3.正文
正文是公文的主体和核心部分，表述公文的内容与致发意图，作者的撰写水平主要表现在这一部分。正文要求情况确实，主旨正确鲜明、突出集中，条理清楚，文字简练，篇幅力求简短，如内容较多，则要分条列项写作。正文应在主送机关名称下1行开始标注，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
从结构上讲，正文一般南缘南（引据、引言）、事项（主体）、结尾三部分组成。
（1）缘由。一般写明发文的背景、依据、目的、原凶、意义或重要性等，要根据公文的内容和行文目的来确定写法，它既要囊括正文的主要内容或基本主旨，又要概括得简明扼要，精练明确，要文出有因，落笔扣题。其方法在结构部分已阐述，此处不再重复。
（2）事项（主体）。它是内容事项，是公文最重要的部分，主要写明：提出解决问题的指示、措施、意见、办法等；请求指示和批准；询问和答复问题；商洽或联系工作。
这部分内容的写作要求是：主旨明确单一，一文一个基本主旨；材料真实，内容准确，一文一事；逻辑严密，结构严谨，语言准确简明，表达平实。
（3）结尾。从内容上讲，结尾是对全文的总结，从形式上说，它是对全文的收束。公文结尾应简明概括，意尽言止。其方法在结构部分已阐述，此处不再重复。
4.附件
它是指附属于公文正文的其他公文、图表或材料，是公文的重要组成部分，与公文正文具有同等效力。凡带有附件的公文，均应在正文下空1行左空2字标识“附件”，注明附件名称、顺序和份数；如有序号使用阿拉伯数码，例如，“附件：
1.XXXX
2.XXXXXX”；附件名称后不加标点符号。
常见的附件有两类：一类是正文只起批准、发布、转发、批复的作用，而附件实质上是公文的主要内容；另一类是补充说明或证实主件的某些内容的附件，如图表、统计数字及其说明主件提及的事件、数字等材料。
5.成文日期
它是公文生效的时间。用汉字书写，年、月、日要齐全，“零”写成“O”，如“一O一一年十月二十八日”。
成文日期，以领导人签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人签发日期为准；会议通过的文件，以通过之日为准。
6.公文生效标识
它是证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名。一般除了会议纪要外，不加盖印章的公文应视为无效。印章要端正、居中、清晰，上边沿不压正文（或附件），下边沿盖在年月上。
只盖一个印章的为一个机关发文。《国家行政机关公文格式》规定落款处不署发机关名称，只标识成文日期，成文日期右空4字；当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，两个印章互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止㈩现空白印章，应将各发文机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。
联合上报的公文，南主办机关加盖公章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖公章。
7.附注
它一般是对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明，例如，“此件发至县团级”、“此件可自行翻印”等，而不是对公文的内容作解释或注释。一般用圆括号括人，左空两字，标识在成文时间的下一行。
（三）版记部分
这一部分位于公文正件末页下端，其具体内容包括：
1.主题词
它是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词，居左顶格标识，“主题词”用黑体字，词目用小标宋体字，词目间不能加顿号，而是空1个字。
一篇公文至少选两个主题词，最多不超过5个。每个词不超过5个字，最后一个词表示公文的种类。主题词的标识应该：先标类别词，例如，“农业”、“工业”，“经济管理”、“财政”、“商业”等。再标类属词，它分为两部分，一是反映文件内容的词，例如，“管理”、“经费”、“贷款”、“毕业”等；二是表示公文种类的词即文种，例如，“请示”、“通知”。
2.抄送机关
它是指主送机关外需要执行或知晓公文的机关。抄送机关要用受文机关全称或规范简称，标识在主题词之下，起首居左空1字标出“抄送”，后标全角冒号，然后排列抄送机关名称，中间用逗号隔开，最后打上句号，回行时与冒号后的抄送机关对齐。
为使公文格式规范化，无论是对上级、下级、平级或不相隶属的机关、单位一律使用“抄送”，不能用“抄报”、“抄发”等词语。
3.印发机关和印发日期
印发机关一般指各机关的办公厅（室）或文秘部门；印发日期是为了准确反映公文的生成时间，以界定生效时间和印发时间的区别，印发日期以公文付印的时间为准，用阿拉伯数码标识。
印发机关和印发日期，位于抄送机关之下，（无抄送机关时，在主题词之下）占1行位置，印发机关左空1字，印发日期右空1字。
4.版记中的反线
版记中各要素之下均要加一条反线隔开，既显示区别，又显得美观。印刷版记的位置，应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行，以保证公文的完整性。
五、公文的特定格式
（一）信函式格式
机关单位在办文实践中，常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文和下行文。例如，函、一般事项的通知或批复等，这种公文通常使用专门的函件版头，其格式为：
（1）发文机关名称在距上页边30mm之下标识。南于不加“文件”二字，发文机关名称一般不用简称，例如，财政部这种“信函式”公文，机关名称标识为“中华人民共和国财政部”，四川省财政厅标识为“四川省财政厅”。
（2）在发文机关名称4mm之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边20mm处印一条上细下粗的文武线，两条线长均为170mm。每行居中排28个字，首页不显示页码，发文机关名称和双线均印红色，这样就将发文机关标识移出了版心。
（3）“信函式”公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下左上角顶格，发文字号放在武文线下右上角顶格，发文字号下空1行标识公文标题。
（二）命令格式
用命令形式发的公文要用命令格式行文。命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标仿宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行左空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。
（三）会议纪要格式
会议纪要的写作要用会议纪要的规范格式，其标识南“XXXX会议纪要”组成，位置同“发文机关标识”一样，用红色小标宋体字。会议纪要不加盖印章。
六、公文用纸、排版及印刷装订（一）公文用纸规格
公文用纸一般采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
（二）公文页边和版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为：37mm+1mm；地脚（下白边）为：35mm+1mm；订口（左白边）为：28mm±1mm；翻口（右白边）为：26mm±1mm；版心为：
156mmX225mm（不含页码）。
正文用3号仿宋体字，文中如有小标题，可用3号小标宋体字或黑体字，一般每页排22行，每行排28个字。
（三）装订要求
公文规定在左侧装订，要求封面与书芯不脱落，后背平整、不空；两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉距，外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平行钉距与书脊间的距离为3至Smm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢同；公文四角成90。无毛茬或缺损。
第三节通知
一、学习目标
了解通知的适用范同、特点和种类。
掌握通知的内容和写作技巧。
明确写作通知的注意事项。
提高学员对财政工作信息的阅读、分析、评价的能力。
提高学员对财政工作信息的辨析、整合能力和写作技能技巧。
培养学员对瑕疵信息或案例的阅读、辨析和修改能力。
二、案例
（一）案例一：指示性通知
分析讨论提示：
阅读并感知指示性通知的内容和写作技巧。
这则通知的格式和表达方式方面的特点。
这则通知的结构和正文的写作特点。
财政部文件财预[2010]383号关于加强地方财政结余结转资金管理的通知各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）：
为规范财政预算管理，切实提高财政资金使用效益，根据推进财政科学化、精细化管理的总体要求和《财政部关于进一步做好预算执行工作的指导意见》（财预[2010）11号），现就加强地方财政结余结转资金管理问题通知如下：
一、省级财政部门要组织本级各部门、督促和指导省以下各级财政部门对结余结转资金进行一次全面清理，在摸清底数的基础上，区分不同情况予以处理，切实压缩结余结转资金规模。
二、对本级财政预算安排形成的结转项目，经清理确认属于已无法支出或无需支出的，要通过调减项目预算等方式，将资金收回总预算统筹管理；超过预算确定期限一年以上的，原则上也要收回总预算；确需继续保留的，要尽快分解下达至本级有关部门和下级财政部门，并按照规定用途安排支出，加快支出进度。对上级专项转移支付安排形成的结转项目，其资金管理办法对结余结转有具体规定的，按规定执行；未作具体规定且超过预算确定期限一年以上的，可在其资金管理办法规定的用途和使用范围内，调整到其他级次或同类项目，并报上级财政部门备案。
三、对部门结余资金，要在编制年度部门预算时统筹安排使用。对部门结转资金，要督促部门加快支出进度。对部门结转超过预算确定期限一年以上的项目，财政部门要商相关部门通过调减部门预算等方式将资金收回本级预算。其中上级专项转移支付结转项目，参照财政结转项目中上级专项转移支付结转的处理方式办理。
四、对财政暂存款和财政暂付款要全面清理，及时做好资金拨付和清算工作，该收回的要尽快收回，该核销的要按程序尽快核销。
五、建立和完善结余结转资金管理制度。各级财政部门要研究完善本级部门结余结转资金管理制度，建立结余结转资金管理与预算编制相衔接的激励约束机制。
六、加强国库资金管理。加快财政结转项目的预算下达和资金拨付，完善特殊事项资金预拨和清算制度。同时，要防止为压缩结余结转资金“以拨作支”，将国库资金调入财政专户等不规范做法，确保财政资金切实发挥效益。
地方各级财政部门须高度重视结余结转资金管理工作，积极采取措施，认真组织实施。并于2010年9月30日之前，将本地区结余结转资金清理工作开展情况及时上报我部。
财政部（印章）
二O一O年六月二十五日
主题词：财政；预算；资金管理；通知
财政部办公厅
2010年6月25日印发
简析：这篇指示性通知格式规范，正文由缘由、事项和结尾三部分组成。
缘南部分采用了目的式开头，再简要指出行文依据，用过渡句“现就加强地方财政结余结转资金管理问题通知如下”引起下文。事项部分从六个方面具体阐述了通知的要求、措施办法，内容全面具体，便于理解执行。结尾部分提出要求，强调地方各级财政部门要高度重视、积极执行，在规定期限内完成工作并上报。全文结构完整、条理清晰。
（二）案例二：转发性通知
分析讨论提示：
阅读并感知指示性通知的内容和写作技巧。
则通知的格式和表达方式方面的特点。
这则通知的结构和正文的写作特点。
关于转发《中央财政森林生态效益补偿基金管理办法》的通知各市（州）、扩权试点县（市）财政局、林业局：
现将财政部、国家林业局《关于印发{中央财政森林生态效益补偿基金管理办法）的通知》（财农[2007）7号）转发你们，并结合我省实际作如下补充规定，请一并遵照执行。
一、重点公益林所有者或经营者为林场、苗圃、森工企业、自然保护区等国有林业单位或村集体、集体林场的，应将中央财政补偿基金通过转账方式拨付到单位，其中，70%用于护林员管护劳务费支出，30%用于建立森林资源档案、森林防火、林业有害生物防治、抚育和补植补造以及其他相关支出。
重点公益林所有者或经营者为个人的，应将中央财政补偿基金直接通过“一折（卡）通”等方式全额兑现到个人，由个人按照合同规定承担森林防火、林业有害生物防治、补植、抚育等管护责任。
