1.掌握批评的原则
现实中，批评毕竟不如表扬让人愿意接受，因此主管对批评的运用要更加慎重，掌握几点重要的原则，以免使批评出现负面效应。
（1）出发点和动机必须正确
批评是说服人的一种方式，是为了帮助别人改正错误，更好地工作。因此，批评的目的不是为了整人，不是为了发泄个人情绪，也不是为了把对方压垮。部门主管在实施批评的过程中必须首先遵循"团结——-批评——-团结"和"惩前毖后，治病救人"的原则。实践证明，部门主管对下属的批评能否取得良好效果，核心和关键是出发点是否正确，动机是否纯正。如果是从成见出发，即使批评的内容正确，也往往不为下级所接受。同样，部门主管在批评下级时，不能厚此薄彼，而要一视同仁，公平合理，公道正派，实事求是，坚持批评面前人人平等。
（2）对症下药，有的放矢
批评是一个十分严肃的问题，一定要抓住对方错误的实质，有针对性地进行，不能主观臆断、想当然，更不能听信谗言，捕风捉影，道听途说，无中生有。不痛不痒的批评，点不到痛处的批评，含糊其辞的批评，莫名其妙的批评，是不会令人心服口服的。因此，部门主管在实施批评之前，一定要做深入细致的调查研究，弄清问题的症结，并对产生问题的原因作具体的分析，分清哪些是主观因素，哪些是客观因素，然后再进行批评。只有这样，才能保证批评的公正性，做到有的放矢，收到应有的效果。
（3）要分清场合，选择最佳的批评路径
批评的场合非常重要，一般不要当众批评，否则会增加被批评者的心理负担，影响他们在同事面前的威信，增加他们以后开展工作的难度。有些批评需要当面或在公众场合进行，必须事先做好对方的工作，或以后作适当的解释。如果两位下级心存芥蒂，情绪对立，就不能当着这个批评那个，这样容易使一方认为上级是在支持自己，而另一方则认为上级是在贬低自己，以致激化双方矛盾。选择最佳批评时机，是批评中需要高度重视的一个重要环节，是取得良好批评效果的一个重要因素。一般情况下，对于工作中出现的共性问题或习惯性错误，要及时对当事人提出批评，这样可以避免问题复杂化，同时当事人记忆犹新，也便于总结和改正。同时，还要处理好"时间差"的问题，能及时提出来的要及时提出来，不宜立即提出来的，可先"挂起来"，往后拖一拖，实行"冷处理"，等到开民主生活会的时候，或者班子考察、年终总结的时候，再提出忠告，这样也便于对方接受。当然，有些批评是必须在公众场合下进行的，背后批评或私下批评效果反而不好。
（4）要区分对象，选择合适的批评方式
主管对下级的缺点和错误给予批评指正是完全必要的，但批评时一定要区分对象，针对不同对象的不同性格，采取不同的批评方式。只有这样，才能增强批评的效果。例如：对于脾气暴躁、性格内向、好钻牛角尖、爱发牢骚的人，宜采用商讨式批评；对于坦率直爽、性格开朗、知错就改、谦逊豁达的人，宜采用一针见血的直接式批评；对于固执己见，自尊心、虚荣心、依赖心理、试探心理都比较强的人，宜采取渐进性的梯次式批评；对于争强好胜、头脑灵活、反应敏捷、接受能力强的人，宜采用提示性的批评；对于员工所犯错误与领导布置工作要求过高、脱离实际、指导不力有关时，宜采取自责式批评，在自我批评的同时，达到教育别人的目的。除此之外，批评的方式还有很多，诸如：先扬后抑的褒贬兼容式批评，参照性的对比衬托式批评，沉默性的"冷处理"式批评，等等，都是已被实践证明了的行之有效的批评方式。对于这些方式，我们要结合实际，区分不同对象，加以灵活运用，切不可机械地照搬照抄。
（5）要把握分寸，坚持以理服人，以情感人
部门主管对于下属的批评不仅有质的规定性，而且还有量的规定性，是质和量的统一。一旦批评超出了一定的限度，也就是说超出了某个"临界点"，那么批评就会走向反面，起到相反的效果。从心理学的角度来讲，人人都有被别人尊重的需要，每个人都希望得到他人的关心和爱护，哪怕是犯了错误的同志也同样如此。作为一名部门主管，在工作中不可避免地要碰到落伍者，而要改变落伍者的态度，批评固然不可少，但批评本身并不重要，重要的是如何通过批评让对方真心实意地改正错误。这需要部门主管具有宽广的胸怀，要将心比心，设身处地地为对方着想，通过真诚和理解去温暖被批评者的心灵，用爱护和体贴去换取被批评者的信任。同时，批评的语言要讲究分寸，要有"温度"，要拉近与被批评者的距离。"良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒"。真正富有感染力、穿透力的批评，不是伤害被批评者心灵的"刑具"，也不是为了让对方显得尴尬和无地自容，而是要更好地借助感情的力量，使批评的语言成为一种催人奋进的激励因素，顺利地进入被批评者的心灵之中，使其自觉自愿地接受，从而达到改正错误、克服缺点的目的。
2.选准批评的最佳时机
部门主管在开展批评时，除了要把握批评的准确性和运用恰当的方法外，还应注意选择批评的最佳时机。心理学的研究表明，良好的心理情绪对工作、生活起着积极的推动作用，不良的心理情绪则对工作、生活起着消极的阻碍作用。批评者的思想情绪、被批评者的心理素质，以及批评时所处的客观环境，直接影响批评的实施。因此，选准时机开展批评，能提高批评的效果。
（1）选择批评对象心理适应的最佳时机
下属有了过失后，必然产生各种不同的心理反应。有的恐惧，害怕被他人特别是被主管发现；有的后悔，想法寻求弥补的途径；也有的会产生愤懑对抗心理，企图报复，等等。对下属的失误或不良行为进行批评，应选择下属处于良好心理状态之时。一般地说，在下属对自己的错误有了一定的认识，有接受批评的愿望时实施批评，能收到良好的效果，若在下属害怕问题暴露时而当众把问题捅出来，很可能会产生负效应，甚至带来其他问题。
（2）选择批评者情绪适应的最佳时机
下属出了问题，特别是影响到本单位声誉的问题，主管难免出现气愤、急躁情绪，有的甚至不管三七二十一先批评一顿，出出气再说。在实施批评之前，主管应自我调节情绪，使自己的心境处于最佳状态。一是要把"火"压一压，让心情缓和一些，防止向下属发泄怒气；二是不要急于批评，静下心来把问题搞清楚，防止说错话，批评过头；三是不要怕影响自己和本单位的威信，要把心胸放宽一些。单纯的"怕出丑"容易给当事者以不良的心理暗示。
（3）选择环境适应的最佳时机
批评对象的思想基础、个性心理以及问题的性质不同，选择批评的环境也应有所不同。如果场合选择不当，会适得其反。正确的选择应当是：属工作失误上的问题可在会上批评，让大家共同吸取教训；属思想意识上的问题可在会下批评，特别是那些小偷小摸、迟到早退的事，应在小范围内教育处理；属个别的问题要个别批评，单个帮助教育；属倾向性的问题要公开批评，特别是对那些已形成不良风气的问题，更应在公开的场合批评，让大家警醒；属性质严重的问题要在全体人员大会上批评，尤其是对那些影响大、后果严重的问题，要利用干部、职工大会批评教育；属一般性的问题可在小会上批评，不宜随意扩大范围。
3.批评的方法
（1）批评同级：宜义正辞和，忌"声色俱厉"
俗话说："话不投机半句多。"同级之间，彼此的职责和地位相等，相互之间没有统属关系，在进行批评时，往往容易使被批评者产生"越界干涉"、"出风头"、"多管闲事"、"故意找茬"等误解，严重者可能发生争执甚至反过来开展人身攻击。因此，在对同级部门主管开展批评时，除了要态度诚恳、分寸适度外，既要有理有据，客观公正，更要和颜悦色，善于用平和的语气、中听的措辞，消除对方对批评本能的反感，让被批评者比较乐意地听取批评意见。宜采取商讨、双向交流的方式，一般可用"我想"、"我觉得"、"我个人认为"等语气来向被批评者表明其批评意见纯是个人的看法，绝非是绝对真理，使被批评者感到你是为了协调工作，而不是为了贬低人，这样才容易使对方接受。"声色俱厉"、"义正辞严"、"脸红脖子粗"往往达不到批评的目的。切忌用"你应该怎样、不应该怎样"、"我早就料到会是这样"等等语言。用责备、埋怨、嘲笑、威逼、质问等语气来批评人，只会伤害被批评者的自尊心，加深相互间的隔膜，徒劳而无益。
（2）批评领导：宜间接委婉，忌"大张旗鼓"
再高明的领导也会犯错误，如部门主管发现上级领导在管理工作上或行事习惯上存在着毛病，也可理直气壮的提出批评，但领导毕竟影响重大，对领导的批评更应注意方式方法。
如果大张旗鼓地批评领导就会触犯其威信和尊严，十有八九是要碰壁的，因此，批评领导，宜用"商讨式"、"启发式"、"迂回式"的语言，切忌用"响鼓重锤"。只要主管能用恰如其分的批评方式，让领导认识到错误，他就会心服口服的接受批评。
（3）批评下级：宜循循善诱，忌"电闪雷鸣"
批评下属，指出其错误，是主管的权利，更是一种责任，下级接受上级的批评是必须遵守的组织原则。但是部门主管批评下级时，也要注意方法，讲究艺术，不能无视下级独立的人格和尊严，否则，不仅难以收到积极效果，而且还会影响领导形象，更会影响上下级之间的和谐关系。一般来说，下属对上级主管的批评总是相当敏感的，尤其关注"弦外之音"是否含有极度不信任的威胁意味。对于主管来说，通常情况下，对下属的错误容易产生恼火、厌恶的感情，如果不注意控制感情，要么就会对下属横眉冷对，劈头盖脸，大发雷霆，要么讽刺挖苦，要么表现出"不冷不热"的大度，使主管原本不折不扣的关心和爱护的"忠言"因为态度、措词、语言欠斟酌而变了味、走了调，使下属感到批评含有极度不信任的意味，从而产生反感、逃避情绪。"以理服人，威信自生；以势压人，无威无信"。因此，主管在批评下属时，应该是说服而不是压服，应该是鼓励而不是威胁，应该是尊重而不是鄙视，应该是循循善诱而不是"电闪雷鸣"，要善于从正面肯定并欣赏下属为完成工作所付出的努力，不失时机地给予适当的赞扬和鼓励，让下属首先从自己那里获得安慰和自信，进而指出他的不足并提出改进的意见。如果一味刺耳地批评不仅会挫伤下属的自尊心，也会在其他员工中产生不利的影响，这种方法是不可取的，作为主管要特别加以注意。
