一般来说，会议营销分为会前营销、会中营销、会后营销三个阶段，操作流程包括从参会人员的邀请，到会议的组织、会议议程的安排，会后回访与服务等。
会前营销主要是指收集准顾客名单，然后通知目标准顾客到会议现场等；会中营销主要是指在会议现场运用各种促销手法，进行促销活动，尽最大的努力去激发准顾客的购买欲望，促成会中销售；会后营销是指会后将到会准顾客进行再次筛选，确定顾客名单的有效性，做好会后顾客回访、售后服务、重复销售等工作。
会议营销的前期、中期和后期这三个阶段紧密相连，每个环节都要配合好。否则，一旦哪个阶段出了问题，其他环节的努力都会化为泡影。
前期的筹备工作
组织部门负责会议场所的选定和预期请多少人，本次会议的内容、大致完成多少销售额以及安排交通等相关辅助程序和突发事件的应急。销售部门负责客户资源的收集分类，对有意向客户进行电话邀请等，将名单上报给组织部门。
会前部分是产品销售前进行的一系列吸引顾客、亲近顾客、使其关注你并对你的为人、你的产品和你的企业产生足够兴趣的过程。顾客在联谊会上是否购买，有80%的因素取决于会前沟通工作做得是否扎实和到位。因此，会前部分是会议营销的重点部分。
具体来说，会议前期的筹备工作主要有以下几点：
1.会前策划
通过对确定的准顾客的了解，进行系统的会前策划。会前策划是会议成功与否的根本，没有好的会前策划也就没有好的会议成绩。会前策划主要包括企业形象、产品包装、会议主题、会议程序、会议管理、会议中可能出现问题的应急解决方法等。会前策划要尽量提前，要考虑到整个会议的每个细节。
2.数据收集
通过各种渠道收集准顾客信息，这些信息包括准顾客姓名、年龄、家庭住址、联系电话、家庭收入、健康状况等，建立准顾客档案，并对这些档案进行分析整理。根据准顾客需求状况，对准顾客档案进行分类，分析哪些准顾客是我需要的，是对我有用的，确定目标消费群体，并且用适当的方法进行会前电话沟通与上门沟通。
3.会前邀请
在确定会期后，先将目标顾客进行筛选，然后进行电话邀约、上门送函和电话确定。邀约顾客之前一定要将顾客情况掌握清楚，考虑顾客需求，给顾客提供理由，让顾客到会。同时及时送函，确定顾客一定到会。打邀约电话时要注意语气，要处处体现自己是在为顾客着想。
4.预热与调查
顾客到会后，员工并不知道哪些顾客会在现场购买产品，因此在会前对顾客的调查和预热就显得十分重要，如果在会前能充分预热，当会议进行到售货环节时，员工便可以直接提出要求准顾客购买的信息。
5.会前模拟
为了确保联谊会每个环节都能顺利进行，会议组（包括策划、主持人、专家、音响师、检查人员、销售代表等）应在会前进行模拟演练，发现漏洞及时调整。比如，销售代表应何时配合主持人鼓掌，何时音乐响起，何时专家出场，如何激励顾客互动等细节。
6.会前动员
会前动员也是联谊会之前的预备会，主要动员内容有：
（1）员工激励，让员工在联谊会中积极主动。
（2）确定明确的会议目标，让大家为之努力。
（3）人员分工，将联谊会中每个环节都责任到人。
7.会场布置
把体现企业文化、产品文化、产品价值以及其他有利于企业及产品宣传的要素通过展板、挂旗、易拉宝、条幅、投影等手段充分体现出来，以烘托会场的氛围。
8.签到和迎宾
登记准顾客详细资料，员工与顾客间并不认识或熟悉时最好登记两次电话，以便核准。同时也要利用语气、态度和肢体语言加深与准顾客的交流，尽快熟悉。
9.引导入场
就是将准顾客领到指定位置上。因为，在会前邀约时就已经提到会为准顾客留一个位置，所以在准顾客到达会场后，一定要根据准顾客邀请函上销售代表的名字，由专人将准顾客领到该代表负责的座位上。
这一时期的关键，就是精准地筛选目标顾客。具体来说，需要做到以下几点：
首先，要选择好的合作单位。厂商为了突出活动的“权威性”常常会借用其他单位的名义。如和政府部门联合，或者冠名，或者以某个公益活动的名义。比如“关爱女性健康，乳腺病普查活动日”；“中老年健康知识讲座”；“妇联和你共同关注——女性生殖健康知识讲座”等，从这些标语中你很难看出这就是商业味很浓的“会议营销”。由于这些权威和正规部门的参与使大多数潜在消费者放心地“走”了出来。这也为进一步确定目标客户群打下了基础。
其次，收集目标客户名单。如何收集到更多更全的目标客户名单就要靠你的创意了。如果你推销的是心脑血管类产品，那就可以通过“老年之家”，“老干部活动室”以及一些老年人俱乐部，找到负责人或者热心人让他们帮你登记名单。
如果你推销的是妇科类产品就可以通过计生委这个口，找到妇女主任。通过她给你登记，效果很好。也有在小区和人群集聚地以发传单的方式收集客户名单的。方式很多，目的只有一个：一定要找出这个产品的重点客户。这个重点客户还要有强烈的治病的愿望，还要具备一定的经济实力、要有支付能力。顾客有了购买力和购买愿望就要靠厂商如何打消他们最后的心理顾虑了。这项工作通常是交给了会议现场的专家和教授。
最后，要确保目标顾客能到活动现场。一般来说，目标顾客有三类，一是使用产品效果好的顾客。让他们在会场念感谢信和献锦旗进行现场发言等，带动潜在顾客的购买。二是正在使用产品的顾客，可以使他们产生第二次购买的欲望，并带动潜在顾客的购买。三是潜在客户，他们是厂商工作的重点，是购买群的生力军。如果能邀请到当地有地位、有声望、有影响的老教师、老领导来参加就更加OK了。
从上面会议营销的“流程”不难看出，会议营销对目标顾客的筛选是非常精准的。这也不难得出会议营销的回报率高的原因。
中期的促销策略、造势宣传
这一时期的工作，主要包括以下几点：
1.会前提醒
正式开场前注意提醒顾客去洗手间，并且再次确认麦克风、音响、VCD是否好用。开场时间一般不宜超过规定时间的15分钟。
2.情绪调动
包括两个方面：
（1）员工情绪调动。主要是在会前以激励为手段，进行员工情绪调动，员工情绪高了才会带动顾客情绪。
（2）顾客情绪调动。主持人通过场景布置、游戏设计和语言刺激等带动顾客情绪。
只有制造出营销气氛，才会避免来的人看看就走了。
3.游戏活动
主持人在会中一般会设计多个游戏，包括原地不动的、站立的、活动局部的等。主要目的是通过游戏来缓解顾客因听讲座而带来的困倦感，拉近与顾客的距离，以促进销售。
4.产品讲解
由主持人借助专家讲座中提到的专业知识，结合实际功效，提出本品牌与其他品牌有何不同，有何优势。在传统的促销大战中，顾客对产品的了解通常是通过营业员、促销员或者朋友的介绍以及一些传媒等渠道得到的。
这些可以看做是一种“灌输式”的“科学指导”。顾客急需自己亲历亲见、自己能主观判断的“科普知识”。能担此重任的只有那些学术界的专家和教授了。
因此，会议营销常常请出专家和教授对潜在顾客普及健康知识，这可以说是厂商对潜在顾客发动了一场精准的促销攻势。这些有形象有激情有煽动力，善于捕捉顾客心理的专家教授，才是会议营销中最关键的因素。
5.有奖问答
针对顾客关心的问题和希望顾客记住的问题，提出一些简单明了的问题，以加深顾客对产品的印象。这时，主持人对现场氛围的调动，组织者对活动流程速度的控制以保证一对一的促销等，都是促进销售的关键。
当顾客内心最后的顾虑被打消后，他们唯一能做的就只有掏钱了。
6.顾客发言
这是联谊会中的一个重要环节，目的是让顾客现身说法，顾客的话比销售代表更有说服力。一般要求销售代表与发言顾客事先做好沟通，确认发言顾客可以到会，并且把发言顾客介绍给主持人认识和了解。发言顾客的发言要求简单、质朴，不要有过多的修饰，时间最好控制在三分钟左右。在会场准备三四个发言顾客为宜。
7.宣布喜讯
具体的好消息主要是现场的检测及优惠政策。主持人的语言要重点放在检测的重要性和优惠政策的独特上。
8.区分顾客
专家讲座之后，员工可对A类顾客直接进行促销，将B、C类顾客（注：关于如何划分A、B、C类顾客，在下面有详细论述）分别送至检测区、咨询区排队等候，以延长沟通时间，不浪费顾客资源。
9.销售产品
销售产品的过程要注意造势。如将已经购买产品的顾客留住，并将他们所购买的产品高高举起，放在桌上显著位置，以制造场效。
对陌生顾客销售，这是个最重要的环节。单据最好以三联单为宜，上面必须有顾客、员工的签名，对订货的顾客要在单据上注明回款时间、家庭住址、电话等相关信息。如果订货的顾客已经交完订金，要让顾客把所得的赠品拿走。
10.结束送宾
这是体现服务的环节，不可轻视。在这个环节中，对已买产品和未买产品的顾客要一致对待。如果是在酒店，应该要求员工将顾客送至电梯口。
11.会后总结
总结的内容包括：通报销量、到会人数、销售冠军、到会率最高的销售代表，将好的经验总结推广，并给予一定的鼓励。会议尽量简短，以先表扬、后建议和批评为好。
12.送货回款
按顾客指定的时间送货上门并及时收回货款。
后期的总结工作
为什么有的会议营销如此火暴，有的却冷清收场，这里面有什么必然的因素？所有这些问题，都是需要思考和总结的。如果本次会议做得好，那么好在哪里；如果不好，那么有什么不足，为什么没达到会议的预期目的等。对这些情况进行分析，就是要分析原因，以便今后做得更好。
此外，对已购买产品的顾客，一定要进行售后跟踪服务，指导他们使用，并对使用前后的效果进行比较，形成良好的口碑宣传。
对没有购买产品的顾客也要继续进行跟踪，通过一对一的沟通，找出他们不买的原因，消除他们的顾虑，促成他们下次购买。售后服务的重要性还在于，通过老顾客良好的介绍去发展新顾客，同时维护好老顾客，让他们成为会员，长期购买。
做完以上各个环节，才只是销售的刚刚开始，此后的工作是打回访电话、上门拜访、解决顾客投诉、培养忠诚顾客、挖掘新顾客……新一轮会议营销开始！
