10.1 应收账款管理系统
本章学习目的：
·了解和掌握应收账款管理系统
·了解和掌握存货管理系统
·了解和掌握固定资产管理系统
本章关键词：
应收款管理系统、库存管理系统、存货核算系统、固定资产管理系统
根据企业对客户往来款项核算和管理需求程度的不同，应收账款管理一般有两种应用解决方案进行选择。一种方案是利用应收子系统进行应收账款的核算和管理；另一种方案是不细分应收、应付，而是将所有往来款项作为一个整体在总账子系统进行核算和管理。
在前一方案下，所有的客户应收核算都在应收款系统完成，相应的往来凭证也由应收款系统生成，然后传递到总账系统进行总分类核算，其他系统不再生成该类凭证。
10.1.1 应收账款管理概述
1.应收账款管理的目标和内容
（1）应收账款管理的目标
应收账款管理的目标应该包括以下几点。
1）准确、及时收款，采用多种收款方式，加速货款收回。
2）核算销售与收款过程中发生的收入、成本、费用。
3）分析薄弱环节，改善应收账款管理过程的效率和效益。
（2）应收账款管理的内容
应收账款核算与管理的主要工作内容包括以下几点。
1）完成应收账款业务的日常核算，全面反映企业各项债权的时点状况，及时催款。
2）及时反映和监督各项赊销业务的货款收回情况，以尽量减少坏账损失，并对可能发生的坏账数额进行估计。
·按照企业既定的计提方法进行计提坏账处理，及时处理确实无法收回的款项，以及已确认并已转销为坏账损失后又收回的款项。
·及时记录客户资料，对客户的欠款情况、资信程度等进行动态跟踪管理，及时评价各客户的偿债能力和信用，确定信用政策，准确完成账龄分析。
·实现其他有关业务的管理，如合同管理、客户管理、票据管理等工作。
·完成有关分析、统计工作，输出各种需要的台账、报表，将信息按照需求传递到其他业务过程。
2.与其他业务过程之间的关系
关系说明：
1）销售管理的销售发票直接传递到应收账款管理作为确认应收的依据；应收类型的销售费用发票传递到应收账款管理转换为其他应收单。
2）对应付款管理子系统中的采购发票和其他应付单与应收账款管理子系统进行应收冲应付的核算。
3）应收账款管理子系统生成的往来款凭证传递到总账的过程。
4）现金管理与应收账款管理的应收票据互相传递，现金管理的收款单可以传递到应收账款管理。
10.1.2 应收账款管理系统分析
1.应收账款管理系统的功能模块和应用流程
（1）主要功能模块
应收账款管理以销售发票、费用单、其他应收单、应收票据等原始单据为依据，记录销售业务及其他业务所形成的往来款项，处理应收账款的收取、核销、转账、坏账处理等，同时进行票据管理、合同管理、信用管理。应收账款管理系统主要包括以下几方面的功能。
1）系统初始设置。应收账款管理子系统的初始设置主要包括参数设置、基础信息设置、业务流程设置、期初数据输入、启动系统等几个方面。
2）单据处理。单据处理主要对销售发票、其他应收单、收款单、退款单进行各种维护。
3）票据管理。应收票据用来核算公司因销售商品、提供劳务等收到的商业汇票，包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。票据管理主要对应收票据进行新增、背书、贴现、收款、转出等跟踪管理。
4）合同管理。对合同的建立、执行和关闭过程进行管理。
5）核销和凭证处理。核销处理就是确定收款单与原始发票、应收单之间对应关系的操作。凭证处理则是根据业务单据生成记账凭证的操作。
6）坏账处理。坏账处理是对坏账准备计提、坏账损失的发生、坏账收回进行处理。
7）期末处理。主要包括期末调汇、期末对账、期末结账操作。
8）账表输出、分析。
（2）应用流程
流程解析：
1）从销售管理子系统的数据库取得或在本系统直接输入发票、应收单、预收单、应收票据等原始单据，然后进行审核。
2）将已收到的款项做收款单录入到应收系统进行收款结算，由系统对前面已经存在的销售发票或应收单进行核销，或将收款金额形成预收款。
3）对日常业务中涉及的预收账款冲抵应收账款、应收账款冲抵应付账款等业务进行转账处理。
4）企业在对应收账款进行全面检查的基础上合理地进行计提坏账准备，做坏账计提及处理。
5）对企业的银行承兑汇票和商业承兑汇票等应收票据进行管理，记录票据详细信息及票据处理情况。对销售合同进行管理，随时掌握合同执行情况及合同的收款情况。
6）对应收发生、应收结算、转账处理、坏账处理等需要登记有关总账和明细账的业务进行制单处理，编制相关凭证并传递到总账系统，据以登记有关账簿。
·当期录入、审核、生成凭证及核销、坏账的所有业务处理完成后，进行月末处理、年末处理，结束本月或本会计年度业务，开始下一期间处理。
·统计分析可以实现单据、业务账表、科目账表的查询分析，并可以根据需要进行应收账龄、收款账龄、欠款的统计分析。
2.应收账款管理系统初始化
应收款管理系统的初始化主要包括参数设置、录入基础资料、录入期初数据和启用系统几个部分。
（1）参数设置。应收账款管理的系统参数包括公司信息、会计期间、坏账处理方法、单据控制、合同控制、核销控制等方面的内容。其中“科目设置”需要设置应收票据科目代码和应交税金科目代码，并选择核算项目类别。“科目设置”中可以设置的单据类型有其他应收单、销售发票、收款单、预收单、退款单。系统提供了直接转销法、备抵法两种坏账处理方法。如果选择直接转销法，则坏账计提模块不能使用；如果选择备抵法，则可以按销货百分比法、账龄分析法、应收账款百分比法中的任何一种方式进行计提坏账准备。
（2）录入基础资料。应收账款管理的基础资料包括结算方式、类型维护、凭证模板、信用管理、价格资料和折扣资料几部分。录入每一种结算方式时，都要指定对应的会计科目，以便收款单、预收单、退款单生成凭证时能够自动找到对应的会计科目；类型维护中对票据类型、合同类型、偿债等级、现金折扣、担保类型、应收单类型、收款单类型进行维护，以实现不同类型业务的分类管理；凭证模板中定义各种业务类型的凭证模板，包括模板编号、模板名称、凭证字号、科目来源、金额来源、摘要等内容；信用管理对信用管理资料进行维护；价格资料对价格方案进行维护；折扣资料对折扣方案进行维护。
（3）录入期初数据。系统启用前，需要录入的期初数据包括应收账款科目的期初余额，本年借方累计发生数，本年贷方累计发生数，预收账款科目的期初贷方余额，本年贷方累计发生数，未进行票据处理（背书、贴现、转出或已收款）的应收票据，以后有可能收回的坏账等信息。
（4）启用系统。成功执行初始数据检查和初始数据对账操作后，就可启用系统以开始日常业务处理。
3.应收账款管理系统的处理
应收账款管理系统对包括应收账款、其他应收账款、预收账款和应收票据等在内的应收账款项进行全面核算、管理、分析、预测和决策。
（1）单据处理
单据处理是应收账款系统处理的起点，它是根据业务类型输入、审核相应原始单据的过程。应收账款核算的原始单据包括销售发票与应收单。销售发票是指销售业务中的各类普通发票和专用发票；应收单是非销售业务产生的应收原始凭证，如代垫运费等。
如果同时使用应收子系统和销售管理子系统，则销售发票和代垫费用产生的单据由销售系统录入、审核，自动传递到应收系统，在应收系统可以对这些单据进行查询、核销、制单，此时应收系统需要录入的单据只有应收单。如果没有使用销售子系统，则各类发票和应收单均应在应收系统录入并审核。
（2）单据结算
单据结算是将已收到的款项以收款单的形式录入到应收系统中，它是应收业务处理的一项重要内容。单据结算包括录入收款单和付款单、进行核销处理、形成预收账款。一般，核销方式的不同会影响账龄分析的精确性。
1）收款单是收到款项（包括货款、预收账款、代付款）所输入的单据；退款单是因销售退回而填制的付款单据。
2）核销就是确定收、付款与原始发票、应收单之间对应关系的操作，即指明每一次收款是收的哪几笔销售业务款项。系统应收款核销的方式主要有三种，即按余额核销、按单据核销和按存货核销。
3）形成预收账款是指如果预收了客户的货款，当时还没有发生销售业务，则可以先录入收款单，然后将该笔款项作为预收账款处理。
（3）转账处理
在应收业务的日常处理中经常会发生预收冲应收、应收冲应付、红字单据冲兰字单据、应收冲应收几种冲抵业务的情况。转账处理就是对这些冲抵业务进行处理。转账处理过程中，需要转账的每一笔金额不能大于其余额；如果企业往来科目设置时将预收和应收设为一个科目，则不能进行预收冲应收处理；处理应收冲应付业务时，可以进行不等额对冲，即如果应收账款转账金额大于应付账款的转账金额，则系统可将剩余金额作为预付账款；如果应收账款转账金额小于应付账款的转账金额，则系统可将剩余金额作为预收账款。
（4）票据管理
应收票据用来核算公司因销售商品、产品、提供劳务等而收到的商业汇票，包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。一般情况下企业都有应收票据。因此应收子系统都提供票据管理功能，可以对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行管理，记录票据详细信息、记录票据处理情况，包括票据贴现、背书、计息、结算、转出等处理。
1）应付票据新增、保存、审核后，系统即自动生成一张收款单。该收款单的单据金额为应收票据的票面金额，同时也决定了以后冲销应收账款的金额。如果收到的应收票据是背书后的票据，背书金额与应收票据的票面金额又不一致，则可以把收款单金额修改为实际背书金额。根据审核后的收款单进行凭证处理，生成收款业务凭证。
2）收到票据后，票据到期可以收取现金或银行存款，此时要进行收款处理。
3）背书。如果票据没有到期，由于急需资金，可以对票据进行背书处理。应收票据背书需要输入背书日期、背书金额、被背书单位、利息、费用和对应科目。其中背书金额应是应收票据的票面金额；对应科目是生成凭证时对应的会计科目。
4）票据转出。应收票据到期不能收到钱款时，可以对应收票据进行转出处理。转出时，需要输入转出日期、转出金额、转出单位信息。应收票据减少的同时，系统自动产生一张应收单，该应收单对应的凭证字号自动取应收票据转出凭证的凭证字号。
5）票据贴现。在未到期票据急需资金时，还可以对其进行贴现处理。此时应输入贴现日期、贴现银行、贴现率、结算科目等，系统会自动根据票面金额与贴现率计算净额与利息。票据贴现完成后应进行凭证处理，生成票据贴现业务凭证。
（5）合同管理
应收账款系统的合同管理主要是对销售合同及其完成情况进行管理，即实现合同的新增、输出、统计分析等处理。处理时，每一份销售合同可以分成基本资料、合同明细、合同数量完成汇总情况、合同收款情况、担保资料几部分进行管理。其中基本资料指合同名称、合同号、对方单位、签订合同日期、币别、汇率、折扣方式、销售时的商业折扣率、合同的补充条款，以及包括应收日期、收款金额在内的收款计划明细等；合同明细、合同数量完成汇总情况、合同收款情况从不同的角度反映合同的完成情况；担保资料是指担保金额、担保类型、担保期限、担保事项、担保标的及存放保管地，以及到期解除等信息。
（6）坏账处理
坏账处理包括坏账发生、坏账收回和坏账计提。系统根据用户在初始设置中定义的坏账核算会计科目及定义并选择的计提坏账方法，自动进行相应的处理。是坏账损失处理的操作界面。
（7）凭证处理
业务处理完成后要利用制单功能生成相应的记账凭证，并传递到总账系统。凭证处理功能主要包括定义凭证、生成凭证和查询凭证。
1）定义凭证。由于应收业务的类型和凭证类型比较固定，为了简化凭证生成操作，可预先按照核算的币种设置好各业务类型凭证中的常用科目。这些科目包括核算应收、预收、销售收入、应交增值税、销售退回、银行承兑、商业承兑、现金折扣、票据利息、票据费用和汇兑损益所采用的会计科目，为了确保数据入账正确还可以定义相应的控制科目。
应收系统需要定义凭证的业务包括单据处理、转账处理、票据处理及坏账处理。定义凭证就是录入这项业务核算涉及的会计科目、摘要、凭证字号、金额来源等。定义凭证可以在系统初始设置的凭证模板处进行。
2）生成凭证。根据用户的定义系统生成凭证的过程。一般有三种凭证生成方式。
·新增单据时，在单据序时簿或单据新增时即生成凭证。
·预先按不同的事务类型定义好凭证模板，凭证处理时，根据不同的事务类型系统自动套用相应的凭证模板进行生成凭证处理。
·凭证处理时随机定义凭证科目生成凭证。
3）查询凭证。用于查询应收子系统传递到总账系统中的凭证记录，并可以对这些凭证进行删除、红字冲销等操作。
（8）月末处理
如果确认当月的各项处理已经结束，可以进行月末结账处理。结账后本月不能再进行单据、票据、合同、转账等业务的增、删、改、审等处理。对于有外币业务的企业，在会计期末如有汇率变化，通常要进行期末调汇的业务处理。如果启用了销售子系统，那么只有在销售系统本月业务全部完成后，应收系统才能结账。
4.应收账款管理系统的输出
应收账款管理系统的输出包括业务报表和统计分析报表两类。
（1）应收账款管理的主要业务报表
1）应收账款汇总表。它主要是用来反映往来单位在某段时间的本期应收数、本期实收数、本年累计应收数、本年累计实收数、期初余额、期末余额等，以方便与总账对账。
2）应收账款明细表。它是反映往来单位在某段时间内往来账款的详细情况日报表，以此作为应收账款汇总表的补充报表。
3）往来对账单。它主要用来与客户进行对账的。往来对账单中主要包括销售发票、其他应收单的单据金额、本期实收金额、折扣金额和末核销单据金额等数据。
4）到期债权列表。它是反映截止到指定日期止已经到期的未核销应收账款及过期天数、未到期的应收账款及未到期天数的报表。
5）月结单。它反映的是企业在实际工作中形成的一种与往来单位进行账务核对、单据核对、账龄核对的情况。月结单反映业务流水、未结算单据、账龄分析三大内容。其中“业务流水”是从整个业务角度，按业务发生的时间顺序，逐笔反映业务流水情况，同时提供往来账款的余额情况；“未结算单据”是从每张单据的角度出发，列示尚未结算（未核销）的单据明细，同时提供基于每张单据未结算余额的累计情况，应与业务流水的余额相符；“账龄分析”则是基于上述余额，往来款的到期或未到期天数所对应的余额。
6）应收计息表。它是反映到截止日期已经到期应收款的应计利息情况的报表。
7）调汇记录表。它反映指定期间的调汇历史记录。
（2）应收账款管理的主要统计分析报表
1）账龄分析表。它主要用来对未核销的往来账款进行分析。
2）周转分析表。它主要是用来反映往来单位在某段时间的应收账款周转率及周转天数。
3）欠款分析表。它主要是用来反映往来单位在某段时间的应收账款欠款情况。
4）坏账分析表。它主要是指用来分客户、行业、地区等统计坏账发生的金额。
5）回款分析表。它主要是指用来统计往来单位（或地区、行业）回款的金额，及占总的回款金额的比例。
6）收款预测表。它主要是指根据应收账款及已收款金额来统计将来的收款金额。
7）信用余额分析表。它主要是用来统计客户的应收账款余额、信用额度及两者之间的差额。
8）信用期限分析表。它主要是指用来统计客户各个信用期限段的应收账款余额。
10.2 存货管理系统
存货是企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种资产，它是保证企业生产经营过程顺利进行的必要条件。为了保障生产经营过程连续不断地进行，企业需要不断地购入、耗用或销售存货。存货管理由库存管理和存货核算两部分完成。库存管理系统对企业存货的流动、循环进行动态控制和管理，它是企业物流管理的核心。存货核算系统对存货价值进行核算。从财务管理的角度看，目前存货管理系统主要是完成存货实物的管理和存货价值核算，而对企业最佳存货的确定等管理内容基本没有涉及。本书存货管理系统分析中主要对存货核算进行分析。
10.2.1 存货管理概述
1.存货管理的目的和内容
商业企业、工业企业及工商一体化企业的存货管理业务是不同的。比如商业企业的存货都称为商品；而一般供应链管理系统中，存货统称为物料。本书所指是基于工业企业的供应链的一个环节。
（1）存货管理的目标
为了完成对库存的管理和存货核算的业务处理，存货管理的主要目标如下。
1）及时完成库存的日常业务处理，包括入库业务、出库业务、库存调拨、库存调整等日常处理工作，及时、准确、全面地反映库存出、入、现存情况。
2）实现其他有关业务的处理。库存管理还应提供批次、存货、库存盘点、质量检验、赠品、虚仓等管理。从而真正实现企业仓储信息的全面管理，达到对库存业务物流和成本的有效控制与跟踪。
3）完成存货的核算，包括存货出入库核算、存货出入库凭证处理、库存余额对账和调整等，从而反映和监督存货的收发、领退和保管情况；反映并监督存货资金的占用情况，促进企业提高资金的使用效果。
4）完成库存分析、统计工作，输出各种需要的台账、报表和存货核算的各类账表。
（2）存货管理的内容
供应链管理以独立于工业企业和企业集团物流的单据流作为纽带，将整个物流业务流程统一为一个有机的整体。因此，存货管理是按照库存业务流程中的库存单据划分业务处理阶段，设置不同的连接轨迹和业务流转方法的。其主要内容是：
1）根据采购管理业务过程提供的收货通知单、生产部门提供的生产订单及其他入库凭证，根据实际入库数量分别填制外购入库单、产品入库、委托加工入库单、其他入库单进行入库处理。
2）根据销售管理业务过程提供的发货通知单、生产部门提供的领料单及其他出库凭证和实际出库数量分别填制销售出库单、领料单、委托加工出库单、其他出库单进行出库处理。
3）发生采购退货时，根据采购系统传入的退货通知单输入红字外购入库单。发生销售退货时，根据销售系统传入的退货通知单输入红字销售出库单。
4）库存盘点发生盘盈入库、盘亏毁损时进行库存调整处理。
5）仓库之间发生存货转库业务或部门之间有存货调拨业务时进行库存调拨处理。
6）根据出、入库单，核对有关发票，核算入库成本、出库成本并制作记账凭证，记入存货明细账，进行存货核算。
7）管理人员和有关业务人员随时输出其所关心的库存信息和有关的存货成本及业务分析信息。
2.与其他业务流程之间的关系
存货管理是供应链的重要信息中心，不断传递和接收着来自其他业务过程的各种业务信息。业务信息、财务信息和管理信息之间紧密结合，形成了一个统一的整体，提高了整个供应链的运作水平和效率。库存管理和存货核算与其他业务流程之间的关系可以表示。
关系说明如下。
1）接收采购系统产生的采购订单、收料通知单、退料通知单生成外购入库单。
2）根据质量管理的采购检验的物料、合格数量和采购让步接受数量进行采购入库。根据采购之外的各种检验的物料、合格数量进行相应的出入库处理。
3）根据销售系统输入的销售订单、发货通知单、退货通知单生成销售出库单。
4）依据生产任务管理和重复生产计划流程的投料，以及单产品/自制半成品入库单、委托加工入库单、其他入库单、生产领料单、委托加工发出单、其他出库单等单据据以填制入库单和出库单，进行生产领料和产品入库；依据委托加工管理的委托生产任务单和投料单进行委托加工生产领料和委托加工入库。
5）接收采购系统已审核（核销）的采购发票和外购入库单，进行外购入库核算和凭证处理；接收库存管理所有的其他出入库、盘点单据，进行相应出入库核算、盘盈、盘亏核算和凭证处理；接收销售管理产生的已审核（核销）的销售发票和销售出库单，进行销售出库核算和销售收入、销售成本凭证处理，并且把采购成本、出入库存货成本、销售收入、销售成本信息传递给有关业务环节。
6）将材料出库核算结果传递给成本管理，成本管理将计算出的半成品、产成品入库成本传递到存货核算，进行半成品、产成品出库核算。
7）将应计入外购入库成本的采购费用（运费、装卸费等）和应计入委托加工入库成本的加工费分别生成其他应付单传递到应付账款过程。
8）生成的存货核算凭证传递到总账处理。
3.存货核算的业务处理流程
存货的日常管理实行的是归口分级管理方法，财务部门对企业的存货资金实行集中统一管理，掌握整个企业存货资金的占用、耗费和周转情况；各归口管理部门根据本部门的具体情况，实行存货资金的分级管理。
信息系统方式下，企业不再设立多套存货明细账，而是作为一个整体，由不同部门处理同一存货账中的不同数据。存货核算系统在接收库存、采购、销售产生的入库单、出库单、采购发票、销售发票等核算单据数据基础上，核算存货的出入库成本、库存金额和余额、确认采购成本、分配采购费用、确认销售收入、确认销售成本和费用，并将应计入存货成本的采购费用与加工费用汇总后传递到成本核算系统，计入外购入库成本的采购费用、委托加工入库成本的加工费和不计入外购入库成本的税金合并生成其他应付单传递到应付系统；将生成的凭证传递到总账系统登记存货总分类账。其处理流程。
流程解析如下。
1）取得库存系统输入的外购入库单，与采购发票核对后进行外购入库核算，确认采购成本，分配采购费用，如果发票未到则做暂估入库核算；取得生产系统的产品入库单，进行自制入库核算；委托入库单和委托出库单核销进行委托加工核算。上述核算完成生成入库会计凭证，记入存货明细账，并传递到总账处理登记存货总分类账。
2）根据委托出库单和生产领料单进行材料出库核算；销售出库单与销售发票核对后进行产品出库核算，确认销售收入、成本和费用。上述核算完成生成出库会计凭证，计入存货明细账，并传递到总账处理登记存货总分类账。
3）进行存货跌价准备、计划价调整和存货成本调整处理，处理完成生成其他会计凭证传递到总账处理登记相关存货总分类账。
4）当期录入、审核、生成凭证及核算等所有业务完成后，进行月末处理、年末处理，结束本月或本会计年度业务，开始下一期间处理。
5）根据需要进行统计分析。
10.2.2 存货管理系统分析
1.存货管理系统的主要功能和应用流程
（1）存货管理系统的主要功能模块
（2）应用流程
存货核算系统的应用主要包括系统初始化和日常存货核算处理两部分。其中系统初始化是在第一次使用该系统，或存货初始设置涉及的数据发生改变时执行。系统的应用流程可以用表示。
2.存货核算系统初始化
存货核算系统初始化包括参数设置、建立基础资料档案、初始余额录入、启动系统几部分。
（1）参数设置
存货核算设置的参数主要有核算流程类参数、出库核算类参数、关账参数三类。给出了核算流程类参数。出库核算类参数主要有无原单的红字出库单单价来源选择、负结存单据单价来源选择、调拨单单价来源选择；关账参数主要有本期还有未审核的核算单据时是否允许关账、本期还有核算单据未生成凭证时是否允许关账、关账后是否允许对本期核算单据进行修改、作废和反审核等。
（2）建立基础资料档案
存货核算需要用到的基础资料除存货科目外，都可以直接从其他相应子系统调用。存货科目设置时要根据成本计价方法而变化。
1）按照实际成本计价时，为了反映企业材料物资的增减变动和结存情况，存货收发核算应设置“原材料”、“产成品”等资产类总账账户。存货明细账应按材料、产成品的保管仓库、类别、品种和规格，设置明细账（或材料卡片），进行明细分类核算。
2）按计划成本计价时，材料按计划成本核算，应设置“原材料”、“材料成本差异”、“产成品”、“产成品成本差异”等资产类账户。差异明细账应按材料、产成品的保管仓库、类别、品种和规格，设置差异明细账，并根据材料成本差异明细账计算成本差异率，计算填列发出存货时应负担的存货成本差异额，并把本月发出存货的计划成本调整为实际成本。
（3）初始余额录入
初始余额录入时，不同的存货核算方法需要准备的数据是不同的。采用计划价核算时应准备存货的结余数量和结余差异数据；采用加权平均法和移动平均法核算时应准备存货的结余数量和结余金额；采用个别计价法、先进先出法或后进先出法核算时应准备存货的每笔入库结余数量和结余金额，以便出库时进行出库成本核算。
（4）期初库存余额调整
由于种种原因，企业存货在数量账存、实存一致的情况下，金额仍会账实不符，此时则需要单独进行期初余额调整。
3.存货核算系统日常处理
（1）存货入库核算
由于不同类型入库业务核算的特点不同，因此存货入库核算提供了不同的核算流程。
1）外购入库核算。外购入库核算主要用来核算外购入库的实际成本，包括买价和采购费用两部分。买价由与外购入库单相钩稽的发票决定，采购费用直接录入，并且可以按数量、按金额或手工先分配到发票上每一条物料的金额栏，再进行核算，从而将买价与采购费用之和根据钩稽关系分配到对应的入库单上，作为外购入库的实际成本。
外购入库核算主要包括采购费用录入、采购费用分配、入库实际成本核算几部分功能。当期的外购入库单和发票经审核之后就可以进行外购入库核算了。
·费用录入。选择本期已审核、未生成凭证的需要分配采购费用的采购发票，可以录入运费、能抵扣的税金、其他采购费用，系统自动计算采购费用总额。录入之前应首先选择分配方式，如果按数量分配，则以单据上各行物料的基本计量单位数量作为权重对采购费用进行分配；若按金额分配，则以单据上各行物料的金额为权重进行分配。如果采取手工分配，则直接录入采购费用。
·费用分配。费用录入完毕，并确信选择的发票无误后，执行分配，系统会自动将分配后的采购费用及相应的运费税金填入采购发票中。系统执行分配时，将采购费用总额和税金，分别先除以分配标准之和（选定发票上所有物料的数量或金额之和），然后分别乘各自的分配标准（数量或金额），得到各行物料的采购费用和运费税金。
·入库成本核算。完成费用录入和费用分配后，执行核算，系统便开始核算外购入库实际成本。若无采购费用，可直接进行核算处理。核算时系统严格依据钩稽关系，先将发票上某一物料的全部金额和采购费用合计除以入库单上该物料的数量，计算出单位成本。因为只有经过核算才能保证采购发票与外购入库单金额平衡，所以核算成功是正确生成外购入库凭证的前提。
2）自制入库核算。自制入库核算主要用于处理产品入库和盘盈入库核算业务。需要录入或引入产品入库成本、盘盈入库成本，然后系统自动将汇总计算出的单价、金额回填到入库单据上。
3）委托加工入库核算。委托加工入库核算主要用来核算委托加工入库实际成本，它由材料费和加工费两部分组成。委托加工入库核算主要包括核销材料费、分配加工费、核算入库成本几部分。
·核销材料费是将当期、已审核、未生成凭证的委托加工入库单中需核销材料费的委托加工产品与尚未关闭的委托加工出库单中的有关物料进行核销。处理时，只需录入本次核算的数量，系统自动按先出库先核销的原则计算出本次出库数量、本次核销金额、未核销数量和未核销金额，同时给委托加工入库单相应的行打上已核销标志。
·分配加工费是指按某种分配方式（如按数量或按材料费等），将委托加工费用和应纳税额进行分配，并把分配结果回填入入库单的对应栏目中的处理过程。
·核算入库成本，即把材料费与加工费之和作为金额，倒算出单位成本的过程。
4）其他入库核算。其他入库核算主要是对组装核算和非组装单核算的处理。组装件是由多个物料组成，不在生产环节进行组合，而在仓库进行组装，组装后在仓库又可以拆开用于其他组装件或生产领用出库用于其他产品或单独销售。其他入库单是处理其他类型产品入库的单据，其他入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证，其他入库确认后，需要手工填入成本。
5）存货估价入账。存货估价入账主要对本期发票未到的入库单进行估价处理。
