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第22章 会计凭证的种类及用途

1.会计凭证主要类别及用途

会计凭证是多种多样的,按其填制的程序和用途,可以分为原始凭证和记账凭证两大类。

(1)原始凭证。

原始凭证,亦称单据,是在经济业务发生时,由业务经办人员直接取得或者填制,用以载明经济业务的具体内容,表明某项经济业务已经发生和完成,明确有关经济责任,具有一定的法律效力的重要凭证,是会计核算的初始资料,是编制记账凭证的主要依据。

(2)记账凭证。

记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证或账簿记录,按照会计制度规定的核算内容,对经济业务进行分类编制会计分录的书面凭证。编制记账凭证,就是将复杂繁多的原始凭证转化成分类有序的会计分录的过程,将普通的资金收付资料转化为能为经营决策者所需要的会计信息的过程。

2.原始凭证主要类别及用途

原始凭证按其形成,分为以下几种:

(1)外来原始凭证。

外来原始凭证是指同外部单位发生经济往来关系时从外部单位取得的原始凭证,如购货时取得的发货票、付款时所取得的收据等。

(2)自制原始凭证。

自制原始凭证是指由本单位内部经办经济业务的部门或人员,在办理经济业务时所填制的凭证,如商品入库时,由仓库保管人员填制的入库单;商品销售时,由业务部门开出的提货单等。

除上列原始凭证外,企业实际工作中还有许多其他凭证,由于篇幅关系,在此不作一一列举。企业的自制原始凭证可以按其内容分为以下几类:

①一次性凭证。在自制的原始凭证中,大部分凭证的填制手续是一次完成的,已填列的凭证不能再重复使用,这类自制原始凭证称为一次性凭证。

②累计凭证。在一些特定单位,为了连续反映某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务,需要在一张凭证中连续、累计填列该项特定业务的具体情况,这种凭证称为累计凭证,如限额领料单。限额领料单中标明了某种材料在规定期限内的领用额度,用料单位每次领料及退料,都要由经办人员在限额领料单上逐笔记录、签章,并结出限额结余。使用这种凭证,既可以做到对领用材料的事前控制,又可减少凭证填制的手续。但因这种凭证要反复使用,必须严格凭证的保管制度和材料收发手续。

③记账编制凭证。在企业自制的各种原始凭证中,一般都是以实际发生或完成的经济业务为依据,由经办人员填制并签章,但有些自制原始凭证,则是由会计人员根据已经入账的结果,对某些特定事项进行归类、整理而编制的,这种根据账簿记录而填制的原始凭证,称为记账编制凭证,如月末确定已销商品成本时,根据库存商品账簿记录所编制的成本计算表;月末计算产品生产成本时,所编制的制造费用分配表以及月末所编制的利润分配计算表等。

④汇总原始凭证。实际工作中,为了集中反映某项经济业务的总括情况,并简化记账凭证的填制工作,往往将一定时期内若干记录同类性质经济业务的原始凭证汇总编制成一张原始凭证,这种凭证称为汇总原始凭证,如收货汇总表、商品销货汇总表、发出材料汇总表等。汇总原始凭证所汇总的内容,只能是同类经济业务,即:将反映同类经济业务的各原始凭证汇总编制一张汇总原始凭证,不能汇总两类或两类以上的经济业务。汇总原始凭证也属于原始凭证的范畴。

通过以上按不同标准对原始凭证进行分类,我们可以从中看出它们之间是相互联系的,如“收据”对收款方来说是自制凭证,但对付款方来说是外来凭证,同时它又是一次凭证和通用凭证,所以,有些原始凭证也同许多事物一样具有多重性。

3.记账凭证主要类别及用途

(1)记账凭证按其用途的不同,可分为专用记账凭证和通用记账凭证。

①专用记账凭证。专用记账凭证是指分类反映经济业务的记账凭证。这种记账凭证按其反映经济业务内容的不同,又可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

收款凭证、付款凭证和转账凭证是分别用来记录货币资金收入事项、货币资金支出事项和转账业务(与货币资金收支无关的业务)的,为便于识别,各种记账凭证一般都印制成不同颜色。在会计实务中,某些经济业务既是货币资金收入业务,又是货币资金支出业务,比如现金和银行存款之间的划转业务。为了避免记账重复,对于这类业务一般只编制付款凭证,从银行提取现金时,编制银行存款付款凭证。

②通用记账凭证。通用记账凭证是指用来反映所有经济业务的记账凭证,为各类经济业务所共同使用,因此也称标准凭证,其格式一般同转账凭证的格式相同。

在实际工作中,那些业务比较单纯、业务量也较少的单位,非常适宜使用这类记账凭证。

(2)记账凭证按其填制方式的不同,可以分为复式记账凭证和单式记账凭证。

①复式记账凭证。复式记账凭证是把一项经济业务完整地填列在一张记账凭证上,即该项经济业务所涉及到的所有会计科目在一张记账凭证中集中反映。前面我们讲到的专用记账凭证和通用记账凭证均属于复式记账凭证。

②单式记账凭证。单式记账凭证又称单项记账凭证,它是在一张记账凭证上只填列每笔会计分录中的一方科目,其对应科目只作参考,不据以记账。填列借方科目的称为借项记账凭证,填列贷方科目的称为贷项记账凭证。这样,每笔会计分录至少要填制两张单式记账凭证,用编号将其联系起来,以便查对。

由于一张凭证只填列一个会计科目,因此使用单式记账凭账便于汇总每个会计科目的发生额和进行分工记账,但填制工作量大,在一张凭证上反映不出经济业务的全貌,不便于查账。

(3)记账凭证按货币资金的收付业务设计的不同,可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

①收款凭证。收款凭证是用以反映现金和银行存款收入业务的记账凭证,根据货币资金收入原始凭证填制而成。

②付款凭证。付款凭证是用以反映现金和银行存款支出业务的记账凭证,根据货币资金支出原始凭证填制而成。

③转账凭证。转账凭证是用以反映与货币资金收付无关的转账业务的凭证,根据有关转账业务的原始凭证或记账编制凭证填制而成。

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