有学生问:“老师什么是你生命中的大石块呢?”专家回答:“比如,你的价值观、目标、健康、学习、家庭等,这些都是大石块,你们要优先考虑并把他们放在最重要的位置。”
试想想,你生命中的“大石块”是什么?,把生命中的“大石块”放在时间管理矩阵中的第2象限。
3.3时间管理策略
3.3.1确定明确的目标
设定目标是时间管理的首要条件。目标刺激我们奋勇向上,当目标不明确的时候,人们不会知道自己是如何在浪费时间。没有目标,便丧失了生存的目的及方向,这个目标应该以具体的成果表现出来。有些人没有目标,是因为他们没有勇气面对新环境可能带来的挫折和挑战,这些人最终只会是一事无成。先有一个假想目标,想象它的存在,而且是想象它具体的存在,活生生的存在,就仿佛在你的面前,手去摸它也感觉它热腾腾的存在。你要有非拥有它不可的野心,你就好像真的拥有它似的,要把虚拟的东西实体化。目标就是要这样可信任度的明确,只有先问收获,才懂耕耘。明确目标程序步骤如下:
步骤一,列出目标;
步骤二,上述目标带来的好处;
步骤三,主要困难和阻碍;
步骤四,所需技能及知识;
步骤五,为达到目的必需合作的对象;
步骤六,计划与行动带来的好处;
步骤七,目标完成日期。
3.3.2时间规划
每人每天拥有的时间都是相等的,但是不同的人在相同时间内所做的工作却相差悬殊。不会利用时间的人总是事倍功半,会利用时间的人则可事半功倍。
对时间进行计划管理。对时间的使用不能干了再算,而要算了再干。把要完成的工作,按小时、按天、按周的先后时序排好,然后按计划逐个完成。在自己可控的时间内工作安排紧张而有节奏,并尽力把不可控时间转化为可控时间,善于在不可控时间内处理事务。使用时间最忌把时间切成零星的碎片,要尽量把自己的时间集中起来使用。集中时间的多少要依工作的需要而定,集中得过多,也会造成浪费。一般来说,时间集中较多的人,往往是时间利用率最高的人。
对时间的使用也要计算成本。凡是劳而无功或得不偿失的事尽量不去做。计算时间的单位不要用小时,而要用分钟。越小越有助于督促自己珍惜时间,抓紧时间,充分利用时间。 假定一个部门平均每人月收入2000元,这2000元占每人每月创造新价值的27%,则每人每月创造新价值为2000÷27%≈7407元。每人每天工作7.5小时,每月工作23.5天,则每人每月工作时间为7.5×23.5×60=10 575分钟。每人每分钟创造的价值为7407÷10575≈0.70元。如果办一件事,需要3个人工作5天,则办此事的成本为3×5×7.5×60×0.70≈4725元。
善于区分重要工作和一般工作。运用时间管理矩阵进行规划。一个人的精力有限,因此工作要分轻重缓急。工作一般分三类:急件,必须马上办;优先件,尽量去办;普通件,有空去办。应把主要时间花在重要的事情上去,抓住了关键性的工作,才能有效地提高时间的利用率。
□利用最佳状态去办最难和最重要的工作。一个人在一天的不同时间里,精力状况是不一样的。生物学家通过研究提示,人和其他生物的生理活动都有明显的时间规律。人的智力、体力和情感都显现出一种周期性的变化,也就是人体内“生物钟”的作用。管理者应该找出自己在一天中,什么时间工作效率最高,要充分利用自己效率最佳的工作时间来处理最重要和最难办的工作,而把精力稍差的时间用来处理例行公事的事情上。
把常规的工作标准化。经常性办理的工作应在规章制度中明确规定,照章办事。同样的问题出现后,把具体情况和处理办法写下来作为日后处理同样问题的范例。
3.3.3执行计划
建立一份清单。所有成功的时间管理者,都是善于利用清单的人,它们不怕麻烦,将自己每年、每季度、每月、每星期、每天、每小时要做的事情都写在行动清单上,按时间先后次序列出来。同时它们利用白纸黑字来思考来强化自己的观念,并且借此达到目标。
建立一张清单最好的时间是前一天晚上,也就是一年之计在于春,一日之计在于昨夜星辰。
集中能力。先作第一件事,而不管第二件事。先作第一重要的事,一直等到它做完才考虑其他的。集中能力在单项的事情中,百分之一百的专心,坚持在那里,就一直等到它完成,这是使人成功最重要的能力之一。蒸气和瓦斯只有在压缩的状态下,才能产生推动力;尼亚加拉瀑布也要在巨流之后才能转化成电力。而生命唯有在专心一意、勤奋不懈的时候,才可获得成长。鲸鱼因为追逐小利而暴死,为了微不足道的目标而空耗了巨大的力量,把精力放在小事情上,而小事情使他们忘了自己该做什么。
克服拖延的心态。拖延是窃取生命的小偷,一件事情将它困难化就是拖延。你可以应用自我确认来克服拖延,而最有效果的词句就是:“马上行动,现在就去做!”当你认为无法在期限内完成任务时,立刻将此词句说上50次、100次,直到去行动为止。另外还要建立紧急意识,要培养快速的节奏感,因为它对成功是非常重要的,调整行为习惯,适应周围节奏,擅用零星及等待的时间,从而更快地完成任务。世界上一些领袖人物,他们最大的长处是精明果断。
保持生命中的平衡。确定你每天都花时间思考到自我生命的价值。没有反省的人生不完整,你为什么做你现在正在做的事情呢?要使你的生活把持平衡,管理好自己的时间,控制好事情的先后次序,你就能够达到你所想要的,以及你所想要做到的境界。
故事赶超时间的松山真一
松山真一是日本航空运行技术部性能组组长。很长一段时间,人们只知道他拥有和我们同样多的时间,但要做比我们更多的事,却不知道他是怎样办到的。
松山真一每天阅读一本书,读完后写出书评,然后发送给网络杂志。因见识独到,评论精妙,许多书评被反复转载,约有十万之众的读者。
松山真一每天早上6点起床,赶搭头班车上班。因为家离公司较远,车上有将近两小时的路程,松山真一决定将这段时间用来读书,不是为打发时间的泛泛乱翻,而是像上阅读课一样认真研读。
8点钟到公司后,在尚无人上班的办公室,松山真一开始就全神贯注地梳理一天中要做的事项,并逐一记在行事历上,然后依据轻重缓急程度标明序号以及完成时间,这时间精确到以分计算。
即使在这段无人的时间,松山真一也严格要求自己端坐在桌前,因为他一贯相信人处于什么样的状态就会做什么样成效的事情。
等9点上班时间到,其他同事匆匆忙忙赶来时,松山真一已在万事皆备、引擎全开的状态中开始新的一天了。
晚上下班回家的途中,松山真一凝神思索早上所读书目,构思好自己的书评,晚上吃完饭,便一挥而就,一个悠闲美满的晚上时段开始了。
一个人成功的程度和他善用时间、享受时间的能力有关。当你觉得时间不够用,日子过得很快的时候,证明你干对行了,你的工作就是你兴趣的选择,你走的人生方向准确且没有错误。假如你感到度日如年,或终日无所事事,日子怎么过得这么慢,分秒都在等待,那你就要赶紧调整或转型、改行、换个工作,改变生活方式,掉个头远离现在所有的,需要改变命运了。
管理时间就是自我管理,你必须要抛弃陋习,学习新的知识,引进新的工作方式和生活习惯,包括要订立目标、妥善计划及分配时间、权衡轻重、权力下放,加上自我约束、持之以恒才可提高效率,事半功倍。
本章建议
1.在大学课堂里,出勤率是成功的一半。如果你坐在那里,即使没能全神贯注也会有所收获。
2.将上大学看做是从上午8:00到下午5:00的一份工作。
3.安排重点次序,准备一本个人记事本。
4.经常问自己:是否在做有意义的事?
5.想象一下:与其让时光流逝,还不如认真学习。
本章小结
本章认为时间是人类最重要且有限的资源,每个人都是时间的消费者。要想实现自己的目标和追求,就必须学会时间管理。本章主要介绍了时间管理方法即时间管理矩阵以及时间管理策略。
重点概念
活动跟踪表时间管理矩阵
问题与练习
1.利用本章的测评,发现自己利用时间方面的问题,并提出改进措施。
2.利用表3-1跟踪自己24小时内的活动情况和时间利用情况,尽量做到真实准确,通过分析提出提高自己利用时间效率的措施。
3.什么是时间管理矩阵?如何利用它正确确立优先目标?
补充阅读1:时间 蒋子龙
人生的全部学问就在于和时间打交道。
有时一刻值千金;有时几天、几个月、几年乃至几十年,不值一分钱。
年轻的时候,一天可以干很多事。在世上活的时间越长,就越抓不住时间。
当你感到时间过得越来越快,而工作效率却低下来了,说明你生命的机器已经衰老,经常空转。
当你度日如年,受着时间的煎熬,说明你的生活出了问题,正在浪费生命。
当你感到自己的工作效率和时间的运转成正比,紧张而又充实,说明你的生命正处于黄金时期。