正是由于电子文件可以快速实现在通信网络上的传输与共享，并且其利用不再受时间、空间的约束与影响，具有诸多纸质文件无可比拟的优越性，因此加快推进高校电子文件归档管理工作将具有十分重要的意义。它不仅可以极大地节约后期档案数字化处理成本，而且可以实现即时的档案信息资源共享。但同时由于电子文件不再具有纸质文件的直观性，需要借助计算机等数字设备才能识读、处理，保管上对环境的温湿度、防磁性等要求很高，对传统档案管理理念产生了巨大的影响。可以说，电子文件的出现在给人们带来巨大的便捷与效率的同时，也给当前的档案工作现代化管理带来诸多挑战。
（一）加强宣传，提高全校对电子文件归档管理工作重要性的认识国家已经将档案信息化纳入到国家信息化建设的总体格局之中，这种指导思想对高校档案信息化工作具有很强的启示作用，电子文件归档管理是高校档案信息化的重要内容之一。高校的电子文件是高校从事行政管理和教学管理的重要信息资源。高校档案部门应充分利用各种场合与渠道宣传电子文件归档管理的规定、通报工作动态、交流工作情况、广泛征询各部门意见，营造有利于促进电子文件归档管理的舆论氛围，使全校各部门人员充分认识加强电子文件归档管理的重要意义，促进电子文件归档管理工作快速健康发展。
（二）运用电子文件自身的特点和优势，加大对信息资源的整合力度，做出成绩，努力吸引学校更多的财力支持高校档案部门应成立专门电子文件查阅利用机构；同时完善网站功能，针对不同查阅对象，提供各种在线的档案信息利用服务。一是直接向利用者提供硬拷贝；二是以电子邮件方式满足利用者的需求；三是网络服务，通过高校档案部门门户网站直接为利用者提供电子文件。通过这些便捷的、多渠道、全方位的立体服务模式吸引学校的关注，争取更多的财力支持，为做好电子文件归档管理工作提供物质保障。
（三）建立健全电子文件归档管理规范
要做好高校的电子文件归档管理工作，首先就要建立健全电子文件的归档办法，可以根据国家有关电子文档管理的专门标准，结合本校电子文档管理的自身特点和存在问题，提出具体可行的、操作性强的管理规范和实施细则，形成一套行之有效的高校电子文件归档制度，使得各部门进行电子文件归档工作时有章可循，对电子文件形成时所采用的软硬件平台不同所导致的问题，也应提出统一的规范和标准，规定各种类型的电子文件所应采用的通用管理格式，以保障归档电子文件的有效识读和利用。
（四）高校档案部门与电子文件形成部门协调工作，杜绝电子文件的形成和归档管理工作的脱节，各司其职正如前面所言电子文件与传统纸质文件相比，在归档过程中所涉及的问题更广泛，受制约的因素更多，仅仅依靠档案部门自身是很难完成的，必须搞好与电子文件形成部门、承办部门的协调配合工作。高校电子文件的形成是贯穿于高校的党政、教学、科研等工作始终的，如行政职能部门产生的文件、规定、章程等，教学管理部门形成的教学计划、教学大纲、毕业设计等，科研工作中产生的项目申请、研究成果等。这些电子文件的形成部门与承办部门是最熟悉本部门的工作管理业务，了解电子文件的内容、形成规律和电子文件之间的有机联系的，由他们来收集、整理、归档，才能保证电子文件的质量。而档案部门最了解全校的情况，熟悉了解归档的原则和方法，应充分发挥监控和统筹作用，参与到电子文件的全过程管理中去，对各部门归档前电子文件的收集和整理工作进行必要的指导和协助，帮助这些部门将电子文件归档工作纳入部门管理制度、纳入相关人员的职责范围，并按计划按要求进行不定期的检查和考核。
（五）建立记录机制，完善管理技术手段，保证电子文件的原始真实性在办公自动化网络管理系统中，要采取专门技术措施，例如采用电子印章或电子签名等数字化方法对电子文件进行签发处理，确保电子文件的真实性。同时建立电子文件自动记录机制，对每一份电子文件从形成、修改、存取、传输到被开发利用的每一个操作环节，自动进行实时登记，并以密码形式存储，具有防删改措施，使电子文件在形成、整理、保管、利用等各环节中都有真实的相关记录信息跟随。归档鉴定时只需与记录系统记载的形成、修改时间等相关背景信息进行比对就可以鉴定其原始性和真实性。
（六）培养适应电子文件归档管理的现代化档案管理专业人才电子文件归档管理工作的主导要素无疑是高层次的人力资源，高校必须重视电子文档管理人员的培养，加强对高校各部门的专兼职档案员在应用电子文件管理新技术、新设施方面的培养，应有针对性地加大对档案从业人员的培训力度，优化其知识结构，可以通过继续教育，充实档案人员各种知识的储备，为他们补充计算机技术、数字通信技术以及网络系统方面的知识，既要让他们掌握档案管理基础知识，又要让他们学习现代电子信息管理技术等，使他们成为新时期的复合型人才，更好地满足信息时代档案管理现代化的要求。
（七）采取全方位的安全保障措施，做好归档电子文件的后期维护工作电子文件自身的特点及网络安全问题的复杂性，对电子文件安全管理措施提出了更高要求。因此，在电子文件管理过程中一定要做好相关的安全保密防范措施。电子文件的诸多特点要求管理人员在电子文件管理系统设计时应特别注意电子文件元数据的维护和系统用户访问权限的设置，以实现电子文件管理的“前端控制”和“全程管理”原则；在电子文件管理的过程中，要考虑计算机和网络设备的软硬件兼容配套等问题；在计算机软硬件更新换代时要考虑电子文件格式和载体的转换以及数据库数据迁移等问题；在电子文件“收集归档”时要考虑电子文件背景信息及元数据收集、电子文件生成和阅读处理的相关软件的归档问题等；在后期维护过程中要对归档电子文件进行多重备份，定期进行检查、复制、转存等，以防止因载体失效导致信息流失，确保电子文件长久保存。
（八）增强开放意识，不断拓宽电子文件归档管理的工作思路采取“引进来”和“走出去”相结合的战略，着眼于电子文件归档管理发展趋势，大胆吸收和借鉴一切有益的成果、一切先进的管理经验和技术手段，为我所用，不断壮大高校电子文件管理的整体实力。
【结束语】
由于我国档案信息化建设起步较晚，关于电子文件管理的研究也仅处于探索阶段。虽然从1996年起国家和地方档案部门就开始着手电子文件管理的研究，并取得了一定的成果，但实际情况不容乐观。目前我国在电子文件管理实践中仍然面临着缺乏制度规范、电子文件管理系统功能不完善、电子文件归档管理质量难以保证等诸多问题。即便是归档后的电子文件，也因缺少科学的管理措施，亦面临着无法有效鉴定其价值，正确划分保管期限、无法保证长期识读、无法有效维护其真实性等多重风险。电子文件的前后端管理脱节、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技术落后等一系列问题使得大量的电子文件基本处于无序、无规的分散混乱状态，导致我国电子文件面临着严重的失控风险。对比国外一些电子文件管理先进的国家以及国内的实际管理需求来看，电子文件管理远未达到理想的目标，要做好这项工作依然有很多难题需要我们去攻克。
作为全国优秀人才培养输出地的高等学校，其档案部门在引领全社会进行规范电子文件管理过程中责无旁贷，理应率先垂范。
