5.有效地利用节省时间的工具。如个人备忘录、台历、工具书、通讯录、计算器、电传机、电话机、录音机、录像机、复印机、电视机、电子计算机，等等。工具齐全、适用，用起来方便、顺手，就有助于提高工作效率。
6.尽量避免“无效功”。经理不能成为一个忙忙碌碌、效率不高的事务主义者。为了提高工作效率，可参考以下技法；（1）有些电话、电报、信件可以先让秘书或办公室人员“过滤”，自己去处理非处理不可的事；（2）能打电话的就不写信，也可口授给秘书或办事人员去处理；（3）减少不必要的书面报告或传阅文件；（4）选择合适的人员，给予充分的信任和授权，切忌事必躬亲，应把时间和精力花在为下级出“锦囊妙计”上；（5）汇报工作要简明扼要；（6）一般例行短会，可选在午饭前或下班前半小时；（7）汲取自己或别人的工作教训，以少走弯路。
7.排除干扰，专心致志。南宋诗人陆游提出：“外物不移方进学”。经理在工作中也要具有“外物不移”的精神，才能最大限度地集中时间。如果在一天有限的时间里，总是处于应酬热闹的场面，思想处于虚浮飘动之中，怎样能充分利用自己的时间、专心于自己的事业呢？这样的经理是带不好头，起不好作用，做不出成绩来的。
8.创造一个强化时间意识的环境。办公室的布局要合理，办公桌的排列要符合工作流程，电话放在随手可拿到的地方，办公室要安静，避免相互干扰，照明要适宜等。更重要的是创造一个强化时间意识的环境，不断增强下级人员的时间观念，在组织内形成一个人人珍惜时间、紧张工作的风气。
9.时刻提醒法。图书馆大厅有一个很大的“静”字，这是提醒大家不要闲谈，安静下来读书。北宋著名史学家司马光“以圆木为警枕，少睡则枕转而觉，乃起读书”。美国科学家富兰克林在一早醒来，睁眼就能看到一条醒目的标语：“你热爱生命吗？那么就别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。”鲁迅少年时代，在课桌上写了一个“早”字。莎士比亚在办公桌玻璃下压着一张纸条：“放弃时间的人，时间也会放弃他。”
用格言、警句、名言、座右铭来激励自己，是许多杰出人物或事业成功者的重要经验。我们也应学学这种经验，它可以推动我们勤奋起来，鞭策我们迅速克服自身的缺点和不良习惯，促进我们充分利用时间，多出成果，快出成果。
10.提高自身素质。人的记忆力、分析力、观察力、想象力、理解力、预见力、思维力、判断力、计划力、意志力、说服力、指导力、自信力、实际操作力和表达思想感情的能力等，都与提高时间利用率密切相关。有意识地培养自身素质和提高工作能力是充分利用时间、提高工作效率的根本途径。
11.晨起后的片刻时间，或上班提前10～15分钟，对全天工作所需的时间安排好。每晚花费片刻回忆一下一天的工作，总结一下在利用时间上的经验与教训。
杰出的企业家怎样忙也不说忙，他能把一天8小时当做10小时甚至当做十五六小时来使用，因他在8小时中做了一般人十几个小时才能完的事情。从这个意义上说，他创造了时间。
四、ABC时间管理分类法
企业领导者往往面临着许许多多要处理的事情，必须分清轻重缓急，大小主次，把自己的主要精力用于关键的问题上，以便保障实现企业的目标。
“关键的少数与次要的多数”的原理也适于管理人员的时间安排。管理者可把80％的时间，用于20％的工作项目上，因为这20％工作项目的价值要占全部工作价值的80％。具体做法是：首先分析每项工作在整体系统中的地位、作用，然后分成A、B、c三类。A类占工作数量的20～30％，每天约1～3件，最重要，也最迫切，与实现系统目标关系很大，因此，必须下精力马上亲自去做，其花费时间约占60～80％。B类占工作数量的30～35％，每天3～5件，比较重要，时间也较迫切，可采取一般管理的方法，最好自己亲自做，也可委托别人办理，其花费时间约占20～25％。C类占总工作数量的45～50％，不太重要，时间要求也不太急迫，对实现系统目标影响不大，不必花大精力用在这些琐碎的小事情上，可以委托别人去做，也可插空处理。其花费时间可在10％以内。
领导者如果每天能用10分钟左右的时间，静下心来，思考全日要做的工作，然后按A、B、C分类，并认真实施，这会极大地提高工作效率。
五、会议要少而精
经理要开展有效的管理活动，会议是不可缺少的，如交流思想，研究问题，下达指示和计划，宣布政策和规定，汇报情况，解决矛盾，处理问题和协调关系，征求意见和进行决策、选择方案，等等，需要召开各种不同的会议。但如何开好会议，时间花费又少，效果又好，可以说是一门科学、艺术。
（一）计算会议成本
明确了会议成本，大家就会注意尽量节约时间。如果耗于会议的成本是2000元，用来解决节约1900元的问题，是得不偿失的。如何计算会议成本，推荐两个公式：
会议成本＝与会者日工资和日平均奖金、保险费、福利费（元）／每天工作时间（分钟）×参加人数×会议时间（分钟）
平均奖金、保险费、福利费因各单位不同而异，可根据具体情况计算平均数，或按工资的比例计算。
会议成本＝每分钟在本单位所得报酬收入（元）开会时间（分钟）×3×2×开会人数×
这个公式来自日本，参数“3”指劳动者创造的价值等于工资的3倍；参数“2”指开会中断正常工作，其损失要加倍计算。
（二）做好会前的准备工作
会前要明确会议目的，确定议题、程序和开会的方法；选定出席的人员；确定会议的时间、地点。要把会议目的、议题、时间、地点、要求等，事先通知参加者，请他们做好准备。会前应收集意见，准备必要的有关资料，做好会场的准备，桌椅的排列方法要适于会议的特点，会场上的照明、冷暖设备、通风、饮用水等都要准备好。主持者和与会者都做了充分准备，会议就开得顺利、紧凑，效果就会好。
（三）要有一个良好的会风
根据目前实际情况，应强调以下几点：一要准时开会，不能迟到，列宁曾把开会迟到看成同工人阶级破坏纪律一样，是不能容忍的。西方有的国家把迟到看做对按时到会人的一种惩罚。二是不准在会上私下交谈，开会要高度集中精神，尽量避免离开议题东拉西扯。三是会议上要充满和谐气氛，相互学习、相互切磋、商议。四要发言尽量准确，不能信口开河，而无端地浪费时间。五要集中时间和精力解决主要问题，速战速决。六要发扬民主，不搞“一言堂”，与会者只有自由地说出自己的意见，才能更好地集思广益。否则，就会出现“领导讲话念稿子，回去传达翻本子，贯彻落实一阵子”的现象。七是结论当场确认，当大家把意见、想法说完后，应注意把正确的意见集中上来，会而有议，议而有决，决而必行。
（四）会议时间尽量减少
要准时开会，不准拖延时间。国外有的公司有如下经验：在办公时间不准开会，凡二级主管会议，大都在下午6点以后举行，并不得超过60分钟。否则将由主席负责，轻者扣薪，重则解聘。严格限制会议时间。站着开会，这可以抓住问题的核心。有的公司把一般会议安排在午餐前，这时，与会者饥肠辘辘，无心闲谈碎扯，会议很快抓住中心。限制发言时间，举世瞩目的南北首脑的坎昆会议，每个发言者只有15分钟的时间。日本一个公司让职工学会开会的方法，教他们在一分钟内阐明符合议题的意见，避免讲那些与议题无关的废话，有的在会议室挂一时钟，像球类比赛那样，随时显示出还剩多少时间，这会提醒发言者抓紧时间。
（五）严格控制参加会议人数
国外心理学家研究表明，讨论会议的参加者超过10人以上，就容易出现不思考问题和滥竽充数的人。有的公司规定与会者一般不超过12人。参加会议的人数与人们之间沟通的渠道数量和难度成正比，
与会者越多，能够充分利用个人才智的可能性就越少，主持者也就越难于有效地控制会议进程。
（六）会议主持者要因势利导
会议进行中如果遇到以下情况应灵活引导。（1）冷场时，要善于启发，可选择思想敏锐的外向型的同志率先发言。有时可以提出有趣的话题或事例，活跃一下气氛，以引起与会者的兴趣，使之乐于发言。（2）遇有离题情况，可根据具体情况，接过议论中的某一句话，或插上一句话做转接，巧妙柔和地使议论顺势回到议题上来。或者联系议论中的某一层意思，提出新的话题，以“言归正传”。（3）当发生争执时，如果因事实不清，可让与会者补充事实，如事实仍不甚清，可暂停该问题的争执。如果因双方的逻辑推理有异，应首先肯定各方的有理之处，然后从整顿逻辑顺序入手。（5）如果一方有意攻击另一方，可用目光、手势示意。主持者的任务是和缓冲突，而不能激化矛盾，更不能直接参加无休止的争吵。
会议主持者要善于观察与判断与会议者的性格、气质、作风、特点，并辨别他们各自属于哪一类的人。据贾湛等著的《企业家时间管理法》一书载，时间管理专家列举了以下三类十九种不同的人：
1.建设性：①主动型，对问题提出新的意见或建议；②引导型，对讨论内容或别人的意见提出个人的适当看法；③启发型，对他人的意见做深入地讨论，达到启发大家的目的；④阐明型，列举有关例证，提出理论支持，深入探讨问题的意义，对问题做更确切地说明。⑤试探型，提出有关问题，试探会议是否可以往下进行。
2.维系性：①缓和型，在适当时插一句笑话，或提议休息，以缓和会场上不快的气氛；②折衷型，愿意放弃自己的意见，以求会议顺利进行；③协调型，调节与会者的分歧和不同意见；④激励型，称赞、支持他人，表现友善；⑤沟通型，为保持意见交流渠道的畅通，鼓励大家积极参与讨论。
3.妨碍性：①侵略型，批评、贬低他人；②阻挠型，再度提出已做出决定的议题，顽固地反对，拒绝接受别人的观点；③冷淡型，不参加讨论，发呆、私下交谈；④转移型，不断更换话题；⑤操纵型；常操纵会议，显示个人权威，控制别人发言；⑨散漫型，爱讲题外话，讥笑他人；⑦捣乱型，专门干不利于会议的事情；⑧夸耀型，说话夸张，发言过多、过长，意在强调自己的存在；⑨自私型，大谈与会议无关的个人感受或意见，占用大家的时间。
主持者应根据上述各类人员特点，区别对待，因势利导，牢牢掌握会议进程。
如何开好会议，如何抓紧时间，列宁同志为我们做出了榜样。他曾专门为人民委员会制定了开会纪律。其内容包括：（1）只请与讨论问题有关的人参加；（2）不许迟到，无故迟到半小时罚款5卢布，半小时以上罚10卢布；（3）开会有事只许递纸条，禁止说小话；（4）给报告人的时间是10分钟；（5）给发言人的时间，第一次是5分钟，第二次是3分钟；（6）发言不得多于两次；（7）对每个议题表决，各占一分钟；（8）例外情况，按人民委员会的特别决议处理。
六、时间管理的评价
（一）时间利用率。
这一指标反映经理对工作时间的利用程度。其计算公式如下：
时间利用率＝有价值工作耗费的时间／总工作时数×100％
从上式可以看出，经理用于有价值工作的时间越多，时间利用率就越高。
2.时间的有效性。这是指经理在单位时间内的工作是否有成效。唯有从事“正确”的工作，才是有效的。如果是“做错了事情”，则时间不仅是一种浪费，而且因无效还会造成某些损失。
但是，经理的工作效果是很难精确计算的，效率专家想出一个办法，即利用检查项目与时间管理的有效程度的正相关关系，采用强制打分法，然后进行定量分析。
