李娜
声像档案可以通过真实的声音，静态的和动态的画面客观、直接、形象和生动的记录，再现一个学校发展的历史面貌和方方面面的情况。根据湖北科学技术出版社出版的《档案人员岗位培训教程》：“声像档案是音像档案和照片档案的统称，它是一种特殊的文字材料，是一种特殊载体的专门档案。”“音像档案是声音档案和录像档案的合称。照片档案是国家机关、社会组织以及个人从事各种活动形成的对国家和社会有保存价值的并按一定原则和方法经过加工整理、集中保管进来的各种照片（包括底片和文字说明）。”声像档案常见的有：照片、底片、录音、录像、影视片等，它形象逼真，与文字融为一体，图文并茂，便于利用者理解和接受，而且它的时间感和空间感比纯文字的档案强烈，可以让人们更深入地了解历史，怀念历史，认识历史。
追溯起来声像档案发展史并不短，一个世纪以前就已经开始了声像档案的研究，然而，高校声像档案的管理和研究整体落后于文书档案和电子档案，滞后于档案工作发展的整体水平。普遍存在归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题。
一、高校声像档案管理中主要存在的问题
（一）归档意识欠缺。在高校档案工作中，一直是文书档案和科技档案为主体，有些高校档案部门对声像档案没有明确的归档范围，有些提出了明确的归档范围，但在实际工作中没有严格地执行，同时下面的各部门对声像档案也远远不如科技档案和文书档案那么重视，因此归档不全和归档不及时时有出现。有的即使归档，但是没有附以详细的文字说明，不是缺时间就是缺地点等等，有的干脆什么说明都没有，造成管理的不规范，也给日后查找利用带来麻烦，本来很珍贵的照片和录像等因此失去了其应有的保存价值和利用价值。
（二）收集工作比较困难。由于高校档案部门并不直接产生声像档案，而是产生于教学、科研、生产和各种社会活动之中。因此，大部分声像材料形成后就分散在各部门和个人手中，一旦机构调整和人员变动，极易造成声像档案的流失和失控，尤其是个别摄制人员把工作中摄制的照片或录像带等当成个人的劳动成果，据为己有，不愿意向档案部门移交，或者即使移交也不完全，致使收集工作困难。
（三）保管条件有限。声像档案作为一种特殊载体的专门档案，它的保管条件比纸质档案严格得多。要求恒温、恒湿、防潮、防尘、防磁等等，在过去能达到上述条件的单位很少，致使一些珍贵的照片变黄褪色，底片粘连发霉，磁带受损等等，现在的条件相对以前有所好转，但是要完全达到声像档案的保管条件还得进一步加强管理。
（四）管理方法陈旧。目前，档案信息化在很多高校如火如荼地开展着，像教学档案、科研档案等等都通过档案管理系统登录，逐步实现目录和原文电子化。但是在声像档案的管理上大都采用手工操作，这样既费时又费力，而且频繁翻阅、复印等也会对声像档案造成或多或少的损坏，与现代化管理相距甚远。
（五）声像档案易复制，易修改。一般的纸质档案复印件和原件很容易区分，声像档案原版和翻版却很难区分，而且现在各种图像处理软件，影音制作软件，极容易对电子照片，视频影片等进行修改，如2007年闹得沸沸扬扬的“周正龙真假老虎案”就是一张PS的照片，入选《影响2006—CCTV年度新闻记忆新闻图片》、被广为流传有关藏羚羊的新闻照片被网友发现是PS合成的等等，在声像档案管理不太规范的情况下，常有借机伪造或篡改的事件发生，因此电子签章等鉴别真假的技术手段的研究也是迫在眉睫。
（六）档案工作人员变动频繁，交接手续不全。从高校档案事业的发展来看，高校档案部门需要一批政治可靠、稳定、业务精通的人员，但事实上，由于种种原因，高校档案部门的人员进出频繁，常常是一个员工刚刚对所从事工作比较熟悉，就由于某种原因，要调离新的岗位甚至调离档案部门，而新接收的同志又需要一个不断摸索熟悉工作的过程，再加上如果新老员工的交接手续不健全，很多工作延续起来就相当困难。尤其是声像档案，新员工往往对新接手的、没有任何文字说明的一些照片等感觉茫然失措，不知所云，以致工作起来很吃力，举步维艰。
上述种种问题，主要是由于各级领导和个人对声像档案的重要性和紧迫性缺乏认识，因此在今后高校的声像档案管理工作中，要把声像档案的收集、整理、利用等等做好，以保证声像档案的完整性，尽量避免一些珍贵照片和影像资料的流失。
二、加强声像档案管理的对策和建议
（一）明确各部门声像档案的归档范围，建立完善的收集制度。首先，高校档案部门要针对各部门制定明确的声像档案归档范围，作为工作职责纳入各部门相关工作人员的工作范围，这样，档案部门在部门归档时就有据可查，兼职档案员和立卷员在归档时也心中有数；其次，积极与学校领导协商，对学校组织的重大活动，能及时通知档案部门负责声像工作人员参与，这样档案部门对重大活动中产生的声像资料有一个比较清楚的了解，在对相应部门指导时做到有凭有据。现在有些高校将摄影室直接挂靠档案部门，由档案部门统一领导，这样学校每次重大活动形成的声像资料都在档案部门，像这些活动过程中产生的声像档案就可以做到全面及时的归档，这无疑是最好的解决方法。
（二）建立激励机制。首先，高校档案部门在一年一度的档案检查工作中，将声像档案的归档完整性和及时性作为一项重要的考核指标；对声像档案归档及时完整的部门和个人给予奖励，对不归档或者归档不及时不完整的给予整改建议，并在今后的工作中给予更多的监督指导，对执意不归档的部门或个人，要在检查总结中进行全校通报批评。其次，对于各部门在教学科研等方面产生的声像档案，各部门的领导在每学期下达任务时，将声像档案的收集、整理、归档纳入相应工作人员的工作职责，并且纳入年终考核、评先等工作中去，建立一定激励制度，从而考查他们的工作责任心，提高他们的积极性。
（三）加强声像档案的监督指导工作。以前，高校档案部门对声像档案工作基本上是被动管理，各部门和个人交了就收下，没交也不强求。今后，在监督指导工作中要变被动为主动，根据已制定部门声像档案归档范围，要求各部门按照声像档案的归档范围对产生的声像档案及时全面地归档，提高各部门对声像档案的归档意识，并对归档过程中产生的问题及时解决，提高各部门和个人对声像档案的归档积极性。
（四）声像档案数字化。现有的声像档案大都历经数年，非常珍贵，是高校发展史生动真实的再现。但由于历史变迁、保管条件有限，很多声像档案破损严重，怎么保管利用是非常迫切的问题。声像档案数字化建设，就是通过对声像档案的数字化存储、管理、维护以及提供声像档案信息的网络传输、利用服务，是建立在标准化体系基础之上的数字化声像档案。随着科学技术的发展，声像档案数字化是大势所趋。
1.对馆藏的声像档案要逐步数字化，已有的音像档案要通过各种识别设备识别、转换、刻录成光盘备份几套，并做好相关的文字说明放入专门设备异地进行保管，而且要定期进行检查，如果其中有光盘损坏，要及时重新刻录。照片档案对实物要放入专门的、符合声像档案保管条件的库房进行妥善保管，对其中的霉点、污迹等损坏及时处理，采取完善的补救措施，更重要的是要对所有的照片档案进行清理、识别、分类、辅以相关的文字说明，然后扫描、处理，录入到专门声像档案库中。刻录几套光盘做好异地备份工作。
2.对将来要归档的声像档案要求各部门将实物和电子版对应归档，每件音像档案和照片档案要有详细的文字说明，记载它产生的时间、地点、人物和事件等等。如果高校档案部门已有声像档案信息管理系统，如武汉大学综合档案管理信息系统就附有声像档案子系统，有条件的要求将声像档案电子版和对应的文字说明以word文档格式通过校园网登陆到声像档案信息管理系统录入、上传，然后将相应的实物版立卷归档。
3.将声像档案的目录上网，让馆内外人士对馆藏的声像档案有一个初步的了解，对高校档案部门、高校也是一个很好的宣传，有利于声像档案的利用。
4.随着声像档案电子化工作的深入展开，在声像档案的借阅利用工作中能做到全部采用电子版，一是工作起来高效快捷，二是减少对原始声像档案的频繁翻阅，无疑也是对这些珍贵档案的一种保护。
（五）采取措施，改善声像档案的保管条件。目前，尽管高校档案部门经费有限，比较清贫，但是还是要尽可能改善声像档案的保管条件，购置相关设备，如：建立标准的符合声像档案保管条件的库房，配置防磁柜等等，经常检查，保证相关设备的正常运行，确保声像档案的完好和利用。
（六）加强档案人员业务学习，提高档案人员工作素质。随着信息时代的到来，高校档案部门也在逐步向信息化迈进，需要熟悉档案学、计算机技术且具有编研能力的复合型人才，声像档案作为一种特殊载体的档案也不例外。同时，由于声像档案的特殊性，它对从业人员提出更高的要求。首先，声像档案工作人员要学习了解声像档案的收集、整理、保管、利用方面的知识，做到掌握标准一致。要熟悉声像档案载体特性方面的知识，例如：磁性档案、照片、胶片档案等材料的性能，并根据其特征采取有效的防护措施；其次，声像档案工作人员要熟悉各种计算机技术，如：扫描软件的使用，PhotoShop等图像处理软件的使用，数据库的应用，各种转化工具的使用等等，为声像档案全面数字化作好准备；再次，声像档案工作人员要有一定的编研能力，以便更好地促进声像档案的利用，发挥声像档案的作用。
（七）加强对声像档案的开发利用。历来，声像档案似乎有点“藏在深闺无人识”的味道，尽管高校档案部门存在许多非常珍贵的声像档案，但许多都是经年累月地躺在库房里睡大觉，没有加以利用，发挥它的价值。因此，要本着“管用并举，重在利用”的思想搞好声像档案的利用。高校档案部门可以通过多种形式、多种渠道对声像档案加以利用。1.在校园内举办大型的图片专题展览，像武汉大学档案部门每隔几年就要举办的“六一惨案”展览对宣传武汉大学革命历史和优良的革命传统，激发广大师生爱校爱国主义情怀具有重要的意义；2.进行档案资料汇编成册，像武汉大学档案正在作名人档案资料汇编系列也是对声像档案的一种发掘和很好的利用；3.进行编研，成书出版，像武汉大学档案部门组织编写《名人名师演讲录》、《武汉大学早期建筑》其中就包含大量照片，很多都是取自馆藏的声像档案。各单位可采取多种形式多种渠道利用声像档案，例如通过举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现有的声像档案，使其为学校的建设和发展服务。有条件的学校可以走出校门，与校外单位联合开发利用校内声像档案资料，把声像档案资料用足、用好、用活，为社会发展服务。同时，要编制声像档案目录，卡片等检索工具，建立目录检索系统，为利用者提供方便条件。声像档案管理人员必须具有良好的服务态度，热情地为利用者服务，真正发挥声像档案在学校发展和社会两个文明建设中的作用。
总之，声像档案是高校档案的重要组成部分，随着多媒体时代的到来，高校声像档案的功能日益强化，越来越多的人认识到高校声像档案的历史文化意义，对声像档案的管理系统研究、利用迫在眉睫，以便更好地发挥声像档案的作用，为高校的建设和发展当好助手。
参考文献
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