李娜
迄今为止，全国高校档案馆基本都有自己的门户网站，借此扩大档案馆的宣传力度，增进社会对档案馆的了解。档案馆网站作为信息服务的窗口，已经成为高校档案部门开发档案信息资源为社会提供服务的一种新形式，但由于数字化资源匮乏、检索水平不高以及经费有限等客观条件的制约，大多数网站从建立伊始就定位为“宣传—展示”型网站，其内容多为：本馆概况、工作动态、服务指南、馆藏珍品、专题展览、法律法规等展示性信息。这种浏览式的单向信息传递使浏览者只能被动地接受有限的信息，根本无法满足其利用需求，起不到详细查询档案的作用，更无法方便用户获取个性化信息、解决具体问题。
日前，笔者访问了全国大多高校门户网站，从高校网站中档案馆网站所处的栏目来探讨一下高校对档案馆工作性质的定位。多数用户访问档案馆网站都是从所在高校的门户网站链接进入，所属栏目通常分布在直属单位、图书档案、行政组织、校园服务、出版馆藏、公共服务、办学环境等方面。根据调查结果，选取其中10所高校的档案馆网站的隶属栏目进行统计。其中，中国科技大学、上海交通大学、浙江大学、武汉大学隶属于直属单位；北京大学隶属于图书档案；清华大学隶属于行政组织；复旦大学隶属于公共服务；华中科技大学隶属于出版馆藏；四川大学隶属于办学环境。
由上统计可以看出，档案馆网站主要挂靠在直属单位、公共服务栏目，档案馆角色主要定位于职能与服务机构，侧重于服务，为学校的各项中心工作服务、为社会服务，这就对我们高校档案馆网站也提出了更高的要求，网站要有服务意识，服务于学校，服务于社会。
因此，高校档案馆网站要强化服务意识，更大地发挥网站的服务作用，必须加快网上检索服务功能的开发。要从初期的“宣传—展示”型网站转变为“宣传—服务”并重型网站。
一、当前我国高校档案馆网站的检索查询功能现状
（一）只有部分网站具有网上检索服务功能，但检索资源匮乏，检索范围比较狭窄。为了解当前我国高校档案馆网站的检索查询功能，近期笔者浏览了全国40多所高校档案馆网站，详细访问网站中的“档案查询”、“学籍查询”、“现行文件”等栏目，并重点选取了十所高校对其中的网上检索功能进行了对比与分析，发现只有部分高校档案馆网站具有检索功能，相对来说，上海交通大学、浙江大学，南京大学、中国科技大学、武汉大学检索功能覆盖比较全面，但主要集中在目录查询，北京大学、清华大学、复旦大学、华中科技大学、四川大学暂时没有开通查询功能。调查显示，由于高校档案对外服务主要集中在学生成绩类，因此大多网站目录检索也以学生成绩类为主，主要以姓名作为查询的关键词，查询相对简单，用户利用起来比较方便，一目了然，能很快知道怎么检索以及检索到自己想要的内容。其他类档案目录查询相对较少。另外由于档案存在密级的鉴定问题，可能顾及保密、知识产权等方面问题，在网上能够全文检索的更是凤毛麟角，只有南京大学电子文件有全文，武汉大学现行文件中心有部分全文；还有部分网站中的“档案检索”只是一个空壳子，点击该栏目，一直以来都是弹出“该栏正在建设中”的界面，无疑这与我们档案网站的“宣传—服务”型的目标相差甚远。
（二）查询方式单一，检索功能设计不够完善。高校档案网站查询方式比较单一，大多网站仅提供单条件查询，如学生成绩类仅提供“姓名”查询，如果能同时按学院、年代、专业查询、二次查询等就更方便用户使用。部分提供了多条件联合查询，但设计不够完善。笔者曾多次使用很多网站的查询功能，尝试对一些信息比较模糊的文件进行查询，结果都不理想，要么无从查出，要么查出成百上千条信息，电脑使用不是很熟练的用户或缺乏一定检索技能的用户必然也会遇到同样的问题。
（三）供检索查询的档案形式单调。武汉大学的档案管理办法中规定：档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。这说明档案的存在的形式是多种多样的，有文字、图表、声音、照片、视频等等，而目前网上能检索到大都是文字信息，其他形式很少。只有少量高校网站出现了“网上展厅”、“视频点播”之类的栏目，如上海交大档案馆网站的“视频点播”、“专题推荐”，同济大学网站“视频传真”，浙江大学的“网上展览”，清华大学的“清华史苑”、“清华人物”、“专题展览”，北京大学的“档案展览”，武汉大学的“精彩推荐”、“档案展览”，南京大学的“精品档案”等等，这些网站展出了大量的图片、音频、视频档案，效果非常好，但相对于大学档案馆馆藏的众多声像档案来说，上网的比例还是很小，因此要进一步加强声像档案的网上展览工作。
（四）缺乏详尽的查询说明及网上在线咨询服务。对于检索者来说，在利用查询系统之前往往需要了解这个系统提供哪些资源，如何使用这个检索系统，这样用户才能有效利用这一系统，从而保证方便快捷找到所需信息。但调查中发现，目前大多网站缺乏详尽的查询说明，多数情况下，对于电脑不熟悉的用户，往往不知道从何下手。此外，“档案检索查询”缺乏互动功能，使得用户遇到检索难题时往往得不到及时的解答，只有极少部分高校档案馆网站提供在线咨询服务，如浙江大学开通了“网上咨询”栏目；中国科技大学档案馆开通了“BBS档案馆版面”；电子科技大学档案馆网站开通了“部门留言”栏目，可以在线留言，有工作人员回复，但回复相对比较滞后。其他高校档案馆主要以邮件形式对外咨询服务，如武汉大学档案馆主要以邮件形式与用户进行沟通和答疑，每天有专人负责回复邮件，回复还比较及时。
二、改进网上检索功能的措施
（一）加快馆藏档案的数字化进程，尽快实现全文检索。要实现网上检索功能，首先必须馆藏档案电子化，否则只能是纸上谈兵，巧妇难为无米之炊。据调查，国内高校有少部分实现了馆藏档案的全部目录电子化，极少数有全文电子化，大多数高校还停留在目录电子化阶段。因此，当务之急就是要在大力开发档案目录数据库的同时，还应加强对馆藏开放档案的全文扫描、识别，并将其放在网上加以利用，为网上检索功能提供丰富的信息来源。
（二）做好档案密级鉴定工作，划出网上检索功能的范围，做好网上检索的权限设置工作。档案作为学校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，有密级划分，当网上检索功能开放后，处理不当会增加档案泄密的风险，哪些档案资料是全部公开，哪些是校内公开，哪些只能公开目录等等，需要区别对待。这首先需要档案专业人员做好密级鉴定工作，开放哪些，对哪些用户开放，开放到什么程度，必须事先做好充足准备，它要求档案专业人员对国家和学校的相关法律法规作深入细致的研究和准确的理解及把握。当档案专业人员做好档案鉴定后，必须提供详细的需求说明，与系统设计人员沟通，做好权限设置工作。系统设计人员利用身份认证、访问控制、日志管理等计算机技术对检索系统进行有效的控制。否则将给一些别有用心的人以可趁之机，对学校、对社会造成一些不好的影响，甚至巨大的损失。
（三）利用现代化计算机技术，进行分类导航，完善检索功能设计。目前，虽然很多档案馆网站有查询功能，但查询方式单一，功能设置过于简单或过于专业化，界面设计繁琐、不够直观，诸如此类问题妨碍了用户的使用热情。因此，必须利用先进的计算机技术，对馆藏档案建立目录分类导航，可借鉴浙江大学档案馆网站“档案检索查询”栏目针对校内用户查询时按浙江大学全宗、杭州大学全宗、浙江农业大学全宗、浙江医科大学全宗、合校后的全宗进行分类的方法，这样就可以大大缩小用户的查询范围。同时要完善检索功能设计，扩充检索功能，设计如中文期刊网上常用的快速检索、二次检索、跨库检索、分类检索等检索功能，可以让用户通过对检索条件的限制逐步缩小检索范围，从而尽快查到所需信息。
（四）开展网上咨询和业务联络，并与档案查询相关联。单一的档案查询服务，不能完全满足利用者的查档需求。由于利用者查询的范围广，文化程度也参差不齐，查询要求也各种各样，尤其是有些用户对查询的信息不明确，他们在档案网站上查询时会遇到很多障碍。这种情况在实际中比比皆是，如武汉大学研究生、本科生人事档案分别在研究生院、招办档案室，教职工档案在人事部档案室，而档案馆主要是学生毕业后的成绩单、高考录取名册等及其他各部门上交的档案以及历史档案，但经常有老师和学生跑到档案馆来调档。鉴于这种情况的增多，档案馆网站应设置一些互动栏目，如“网上咨询”、“查档答疑”等，利用者可以先在网上对自己的要求进行咨询，然后再到档案馆查询，以免跑冤枉路，这将大大节省用户的时间，也体现档案部门的服务水平。
（五）加快档案人员的业务培训，提高档案部门从业人员的素质。历来，高校档案部门一直被喻为“清水衙门”、“养老的好地方”，是很多锐意进取的年轻人避而远之的地方，因此在高校档案部门普遍存在着人员年龄老化、专业结构不合理的现象。随着科技的飞速发展，各种新工具层出不穷，如果我们档案部门工作人员还停留在过去的时代里，必将被淘汰。档案工作的六大环节——收集、整理、鉴定、保管、统计和利用决定了档案从业人员除具备基本的档案业务知识外，还要具备一定的文字功底和编研能力，以保证能有效地对馆藏档案加以开发利用。同时，档案数字化的发展又要求档案部门工作人员必须熟悉各种办公软件、图像处理软件、数据库软件的使用。因此必须定期对档案从业人员进行培训，提高人员素质，以适应时代发展的需要。
（六）扩大经费投入。无论是档案数字化还是人员培训，都离不开经费支持，因此必须加大对高校档案部门的经费投入。要实现馆藏档案全文数字化的工作任重而道远，如果所有的文档资料全部数字化，容量将是巨大的。如笔者所在的武汉大学仅合校前老武汉大学的本科生成绩和合校后2000—2006年的本科生成绩实现了全文电子化，共8万多条记录，容量达80G以上。如果全部档案都实现电子化，首先要有大容量的服务器、存贮器等等数字化设备。其次庞大的档案扫描识别任务，数据上传与备份工作也将耗费大量的人力和物力。
综上所述，高校档案馆网站开发网上检索功能将是大势所趋，各高校应该结合实际，积极开展网上检索功能的建设，力争把我们的档案馆网站越建越好，早日建成“宣传—服务型”网站。
参考文献
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