军事管理也必须具有严密性。1941年12月7日(夏威夷时间)日本海军偷袭珍珠港。这天是星期日,美军官兵度假,雷达关闭,飞机舰只停航,高射炮位无人,结果美军损失极大,被炸毁8艘战列舰、10艘其他主要舰只、180架飞机,3500名美军死亡。事件发生前的5小时,陆军参谋长马歇尔发出了“严密戒备”的电令。原来日军偷袭前夕,美军就截获了表明日本将进攻美国的重要情报。然而,电报联络机构假日不工作,电令传递梗阻,导致如此严重的惨局。从军事管理上说,其原因是违背了封闭原理,失去了严密性。
反馈控制也称“过后行为控制”,其缺点是“滞后性”,虽然事后总结经验教训,可作为将来的借鉴,但有时已经造成损失。如质量检验虽然通过废品率可以发现生产中的问题,但经济损失已经不可挽回。因此,人们提倡“前馈控制法”,也就是根据对被管理对象发生变化的规律进行预测,提前修正行动。如高射炮打飞机,必须根据飞机的飞行方向、速度,算出飞机“提前量”的位置,作为射击目标。又如预测气候不好,影响收成,提前挖井、兴修水利或安排粮食进口;市场原材料供应紧张,可提前购买、增加贮存量。经理要重视信息反馈,认真分析反馈上来的信息,及时指导本企业的生产经营活动,以适应市场的变化。
五、做好监督与检查工作
监督、检查是为了更好地控制。在我国,领导者和群众都是国家的主人,彼此应是平等的,因此管理中的监督、检查具有领导与群众之间的“双向”特点。上级领导对下级人员的监督、检查,使他们服从指挥,遵守制度、纪律,认真履行职责,按时、按质、按量完成任务。领导者又要接受职工群众的监督、检查,以避免和减少工作中的失误,防止官僚主义、滥用职权的现象发生。
检查过程中应恪守的原则:
(一)公正。《荀子·不苟》中有言:“公生明,偏生闇。”意思是说:公正就会明察,偏颇就会暗于事理。检查者在检查中,要出以公心,以客观事实为依据,不能以主观意识代替事实,不能夸大、缩小事实,要坚决排除各种干扰、障碍。
(二)民主。******同志指出:“没有民主就没有社会主义,就没有社会主义的现代化。”俗话说,兼听则明,偏信则暗。在检查中,一定要听取多方面的意见,这有助于了解全面的情况。
(三)规范。检查必须依据有关法规、政策、制度、标准、计划指标,不能从个人好恶和私利出发,不能以权谋私,拿原则做交易。
(四)及时。发现问题及时,就可立即采取措施使问题得到解决。
(五)连续。通过连续不断的检查,获得系统的数据资料,从中分析事物发展的规律,预测其未来的趋势,以指导眼下的工作。
检查中应注意以下几点:一是自上而下地检查与自下而上地检查相结合;二是专业队伍检查与群众检查相结合;三是领导者听汇报、看材料与亲临现场察看相结合;四是典型检查与普遍检查相结合;五是检查与分析相结合}六是跟踪检查与阶段检查相结合;七是既要依据有关标准,又不能囿于框框,检查中不能搞削足适履,不能硬要使客观事实符合主观认识,应通过检查使主观认识跟上客观发展的形势;八是检查要与总结经验教训、与评比、与教育、与奖惩等工作紧密结合起来;九是检查与工作改进紧密联系起来,检查不能走形式主义,而要及时发现偏差、问题,使之及时加以纠正,得到妥善地解决。
六、网络技术
对工作过程实施控制,有多种方法,其中有网络技术,线性规划、黑箱方法。
网络技术又称“计划评审技术”、“关键路线法”。它是应用网络图的形式,来反映和表达一项计划中各项工作内容(如任务、活动过程、工序、费用等)的先后顺序和相互关系以及进度安排,通过计算确定关键路线,并选出最优的方案。
网络技术的基础是建立在网络图的绘制上。网络图由事件、活动和线路三部分组成。这三个组成部分,便是构成网络图的三要素。
计算各项目作业时间有两种方法:
(1)工作定额法。即按肯定可靠的工时编制作业时间。
(2)三点估计法。即先估计三种时间,然后用加权平均数的方法,求其平均值。计算公式为:
te=(a+4m+b)/6
式中,te表示作业时间(平均值);
a表示最短的估计工时;
b表示最长的估计工时;
m表示a、b二者之间的估计工时,即可能的时间。
这实际上还是一个估计值。用概率的观点来衡量估计,偏差不可避免,但这种方法还是有参考价值的。
假定现有一项工程,共有10道工序,并通过上述方法计算出了每道工序所需时间(天数),根据它们之间的联系,作网络图。
现在就可计算这个模型中的各条线路的总天数
第一条:A→B→C→D→F→G→I→J,计149天
第二条:A→B→E→F→H→I→J,计123天
第三条:A→B→C→D→F→H→I→J,计154天
第四条:A→B→E→F→G→I→J,计118天
显然,第三条路线占用时间最多,共154天,这就是关键路线或叫主要矛盾线。在工作具体进行中,关键线路如果延缓一天,最后完成的日子就必然延缓一天。因此,必须紧紧抓住关键线路上的备道工序,充分利用时差,抽调非关键线路上的人力、物力等资源,支援关键线路,保证关键线路不误工期或提前完工。
网络技术有以下优点:(1)便于阅读,便于管理。图上注有作业符号和时间、数字以及资源利用等,构成生产流程计划系统,一目了然。(2)显示全貌,掌握关键。它把整个工程项目有效地组织起来,标明关键所在,使管理者能统筹安排,科学地组织和指挥生产。(3)预断未来,便于控制。可根据网络计划执行情况,发现差异,及时采取措施加以纠正。(4)目标明确,便于协调。网络计划图反映出整个工程结构及各项作业(工序)之间的关系,使各部门及广大职工了解本部门在整体生产过程中所处的地位,便于各方及时沟通情况,主动协调,通力合作完成任务。(5)建立计划模型,为电子计算机管理提供了条件。
七、线性规划
线性规划是运筹学的一个重要组成部分。从企业管理角度来说,它是在满足约束条件下,按某一衡量指标来寻求最优方案的一种数学方法。在数学的术语上,把这个衡量指标称为函数,寻求最优方案称为寻求目标函数的最优值。最优值在企业管理上的表现有两个方面,一是指收益效果最大值(如利润最大、产值最大、效率最高);一是指资源消耗最小值(如成本最低、费用最小、时间最短)。
线性规划的图解法是通过绘制平面坐标图,把约束条件和目标函数表达出来,求得线性规划模型最优解的一种方法。它适用于求解两个变量的数学模型。运用图解法的方法步骤是:(1)在平面上建立直角坐标系;(2)确定满足约束条件的图解范围(可行解区);(3)从图解范围求得目标函数的最优值(在坐标系中直接查找或解方程组求得)。
八、经理要有出色的自控能力
自我控制就是对自己的情感、言论、态度、行为加以控制。自我控制包括自觉地转移自己的心理活动,促使自己的某种心理活动加速或减速,使自己的某种情绪增强或减弱,起动或制止自己的某种行为,对自己的动机的协调,根据所制定的计划监督检查自己的行为,协调自己的各种动作等。一个人的自我控制能力强,就能冷静、沉着、妥善地处理各种问题;反之,如果自我控制能力差,就容易感情冲动,一遇到困难、挫折,就气急、暴怒,然后又转而丧气、退缩,事情就办不好、办不成。因此,经理要提高自我意识水平,在自己的心理系统中,理智因素如能起主导作用,这在很大程度上就能够驾驭自己。经理要客观的进行自我评价,随时检查自己,一旦发现自己的心理和行为与实现既定目标有差距,就要自觉地调整自己的心理和行为,特别是对那些无益的甚至错误的思想和行为,经理要及时地果断地抛弃。
经理要有坚韧不拔的精神。在历史上,几乎所有的伟人都得力于他们坚韧不拔的精神。坚韧是成功的阶梯,一个人如果有坚韧的毅力,他就已经把成功的线索牢牢地握在自己的手里了。纵使他遭到99次失败,也要争取在第100次时得到成功。据说,爱迪生在发明电灯时,共做过14000次以上的实验。一位年轻记者问爱迪生:“爱迪生先生,你对现在的发明曾失败过一万次,有何感想?”爱迪生回答说:“年轻人,我并没有失败过一万次,只是发现一万种行不通的方法。”经理负责管理一个企业,压在自己肩上的担子是很重的,往往为了完成一项任务,会遇到重重困难,甚至弄得一败涂地。这可能使人心灰意懒,一蹶不振。其实,在失败过程中,本来就孕育有成功的因素。只要你能够再忍耐一下,再坚持一下,再经过一番努力,成功可能就会出现在你的眼前。有些人在困难临头之际,不是挺身而起,而是缺乏坚韧不拔的精神。
如何更好地做到自我控制,有人总结了理智控制感情的八句口诀;面对成绩,不沾沾自喜;遇到挫折,不垂头丧气;遭受委屈,不暴跳如雷;受到奖赏,不头脑发热;遇到平庸的上级,不自以为高明;见到高傲的领导,不低三下四;解决易办的事情,不掉以轻心;处理棘手的问题,不忧心忡忡。
还有人总结了以理智控制言行的九句口诀:盛怒之时,不主事;狂喜之下,不许诺;郁闷之际,勿牢骚;得意之时,勿飘浮;喜怒至极,宜慎言;烦躁至极,应慎行;众怒面前,我制怒;众喜面前,我抑喜;祸至不惧,福至不狂。
经理为了控制自己的情感,理智地处理各种问题,当遇到不顺的事情时,笔者归纳了“遣烦制怒十法”:(1)高瞻法,不计较一时一地的得失,气度要恢弘,眼光要看远,热爱工作,这使人会忘却烦恼,精神会焕发起来。(2)移情法,把忧愤情绪转移开,心烦时打打球,下下棋,参加舞会,逛逛公园,跑跑步,或参加其他体育活动,让焦虑聚集在体内的能量释放出来,缓解心理压力。(3)比较法,遇到困难,想想比自己更困难的同志。通过比较,不是使自己安于现状,而是激起排除困难的力量。(4)宣泄法,把自己心中的郁结,向自己的亲朋好友,向知己的组织领导倾诉出来,得到他们的理解、安慰、支持和帮助。(5)自控法,培养自制力,锻炼坚强的意志,能在一定程度上直接控制自己的情绪,消除不良情绪的影响。(6)避开法,改变一下环境,暂时离开使你心情不快的地方,能使你得到松弛,改善你的自我感觉。(7)忘却法,对不顺心的事,尽力不再去想,同时分散自己的注意力,逐渐遗忘。(8)交友法,特别是与心胸开朗、性格开朗的青年人交朋友,能使你受到感染,消除烦恼。(9)宽慰法,客观地承认自己的挫折和不足。人无完人,金无足赤。要放宽心胸,自我安慰,“耿耿于怀”没什么好处,应从失败中吸取教训,振奋精神。(10)幽默法,幽默与欢笑是情绪的调节剂,说说笑笑可以帮助你排遣愁闷,使得自己的情绪好起来,进而增加战胜挫折的勇气。