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第25章 制定良好的工作计划

企者不立,跨者不行。(《道德经》第二十四章)

踮起脚尖的人难以站立,跨步前进的人行不远。

老子用了一个很形象的比喻告诉了我们一个深刻的道理:“企者不立,跨者不行。”

“企者不立”,单从字面上解释,就是用脚尖站立是难以站稳的。我们要想站得稳,光靠脚尖那一点来支撑是不可能和不现实的,我们只有用两只脚掌撑在地面上,才会站的牢固。通过这个比喻,老子告诉我们,做人做事都不可以好高骛远,而要脚踏实地,这样才有可能在竞争激烈的社会中取得一席之地。

“跨者不行”,从字面上来解释,就是一步并做两步或是几步地向前奔,是不可能行得远的。因为你可能会刚一迈腿就摔倒了,或是走不了几步就受伤了。因此,我们在工作和生活中,不可以奢望一步登天,也不要急于求成,那样只会导致失败。只有一步一个脚印,才有可能登上成功的峰顶。这正是“不积跬步无以成千里,不积小流无以成江海”。

要想实现伟大的目标,就要制定具体可以执行的计划。否则,没有计划的目标只能是空中楼阁。美国一家研究机构经过大量的调查发现:制订计划将极大地提高目标实现的成功概率。具体说来,他们提供了下面这些数据:制订计划的人的成功概率是从来不制订计划的人的3.5倍;在成功实现目标的人群中,事先制订计划者高达78%。

计划是提高工作效率的有效手段,计划能力是决策能力的体现,通过工作计划把被动等事做变为自动自发式地做事。

有一位公司的老板去拜访美国的卡耐基,看到卡耐基干净整洁的办公桌感到很惊讶。他问卡耐基说:“卡耐基先生,你没处理的信件放在哪儿呢?”

卡耐基说:“我所有的信件都处理完了。”

“那你今天没做的事情又推给谁了呢?”老板紧接着问。

“我所有的事情都处理完了。”卡耐基微笑着回答。看到这位公司老板困惑的神态,卡耐基解释说:“原因很简单,我知道我所需要处理的事情很多,但我的精力有限,一次只能处理一件事情,我就按照所要处理的事情的重要性,列一个顺序表,然后一件一件地处理。”说到这儿,卡耐基双手一摊,耸了耸肩。

“噢,我明白了,谢谢你,卡耐基先生。”几周以后,这位公司的老板请卡耐基参观其宽敞的办公室,对卡耐基说:卡耐基先生,感谢你教给了我处理事务的方法。过去,在我这宽大的办公室里,我要处理的文件、信件都堆得和小山一样,一张桌子都不够,就用三张桌子。自从用了你说的法子以后,情况好多了,瞧,再也没有没处理完的事情了。

这位公司的老板,就这样找到了做事的办法。几年以后,他的公司规模越来越大,而他处理公务游刃有余,还经常抽出时间陪家人度假。

凡事预则立,不预则废。对于每个市场上有所建树的人来说,要想取得良好的业绩,只有制定一个良好的工作计划,一步一个脚印,工作效率才会大幅度提高。

所谓工作计划,就是填写自己的工作时间表。商人要首先周密地考虑工作计划——确定工作目标的手段和方法,预定出目标的进程及步骤。一旦做出完整的计划,执行起来就会相对更顺利。在制订有效的计划时花费1小时,在执行时也许就会节省3~4小时。

一个百万富翁和一个穷光蛋至少在一个方面是完全一样的:他们一天都只有24小时,1440分钟。但是大部分人却总是在抱怨他们的时间不够多,事情做不完……在这种情况下,制定一个完善的工作计划就显得尤为重要了。

美国某公司董事长赖福林在科学管理时间资源上,称得上是一位成功的榜样。他每天清晨6点之前准时来到办公室,先是默读15分钟经营管理哲学的书籍,然后便全神贯注地开始思考本月内不同阶段必须完成的五六件重要工作以及所需采取的措施和必要的制度。接着就是重点考虑一周的工作。他把本周内所要做的几件事情一一列在黑板上。大约在8点钟左右,他在餐厅与秘书共进咖啡时,就把这些考虑好的事情,小至职工孩子的入托问题,大到公司的大政方针,都拿出来共同商量一番,然后做出决定,由秘书具体操办。赖福林的时间管理法,极大地提高了公司工作效率。

善于制定计划的人也是善于区分事务轻重缓急的人。制定计划时,先要将各种事罗列出来,然后将其排序,按照先重后轻,先急后缓,统筹兼顾的原则进行。

管理专家李艾米去拜访伯利恒钢铁公司的总裁查理·施瓦伯先生。李艾米表示,让他与公司每位经理谈15分钟,他即可改善公司的效率,增加公司的销售额。施瓦伯问:“我要花多少钱?”

李艾米说:“你不用马上给我钱,等你认为有效果了,你觉得该值多少钱,寄张支票给我就行了。”

施瓦伯同意了,于是李艾米与每位经理都谈了15分钟。谈话的内容很简单,李艾米只要求他们在每日终了时,将次日需完成的6件最重要的工作写下来,并依重要性顺序编号。次日早晨从表上的第一件工作开始,每完成一项便将它从表上划去;若有当日未完成的工作,则必须列入次日的表中。每位经理需切实执行三个月。

三个月后,查理·施瓦伯送了一张3.5万美元的支票给李艾米,这是他认为值得为此付出的代价。

制定计划的工作必须应被视为你的一种投入。它就像你对资金的投入一样,为你制定计划所投入的每个小时也应得到必要的掂量。例如,当你在考虑一份穿越推销区的推销拜访路线的设计方案时,你会想到要尽可能地使遇到的交通阻塞和高峰减少到最小程度,因此你就必须要在制定计划时多花费时间来考虑这个问题,当然最终按此制定的行程路线也一定会为你节省出更多的时间。

没有一蹴而就的成功,必须脚踏实地一步一步走向成功。许多人在处理日常事务时,以为每个任务都是一样的,只要时间被工作填得满满的,他们就会觉得很充实,事实上,这样的想法是不科学的,也是不可取的,在最短的时间内,做最有效率的事情,取得最佳的成绩,这才是企业的目标。

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