什么叫不简单？能够把简单的事，千百遍做对就是不简单。什么叫不容易？能够把容易的事认真做好，就是不容易。
——海尔总裁张瑞敏
优秀的员工始终要求自己对工作尽心尽力，尤其在看似细小的事情上更体现他们可贵的负责精神。他们做事情有始有终，比如，整理文件、给文件分类、对重要文件和档案做备份，以防不时之需。
有一个年轻人，大学毕业没多久，进入某跨国公司企划部工作，他很珍惜这份工作并且兢兢业业地投入工作中。一天，企划部经理叫他做个企划案，当天晚上，他加班加点，终于写出一份满意的策划，放心地回家了。
第二天一早，在公司例会上，他胸有成竹地打算向经理以及同事展示他的成果，却发现他的电脑瘫痪，储存在电脑中的策划文件也丢失了。后来才知道，他走后，公司的同事使用他的电脑，导致中病毒了。幸好这个年轻人当时对他的策划文件做了备份，他才能在例会上顺利地将他的完美创意呈现出来。
由此可见，对重要文件和档案做备份是何等重要。那么，怎样才能做好对重要的文件和档案做备份这项工作呢？
首先要做好文件分类。
把要用而未分类的文件通通整齐地堆叠在一起，放在固定的位置，千万不要散成纸海，这样你找某一份文件时就有序可循，等看过后再依自己的分类方式归纳好。
初步救急的方式只适用于少量文件，大量的文件还是得靠符合自己工作需求的分类方式来归纳。给每个产品一个大的资料夹，每个资料夹中又分成公关、活动、记者会、展览等，分别收好，做好标签，再整齐收到产品资料夹中，这样就能一目了然。每份文件可能有不同版本，建议每次更新都注明日期，这样就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的内容或是否修订有误，也可轻易找到。
你还可以依据经常接触的部门业务来分，例如业务部、行销部、财务部等；或是依文件功能，如合约类、工作报告类、厂商资料类等。重点是要按自己的工作对象与需求来分类，分类后，最好能利用有索引内页的文件分类套来归纳，以方便找寻。
另外，期刊的收藏也占据了很大的空间。经常阅读期刊的人也要将期刊有秩序地归档，首先分成周刊、月刊，周刊下又可以再分细一点。每一种刊物按期别顺序排好，种类之间再以小隔板或小书架隔开，这样调阅资料非常便利。
其次要善用工具，保存文件。
整理文件是为保存它们的情报价值，而不是为了收集而收集。所以，存放资料时，编排的方法很重要，要保证这些资料容易检索，当然，也要便于保管。
1.活用文件夹
过去保存资料都是用打孔机将资料装订成厚厚的一册，但这种形式在寻找所需的资料时比较耗时，而且也不方便携带。
目前，各公司从节省空间和经费的立场出发，认识到毁弃没有价值的资料的重要性，开始普遍采用文件夹保存资料。这种方式分类清楚，易于查找，没有价值的资料可以及时毁弃，需要存档的及时存档。
使用文件夹保存资料，可以把每一个文件夹都整齐并排放在文件柜里或者办公桌的右下方的抽屉里，这种方式叫做文件柜式或垂直式保存法。
（1）文件夹一般是用硬壳纸对折而成的，在对折处写上资料的名称或类别。
（2）文件分类一般只分大类和中类，用硬纸板将不同类别的文件分开，对于各类文件夹要标明它们的区间位置。
（3）使用文件夹保存资料，一般不用铁钉来装订，但各种票据、日报及简报仍可以用铁钉装订。
（4）资料标签要贴在文件夹上，不同类别的资料要用不同颜色的标签，这样便于查找，不容易搞混。
2.文件夹的排列方法
（1）文件夹在文件柜里要按从右到左的顺序排列。
（2）文件夹一般是16开，如果资料大于这个尺寸，就将资料对折起来放进去。
（3）文件夹原则上不装订，需要装订的资料一定要在左上角对齐装订，否则看不清这些资料的页数。
（4）如果资料需要折起来，就要从正面往背面折。如果折成两折还不好放，再将外面的那一半对折一次。
3.Windows中的文件分类管理
如果你想显示文件夹里文件的详细资料，你可能知道选择资源管理器中的查看详细资料选项(名称、类型、大小及修改时间)。遗憾的是这些文件的分类仅仅是通过Microsoft(微软)或者是其他应用软件的一些说明创建的。很多说明性的广告文字占用了大量的磁盘空间(举个例子，每个Office文件，类型处都标有Microsoft)，并且这个文件的分类并不见得合理。
一个管理文件的好方法就是用Power Desk 4，一个免费的替代Windows资源管理器的软件，可以从On track网站上直接下载。根据Windows文件分类选项，Power Desk添加了通过文件扩展名的分类功能。
你还可以通过文件分类选项编辑文件说明的类型，比如你可以把你的图片说明由“Bitmap Image”改成“bmp”，“GIF Image”改成“gif”，“JPEG Image”改成“jpeg”。也可以将它们整编分类改成“Images bmp”、“Images gif”、“Images jpeg”，这样所有的图片就按类型排列在一起了。
作为优秀的员工，在平时琐碎的工作中，将文件、档案等物品分类管理好、保存好，重要的文件建立备份，是十分必要的。
人力主管的话
作为优秀的员工，在平时琐碎的工作中，将文件、档案等物品分类管理、保存好，重要的建立备份，这是十分必要的。有助于培养谨慎认真的工作态度和善始善终的工作习惯，也是一个职业化的优秀员工不可缺少的一种职业素养。
