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第8章 提高效率的前提是时间的管理与利用(1)

时间是一切发展的前驱,没有时间,一切的发展都不算发展,因为,作为一个管理者,如何管理好自己的时间,怎样把自己的时间利用到合适的地方是很重要的。

什么是效率?效率是指在一定的时间里完成的工作量,更指超额完成的工作量。然而,提高效率的方法却是合理的管理和利用时间,用最少的时间发挥出最大的功效。

做为一个管理者,如果想要自己的管理一直处于高效的状态中,首先就一定要学会合理的利用和分配自己的时间,不要把时间浪费在无所谓的事情上。做时间的主宰,不要让时间主宰你。

Part 13 时间是第一个需要管理的对象

在科技突飞猛进的今天,如果你善于观察就会发现,一些人明明有很多的空余时间,可是嘴里却一直嘟囔着“我很忙”,但是,当你去查看他周围的情况时,会发现他现在的时间确实很充足,那么是什么原因导致他一直处在“忙”的状态中呢?

其实,一些人之所以会在没有任何事情发生的时候还说自己忙,这是一种“心理假设”的行为,因为他不懂得合理的安排时间,以至于把自己空挡的时间都当成是忙碌的对象。更或者说,他已经形成了一种习惯,不知道自己应该如何面对空挡的时间,因此,即使在自己很闲的时候,也会说自己忙,但是具体忙什么却不得而知。

如果一个人想要成功,做一个领导者,首先就必须要学会管理自己的时间,不能一直让自己沉浸在不知所云的位置。

合理的分配和管理时间是成功的第一个法宝,也是每个想成功的人都必须要做到的,如果一个人想要成功,却不懂得合理的分配时间,这样的结果无非是那个人还一直处在“想”的状态上,不会有任何的实际行动,或者说,实际行动被“想”替代了。

【案例解析】

余震是一家知名企业的高层主管,对工作认真负责,对同事关心呵护,在公司同仁的心里,余震当之无愧是一个好领导,深受领导的重视和下属的喜爱,但是面对别人给自己的评价,依然无法满足余震内心的需求,因为他一直都感觉在自己的身上看不到真正的成就。

他每天都很忙,可是忙的内容永远是一层不变的繁杂琐事。后来,因为公司的副总要去国外的培训,不能去参加周三的会议,于是就交代余震代自己出席,在会议上报告公司这一季度的工作计划。听了副总的话,余震很高兴,一边忙着给副总保证,一边暗暗的高兴自己终于可以一展宏图了。

在接下来的时间里,余震一直想要好好的研究一下报告,好给自己赢得一个漂亮的掌声。可是周围的事情一直拖着他无法前行,于是他在心里对自己说:“没事的,还有时间”。

在余震的自我安慰下,开会的时间就只剩下一天了,可是余震对报告的内容还处于未知的状态,于是,余震对自己说:“不能在等了,要立刻、马上解决”。

可就在他打定主意要出好好的研究的时候,好朋友打电话让他帮忙在网上帮自己定一套家具,说是急用的,因此,余震不得不放下自己的刚决定好的事情,转身投入到为朋友找家具的事情上。当他忙完的朋友的时候,再次拿起工作报告要仔细研究的时候,下属又找到自己,让自己帮忙处理一些工作上不懂的事情,没办法,身为领导,职责所在,于是余震又投入到了帮下属处理工作上的事情,当他做好了一切的事情,准备翻阅报告的时候,下班时间到了。于是,他告诉自己说:“回去吃个饭,洗个澡后再看,那时的精神会很好,更加方便思考。

可是,当他回到家中,做完了这两件事情的时候,世界杯又开始了,对于他这个头号球迷来说,怎么能够错过,所以就接着看了,而报告自然还是被丢在一边,当他看完世界杯后都已经十二点了,眼睛早就开始亲密的接吻了,没办法,没有充足的睡眠大脑一直处于罢工的状态,于是,余震就把时间又推到了明天早上,做报告之前,

可是,第二天他迟到了,当他以百米冲刺的形象到会议室的时候,就只听到一声“散会”……

●从案例中,我们可以看出余震失败的原因在于他不能合理的安排时间,对于时间的概念一直处于很模糊的形象,总觉的自己还有时间,也总觉得自己一直在忙,但是,实际上真正是他忙的事情却很少。

在生活中,和余震一样的人很多,他们都因为不知道如何管理时间而一直忙碌着,但是获得的成就却很小,而这样的行为在俗语中,通常被称为“白忙活”。

如果一个人想要成功,就必须学会管理自己的时间,因为懂得如何管理时间的人,才能有所成就,才能明白自己在哪个阶段需要做哪些事情,这样才有利于自己快速的接近成功。

【专家点拨】

→合理的管理时间是成功的通行证,如果不懂得安排自己的时间,就只能站在门外徘徊。

→时间是漏斗,你想的越多,它漏的越快,只有抓住当前的机会,努力的拼搏,你的生命才会和成功沾边。

→永远别指望时间对你关照,因为它越关照你,你越自甘堕落。

→你可以不理解时间的定义是什么,但是你必须明白拥有了时间,你该做什么?

→人生是起跑线,时间是冲刺,如果你不懂得冲刺,就将成为被跑道淘汰的人。

Part 14 时间与管理者之间的关系

在管理者的眼里,时间是每次成功前的敲门砖,是早起的鸟儿有虫吃的喜悦,同时也是自己能否一直站在成功跑道上的依据。

懂得理解和包容时间的管理者,无疑在任何事情上都是成功的,因为他知道尊重时间能给自己带来什么,并且懂得合理的分配自己的时间。

做为一个管理者,他眼中所看到的事物和一般人的是不一样的,因为管理者在时间的身上看到的是利益、是成功,而一般人眼中的时间是玩乐。

如果身为一个管理者,却一直在行使着非管理人员的行为,这样的结果到最后无疑是把自己推向火坑,因为不懂得珍惜和合理利用时间的管理者最后只能成为时间脚下的俘虏,承受被时间折磨的屈辱。

时间和管理者之间的关系是相辅相成的,当管理者能够合理的利用时间的时候,时间就是管理者身边的得力助手,能够帮助管理者取得更多的成就。但是,当管理者对时间处于藐视状态的时候,时间会变成促使管理者快速下台的幕后推手,因为只有懂得时间的人,时间才会珍惜他的成败。

【案例解析】

在现代科技快速发展的今天,统一无疑已经成为家喻户晓的品牌,因为统一的管理者懂得合理的安排时间,在有限的时间内完成超额的工作量,所以说,统一的成功也是必然的。

当时,统一面临了新产品(新一代的低端袋面)和主打产品(小浣熊干脆面)的撞面情形,公司要求业代同时完成新产品的铺货竞赛和主打产品的换卡行动(小浣熊是以面袋中精美的图片吸引中小学生的)这两项任务。业代在面对当时对他们来说不可能完成的任务议论纷纷,然而,统一的区域经理却笑着问他们说:“你们想不想拿铺货竞赛的大奖?”面对诱人的大奖,他们自然想拿,于是,都毫不犹豫的说想。

区域经理在听到让自己满意的答案后,就让文员给业代发了一张《夺奖计划时间安排表》,这张表单对时间的安排很丰满,合理的利用到了每一分钟的时间。里面的内容是这样的:

早上6:00到附近早市做展售。

早上7:10布置好展售的工具后去吃早餐。

早上7:30赶到附近的小学展开小浣熊的宣传和换卡兑奖活动。

早上7:50回到公司开早会,并收拾拜访客户时要用到的POP和活动的奖品及宣传品。

上午8:30展开业务拜访。

中午11:20和学校附近的同事开始搞活动。

中午12:30吃午餐,休息。

中午1:30转换学校继续活动的宣传。

中午2:00回到各自的区域,再次进行业务拜访。

下午4:30再次转换学校进行活动。

晚上6:00回公司交单、开会总结。

星期六和星期天,财务人员配合K/A组的同事,展开大型的商场促销活动,而业代要联手仓管组的同事展开社区展售。

当所有的同事都依照区域经理的安排做事后,结果可想而知,他们成功的赢得了全国铺货的银奖,这一光荣的成就同时也使业代们明白了“只要时间用的对,万事都能化玉帛”。

●从案例中,我们可以看出,由于区域经理对时间的合理安排,把业代眼中不可能实现的事情变成了现实,同时也让业代们明白了“只有不理解时间的失败,没有不能完成的任务”。

在任何时候上,时间都是成功的法宝,当你懂得合理利用时间的时候,时间便会助你一臂之力;当你把时间用于思考说“我不行”的时候,时间也会成为促使你失败的元凶,因为时间是无形的,他根据每个人的心理特征营造一定的场景,然后用不同的思维铸造不同的结果,所以说,在时间面前,思维决定一切。

管理者是时间的掌控者,时间是管理者的助手,管理者发号司令,时间加以实施,这样就促成了成功。

在上面的例子中,业代之所以会觉得同时做两件事情是不可能完成的任务,是因为他们没有想过要如何安排时间,而管理者在宣布让他们完成两项任务的时候,就已经将时间安排妥当,这就是管理者和员工不同的地方。

员工善于说“这不行”,而管理者善于寻找行的方法,把别人眼中否定的局面定格为行的通。

【专家点拨】

→时间和管理者同行,时间约束管理者,管理者造就时间。

→在任何时候,合理的分配和利用时间都是登上成功宝座的保障,时间的重要性就相当于花开开谢的周期,如果一直保持不变的姿势,也就会失去其本身的意义,而只有不断的变化,才能展示其美妙的一生,如同时间一样,它给了每个人同等的空间,而给自己的空间塑造内容的只能是时间拥有者,而不是时间本身,因为时间是周期,而开花花谢是人奋斗的历程。

→管理者的思维是“这个一定行”,而没有成就的人的思维是“这个很难行”,当这两种思维撞面的时候,主导成功的幕后推手“时间”也就出现了,它决定每个人思维的利用价值,也给每个人的思维空间塑造改变。

→把有限的时间投入到无限的改变中,这是管理者的行踪。

→管理促使时间有约束力,而约束力营造管理成功的喜悦。

Part 15 费时的决策——人事决策

在企业的发展中,时间是约束,决策是决定,而时间和决策的综合就是在合适的时间里做出决定。

当事件有时间约束的时候,就会显的有效率,相反当它摆脱时间的时候,一切都会呈现在无规律中,甚至是原地不动。和决策一样,如果人们在做决策的时候,没有受到时间的约束,这样决策被实施的机率就会很小。

时间是促使决策有效实施的方式。没有时间的约束,决策会像是散沙一样,没有规律,但是当决策被时间主宰后,就会成就高楼大厦。

然而,在所有的决策中,最费时的决策就要属于人事决策了,因为人事决策不仅是企业的开始,也是企业的结束。人事决策从一开始就是充满挑战性的决策,因此,在做任何人事决策的时候,都需要步步为营,在经过认真的思考过后,才能作出最终的判决。

彼得·德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说过一段经典的话:“上帝在创造人的时候,并没有想过他们要管理组织。”从这句话中我们可以看出,德鲁克想要阐述的问题在于——人从一开是就是独立思考的个体,因此对管理组织的要求并不理解,而人不像花草,不能修剪成形,也没有可以等价交换的物质,来进行同体改变,而人事在进行决策的时候,必须要选择最接近标准的人,因此,需要较长的时间进行思考和判断,以此来确保自己的最终的决策没有出现问题。

【案例解析】

案例一:通用汽车公司前任总裁斯隆先生是一个做事十分缜密的人,面对人事方面的抉择,他不会向一般的管理者一样,总是在第一时间说出自己的决定,而是会在经过再三的思考后,然后给出最后的决定。

因为斯隆先生的慎重,使他做的每个决定都显出了独具慧眼的一面,同时得到了别人的肯定,人们都说他“知人善任”,给了他很大的鼓励,当有人问他对识人有什么秘诀时,斯隆先生说:“我并没有什么秘诀,只是我知道,自己第一眼看中的人,往往到最后都不是合适的人选,因此,在选人的时候,我向来不会在第一时间就给出答案,总是在经过多方求证后,才给出合适的答案,这样就可以尽量的避免错误的发生。”

案例二:当企业的发展开始日益翻新的时候,某大型企业也与时俱进,对自己的企业进行重新的规划。但是,当新的规划产生后,却发现企业原高级主管已经无法在胜任现在的工作,企业需要重新再进行招聘,来填充高级主管一职,但是面对为企业奉献了一生的原高级主管,企业的领导却不并不想于他解除合约,因此,如何合理的解决这个问题,成了困恼企业领导的重大问题。

可是面对让人头痛的问题,领导却一直没有一个合适的解决方案。当有一天,领导把自己锁在屋子里,不让自己被任何事情打扰的时候,终于想到了解决的方案。但当他把方案列出来时才发现,解决的方法很简单,就是把原主管掉到另一个新的重要岗位,而这个岗位刚好适合原主管的发展。

●从案例中,我们可以看出,第一个案例和第二个案例都有一个相同的地方,就是在做人事决策的时候,都用了很多时间,都是通过认真的思考才作出最后的决定的。如此可见,人事决策是一项很重要的决策,也是一项很费时的决策。

假如例子中的人在做决策的时候,总是一锤定音的话,这样的决策正确率就会减少很多,会给企业将来的发展带来困恼。

人事决策不像第一印象,表现的好就会给人一个好印象,人事决策是在感觉你好的同时,再进行仔细的分析、研究,来决定你最后适不适合。因为在人事决策里面夹含了很多责任问题,一旦人事决策没有做好,就会对企业产生很大的影响。

但是,作为一个管理者还要清楚,时间的长短并不意味着人事决策的对错,只能代表管理人不同的思考方式,如果一个管理者在自己能很快做决定的时候,还是盲目的跟风,做一个长时间思考人事决策问题的人,这样就形成了一种新的性质——浪费时间。

如果一个管理者在时间在时间不够用的时候,还盲目的把时间浪费掉,这样的决策也将成为管理者决策的一大失误。

【专家点拨】

→当你拥有决策权的时候,说明你的能力得到了肯定,但是,决定你能否一直走下去的不是决策权的威力,而是你能否正确合理的运用你手中的决定权。

→人的思想是浅薄单一的,在没有遇到团队的时候,它都处于特例独行的状态,但是,当团队出现时,思想就需要被强行扭转,因为它需要去符合团队的要求,但是,任何改变都需要时间。

→人事决策是费时的决策,因为它需要结合提取周围所有的意见,然后,才能组成一个构画的蓝图,最后从中找出最满意的答案。

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