1．采购调查组织。
一个企业可以按以下三种方法之一组织采购调查。
指定专职工作人员负责此工作；
组织正式的采购及管理人员兼职进行采购调查；
让对调查过程具有广泛知识的跨职能的信息团队进行调查。
企业可以安排专职工作人员进行采购调查(这些工作人员通常被称为采购调查员、采购分析员、价值分析员或商品专家)。但是，很多企业考虑到组织机构精简及扁平化的要求，具有实际运行及战略基础意义的供应部门，在采购调查中，已经越来越多地开始使用跨职能的信息团队或战略合作的商品主管。但他们仅作调查和计划，不进行实际采购。这是因为：
从始至终地收集分析数据的工作需要大量的时间，但是在许多采购部门中，采购人员及管理人员却没有这个时间，因为他们的时间完全被解决紧急问题所占用。
采购调查的许多领域(如经济研究和系统分析)需要高层次的调查技术知识，而这种调查技术是一些采购人员所不具有的技能，因为调查技能不作为采购部门挑选人员的标准，采购部门中的日常事务也不要求将这种技能作为基本技能。
采购调查人员必须对采购决策所产生的后果进行全面的分析。从另一方面来讲，采购人员有可能过于关注他(她)自己的责任范围，以至于对未来没有全面的把握。
采购人员对他(她)所采购的货物是相当熟悉的，但调查人员最初可能没有这种经验，并因此忽视重要的数据。需要调查人员花费大量时间向卖方或管理人员寻求数据的方法很可能效率极低。
在最后的分析中，采购决策由采购人员或管理人员作出，采购调查人员仅仅提供数据及建议。在一些情况下，调查人员与决策者之间会产生矛盾，因此调查人员的建议有可能受到不公正的对待，他们的努力也会被忽视。
专职采购调查人员的工资及相关费用增加了采购部门运转的管理费用，如果分析的结果不能有效地改进采购决策，那么这些费用就不该发生。
因此，为在使用专职采购调查人员与采购人员兼顾调查工作之间达成某种妥协，可利用从事不同工作的跨职能小组。这些小组有不同的名称，如信息小组、商业主管小组或价值分析小组等。
所以采购人员和调查不能分割，在采购过程做到了市场全面的分解信息，反馈到采购计划中去。
2．价值分析（所购材料、产品或服务的调查）
价值分析是将所购货物所体现的功能与其成本相比较，从而找到成本更低的替代品的过程。
价值分析的第一步是选择一种零件、原材料或服务进行分析，然后组织一个跨职能的价值分析小组(通常包括一个供应商)，最后用一个动宾词组定义货物或服务的功能。例如选择一只装软饮料的易拉罐作为分析对象，它的功能可以被定义为“装液体”。这种方法鼓励创造性思维并且使价值分析小组不要陷入现有的结论，即将铝易拉罐作为惟一结论。价值分析是一种系统性方法，它是供应管理过程中不可缺少的部分。
价值分析技术同样也适用于服务，价值分析技术与处理信息及通信的电子方法相结合，形成了流程再造的基础。
因此，价值分析是削减采购成本的一种有效方法。人们可以根据需采购货物各方面的详细信息在替代品之间作出明智的选择，从而更有效地利用采购资金。
价值分析调查的主要内容包括如下几方面：
投资回收分析处理方法(包括再循环)、渠道及技术，以确定什么可以为公司创造最大利润；
租借或采购收集每一种替代品优缺点的数据以制订最佳决策；
自制或外购以及继续自制或外购比较每一方案的经济及管理效果以便作出明智的选择；
包装方式查工序及原材料以确定能以最低成本满足要求的方法；
产品规格对现有规格进行分析以确保满足需要的功能，避免采购具有不必要的属性或不必要的高性能的商品，能保证有竞争力的采购行为；
标准化考察所使用的具体产品的用途，考虑可否能用一种货物来满足众多要求的可能性；
替代品使用不同的货物替代现在所采购的货物，对其技术及经济效果进行分析；
更换供应商考虑专业供应商能够增加的效益。
价值分析的标准方法包括上述的大多数内容，它可为通常采购货物所产生的一系列问题提供详细的答案。
3．商品调查。
商品调查有助于对一个主要的采购商品未来长期及短期的采购环境作出预测。这些信息构成了制订正确决策及现有的采购管理方法的基础，并且为最高管理部门提供了有关这些货物未来供应与价格的相对完整的信息。
通常来说，商品调查的焦点集中在那些大宗采购的代表性货物上。但是，它也运用于那些被认为严重供应短缺的小笔采购货物中。主要的原材料，例如钢、铜或锌，通常也是调查的对象，另外一些产成品如发动机或半导体设备也可能是调查对象。
较复杂的商品调查包括以下几个主要方面的分析：
企业作为采购方现在及未来的状况；
生产过程的替代性；
该货物的用途；
需求；
供应；
价格；
削减成本和(或)确保供应的战略。
一些公司做了非常复杂的商品调查，制订出一份相当有战略眼光的采购计划，一般是5-10年的计划，也有长达15年的预测计划，每年更新。如果一个公司制订了15年的战略性市场计划，它可以附带一份战略性的供应预测计划。因为就长期而言，获得关键原材料的充足供应可能是公司成功地实现其市场目标的决定性因素。公司需要对价格趋势作出实际的预测以便制订调整原材料供应的战略计划。
4．供应商调查。
价值分析和商品调查探讨的主要是所购商品，供应商调查强调的重点是采购的源头。简而言之，前述的两个部分是“什么”，这里的重点是“来自谁”，如果采购人员了解的有关现有的和潜在的供应商及其经营方法以及市场位置的知识越多，他们选择及创造足够的、合适的供应来源的能力以及准备并成功地与供应商进行谈判的能力会越强。供应基地减少或合理化及实行电子采购过程可以让许多企业的供应主管把重点放在关键的供应商身上，为了选择合适的供应商，一般需要在以下11个方面进行具体论证。
财务能力分析调查现有的及潜在的供应商的财务状况以便估计供应商陷人财务困难的风险及对采购公司的影响。虽然这类分析通常由公司的财务部门做出，但考虑到风险的潜在的损失，在一些情况下，它应该应用于采购行为及采购调查，以确保对供应商评估、分析的精确性。
生产设施分析收集供应商设施的有关数据，重点是生产能力及局限性。
寻找新的供应源寻找新的供应商以满足采购的需要。由于调查及长期计划会导致相反的市场情况，因此采购公司应说服供应商开发生产能力以满足采购公司现在及未来的采购需求。
估计分销成本分析货物从产地到公司的各个转运阶段，测算如果公司正常有效运作时供应商的供货成本，这将使公司可以以合理的价格采购并且评价是否使用了最在效的分销渠道。
预测制造成本假定在合理的效率之下分析供应商的制造成本(直接材料、直接人工、机械、工具、生产费用、日常及管理费用和利润)，这些数据为在制订谈判计划中估算目标价格提代了基础。可能是由于可以立刻节省大量费用，因此预测制造成本成为最常见的调查主题。这项调查要想产生最佳效果需要公司的采购部门及生产人员的合作。许多公司正在以成本因素的假定标准为基础使用计算机软件进行成本分析(例如材料价格和直接工时率)然后买方可以立即拥有成本分析能力。
单一货源分析供应商的管理及能力可以预测所有可能发生的事情，从而为完成合同谈判打下基础。采购人员可以利用订货的数量优势获得巨大好处。但是由于单一供应商及运输系统问题而发生的供应障碍所引起的潜在成本是很大的。通过在一定程度上将两者的未来以鼓励合作、信任和双赢的行为方式联系起来，与单一供应商发展更亲密的关系可以减少某些风险。通过与单一供应商建立一种伙伴关系或战略联盟，两方都可以将精力集中于解决共同的问题，改进生产过程并且提高效益。
所购材料的质量保证与供应商建立质量保证系统，就质量标准达成协议，确定供应商生产标准及质量人员的培训标准，建立共同追踪质量的执行系统，确定需改进的方向和措施。企业应意识到，提高产成品或服务的质量的措施之一就是与关键的供应商共同努力以确保交付的材料或零件满足或高于所需的要求。这种合作会减少早期与供应商的敌对关系。
供应商态度调查通过系统调查技术，确定供应商怎样看待采购公司及其采购行为以及如何改善买卖双方的关系，这些信息被用于审查及改变采购机构和政策。
供应商绩效评价收集和分析供应商的一些生产和供货数据，以确定指定的供应商所完成的工作是否令人满意，以便为再次采购作出明智的决策并且向供应商建议需要改进的地方。在伙伴关系或战略关系中，应定期评价供应商的绩效，包括：努力改进生产过程、减少时间周期、削减成本及改进质量和服务等。
供应商销售战略更好地理解供应商的目标以及达到这些目标所使用的方法，以便采购人员可以预测供应商的行业并设计采购战略。这种战略可以以最低的总成本得到所需货物的持续供心，
对等贸易寻找国际供应商，分析其能力并与之谈判有关对等贸易协议。例如，有些国家缺少美元，因此，当它们从美国公司进口货物时，可以用其出口的原材料或产成品来支付全部或部分进口货款。这事实上是一种物物交易。在一些公司内，由采购调查专家负责收集和分析达成这种协议所需要的数据。
采购人员由于与供应商保持密切与持续的合作关系而处在对供应商作有目的调查的最佳位置。但是，因为这种调查大部分在本质上是技术性的，所以如果要想获得大量的、决策用的数据，应该使用具有专门技能的人员或利用一个跨职能小组进行调查活动。
5．采购系统调查。
尽管对所购货物及可能的供应商有足够的了解对在采购活动中获取最大的价值很重要，但不能确保采购会以最有效的方式进行。如何进行采购同样重要。高效的管理过程不仅能够减少部门运转的费用，而且有利于对所购商品及其来源作出明智的决定。采购方面的调查项目主要涉及如何改进采购系统的管理，也就是以材料管理为中心的系统及过程调查。采购系统调查主要包括以-下几方面：
总定单通过调查采购合同，分析采购杠杆作用和减少管理费用的方式，并利用长期协议作为手段确保持续供应可能会特别有效。
价格指数的形成开发一个程序，由此准备一个指数或一系列指数作为评价采购部门工作绩效的因素。该指数列出了实际采购价格或者其与市场价格的比较。通常使用的不止一个指数，涉及：①原材料；②零部件；③维护、修理及辅助材料。
价格折扣分析开发计算机模型以便于确定何时采用数量或价格折扣是经济明智的。
报价分析开发一个计算机模型，此模型可以采用线性报价单对不同的供应商的众多项目进行比较，并且能确定使采购方总体成本达到最低的组合方式。
学习曲线用制造进步功能或学习曲线(即随着生产产品数量的增加，由于生产熟练程度提高使产品单位成本以一定方式下降的趋势)作为谈判时确定目标价格的基础。
货物总成本用于确认涉及采购成本、管理成本和占有成本等每件货物成本的所有方面的一套系统和方法。例如一套机械的总成本包括各种因素的估计值，如停工、废料及返工成本。
付款或现金折扣的程序调查和改进向供应商付款或采用现金折扣的系统。例如一些公司简单地通过对此采购定单副本与收货报告来完成采购定单。如果它们同意，会按先前所商定的金额在现金折扣期末签一张支票付给供应商。
供应商追踪系统建立一套程序化系统，它可以定期获取或收集来自供应商控制的关于材料状况或定单完成进度的信息。这些信息能够对供应商的业务完成情况进行追踪，从而保证定单更好更及时地完成。
收货系统出于付款的需要，收货系统可用以证明供应商交货的数量。该系统可以在货物或材料确定没有收到时，作为领料部门通知，供应商装运的证明。
少量或紧急采购系统是为处理少量和紧急定单而设计的一种新颖方法，以便以最低的管理成本实现采购需要。
系统合约为满足公司每年对特定货物的需求，调查单一供应商或一组供应商并与之签订维护、修理及辅助用料合约。供应商甚至可以按采购方的要求储备货物。
与供应商的数据共享确定供应商和采购商材料信息交换的领域，例如用途、需求预测、生产率、时间安排、报价及存货，这样对双方都有利。通常是建立采购方--供应商计算机信息交换系统，以便定期交换信息。
评价采购人员绩效的方法建立衡量采购人员工作绩效的系统。
评价采购部门绩效的方法建立将采购部门共同努力的实际绩效与先前确定的标准相比较的系统，在此评价的基础上，可以采取一些行动去纠正不足。
评价供应商绩效的方法建立一个系统来评价供应商是否履行了它们的责任，最终的数据对于重新制订采购决策很关键，并可据此将需改进的方面反馈给供应商。
计算机的应用决策领域中计算机的使用能够提供更加准确及时的数据处理并改进采购决策。实际上计算机软件系统的设计是这些研究的成果。尽管采购调查是以应用为目标的并通常依赖于计算机或管理信息系统，但人们以开发软件来支持应用的需要。现在许多软件包有效地综合了很多功能。电子数据交换系统的应用对采购运作起到了非常重要的作用。
尽管这一信息领域的每一项调查项目都在系统和程序区内，并且可由公司相应部门全体人员实施，但是，如果由采购人员进行调查，可能会取得更有用的结果。因为他们工作在其中，了解日常管理中存在的问题及变化情况。从这个对领域的调查中得到的潜在节约是巨大的，特别是在具有大量交易业务和复杂数据流的大公司中。
(第三节）降低采购成本的途径和方法。
降低采购成本是采购部门的一项基本职责。降低采购成本应主要着眼于供应商和供应市场，而不是依靠压缩采购人员的待遇。降低采购成本的方法总结起来有以下几类。
一、寻求更优秀的供应商。
