第50章 高校档案工作服务民生的方法与途径研究(2)

第一，在制度建设方面。高校应对照“27号令”的要求，对学校档案工作实际情况进行全面检查，并针对问题进行整改和落实，以完善各项档案工作规章制度。据统计，教育部直属高校多数完成了档案管理办法的修订工作；部分高校及时调整了校内各单位文件材料归档范围和档案保管期限表，确保文件材料的归档范围、归档期限等与“27号令”保持一致；部分高校还对实体分类实施办法、电子文件的管理办法、档案安全管理和重大活动管理等进行了全面的修订。为加强档案工作规范管理，有的高校结合国家和省市档案工作规范管理等级评定大力开展创建活动，出台了高校内部档案管理考核办法，有力地推动和规范高校档案工作，提高了全校师生的档案意识，为科学的档案管理体系提供了制度保障。

第二，在队伍建设方面。一方面要加强领导班子和干部队伍建设，另一方面要加强一般业务人员的培训与管理。通过两方面的建设，使档案工作人员既要懂档案，也要懂政治，既要会业务，也要会服务，以不断增强档案工作人员的专业知识、法律知识、相关知识、专业技能，增强每个人的创新能力、执行能力，使档案队伍成为一支政治强、业务精、作风好、能力强的高素质队伍，为档案馆的发展提供强有力的人才保障和智力支撑。目前部分高校对档案馆领导班子进行了调整，按照“27号令”的要求，一批高学历的、图书档案专业或历史专业出身的“60后”干部走上了馆长领导岗位，如复旦大学、武汉大学、四川大学、湖南师范大学等。各校新进的档案工作人员都是研究生及以上学历，部分高校档案工作人员全部实现本科以上学历，硕士以上学历超过50%。

第三，在机构设置方面。当前，高校档案机构因规模不一，机构设置也千差万别。有的为了加强档案信息化建设，专门设立了技术室或信息部等；有的为了加强校史编研工作，专门设置了编研室或校史编辑部等；有的为了加强安全保管，专门设置了保管室或保管部等等；还有的根据档案的类别设置了人事档案室、学生档案室、财会基建档案室、文书档案室、科技档案室等等。高校档案馆应使档案馆各内设机构的设置与合作体现为民生服务的宗旨，按照档案管理体系、档案资源体系、档案利用体系三大板块来设置，形成档案工作服务民生的高效、协作的服务性机构安排，以更好地服务师生，服务社会。

总之，档案管理体系建设应体现服务民生的宗旨，通过制度的重新安排为档案工作服务民生提供制度保障。

（二）以校史编写为突破口，提高档案资源的收集、整合力度，建设丰富、完善的档案资源体系档案资料收集整理的范围必须广泛，应以本校档案资源，以媒体信息、校友信息、馆际信息和民间信息为补充。一方面本校档案资源是档案资源建设的核心，要抢抓源头，注重年度归档的特色和亮点，重要档案要即时收集。全面深化纸质文件和电子文件对应同步归档，不断改善馆藏结构，努力实现增量档案数字化。另一方面辅助信息是档案资源建设不可或缺的组成部分，要通过现代技术手段，对校园网、互联网、广播、电视、报刊、图书等媒介上与学校有关的新闻信息、历史信息、人物信息等进行定时跟踪、自动抓取筛选以及有序归档；运用现代技术手段对中外媒体上有关校友人物的信息自动抓取归档，而且要建立常年运作机制和办法，利用一切可以利用的时机进行“零距离”的征集采访；同时养成对国内外各级各类档案馆、校史陈列馆、博物馆等单位收集与学校相关档案资源、校史资料和人物信息的习惯，注意对馆际相关信息的收集；另外，到民间各种资源市场去淘学校之“宝”，重视和加强与学校有关的各种档案史料的征集。当前部分高校开展了学校名人档案和名人口述历史工作，为档案资源建设增添了新的举措。

总之，高校档案是在学校各种活动中形成的文件材料价值形态变化的产物，是学校在建设和发展中逐步形成的。高校档案非常客观真实地再现了学校各类活动的历史面貌和发展状况。高校档案实际上就是一部浓缩的学校发展史，将极大地有利于校园文化建设。档案资源体系建设的落脚点在于服务民生，高校档案馆占有丰富的档案资源，要努力将档案馆从档案资源的保管库变成提升学校软实力的载体和阵地。

（三）以丰富和整合馆藏师生档案为重点，实施高校档案信息化建设，形成方便、快捷的档案利用体系高校信息化建设突飞猛进、日新月异，已深入到教学、科研、后勤等各个部门。通过信息化的建设，为服务师生创建了便利条件，如学生的选课系统、门禁系统、饭卡系统、图书管理系统、教师的教学管理系统、科研管理系统等等，甚至澡堂都是按时间计费，并都实行了“一卡通”。因此，高校档案部门在服务师生上因有所作为、有所创新。

首先，高校档案工作应研究馆藏，做好档案的整理和编目，把涉及师生档案充分揭示出来。在此基础上，编制民生档案综合目录或各种专题目录，把分散在馆内各个全宗和类别的民生档案通过目录进行整合，建立馆内师生档案目录体系或数据库，输入到自己的档案管理软件，挂在校园网上。师生通过“一卡通”可以查到与自己相关的档案信息目录或部分全文。如果一定范围的国家综合档案馆将各个下属档案部门目录数据导入到自己的管理系统，这样就建成了一定区域的民生档案目录检索中心。高校档案馆购买本区域的民生档案数据库，可以在服务本校师生提供更多更好的服务，实现了“网上档案馆”的功能，一步一步地与图书馆的功能接近。当然，这些有赖于各级国家档案馆前期投入经济和技术支持，规范的民生档案目录格式和著录标准体系建设。

其次，在档案利用体系建设方面，为了体现档案工作服务民生的宗旨，学校对档案利用“收费”应进行调整，坚持公益性的服务导向，做到应收的力求少收，能少收的尽量不收，能不收的坚决不收。以学籍档案利用收费为例，学籍档案是学生们利用最普遍的材料，就业、升学、出国留学等都需要提供学籍证明。学生在校期间若需利用，学校档案部门应当提供免费服务；学生毕业后，档案部门应提倡继续坚持学籍档案免费提供利用两年的做法，以满足刚踏入社会学子们的升学就业需要，主动为解决日益严重的高校毕业生就业问题贡献一丝绵力。另外，高校档案馆还可通过开设校史公选课、放映重要馆藏文献纪录片、举办档案展览、出版档案史料汇编等，对档案信息进行深加工，开发研制有品位的档案文化产品，发挥档案的社会教育功能。

三、结语

高校档案部门作为全国档案系统的重要组成部分，服务师生是高校档案工作服务理念的具体体现，逐渐建立完备的档案资源体系，特别是涉及师生的档案资源，以达到有档可查的目的。同时，注重师生对档案利用的需求，建立以人为本，努力打造师生档案的服务平台，形成方便快捷的档案利用体系。档案资源体系和档案利用体系的建设，离不开科学合理的档案管理体系的形成，所以在注重“两个体系”建设的同时，需要加强高校档案管理的科学化、规范化，以保证高校档案工作服务民生理念的落实。总之，做好涉及师生的档案资源体系建设，做好面向师生的档案利用体系建设，做好服务师生的档案管理体系建设，是高校档案工作服务民生理念的具体体现和必然要求，三方面的建设也必然推动高校档案工作更好地服务师生，实现档案工作服务民生的宗旨。

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