你是否有过这样的经验：毫无目的地看电视或阅读杂志，总觉得无意义，但仍继续地看下去，就连广告也全看了。直到夜深，直到身心疲劳，才抱着棉被入睡。但是，第二天又重复着同样的事情，这到底是怎么回事呢？重复做这样的事，或是几个小时，或是瞬间，但其后回想起来，感觉非常空虚？
有的人一天到晚看上去非常繁忙，似乎有许多事情等着他去做。可是他真的很忙吗？
实际上，认真分析一下，这背后有三种忙碌：
第一种是忙碌，但尚未学会管理自己的时间，这些人常常会感觉被近乎疯狂的时间表逼疯。
第二种是忙碌，但已经学会应对与取舍。
第三种则是假装出来的忙碌，因为我们几乎已经开始把忙与成功、闲和失败联系到一起了。
可是在现实中，有的人却悠然自在，完全看不出他是一个管理着上亿元资产的大老板。这让我们很疑惑，他们到底是怎样做到的呢？
人们把越来越多的工作塞进同一个时间容器，从而使自己处于极度紧张的压力之下，直到最后，压力过大导致容器爆炸。这些都是时间管理出现毛病导致的结果。
1.了解你的时间是怎么花掉的
时间管理的一个重要准备任务是“了解你的时间是怎么花掉的”。
对于这个问题不需做过多的解释，但它可能会被认为是一个非常简单的任务，认为简单回想一下就可以了。对于这个问题，我们的“想象”和“现实”常常有很大的差异，甚至完全不同。
管理大师彼得·德鲁克曾经描述他所作的研究：他请管理者将自己怎样使用时间的情况写下来，又请人记录这些管理者是如何使用时间的。一个公司董事长很确定地告诉研究者，根据他的感觉，他的时间分三个部分，分别用在公司高级管理人员、重要客户、地区社会活动上。历时6周的实际记录结果是，他把大部分时间用在调度工作上了，随时了解他所认识的客户的订货情况，还为他们的订货打电话给工厂。他开始无法相信这些记录，但在很多次看到类似记录之后，他相信，“关于时间的使用问题，记录要比记忆可靠得多”。
记录你的时间是怎么花掉的，是时间管理的开始，但它绝不是一次性的任务，在整个时间管理过程中，我们可能需要不断地重新记录，以便了解最新的时间使用情况。
你可自制一张时间记录表，为避免记忆力不可靠，你最好每隔15分钟或半个小时即在表中记载进行过的各种活动。其次，按每一活动的重要性的大小在表中圈出适当的数字。事先，你可以假定“1”代表重要性极大，“5”代表毫无重要性，“2”、“3”、“4”则代表介乎“1”与“5”之间重要性的不同程度。最后，在进行每一种活动时，倘若遭遇干扰，则在表中最后一栏注明干扰的类别。如果电话、访客与会议占用了太多的时间，则你也可分别针对它们作出详细的记录：
（1）今天有哪些事情是在适当时间内完成的？
（2）今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？为什么要在不适当的时间内完成这些事情？
（3）今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？为何在这段时间进行这种工作？这种工作有无可能提早一些进行？
（4）今天最具工作效率的是哪一段时间？为什么在这段时间最有工作效率？
（5）今天最不具工作效率的是哪一段时间？为什么在这段时间最无工作效率？
（6）今天工作过程中最大的干扰是什么？
（7）今天最严重的三个时间使用误区是什么？以后有没有可能避免这些误区？如何避免它们？
（8）今天做了哪些不必要做的事？
（9）今天做了哪些不需要亲自动手的事？这些事可以授权给谁去做？
（10）今天花费了多少时间做重要的事？
（11）今天花费了多少时间做不重要的事？
（12）今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做？
（13）今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做？
（14）从明天开始，应该怎样做才能改进时间的使用？
有些时间管理者只对上面的记录了两三天的时间使用状况，即能发现自己的时间误区，甚至还能找出若干避免的途径。有一些时间管理者则需要一两个星期的时间才能获得类似的效果。不过，最好至少记录一个星期的时间使用状况，以便切实了解自己的时间使用方式及时间误区。
2.认识时间管理的四个误区
通常时间管理有四个误区，它们分别是工作缺乏计划，习惯拖延时间，生活杂乱无章，进取意识不强。这四个误区常常会使我们成为时间的奴隶。
（1）工作缺乏计划。
不作计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；作计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。
美国一位教授曾经针对某公司的两个工作性质相近似的工作组就其计划时间、执行时间以及所获的成效进行比较。结果发现：
①计划时间较长的那一组工作所需的执行时间较短，而计划时间较短的那一组工作所需的执行时间则较长。
②计划时间较长的那一组工作所花费的计划时间与执行时间的总和要少于计划时间较短的那一组工作所花费的计划时间与执行时间的总和。
③计划时间较长的那一组工作的成果在效率上要高于计划时间较短的那一组工作的成果。
由此我们可以发现对时间进行规划管理的意义是多么的重大，但许多人常常以“没有时间”作为不做计划的借口。
（2）习惯拖延时间。
美国学者哈里克曾说：“世上有93%的人都因拖延的陋习而一事无成，这是因为拖延能杀伤人的积极性。”
好机会往往稍纵即逝，犹如昙花一现。对作家来说，当一个生动而强烈的意念突然闪耀在脑海，就会萌生一种难以遏制的创作冲动。此时，如果无暇执笔，一拖再拖，意念就会变得模糊甚至从脑海中消失。对画家来说，当一个神奇美妙的幻想突然跃入思维，此时如果拖延，就会错过一个好的创意，甚至失去一副影响深远的名作。
历史上不乏因拖延而造成悲剧结局的事例：雷尔司令派人给恺撒送信。但当信使把信送给恺撒时，正在和朋友们玩的恺撒随手把信放在衣袋里，等牌玩完之后才去阅读。因此，他错过了最好的作战时机，导致全军被俘，连自己也命丧敌手。
多拖延一分，工作就难做一分，快乐就减少一分。还有什么习惯比拖延更有害？还有什么习惯比拖延更容易使人懈怠？
（3）杂乱无章的工作。
建立一个较佳的工作秩序，增加单位时间的使用效率，合理组织工作，这既是最容易的事，也是最困难的事。工作无序，没有条理，在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找，这无疑意味着我们的精力和时间都毫无价值地浪费了。我们经常会看到一些人的公文包和办公桌上，堆满了文件、书稿、废报纸、喝剩下的半杯牛奶、折了半页角的旧杂志等。在这样的工作环境和秩序下工作，我们的工作效率有可能高效吗？我们都会怀疑我们是否还有工作的心情了。
在多数情况下，物件越杂乱无章，就越可能带来相反的效果。当我们不能记起堆积物下层放的是什么东西时，或者我们要为一个项目找到所有相关资料时，我们就不得不在资料堆里埋头苦找。这样，时间就浪费在了查找丢失的东西上了。
（4）进取意识不强。
我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：
①个人的消极态度。
②做事拖拉，找借口不干工作。
③唏嘘不已，做白日梦。
④工作中闲聊。
如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当我们觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为我们随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！
3.分析导致时间管理误区的原因
各种时间误区，大致上可以区分为外生误区与内生误区两类。所谓外生，即指由他人所引起的时间浪费因素；至于内生误区，则指由自己所引起的时间浪费因素。在初次落入误区时，一般管理者所列举的多半是外生误区。这种“先求诸人，后求诸己”的态度虽然是人之常情，但却有害于时间管理效能的提高。
为了了解时间管理的误区，某专家曾针对参与某次时间管理研讨会的40位高层管理者进行实验。在研讨会之前，他要他们列举自己参考的时间误区，结果获得下列的外生误区：
（1）解决工作问题的资料不齐全。
（2）员工问题。
（3）电话。
（4）例行性工作。
（5）会议。
（6）访客。
（7）外界活动。
（8）危机的应付。
（9）沟通欠佳。
紧接着，让这些高层管理者观看一部由彼得·德鲁克现身说法制作的有关时间管理的影片。
看过影片后，他再让他们列举在看影片之前未曾列举的时间误区，结果进一步获得下列的内生误区：
（1）在同一时间想做太多的事。
（2）不切实际的时间估计。
（3）拖延。
（4）不注意聆听。
（5）不好意思拒绝他人的请托。
（6）事必躬亲。
（7）办公桌凌乱不堪。
（8）只授予下属责任，但不授予权力。
（9）决策仓促。
由此看来，在时间的有效运用上，管理者的敌人原来是自己！因此，时间管理就是自我管理。
