李虹
高校档案客观、真实地记录了学校各个时期在管理、教学、科研、思想教育等各项活动的发展变化情况，是高校今后改革发展的信息保障。高校档案馆作为高校档案管理的专业机构，具有档案收集、整理、保管和利用等主要功能。武汉大学是享誉海内外的百年名校，文化底蕴深厚，校档案馆作为国内高校首批成立的高校档案馆之一，保存着卷帙浩繁的档案信息资源。当前，档案馆如何根据学校建设成为中国特色、世界一流、国际知名的高水平大学的总目标，最大限度地开发利用档案信息资源，拓展和深化档案馆功能，彰显其重要的作用和地位，是值得我们认真思考的一个课题。
本文拟在对日、美等国著名高校档案馆进行实例分析的基础上，以国际视野考察和审视武汉大学档案馆的功能定位的现状，探讨拓展和深化武汉大学档案馆功能的对策和措施，以期采他山之石，可以攻玉。
一、美国、日本等国际著名大学档案馆功能特色概述大学档案馆的悠久历史可以上溯至西欧封建社会中期，它是应欧洲一些大学建立后为保存大学创立和设置的历史记录而逐渐产生的，早期各大学保存学校档案的机构多隶属于大学图书馆，二十世纪以来，世界上许多大学的档案机构逐渐独立为大学档案馆，成为保存和利用大学各类档案的专门机构。（Nicholas C.Burckle.The Society：From Birth to Maturity.American Archivist.Vol.61No.1.1998：12—35）一些历史悠久的大学的档案馆往往以拥有丰富的馆藏、良好的设施和训练有素的专业人员而著称于世界。
美国的大学从20世纪50年代以来普遍设立了档案机构，据全美成立最早的档案专业协会——美国档案工作者协会1980年的一份调查报告显示，美国和加拿大约有1000所高等学校设立了档案机构，从事档案工作的人员达1600人。（Nicholas C.Burckel and J.Frank Cook.A Profile of College and University Archives in the United States.American Archivist.Vol.45No.4.Fall 1982：410—428）哈佛大学档案工作的历史最为悠久。它早在1800年就公布了其档案目录，共计二十页。1939年，哈佛大学档案馆正式成立，成为最早建立的美国大学的专门档案机构。1941年，哈佛大学档案馆指南正式出版。成立于1935年的密歇根大学本特利历史图书馆（即密歇根大学档案馆）以研究型档案馆著称，它不仅在密大发挥着极大的学术作用，而且在美国档案界乃至世界档案界都有相当大的影响力。
大学档案馆在美国档案界占有非常重要的地位，1949年，美国档案工作者协会成立了学院和大学档案馆分委员会，到1990年，学院和大学档案馆占该协会会员的比例上升至第一位，而且，协会及其分委员会的领导层也大多来自于大学档案馆（占43％），另外，从参加每年一度的全美档案工作者协会年会的人数来看，参加大学档案研讨组的人数占一半以上。（Nicholas C.Burckle.The Society：From Birth to Maturity.American Archivist.Vol.61No.1.1998：12—35）为了促进大学档案工作的规范化和科学化，1979年，美国档案工作者协会学院和大学档案馆分委员会制定了《大学档案馆指南》，2005年，该协会对指南进行了修订，根据新版《大学档案馆指南》的规定和各大学档案馆的工作实际，我们可以将美国大学档案馆的功能概括为以下几个方面：
（一）档案保管功能。美国大学档案馆的收藏范围极其广泛，不仅保存有大学教学、科研及管理等活动中产生的各种档案，还收藏有当地的历史档案，可以反映美国社会经济、政治、军事、文化和历史的各个方面。如哈佛大学档案馆馆藏由大学成立370余年来的校史档案、发表论文、博士论文、获奖论文、著作手稿以及学校社团资料等六部分构成，按档案密集架长度计算，其馆藏档案达10余公里，其中建校的立法文件——1650年英王最终承认哈佛大学的批准书以及使用到1846年的锁学校大门用的巨锁和铜钥匙，被视为哈佛大学权力的象征，从1846年起，历任校长卸任时，都要转交铜钥匙，以示权力交接，仪式完毕后，再送回档案馆继续保存。同时，各大学的馆藏档案各有侧重，各具特色。例如哈佛大学档案馆的著名校友档案和师生的学术成果档案、密歇根大学档案馆的地方历史档案、宾夕法尼亚大学档案馆的富兰克林手稿、杜克大学档案馆的有关社会民主党的档案，纽约州立大学档案馆则以一大批佛学经典，包括中国佛教经典而倍受瞩目。
美国大学档案馆档案的来源除了大学各个部门的移交以外，还有两个独具特色的途径：一是口述史的收集，即档案馆对研究项目有关的民族或个人派出训练有素的工作人员，通过录音的方式帮助他们留下记忆中的信息，然后把录音材料汇集起来作为重要档案加以保管；二是企业、社会组织、教会、个人的捐赠，各大学档案馆的网页上都开设了“捐赠/移交档案”导航栏，以收集档案材料。密大档案馆每年都接受大量的历史资料的捐献，1987—1988年度达到高潮，在该馆当年接收的3421立方英尺的档案中有3089立方英尺来源于学校以外的机构或个人的捐赠，几乎占90％。（刘小宪，马学强，孟伟。密歇根大学档案馆利用情况分析及启示［J］。山东档案，1999（6））这足以说明捐赠档案对于美国大学档案馆馆藏来源的重要性。
（二）学术研究功能。每年，一些著名的美国的大学档案馆吸引了国内乃至全世界各地的学者前往利用档案，进行学术研究，利用者有本校人员，但大部分都是校外人员，职业背景也多种多样，如学校管理人员、教师、学生、律师、政府官员、作家、历史学家、家谱学家和其他研究人员，使美国大学档案馆成为一个个学术研究中心。可以说，美国的大学档案馆在服务于本校的教学和管理之外，更主要的是服务于学术研究。
美国的大学档案馆之所以具有很强的学术研究功能，是由以下几个因素决定的：
第一，美国学术界有一种共识，即：学术研究应不分地域地成为“一个学术共同体”，文化遗产不应为某一个集团所垄断。美国史学家和档案工作者为争取档案开放和借阅平等，曾在1973年发表声明，反对对学术材料筑围墙：“把大学的手稿汇集变为师生的一种私人猎场的做法，是与学术传统不协调的。”美国的大学档案馆也历来有为“世界各地的学者”提供利用的档案开放意识，哈佛大学从1980年起率先开放未公开过的俄国政治家托洛茨基的17500封书信，它包括了托洛茨基政治生涯中所有意义重大的文件资料，利用无任何条件限制，规则只是先来的先接待。（张恩庆。美国档案的开发与利用［J］。档案学通讯，1994（3））
第二，美国大学档案馆保存有丰富的、学术价值很高的档案材料，丰富的馆藏基础使它不仅成为本校学术活动的有机组成部分，也成为整个学术界利用研究的中心。例如，哈佛大学自建校以来共授予了近20000个博士学位，档案馆保存的完整的博士论文是哈佛大学档案馆的宝库，每年来馆利用和查询档案内容的人，其中有30％是来查学术档案的，又以利用既往各方面博士论文的为最多。
第三，良好的利用条件。哈佛大学档案馆的利用手续非常简单，除某些附有限制利用声明的私人捐赠档案须有授权以外，其他档案资料大都不需办理任何利用手续、交纳任何费用。利用手段也非常便利，档案馆对馆藏档案进行了数字化处理，利用者可以通过HOLLIS馆藏网上目录系统和OASIS网上数据库系统，检索到所需馆藏档案，包括手稿及特藏档案的目录和全文；通过VIA网上可视资源目录系统，可以检索到照片和其他声像档案。这里要指出的是，美国的大学档案馆并不进行大规模的档案数字化建设，而是根据利用现状和前景需求的分析来决定数字化问题。另外，服务方式多样、深入，美国大学档案馆除了提供档案借阅、档案史料编研以及举办档案展览等服务以外，更主要的是参与到实际的研究工作中去，介入研究者的研究过程。档案馆工作人员从了解研究者的兴趣到收集资料到系统整理资料，做了大量工作，提供了系统、专业的参考咨询服务和档案文献专题服务。例如，哈佛大学档案馆在其网站首页为学者们开辟了数据库导航栏目，通过对利用现状和前景需求的分析，提供网上档案文献专题服务，包括：珍选哈佛大学校史参考文献目录、哈佛大学档案馆馆藏早期印第安人档案、哈佛大学与美国独立、哈佛大学与美国内战、哈佛大学与军队、哈佛大学与第二次世界大战、哈佛大学名誉学位、哈佛大学校长档案、1513年宗教改革研究史料等专题。
第四，为各国学者提供交流档案工作理论及实践的场所，使不同国家的档案学者在一起切磋学问，交流经验，取长补短，共同提高。例如密大档案馆从1990年起，就设立奖学金，以鼓励知名学者和准备毕业论文的博士生基于馆藏的研究和出版活动，迄今有近百名来自全美几十所大学乃至世界各地区的学者得到了资助，其中包括来自中国档案界的人士；1983年—1997年，密大档案馆在Andrew W.Mellon基金资助下，共资助112名来自各地的档案工作者进行了为期四个月至一年的相关专业研究，他们研究了84个独立或合作课题，涵盖档案管理和现代文献学术利用的各个方面，发表了70多篇论文或专题报告，其中许多文章已成为美国档案教育课程中的必读书目。（朱江。研究型档案馆——美国密歇根大学本特利历史图书馆考察记［J］。档案与建设，2005（2））另外，还需要指出的是：美国的大学档案馆很少设立专门的档案史料的编研机构，其理由是：汇编的成本太高，售价比购买缩微品贵得多；西方学者用户习惯案卷整卷通览，自行决定摘引和研究的角度和范围，如果档案馆越俎代庖，则很难完全符合各类用户的不同需要。当然，美国也开展了一些档案编研工作，但它们一般不是由档案馆独立完成的，而是邀请了相关领域的学者，依靠各类基金会的资助来完成的。
（三）决策参考功能。哈佛大学在决定重大校政时，往往要在档案馆的馆藏中查找依据，作为重要的参考。至今仍为哈佛档案人津津乐道的一个典故是：19世纪初期的哈佛大学因循守旧，课程设置和教学方式墨守成规，学生无选课的自由，教师缺乏淘汰机制，反映当时科学技术进步的课程无法开设，校内对如何办学也有很大的分歧。1829年，具有强烈改革思想的Josiah Quincy（1829—1845）教授接任校长，他着手改革时，遇到了许多阻力和责难，他深知要在这样的气氛中有所作为，很需要在校史中寻找依据。经过多方查阅，他在哈佛大学1643年的档案中，找到了一份哈佛印章设计图纸，上面赫然写着一个拉丁词Veri-tas，即“真理”，并有书面记载说，这是经过校董事会决议通过的。Quincy校长认为，虽然已经过去了160年，但是这份决议并未被认真执行，他坚决要求按决议办事，认为要办好哈佛大学，必须高举真理的旗帜，不受各种陈腐规章的限制。他还援引哈佛大学在1727年的宣言，要求按照古代思想家培根所说的：“寻求真理的人们，应该致力于不停顿的进步”。这是哈佛大学所藏校史档案为校政改革提供重要历史和理论依据的典型事例。（韦庆远。参观哈佛大学档案馆记［J］。档案学通讯，1982（2））这一事例自然也作为档案史料收录进了哈佛校长档案。
（四）教育功能。20世纪50年代，法国档案馆定期组织中学生到档案馆接受法国史教育，翻开了档案馆进行社会教育活动的篇章。70年代，发挥档案馆的社会教育功能已成为许多国家档案馆的一项制度。美国政府把档案馆同博物馆、艺术馆、图书馆等一并作为国家形象的窗口，档案馆被称之为教育的第二课堂。美国大学也非常重视发挥档案馆的社会教育功能，许多大学将组织参观本校档案馆作为新生入学教育的第一课，使刚入学的新生受到校史、校风、校情教育，大学档案馆还通过印制馆藏介绍、发布公告、发表演讲、举办各种专题的实物和网上档案展览等方式，宣传美国国家、大学历史、典型人物，普及科学文化知识。此外，美国大学档案馆还大规模地复制和销售某些意义重大、具有历史和美学价值的珍贵档案的复制品或缩微胶卷，将它们作为旅游纪念品、学校的教学工具或室内装饰物，这种方式寓教于乐，无论在社会教育方面，还是在更广泛的社会文化意识方面都起到了一定的作用。
除了社会教育功能以外，美国一些大学档案馆还成为档案学专业人才和档案工作者的教育和培训基地。例如，密大档案馆不仅是密大信息学院学生的实习基地，而且以教育主体的姿态投身密大的档案学教育，它的几位员工都是密大的全职教授，承担密大信息学院的课堂教学和实践操作指导，另外，密大档案馆每年面向全世界档案工作者举办档案培训班，这已经成为密大一门主要的高级国际课程。
