一个充满凝聚力的优秀团队，各级别、各部门的员工都应该非常清楚组织的目标，以及他们如何才能为企业做出自己的贡献。可以说，他们不会花费时间去猜测高层管理者真正在想些什么，也不会从他们收到的信息中寻找隐含的意思。整个团队成员都会强烈地感觉到大家有共同努力的目标和方向。这就是上传下达的力量，它完全能够独立地让一个团队充满伟大的凝聚力。
而实际上，在全世界绝大多数企业团队中，都存在着明显的沟通障碍。甚至有人说过这样的话：“橄榄球比赛是由美国人生活当中最糟糕的两件事组成的——暴力以及组织会议。”将会议与暴力相提并论，可见沟通障碍对人们的印象有多深刻。
拿北美洲来说，每天大概要召开两千万次以上的商务会议。而对于这种不能产生出任何价值的例会，人们早已厌烦了。但是为了使团队更加有效地运作，以及互通信息、解决出现的问题、做出决定并且制定改进计划，会议还得举行。
与此相反，沃尔玛公司在这一方面为全球企业树立了典范。公司前总裁山姆·沃尔顿说过：“如果你必须将沃尔玛体制浓缩成一个思想，那可能就是沟通，因为它是我们成功的真正关键之一。我们以许多种方式进行沟通，以星期六早晨的会议到极其简单的电话交谈，乃至卫星系统。在这样一家大公司实现良好沟通的必要性，是无论如何强调也不过分的。”
事实的确如此，当沃尔玛公司仅有几家商店时，山姆就已经将各种信息通过卫星，以极快的速度传送给所有商店，乃至各部门主管的手中都有一份统一的数据资料，比如每月的损益报表、能说明他们商店只售些什么东西的最新销售数据等等。
很显然，例行会议作为传达组织理念和计划的必要手段，必须实现上传下达的效果。那么，世界500强精英团队是怎么做到这一点的呢？
——在会议召开之前，做好充分准备。
※考虑清楚召开会议的必要性，看看除了开会之外，还有没有更好、更容易解决问题的办法。
※制定详细的会议议程。包括明确会议目的、会议内容、会议时间以及会议程序。
※尽量只邀请关键人物参加会议。因为那些对会议内容不感兴趣或者不理解的人很可能会把话题拉远或者拖延会议进程。
※提前将会议议程散发给与会者，以便给他们留出必需的准备时间。
※提前预定会议室，并尽量确保会议室中设备齐全。
——召开会议时注意以下方面。
※有组织地召开会议。既然召开会议，就应该有组织、有纪律，在时间、议程各方面严格安排。要向与会者说明会议的目标、时间长短和程序，并广泛征求意见，力求达成一致。
※按照会议议程，逐项进行审议。确保在完成一项内容之后，再进行下面的项目。
※鼓励和影响与会者，每次只集中谈讨一个议题。
※有必要规定基本的会议行为守则，尤其是当议题可能会激发与会者的热情或者争议时更应如此。比如，可以规定与会者必须倾听他人的意见；尊重所有人的观点；让每个人都有机会表达自己的观点；通过会议达成一致意见，并做出决定。
※把守则张贴在会议室中，让所有与会者都能看到。
※如果需要，不妨指定一名与会者负责监督会议基本守则的执行情况。
※必须明确会议的议题。力求所有谈论与议题有关，尽量朝着会议的目的靠拢。根据会议时间的长短，还可以把议程上的某项内容留到下次会议中讨论，或者放到本次会议结尾时再讨论。
※最好要等到在谈及有关问题时，会议通常会向与会者分发一些具有支持性的文件材料。这时候，有必要在谈到与材料相关的议题时再分发，否则如果在会议一开始就分发材料，往往会有一些与会者在讨论其他内容时阅读材料，以致分散精力。
※充分调动所有与会者的积极性。应该确保每个人都有机会发言和参与讨论，而不是让个别人垄断发言权。
※与每位下属谈谈他们在工作中各自面临的现状。尤其要问到：“过去的一周里完成了什么工作”，以及“所遇到的挑战和困难有哪些”。这样做的最大优点，就是让会议由“从上向下”的传达指示，变成“从下向上”的反馈情况，从而有利于收集信息，并让团队成员彼此尊重各自在工作中所做出的贡献。
※结束会议之前，确保所有决定和计划都已经做出了行动部署。组织大家明确完成每项任务的具体截止日期。需要注意的是，要排斥诸如“尽早完成”之类的表态，因为这不是一个具体的日期，也起不到限期完成所带来的促进作用。
※在会议结束时，要总结会议的主要内容以及达成的决议，加深与会者对决议的印象。
——在会议召开之后，还有必要采取进一步的落实措施。
※如果不是那种需要保密的会议，最好确保会议记录让与会者以外的员工也都能看到。
※对于在会议上答应采取某些行动的人，可以在给他的那份会议记录中重点标出他应该担负的责任。
总而言之，要实现上传下达，排除沟通中的各种障碍，最好的建议就是：花些时间，从事业发展、再培训以及增加责任等方面去了解员工们的真实需要。在一个追求成功和发展的团队中，管理者所投入的时间和关怀，终将得到丰厚的回报。至少，为了实现上传下达的无障碍沟通所作出的努力，可以让团队成员明确组织目标，从而凝聚群体的力量，为实现这一目标而努力拼搏。
