动对自己的工作提出改进意见。这是最难做到的事情。如果你的上司说:“各位,我们来研究一下,工作流程是否可以改进一下?”严格说来,这样的话,不应该由你的上司来讲,而应该由你说出。所以每过一段时间,你应该想一下,工作流程有没有改进的可能?如果你才是你所干工作的专才,而你的上司不是,却由他提出了改进计划,想出了改进办法的话,你应该感到羞愧。

任何一个人的能力不是尽善尽美的,同样,任何一个工作流程都不是十全十美的,都有改进的可能。最糟糕的是大家都无所谓,安于现状,不对它进行改进。一个组织没有进步,这点做得不好是重要的原因。大家都不想改善,而你却做到了,你就同他人不一样,上司也会喜欢你,看重你。

二、及时和同事做好交流

一个高效能人士成功要具备一定的创新能力、必要的知识和技能,并要努力工作,但是成功与否同时也取决于自己能否与周围的人形成良好的关系,这对于我们交流工作,建立和谐的工作氛围至关重要。与周围的人建立良好的关系,对一个人的心理健康、工作效能以及职业生涯来说是大有裨益的。为了建立良好的同事关系,我们可以按照以下几点去做:

1做到彬彬有礼,尊敬他人。你希望别人怎么对你,你就应该怎么对待别人。

2富有同情心,关心他人。理解别人,体会他们的感受,设身处地为他人着想。

你可以通过一些小事来表现你的关心,诸如以下小事都是行之有效的:当你冲咖啡的时候,也为同事冲上一杯;在你的工作完成以后,适时地给其他人提供帮助。不要期待马上就有回报,也许在不经意的时候你就会得到别人的帮助。

3乐于接受他人。不要浪费时间去试图改变他人,要认识到:你不可能真正改变一个人,但是你可以改变你对待他们的态度。如果你接受了其他人不同的信念、宗教信仰或种族等等,你将发现他们也会更加乐于接受你。别忘了,多样性的力量是无穷的。让每一个人都具有一模一样的思考方式以及信仰不仅是无意义的,而且也相当的危险。也许你不能同意别人的意见,但你必须承认每个人都有持不同观点的权利。

4要有耐心。不要急于下判断,在反驳别人的观点之前,首先弄清楚别人究竟说了些什么内容。

5信守诺言。遵守你所许下的诺言,要超越人们对你的期望,让你的工作比预期完成得更好、更快。

6反应迅速。快速地做出回应,比如,及时回复电话能够表明你这个人值得信赖,而且工作效率很高。

7学会感恩。如果某人对你很好,要认识到这一点,不要把别人对你的友好视作理所当然。你可以通,过以下方法表示你的感激之情:

·在他的桌上留下一张感谢的便条。

·给他发一张私人贺卡。

·带上些点心,邀请他一起喝早茶。

·帮助他完成一项乏味的任务。

8乐于同他人合作,寻求双赢的局面。一个高效能人士既要善于同同事合作,又要正确处理与同事之间的竞争关系。帮助他人挽回面子,在工作中帮他人寻求价值。如果结果对你不会有太大影响,就要适当地做出妥协。

9心胸开阔,充满热情。倾听新想法,接受他人的感染。要承认这样一个事实:解决问题的方法绝不会只有一个。要乐于接受任务,勇争第一。表现你的行事风格,显示你的领导才能,展现你的创新能力。你的热情态度将会影响你周围的人,要积极主动,即使周围的人没有及时回应也要如此,因为,毕竟有时候你在对他人施加影响力时也需要时间。

10谦虚谨慎。一个高效能人士对于自己应有一个正确的认识。要认识自己的弱点,不要企图掩盖自己的错误。同时,在承认错误的同时要表明你将怎样去解决这些问题。

三、如何与下级沟通工作

相当多的上司都是追求完美的人,总希望布置给下属的工作能够及时、有效的完成。事实上,追求完美人凡事都要求百分之百完美,要求非常高。可以说,这也是作为领导的一个缺点。因此,作为上级,当你的员工已经做得非常好的时候,你要加以肯定,因为肯定你的下属,也是肯定你自己。

据了解,追求完美的人都有一个特点,就是自卑,虽然他们嘴上不是,但是他们内心非常清楚。追求完美的人,自我价值感都很低,他们对每一件事情都追求完美。比如,他会在做某件事情之前计划好应达到的程度,但是当他达到这个程度时,受其追求完美思维习惯的影响,他会发现这件事情这儿做好了,那儿没做好……如此一来,不论做什么事情,他都找不到自我价值感。所以说追求完美的人,压力会不断加大,他本身也会不断地否定自己。作为上级,如果意识到自己是一个追求完美的人,一定要改善,这样才能有效地跟下属沟通。这种改善,其实不光是为了下属,也是为了自己,为了让自己也得到肯定。调查发现,追求完美的人的内在心理机制是惩罚,而惩罚会导致一个人心理退缩,倒不如进行自我激励和自我肯定。

上司跟下属沟通工作时,要掌握好下属的性格特点,了解下属的办事的效率,这样,分配工作才恰当,也为提高工作效率做好铺垫。另外在与下属进行沟通的时候,一定要善于发现下属的情绪问题,不让他们把情绪积压起来,尤其对情绪控制比较脆弱的人,更应如此。曾经出现过这样的例子,有员工因为5块钱而自杀的,这就是上级跟下级在进行沟通的时候,没有考虑到员工的心理承受能力而引起的。有些人需要你用比较含蓄的方式来跟他沟通,有些人需要你严肃地当面指出他的错误,关键在于你采取的方式是不是令对方能够接受的。

上司跟下属沟通时还要注意一个角色转换的问题。什么时候跟下级是同事关系,什么时候跟下级是朋友关系,这得分清楚,否则,角色的混乱会引起沟通的混乱和无效。当然,对于刚刚接管一个部门的领导,需要一段时间来强化自己的角色。

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