领导者聘请部门经理，显然不是让部门经理来开会的，而是为W公司解决问题的。
客观地说，W公司的会议尽管多，还不算最厉害的，有的企业领导者安排了更多的会议，甚至有一天开两次会议的（早晚各一次）。在这样的企业中，领导者每天穷于应付各种各样的会议，会议就像大山一样，压得公司全体人员无法呼吸。
各种各样的会议，无论是企业高层会议，还是一线员工的会议；无论是正式的会议，还是非正式的会议；无论是动员会议，还是表彰会议……有些会议的召开本身并没有什么必要，甚至还会增加企业本身的会务成本，降低企业的竞争力。
实战技巧
在很多场合，许多企业的中高层经理都曾坦言，他们所在的公司老板给他们安排参加的会议竟然占去这些中高层经理日常工作时间的四分之一，甚至三分之一多。更令这些中高层经理惊诧的是，在占据四分之一甚至三分之一多时间的会议中，竟然有近一半甚至一半以上的会议都是非常明显的浪费。
从这些中高层经理表达的无奈可知，要提升会议效率，根治公司领导者的“会议病”，必须要使领导者从企业战略层面、组织管理体系上解决会议频发、会议效率底下的问题。
与低效率会议相对的是高效会议，高效会议充分克服了导致会议效率不高的种种不利因素。
领导者如何才能有效地提升会议效率呢？方法有以下几个。
提升会议效率的十个方法
（1）充分的会前准备
要想提升会议效率，必须精心准备需要召开的会议相关内容，即使对于非常紧急召开的临时会议，也是如此。
（2）找到取代会议的可行途径
在实际召开的很多会议中，有一部分会议是完全没有必要召开的。筹备会议之前，应该先找到取代会议的可行途径。
（3）取消所有的例会
尽可能取消所有例会，将企业中必须要召开会议讨论的议案集中在卷宗内，等卷宗内的议案累积到一定数量再召开会议。当然，企业中非常重要且十分紧急的议案，则必须尽早开会讨论。
（4）所有的会议都要获得上级批准才能召开
一些部门经理往往喜欢开会，经常早晚各一次。遇到这样的部门经理，可以制订制度，规定必须把需要召开的会议上报上级领导者，获得上级批准才可以召开，这样可以有效避免无聊的会议占用过多的工作时间。
（5）确立清晰的目标
召开会议之前，必须先确立清晰的目标，尽可能将会议目标写在白板的醒目位置，并郑重提醒与会者牢记会议目标。如果必要，可以在会前向与会者详细解释会议目标的内容。如果与会人员不明白目标的准确指向，就会很容易发生跑题的现象，使会议延长时间。
（6）只邀请有关人士参加
不管召开何种层级的会议，尽量只邀请相关人士参加。有些主管也许是为了表示公正或民主，一遇到开会场合，就让手下所有员工参加。
（7）选择适当的开会时间
会议时间的确定，最好选在与会人员有充分时间和精力的时段，如果与会人员没有心思参会或在会上讨论，显然就不是理想的会议时间。
（8）选择适当的开会场地
选择会议地点时应顾及该地点对完成会议目标是否容易、设备提供是否齐全、交通是否便利、场地大小是否适中等因素。
（9）让与会者熟悉议程及有关资料
议程及有关资料应先发给与会人，使他们能事先作必要的准备。
（10）对会议加以时间限制
应该对会议加以时间限制，并按每一个议案的重要程度而分配给它适当的时间。
错误三十四文件满桌乱扔
让一个不富条理的人使用小型的办公桌，该办公桌肯定是杂乱无章的。但是让同一个人改用大型的办公桌，该办公桌也将照样是杂乱无章的。
——华立集团董事长汪力成
情节再现
K公司总经理李淡云和许多中国领导者一样，为了能记住文件放置的位置，于是将它们都摆在办公桌上，以便自己随时可以找到它们，没过多久文件就堆积如山。
2012年4月11日，李淡云急着去和R公司谈判合作事宜，但在整理文件袋时却发现少了一份关键的表格，是李淡云和R公司的产品价目单，没有产品价目单，李淡云今天的谈判计划就得更改。
李淡云于是叫助理严苓艳马上帮他再准备一份。然而，一刻钟过去了，严苓艳助理还在总经理办公室到处翻找，从李淡云的办公桌上、办公桌抽屉到文件柜全部搜了一遍，还是一无所获。更要命的是，李淡云和R公司约定的出发时间快到了，已经没有时间再等严苓艳寻找了，这次谈判只好改期。
案例评点
在中国企业中，像上述案例中李淡云那样类似的情况多得数不胜数。只要我们稍加留意企业各级领导者的办公桌，大概都能获得这样的一个共同特征：多数领导者的办公桌都堆满了各种各样的文件，简直是不堪入目。
有读者可能认为，造成领导者“文件满桌”的主要原因是办公桌太小。
其实，这样的观点是不准确的。事实上，领导者办公桌摆放文件的杂乱程度与办公桌的大小没有丝毫的关联，是领导者人为造成的。
领导者如果不讲条理、思维杂乱，那么就算给他一个大型会议室的办公桌，过不了几天，这个办公桌同样会变得杂乱无章。
从时间管理的角度来看，文件满桌也是一种病。造成领导者“文件满桌病”的原因，大致有以下五个。
造成“文件满桌病”的五个原因
（1）没有足够的授权。
（2）思维犹豫。
（3）工作容易半途而废。
（4）故意纵容文件大量堆积。
（5）总是担心遗忘文件。
实战技巧
作为领导者，办公桌是一个非常重要的办公设备。领导者把各种各样的文件都堆积在办公桌上，那么工作效率就很容易受到影响。一方面，文件的大量堆积妨碍了领导者的正常工作，另外一方面，杂乱的文件也极大地增加了领导者翻查文件的时间。
领导者如何避免“文件满桌”呢？方法有以下几个，见表41。
“文件满桌”的十二种方法
（1）充分发挥碎纸机的功能
要充分发挥碎纸机的功能，将没用的资料或文件尽量碎掉。
（2）决不能将文件塞进抽屉
有些领导者为了使办公桌整洁而将桌上的全部文件或者资料都塞进抽屉中，或是堆积于茶几上。这同样会造成文件的杂乱。
（3）建立便于文件储存、调阅的系统
为了更好地避免“文件满桌”，领导者需要建立一套便于储存与调阅文件的处置系统。
（4）做到文件处理日清
即使再忙，也必须做到文件处理日清，这样可避免文件被拖延处理。
（5）每件物品放在固定位置
为了避免杂乱，有效利用空间，必须把每一件物品摆放在固定的位置。
（6）将最优先办理的文件放置在办公桌的中央
领导者必须将最优先办理的文件摆在办公桌的中央，而将重要性次之的文件，放置在其他放文件的位置。
（7）绝不放置零星的装饰物
有些领导者喜欢把零星的装饰物——照片、纪念品等放置在办公室的重要位置。其实，这样做是非常不合理的。零星的装饰物不但占用办公桌空间，而且也容易令注意力分散。
（8）每天下班之前整理办公桌
领导者要养成每天下班之前整理办公桌的习惯，将办公桌整理整洁，将一些重要的文件码放整齐，便于查找。
（9）每种文件原则上只应处理一次
领导者批阅文件时，除了那些当资料查看的以外，每种文件原则上只应处理一次。这就要求领导者应批复的文件马上批复，要研读的文件必须尽快研读，这样才能让文件及早离开领导者的办公桌。
（10）放权助理处理例行性文件
很多时候可以放权给助理，让助理适当处理例行性文件，领导者只处理重要文件。对那些没有用处的文件（如宣传品之类），授权助手弃去；需要保留但不必你过目的文件，让助理直接归档；例行性的信函则由他们代为答复。
（11）放权助理批示外来文件的答复要点
交代部属阅读外来文件，并要求他们在文件上标示要点。这些文件若须由你答复，则在文件上批示答复要点，让部属代为答复。
可能的话，尽量以电话答复。
（12）下属呈送的文件在封皮上标明重点
规定较冗长的书面报告应附以封面，封面上写明题目、编造日期、编造者及内容摘要等。
错误三十五与秘书工作不协调
管理者与秘书必须聚在一起分析两个人的时间误区之间的关系，借以了解每一个人如何为对方制造时间陷阱，以及了解将来应采取哪些措施，才能避免为对方制造时间陷阱。
——上海复星高科集团董事长郭广昌
情节再现
M公司是深圳一家中型民营公司，主营业务是“水、电、气三表抄送系统”及产品。M公司发展很快，特别是20世纪90年代末，M公司的技术优势、研发队伍、产品生产规模、市场占有率都名列华南地区同行业第一的位置。
M公司总经理吴炜大胆提出了到2005年，M公司要做到中国第一、世界第五的战略规划。
然而，M公司不但没有做到中国第一、世界第五的位置，反而从2002年初开始，市场占有率大幅度下跌，到2004年底，公司的市场占有率已经降到华南地区倒数第五。
一个有着良好发展前景的公司怎么突然大幅度倒退呢？
M公司成立5年，公司大股东即公司董事长刘志远辞退了九个总经理，用刘志远的话说——平均每半年换一个总经理。频繁更换总经理的原因是股东之间对M公司的未来发展意见不一致，导致矛盾重重，股东撤股事件屡见不鲜。
董事长刘志远安排自己的表妹吴燕担任M公司董事长秘书兼财务部总监。吴燕既胜任不了秘书的工作，也胜任不了财务总监的工作。吴燕不会做账，把公司的现金及银行账务搞得一团糟，账目和现金永远对不上，日清月结就更不用提了。
吴燕是刘志远的表妹，M公司总经理也没有办法。只要M公司的高管批评吴燕，吴燕肯定将此事禀报给刘志远，然后一切事情就被“摆平”了。
M公司研发部的骨干因此大量流失，主要原因就是M公司在待遇、员工激励机制及管理上的种种做法让研发部骨干们十分不满。这些骨干离开之后进入了北京一家同行业企业，刘志远得知之后后悔不已，又用高薪请这些“叛逃者”们重新回公司，但响应者寥寥无几。
案例评点
在《家族企业长盛不衰的秘诀》培训课上，我问学员们对“秘书”的第一印象是什么。大多数学员认为，第一，秘书肯定是一位女士；第二，秘书工作在一般企业中可有可无……这是一个令人深感遗憾的看法。如果秘书在企业管理中可有可无，那么就根本没有必要设置这个岗位。为什么学员们会有这种看法呢？主要原因在于领导者没有正视秘书的工作性质。
在许多企业领导者的意识中，秘书工作就是接打电话、准备材料、接待访客等。不可否认，这些工作都属于秘书的职务范围，但领导者不清楚的是，秘书工作所能履行的与所应履行的工作权限并不只限于这一点。
实战技巧
秘书是行政助理，这一岗位职责具有处理办公事务的技能，在无领导者直接监督的情况下，秘书足以承担责任，运用自发力与判断力，在指定的权限内制订决策。
秘书的主要职责是协助领导者处理综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和领导者交办的事项等。由秘书的定义可以看出，秘书是领导者一名具有特殊身份的建议者，其特殊身份主要体现在秘书与企业领导者的工作搭配上。所以，作为领导者，必须发挥秘书的参谋作用，方法有以下三个。
领导者发挥秘书参谋作用的三个方法
（1）企业领导者必须敢于闻过则喜，不闻过则怒，使秘书敢参谋
在实际的企业管理中，秘书敢不敢给领导者当参谋，除了秘书本身的业务素质、工作技能和性格修养等因素外，还取决于企业领导者对待秘书参谋意见的态度。
（2）企业领导者必须敢于以诚相待，不呼奴使婢，使秘书愿参谋
在实际的企业管理中，企业领导者和秘书的关系，虽说是从属关系，但在工作上只是分工不同。
（3）企业领导者必须敢于广纳博采，不偏听偏信，使秘书会参谋
有些领导者在实际的企业管理中尽管愿意听取秘书的参谋意见，但只愿意听取赞同意见，不愿意听取秘书对领导者决策持有异议，特别是反对的意见。
