第一节行政公文概述
一、学习目标
理解行政公文的概念和特点。
探究、掌握行政公文的种类和行文规则。
一、行政公文的概念和特点
（一）行政公文的概念
2000年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第二条规定：行政机关公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
（二）行政公文的特点
行政公文是一种传递政令政策、处理公务的特殊文书，除了具有应用文的一般特点外，还有自己鲜明的特点，主要表现在：作者、致发对象的法定性、作者的群体性、致发的被动性、客体的定向性和写作的规范性。
三、行政公文的种类
从不同的角度可以把公文划分为不同的种类，不同的分类，则从不同方面揭示了公文的性质和特征。
（一）按公文来源分
凡是南其他机关送来的公文，对于受文机关来说都叫收文；本机关发出去的公文叫发文。发给本机关内部的公文，叫内部公文；发给外部机关的公文，叫对外公文。
（二）按行文方向分
可分为下行文、上行文和平行文。
下行文是指具有隶属关系的上级机关发给下级机关的公文。例如，决定、指示、通知、批复等。
上行文是指具有隶属关系的下级机关呈报给上级机关的公文。例如，报告、请示等。
平行文是指平级单位或不相隶属的单位之间往来的公文。例如，函，部分议案、通知等有时也可用作平行文。
行文方向是指发文的传递方向，隶属关系指的是上下级机关之间具有直接管辖和被管辖的关系、领导和被领导的关系。
（二）按内容特点和作用分
用来领导和指挥工作，并具有一定的指示性，法规性约束力的公文，叫指挥性公文；用来通知事项、通报情况、公布要求的公文叫知照性公文；用来报告下作、请求批准、答复要求的公文，叫报告批复性公文；用来联系商洽工作，记录传达会议精神叫商洽传达性公文。
（四）按秘密等级分
可分为一般公文、秘密公文、机密公文和绝密公文。
（五）按紧急程度分
可分为平件公文、急件公文和特急公文。
（六）按运作范同分
《办法》规定，行政机关现行公文有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、两和会议纪要。
四、行政公文的行文规则行政公文的行文规则是指根据行文关系而制定的行文规定和要求。它是机关之间行文必须遵守的一些基本原则。国家行政机关的行文规则从大的方面划分为允许性规则和限制性规则，允许性规则主要是指规定允许建立的行文关系，限制性规则主要指规定不允许建立的行文规则，根据《办法》第十二条至第二十三条规定，行文规则有以下几种：
（一）下行文规则
1.政府各部门依据职权可以互相行文，向下一级政府的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
2.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
3.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关。
4.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接的上级机关。
（二）上行文规则
1.请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
2.报告不得夹带请示事项。
3.一般不得越级请示和报告。
4.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。
5.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。
（三）联合行文规则
1.同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文。
2.政府与同级党委和军队机关可以联合行文。
3.政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。
4.政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。
（四）其他行文规则
1.属于部门职权范同的事务，应当南部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
2.属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第二节行政公文的格式
一、学习目标
熟悉行政公文格式的概念和特征。
明确行政公文格式要素的基本内容。
重点掌握行政公文组成要素及标识规则。
培养正确使用行政公文各组成要素及标识的能力。
了解行政公文的特定格式和公文用纸、排版及印刷装订的相关内容。
二、公文格式的概念
行政公文格式又叫公文文面格式，是公文的外在表现形式。它是相对于公文的内容而言的，公文格式南公文的内容决定，又服务于公文的内容。公文格式具有很强的程式性和规范性，这既有利于公文的处理，又有利于公文的写作。
公文格式南正文部分和文面格式构成，主要包括：公文南哪些要素组成，这些要素的作用是什么，各要素的排列顺序、所处位置和标识规则等。行政公文的格式既区别于其他文种，便于公文管理、立卷归档，又体现出国家机关行政公文的合法性和权威性，使公文在现代社会管理中更好地发挥处理公务活动的重要作用。
三、公文格式要素的概述
《国家行政机关公文格式》（以下简称“99新国标”）将组成公文的各要素划分为眉首、主体和版记三大部分。
眉首部分包括公文首页红色反线以上各要素，主要由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线组成。眉首有相对固定的位置，掌握眉首各要素对于设计规范的公文“文头”部分十分重要。
主体部分包括红色反线（不含）以下到主题词（不含）之间各要素，主要由公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注组成。其主体的特点是位置因不同的文种而有变化，它是公文的核心部分。
版记部分包括主题词及其以下各要素，主要包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置组成。版记的特点是要根据公文主体的内容构成而确定其位置。
四、行政公文组成要素及标识规则
（一）眉首部分
眉首部分各要素用一条与版心等宽的红色反线与主体要素分隔开，以便文面美观、醒目。
1.公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。编号的目的是准确掌握公文的印刷份数和分发范同、对象，以及每份公文的去向，《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如需标识序号，应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行，应根据公文份数来决定编几位，但至少应不少于两位，如“8”应编为“08”。
2.秘密等级和保密期限
秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。保密期限是对公文密级时效加以规定的说明。据《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定，分别标明秘密等级和保密期限，密级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”三级，如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在首页右上角第一行，两字间空1格；如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限间用“星”隔开，保密期限用文字表述，无密级不标识。
3.紧急程度
紧急程度是公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”，用3号黑体字，如只需标识紧急程度，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1个字。
如需同时标识秘密等级和紧急程度，按秘密等级在上，紧急程度在下的次序分两行顶格标识在版心右上角。
4.发文机关标识
发文机关标识又称“红头”，它由发文机关全称或规范简称加“文件”二字组成，如“XX省人民政府文件”、“XX省财政厅文件”、“XX财经职业学院文件”等。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号以醒目，美观为原则，一般应小于22mm（高）X15mm（宽）。
联合行文应把主办机关名称放在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如果联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
5.发文字号
发文字号南发文机关代字、年份和发文序号组成。例如，“国办发[2011）25号”，“国办”是发文机关“******办公厅”的代字，“2011”是发文年份，“25号”是发文序号。这个发文字号表明这是******办公厅于2011年发的第25份文件。
机关代字一般南两个层次组成，第一层是发文机关代字，第二层是该发文机关主办此文件的部门的代字。例如，财政部文件，机关代字有“财预”、“财人”等，“财”代“财政部”，“预”、“人”代主办这份财政部文件的财政部预算司、人事教育司。
年份要标全称，不能简化，如果将“2011”标识成“11”就不正确；年份应用六角括号“[）”括人，而不能用“[]”或“（）”括入。
序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编流水号，序号不编虚位，如果将“25号”，编成“025号”就不对；不能加“字”、“第”等虚字，如果将“川财预[2011]89号”编成“川财预字[2011）第89号”是错误的。
发文字号的位置应标在“发文机关标识”下空2行，发文字号之下4mm处即有一条与版心同宽的红色反线。下行文的发文字号应居中排列，上行文的发文字号应置红色反线的左侧，空1个字，与签发人成平行排列。
6.签发人
签发人是指审批、签发公文文稿的主要负责人。上报的公文如“请示”等应标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，空1个字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号；冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，使之突出、醒目。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。
7.红色反线
公文的眉首与主体部分之间用一条宽为1mm的红色横线分开，该线称为红色反线或“间隔线”。红色反线印在发文字号之下4mm处，长度为156mm，与版心等宽。
行政公文不能在红色反线正中印一颗红色“星”作标志。
（二）主体部分
公文的主体是公文的行文部分，其具体内容如下：
1.标题
它是公文的名称或眉目。公文标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。
公文标题要准确简明地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题有全结构和省略结构形式。可以省略的要素是“发文机关”和“事由”，文种必须标明，不能省略。
（1）全结构
全结构公文标题南发文机关、事由和文种：部分组成。其模式是：发文机关名称+事由+文种。例如：《四川省财政厅关于社会保险基金专项治理下作的报告》，发文机关是“四川省财政厅”；发文事由是“关于社会保险基金专项治理工作”；公文文种是“报告”。
发文机关名称要写全称或规范简称；发文事南应准确、简明地概况出全文的基本主旨、主要内容或精神实质。它南介词“关于”和表达主要内容的词语构成介词词组，对公文内容或基本精神进行提炼和限制，作文种的定语。文种不加修饰语，也有特殊情况，如“紧急通知”等。
“转文式”标题南发文机关名称+被批转（或转发）文件的标题+文种组成。
例如，******办公厅转发财政部《关于加快发展我国注册会计师行业若干意见》的通知。
全结构标题解决了谁发文、为什么发文、用什么形式发文的问题，可以给读者一个清晰的整体印象。
（2）省略结构
①省略“发文机关名称”。在特制的公文专用纸的眉首部分已印有发文机关名称，其标题中可省略发文机关名称。例如，******关税税则委员会2009年1月13日发的《关于苯酚反倾销措施期终复审期间继续征收反倾销税的决定》，凶眉首部分已印有“******关税税则委员会文件”，标题中可省略发文机关名称。
②省略“事由”。省略“事由”的条件是：公文内容非常简单，无须对其进行概括；公文内容十分复杂，很难进行概括。例如，《中华人民共和国******中华人民共和国**************公告》《中华人民共和国主席令》。
③省略“发文机关名称”和“事由”。有的公文如公告、通告，为达到简洁、明了的目的，只保留文种，例如，《公告》《通告》。
公文联合行文时，各联合机关名称均应列出，一般情况下，主办机关的名称排在前面，其余依次排列。公文标题中除法规、规章名称加书名号以外，一般不用标点符号。
2.主送机关
主送机关是行文的主要对象或受文对象，位于标题下空1行，左侧顶格书写，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。标识主送机关时应标明主送机关的名称、规范化简称或统称。主送机关书写要明确、具体。
如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下。
