通信是人际交往中一种间接的沟通方式。在运用通信进行信息沟通的过程中，我们应该特别注意沟通的效果。现代通信的礼仪对沟通效果起着至关重要的作用。
第244天信笺的选择
现在信笺的样式越来越多，在颜色方面，无论是白色、乳色、蓝色，还是彩色镶边都可以使用。当然这仅限于日常生活中的书信往来。年轻人写信可以选择样式新颖、富有朝气的信笺，写给长辈的信笺则要求简洁、大方。商务活动中一般不用带有彩色修饰的信笺。
【礼仪指南】
尽管书信礼仪现在一般都已经表现为电子邮件礼仪，但书信的作用仍然是无法替代的，其中信笺的选择显得非常重要。和不同的人通信要选择不同的信笺，以显示对对方的尊重。
第245天信封的书写要求
在国内邮件书写信封时，在左上方六个小方格中书写对方的邮编，在右下方填写寄信人所在地的邮编。在信封上第一条横线上，填写收信人的地址；在中间一条横线上，书写收信人的姓名。一般情况下，姓名后要注上“启”或“亲启”。在最后一条横线上写明寄信人的地址。另外，在书写收信人及发信人地址时，要准确、完整，不宜采用简称，这样才能确保书信顺利地送达。信封封口时一般使用胶水，不宜用胶布、订书钉或其他方式封口。邮票应工整地贴在右上方。
【礼仪指南】
在通常情况下，应该用邮局的标准信封装寄信件。为了标示独特性，很多人喜欢自制信封。这种做法不提倡。当然特殊情况除外。千万不要使用旧信封或用废旧纸张和有字纸张制成的信封。
第246天书信的格式要求
书写对方的称呼要顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如“亲爱的”等。问候语可写“您好”、“你好”、“近来身体是否安康”等。问候语应独立成段，不可直接接下文。
正文是信的主体，可以分为若干段来书写。
祝颂语在正文之后，书写有一定的规范。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以在两种正确的位置上进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写，其后应该加上一个感叹号，以表示祝颂的诚意和强度。称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重，是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。这种做法为现代书信所吸收。
写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至两行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系。再下一行写日期。如果忘了写某事，则可以在日期下空一行、空两格写上“又附”，再另起行书写未尽事宜。
【礼仪指南】
写信时禁忌用红笔或铅笔，私人的书信最好不用打印方式书写，公函则可以用打印方式，其末尾的签字必须由写信者亲笔书写。
第247天信纸的折叠方法
折叠信纸也有很多讲究。一般来说，都是沿长边等分三份，然后装进信封。
横写格式用两折三分法，即16开信纸均分三段折两折，成一长方形，折好的信纸两端比标准的航空信封短。这种折法简洁平整，富有现代感。
直写格式用中国传统的斜角折叠法，先将16开信纸左上角折进来，以信函右上角直写收函者姓名称呼为界，然后以中间线为准，从左往右折成半条，这样整张信函只显露出右上角的收函者姓名，最后再将右上角翻折下来。这样会形成一个对角，整个长度也会相应地缩短，比较适合放在老式信封中。这种折法比较斯文，也有一定的保密性，抽出信函第一眼看见的，只是收函者的姓名，至于信函中其他内容，还得继续打开才能看清。当然，这可以看信封的大小，小的折三折，大的折两折。
【礼仪指南】
书信是社会生活中广泛应用的一种方式，是人与人之间相互联络、交流感情的重要工具。信纸的折法既可以表现出一个的修养，也会给人不同的印象。我们在运用书信时一定不要忽视这个细节。
第248天收信的礼仪
书信作为一种传统的人际交流方式，无论是信的内容，还是信封都离不开礼仪，大处小处均不能忽视。否则，会给对方留下不好的印象。
遇见他人读信、看信，不应凑近听、看，不应问“是谁的来信”，不准私拆他人的信件。私看他人的信件是违法行为，有损他人通信自由。拆信时，要确保信的完好。最好利用刀、剪拆信，不要直接下手去撕。收到他人的来信，要及时回复，而且要将对方信中提及的问题一一答复。这既是尊重对方的重要表现，又是做人应具备的一种美德。
【礼仪指南】
有时，由于种种原因，如地址更换、出差在外、转信人耽搁等，导致收信人没能及时收到信，甚至因此而耽误了办事的时机，对此，收信人应在收信后立即回复，向对方说明事实情况，并尽可能采取一些弥补的措施。
第249天使用电话的礼仪
无论是打电话还是接电话，都应做到态度热情、大方自然，声量要适中，表达要清楚、简明扼要，要文明礼貌。
1、重要的第一声
当打电话给对方，刚一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，我们一定很愉快，双方对话就能顺利地进行，对对方就会有较好的印象。因此，接电话时，我们应有“我的声音代表着我的形象及单位的形象”的意识。
2、要有喜悦的心情
打电话时，要保持良好的心情，即使对方看不见你，但是从你欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象。由于内心情绪会影响声音的变化，所以即使在打电话时，也要抱着“对方在看着我”的心态去做。
3、保持端正的姿势
在打电话过程中，绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，那些懒散的过于随便的姿势对方是能够“听”出来的。如果你打电话的时候弯着腰躺在椅子上，那么对方听你的声音就是懒散的，无精打采的；如果你坐姿端正，那么所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当做对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。
4、迅速准确地接听
现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在铃声响两三声之内接听，让对方久等是很不礼貌的。即便电话离得很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，就应该用最快的速度拿起听筒。这样的态度是每个办公室人员都应该具备的。
5、了解来电话的目的
上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”就把电话挂了。挂电话之前也要尽可能问清事由，并做好简明的记录，避免误事。
6、挂电话前讲礼貌
要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出结束，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。
【礼仪指南】
当今，电话已遍及人们生活、工作的各个方面，书信的许多作用已逐渐地被电话所取代。电话成为现代交际的重要工具。所以，我们对打电话的基本礼仪要了然于胸。
第250天电话交流的注意事项
电话交流比一般交流更为简便，更为迅捷，并不表明随便一打电话就能交际成功。要成为有效的电话沟通者，除了做好相关的准备，“有备而打”外，还应注意以下的相关事项。
1、明确身份
由于电话沟通的特殊性，电话刚接通时，对方不可能知道你的身份，你也可能不知道对方接听者的身份，这时就需要明确自己的身份。
电话接通后，首先要告诉对方自己的姓名，这样做不仅有利于通话的顺利进行，更是对对方的尊重，也是一种礼貌。同时要明确对方是否是你要找的单位或个人。
2、用语文明礼貌
利用电话作为沟通的工具，有一项基本原则务必遵守，就是要秉持“尊敬对方”的理念。打电话所使用的言辞必须特别注意，稍有不当，就会“说者无心，听者有意”，导致失礼。在电话沟通的过程中，一定要使用礼貌语言。
除言辞之外，还应该注意说话的口气，声调要温和、热情、愉快，不能高声大喊。有些人结束通话时，常把电话“啪”的一声扔回原处，这种做法对对方来说是极不礼貌的，务必多加注意。
3、长话短说
电话是一种占用社会资源的特殊的沟通工具，如果在电话中海阔天空乱聊一气，一讲就是十几分钟甚至几十分钟，这是违反电话沟通的原则的。现在一般的电话都以3分钟作为一个计时单位，是有它的依据的，它既可以让人从容地谈完事情，又不至于让双方感到厌倦。所以使用电话时一定要“长话短说”。当然也有一种情况：你认为事情已经讲完该收线了，对方却没完没了地说，便不好意思先挂断电话。其实，既可挂断电话，又不失礼貌的方法很多，比如，向对方说：“十分抱歉，还有另一位朋友约好了时间要打电话来，是否就说到这里？”
【礼仪指南】
打电话和接听电话是发话、受话双方共同的信息交流，所以彼此之间一定要不断地从对方的话语中获取反馈的信息，以便使交际顺利地进行下去。
第251天选择最佳的通话时间
一般来说，由于行业性质不同、作息时间不同以及个人的生活习惯不同，选择通话的时间要依据上述情况来分别确定。需要指出的是，不可以根据自己的时间安排或需要来确定向对方打电话的时间。通话之前应考虑以下几方面问题。
1、善于规避时间
除非有紧急重要的事情，都要尽量避开正常的休息时间。比如，用餐时间，以及餐后1个小时之内都不宜打电话；再就是晚上10点钟之后，没有特殊的事情，也不宜打扰对方。
2、因人而异
大部分业务主管、公司经理都有夜间工作的习惯，和他们通话时最好避开上午9点钟之前的一段时间。因为上班后他们需要一些时间来处理信件，布置当天工作，时间比较紧张，如果与其通话，会使通话的效果受到影响。理想的通话时间可选择在上午9点以后，夜间则在21点以前，以免打扰他人休息。一般来说，在人们习惯的春夏午睡之际，不应在中午打电话，紧急情况除外。
3、征询对方
如果是新接触的人士，可以征求对方意见，提出以下问题：
“一天中什么时间给您打电话最好？”
“什么时间容易找到您？”
“一天里，什么时间您最方便？”
通常对方会按照自己的时间安排来告诉你通话的时间。
【礼仪指南】
打电话时，选择恰当的通话时间是让对方愿意交流和容易达到通话目的的重要因素，这是一条不可忽视的原则。
第252天掌握电话语言
当电话拨通后，应首先说“你好”或“您好”，然后迅速地通报自己的单位，必要时还应该报上自己的姓名。如对方没主动告诉他的单位、姓名，那么接下来该客气地问：“请问您是××单位吗？”如果自己拨错了号码，应礼貌地道歉：“对不起，我拨错号了！”绝不能说“真见鬼了，怎么把号拨错了”之类的无礼话。
注意拨打或接听电话的形象，不仅是表现自己的风度、自我修养的需要，也是塑造所代表的社会组织的良好形象的需要。例如，我们很难从一个打电话时啰里啰唆、满嘴粗话的听觉形象中去相信他所在的公司是一个有良好风范和实力强大的公司。与此相反，如果我们得到的是一个说话严谨、谈吐不俗、充满礼貌和热情的电话形象，那么我们很难怀疑对方所在组织的素质和实力。
【礼仪指南】
电话是以语言作为信息载体的。讲究电话交谈语言的文明是电话礼仪的重要内容。接听电话或拨打电话者在电话中的谈吐应礼貌、文明和高雅，要让对方产生敬佩之情和好感，从而使电话交际成功，达到预期的效果。
第253天电话的禁忌用语
在接电话时切忌使用“说”、“讲”、“喂”等命令语言。
“说”、“讲”是一种命令式语气，即难让人接受，又不礼貌。有的人在接听电话时，一接起电话马上说“说”或“讲”，这种行为在公司、企业内部也许还可以理解，那是由于工作繁忙，时间紧张，没有太多的时间应对电话，希望对方直截了当，别浪费时间。在一般的人际交往或商务、政务交往中，这种硬邦邦的电话接听方式就显得过于粗鲁无礼，有一种盛气凌人的气势，好像是摆架子，会给人一种“有什么话快说，老子没空儿和你在电话里啰唆”的感觉。
有的人对这样的电话应答方式也懒得再“说”，干脆一声不吭地将电话挂了。本来还想联系一些业务或者提供一些信息，一听这种口气就不舒服，说了等于白说，于是懒得理这种人。
【礼仪指南】
每个人都希望别人以礼相待，有谁愿意同不懂得礼貌的人打交道呢？所以，我们在接听电话时，一定要注意应有的礼貌。
第254天拨打电话的礼仪
从礼仪方面来讲，拨打电话与接听电话时有着各自不同的礼仪。现将拨打电话的礼仪介绍如下。
1、声调适中
在打电话时，对一个人的形象影响最大的，首推他的语音与声调。
在通话时，声音应当清晰而柔和，吐字应当准确，句子应当简短，语速应当适中，语气应当亲切、和气、自然。不要在打电话时为自己的情绪所左右，要么亢奋激动，一上来就“力拔山兮气盖世”，像一位草莽英雄一般的大声吼叫，震耳欲聋；要么情绪低沉，断断续续、小声小气地如同“耳语”或“哀怨”一样，让对方干着急，听不清楚。
有一点务必注意，打电话时最好双手持握话筒，讲话时，嘴部与话筒之间应保持3厘米左右的距离。这样的话，就不会使对方听电话时，因话音过高或过低而感到“难过”了。
2、语言规范
打电话时使用的语言，应当礼貌而谦恭。应尽快地用三言两语把事情讲完，不要啰啰唆唆的，连自己都不明白“刚才说到哪儿了”，从而浪费别人的时间。若非事关重大的时间、数据，一般没有必要再三地复述已经讲过的话。
打电话时，每个人开口所讲的第一句话，都事关自己给对方的第一印象，所以应当慎之又慎。如果电话接通后，自己所说的头一句话是“喂，喂”或“××公司吗”、“××在不在”，则既不礼貌，也不规范。
打电话时所用的规范的“前言”有两种。第一种适用于正式的商务交往中，要求礼貌用语与双方的单位、职衔、姓名“一同道来”。其标准的模式是：
“你好！我是×××公司营销部副经理王××，我要找××市化工进出口分公司经理李祥先生，或者是副经理高力先生。”
第二种适用于一般性的人际交往，在使用礼貌问候以后，应同时准确地报出双方完整的姓名。其标准的“模式”是：
“您好！我是丁平。我找夏艳。”
不要还不知道对方是谁，一上来就跟人家套近乎、“捉迷藏”，说什么“我是老许啊，我找小梅”之类，这常会让接电话的人“一筹莫展”。人家很可能既不知道“老许”是谁，也不清楚你要找的“小梅”到底是哪一位。
如果电话是由总机接转，或对方的秘书代接的，在对方礼节性问候之后，应当“礼尚往来”，使用“您好”、“劳驾”、“请”之类的礼貌用语与对方应对，不要对对方粗声大气、出口无忌，或是随随便便地将对方呼来唤去。
得知要找的人不在，可请代接电话者帮助叫一下，也可以过后再打。无论如何，都不要忘了说话要客客气气的。
