1.认识时间管理的必要性
一位富翁买了一幢豪华的别墅。从他住进去的那天起，每天下班回来，他总看见有个人从他的花园里扛走一只箱子，装上卡车拉走。
他来不及叫喊，那人就走了。这一天他决定开车去追。那辆卡车走得很慢，最后停在城郊的峡谷旁。
陌生人把箱子卸下来扔进了山谷。富豪下车后，发现山谷里已经堆满了箱子，规格式样都差不多。
他走过去问：“刚才我看见你从我家扛走一只箱子，箱子里装的是什么？这一堆箱子又是干什么用的？”
那人打量了他一番，微微一笑说：“你家还有许多箱子要运走，你不知道？这些箱子都是你虚度的日子。”
“什么日子？”
“你虚度的日子。”
“我虚度的日子？”
“对。你白白浪费掉的时光、虚度的年华。你朝夕盼望美好的时光，但美好时光到来后，你又干了些什么呢？你过来瞧，它们个个完美无缺，根本没有用，不过现在……”
富豪走过来，顺手打开了一个箱子。
箱子里有一条暮秋时节的道路。他的未婚妻踏着落叶慢慢走着。
他打开第二个箱子，里面是一间病房。他的弟弟躺在病床上等他回去。
他打开第三只箱子，原来是他那所老房子。他那条忠实的狗卧在栅栏门口眼巴巴地望着门外，已经等了他两年，骨瘦如柴。
富豪感到心口绞疼起来。陌生人像审判官一样，一动不动地站在一旁。
富豪痛苦地说：“先生，请你让我取回这三只箱子，我求求您。我有钱，您要多少都行。”
陌生人做了个根本不可能的手势，意思是说：“太迟了，已经无法挽回。”说罢，那人和箱子一起消失了。
这个寓言故事告诉我们，时间会在不知不觉的时候溜走，而当你觉醒时，已经晚了。所以，你要善于利用每一天的时间，提高人生的效率和质量。时间弥足珍贵，我们不能绝对地延长寿命，但可以通过善用时间的好习惯来相对地将生命延长。这样就等于增加了生活的“密度”，扩充了有限的生命内涵。
现代商界中，与人洽谈生意，都希望利用最短时间产生最大效力。有无数大银行、大公司的经理以及高级职员，经过多年经验都养成了善用时间的习惯。有不少实力雄厚、目光远大、判断准确、吃苦耐劳的大事业家，多是沉默寡言而办事迅速敏捷的人，他们所说出来的话，句句都是确切而有效地放矢的。他们从不在无谓的事情上面多耗费一点一滴的时间。
在海尔公司，张瑞敏推行一种名为“OEC”的管理方法。“OEC”管理法也可表示为：“日事日毕、日清日高”，即：当天的工作当天完成，每天工作要清理并要每天有所提高。“OEC”管理法由三个体系构成：目标体系、日清体系、激励机制。首先确立目标；日清是完成目标的基础工作；日清的结果必须与正负激励挂钩才有效。
一句话，珍惜时间，管理时间，把更多的时间用在最需要的地方。时间多了，机会就多；机会的增加，必然促成目标的早日实现，生命就得以延续。
要做到充分利用好自己的时间，我们就必须避免进入时间管理的误区。
2.学会进行有效的时间管理
一个成功的人，善用他的时间，是最大成功因素之一。很多事情没有办成往往是因为时间不够用，这是普遍的现象，既然谁也无法获得比别人更多的时间，那么，唯一的办法是如何计划充分利用你的时间。
（1）充分利用时间。
如果想要成功的分配时间，我们可以使用估计、分配与控制等方法，我们还可以用排定事件先后次序、工作时间表以及分配任务等方式来达到目的。
只要开始将所有的活动按部就班地作成记录时，工作效率自然就会增高，但这必须在做完一件事后，就尽快地记录下来，而且，即使是小事也不容忽略。
（2）排定处理顺序。
如果我们进行有效的时间规划，先处理我们人生中的重要事情，避免进入各种时间管理的误区，才可以让我们做好生活中的其他事情，让我们的人生活得圆满。
对于各种不同的事，是否分配了恰当的时间去做？是否将有限的几小时利用得有效？要将这些问题仔细地分析，然后，就必须决定何事应先处理。有许多人都从公文堆最上面的一件开始做，结果很可能使堆在下面的旧公文“越陈越香”了。很多事，就是因为被搁置以致成了无法解决的问题。
要避免这种错误，只有在每天晚上或早晨，坐在办公桌前先看看那些堆在案上东西，花点时间浏览一番，并且归类，分成数堆，再分别缓急依次排好，这样，“陈年老酒”就可绝迹了。
（3）分派工作。
当我们应用这原则去处理事情时，一定会发觉有些已拖延了好几天，甚至好几个星期。如此一来，我们就该去查明产生这种拖延现象的原因，相信我们经常会发现有些职员，拿了薪水却没做他分内的事。你是老板，那么就看你怎样防止这类事重演了。通常这种情况下，是应该实施分层负责制度。有人使用下列的方法来改进：
①决定哪些事由秘书处理。
②将一些工作分配给助手做。
③然后看看其余的，再决定哪些仍可由秘书或助理“分忧”。
（4）分配时间。
当你注意今天的每一件工作时，就必须决定该花多少时间在这上面，我们把这称为“分配时间”。一大早，口述和笔录大约要30分钟，接下来30分钟就该和老板讨论了，也许你还得要15分钟的时间去应付求职者。如果你九点上班，现在已经十点四十五分了。午餐前，也许要和同事接触，而且说不定还得赶到市区去聚会！这就是“时间分配”。
分配时间的秘诀是要确定我们眼前的工作，到底要用多少时间，只要这样做，我们将会很快地发现不必要的琐事，都已分配给下属操心去了，再不会溜到我们的工作表上，这可替我们省去不少的麻烦。
有一位身任数家商业杂志社的总编辑，要求属下把信件都送到他办公室里，他必须拆信、看信，再把信件分成若干堆，决定分给属下哪位编辑处理，接着亲自送到每人桌上。整个过程平均就用了一个钟头，于是，他每天加班，要不然就带着“家庭作业”下班，能把工作完成。除此以外，更糟糕的是他的编辑人员，不得不等他送信来。这位总编辑之所以会这样，就是他想知道下属究竟是在做什么事。但终于他觉悟到自己只是在虚耗时间。之后，他的编辑开始收信，并做成新闻或新动态的摘要给他了。事实证明以往他一直浪费了许多的时间。
（5）排定时间表。
进行有效的时间管理，关键在于会不会制定完善的、合理的工作计划。所谓工作计划，就是填写自己和企业的工作时间表，某年某月某日要做什么事；哪些事先做，哪些事后做。哪个时间内以哪些事为重点；安排哪些时间内做什么事，销售业绩的目标何时达到等等。但是，所有计划地利用工作时并不是要求管理人员把未来的工作时间全部地填满工作内容。有计划地利用工作时间，主要是合理地安排最主要的工作和最关键的问题。这些工作和问题，只要安排得适时和得当，就会像机器的主轴带动整个机器运转那样，促使其他的事情按时完成。
某大石油公司的一个训练主管，为推销员设计了一个预估工业产品推销方法，他给每人一张表格，并建议他们在每周开始前将它填好。填表只要半个钟头，但在填完后每个人都找出访问客户的最佳途径，而且每个停留点上所该做的事，也都记在上面，再不会被遗忘掉了。把事情依其重要性列成表，从最重要的开始做，完成后，核对一下，再从表中删掉它。何时开始做记录表并不重要，重要的是你心中必须经常有时间表的观念。
（6）应付意外事件。
火车、飞机、公共汽车、轮船等依时间表运行，但依然会有意外事件发生。某百货公司的经理，早计划在星期一举行大减价，而很不巧的，星期日恰好是该公司一年一度的员工野餐活动。当天艳阳高照，是个很难得的好日子，结果星期一早晨，14名职员因阳光炙伤而请假，筹备已久的大减价就因而流产了。这就是未预留意处理外事件的时间的一个例子。
聪明人有三个预防此类事件发生的方法：
方法一：每件计划都留有多余的预备时间。
方法二：努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。
方法三：另准备一套应变计划。
假使我们为每件工作立下时间限制，我们将发现，有三件事已做成功了：
①迫使自己在规定时间内完成工作。
②对自己的能力有了信心。
③我们已仔细分析过将做的事了，而把它们分解成若干单元，是正确迅速完成它们的必要步骤。
一旦拟订了目标，计划好时间表，剩下的关键就是快动手去做了。
（7）赢取时间的办法。
①把该做的事依重要性排列，这件工作我们可以在周末前一天晚上就安排妥当。俗话说：“预则立、不预则废”凡事要把握先机。
②每天早晨比规定时间早十五分钟或半个小时开始工作，这样，我们非但立下好榜样，而且有时间在全天工作正式开始前，好好计划一下。
③开始做一件工作前，应先准备好，把所有需要的资料、报告放在桌上，这样将免得我们为寻找遗忘东西浪费时间。
④购买各种书籍、手册，尽可能吸收及准备知识，这样可增进我们的处事能力，减少时间浪费。
⑤把最困难的事搁在工作效率最高的时候做，例行公事应在精神较差的时候处理。
⑥养成将构想、概念、凭据及资料，存放在档案里的习惯，在会议、讨论或重要谈话之后，立即记录下来，这样虽时过境迁，但仍会记忆犹新，因为没有比忘记履行诺言更的事了。
⑦训练速读：想想看，如果我们的阅读速度增快2～3倍，那么办事效率该有多高？这并不难做到，书店及外界都有增进我们这些能力的指导训练书籍。
⑧利用空闲时间：它们应被用来处理例行工作的，假如哪位访问者失约了，也不要呆坐着等下一位，我们可以顺手找些工作来做。
⑨充分发挥我们的手提箱的功用：把文件有条不紊的排好，知道哪些东西在哪个位置上，这样就可避免与人洽谈时，发生翻箱倒柜找东西的事了。
⑩琐事缠身时：务必果断地摆脱它们。尽快地把事做完，以便专心一致地处理较特殊或富创造性的工作。口述时，只述重点，其余就让秘书或助手来替我们做，只要使他们知道我们期待他们要做什么事就可以了。
