行政管理的职责
一般公司的行政管理组织机构，是由公司行政总监领导下的职能型组织机构，下设行政部、总务后勤部等相关职能部门，直接对行政总监负责。各职能部门根据工作需要再设立相应的职能岗位。
一、职能部门
（1）行政部。
根据工作需要可以设立以下人员编制：
①行政部经理，全面负责行政部工作。
②行政主管，在行政部经理的领导下负责行政部日常各类工作。
③公关主管，在行政部经理的领导下负责公司公共关系工作。
④行政助理、秘书等行政工作人员。
（2）总务后勤部。
根据工作需要可以采取以下人员编制：
①总务后勤部经理，全面负责总务后勤工作。
②总务后勤主管，在总务后勤部经理的领导下负责公司后勤管理工作。
③物业、保安等后勤人员。
二、行政部职责范围
行政部受行政总监领导，直接向行政总监报告工作。部门职责如下：
①协调各职能部门的关系。
②建立各项规章制度并检查实施情况，促进各项工作规范化管理。
③负责公司资料、信息等管理，以及宣传报道工作，沟通内外联系和上下联系。
④公司会议组织、记录及记录归档工作。
⑤公司印章管理。
⑥公司证照管理。
⑦员工任职、离职过程中与行政相关的手续办理。
⑧公司各类档案的整理、归档、保管、借阅等。
⑨员工考勤、出勤统计，报表、分析等。
⑩员工暂住证、就业证等事项办理。
保健管理包括员工保健规章的制定。定期保健体检的实施。特约或定点医院的选择。特约或定点医院的联络。办理工伤事故。
福利管理。
a、员工福利制度的制定，并经批准后实施。
b、福利制度的研究、修订、改进等事项。
c、福利事项的办理。
d、福利工作总结、分析和改进。
e、退休、抚恤制度的制定及办理。
文件控制。
a、发文制度及行文程序的拟定和实施。
b、公司文件发放。
c、文件与资料登记、编号、发行、保管、维护等。
d、过期文件的处理。
e、文件汇编。
f、文件与资料的有效性控制。
公司公共关系维护和改善工作。
a、内部公共关系的建立和维护。
b、外部公共关系的建立和维护，包括政府、同行、社区、新闻等公共关系。
行政稽查。
行政开支预算的编制。
行政开支成本控制。
其他相关职责。
二、总务后勤部职责范围
总务后勤部受行政总监领导，直接向行政总监报告工作。部门职责如下。
①基本建设管理包括基本建设规划的拟定，并经批准后实施。基本建设预算编制。基本建设招标、监理、进度控制、结算、造价审计等事项办理。基本建设支出控制。
②房产、房屋管理，产权事项办理。
③公司绿化与公司环境管理。
④环境保护与职业健康安全体系运行和认证。
⑤清洁用品、办公用品、电器配件等物资管理。
⑥固定资产管理（机电设备部管理部分除外）与实物核算。
⑦厂区、宿舍财产及员工安全的保障。
⑧房屋、道路等维修。
⑨清洁卫生维护。
⑩宿舍管理。
宿舍分配、水电管理等。
伙食供应及管理。
休闲、文化娱乐设施管理。
车辆、人员进出管理。
安全保卫管理，消防管理，安全检查。
公务车管理。
灾害及其他突发事件处理。
配电系统的建立、检查、维护等。
其他相关职责。
日常事务管理制度
一、会议管理制度
第一条为改进作风，提高会议质量，特制定本制度。
会议分类及组织
第二条公司会议归纳为四类：
1、公司会议：主要包括公司领导（扩大）会、公司干部会、公司班组长会、公司职工大会、公司技术人员会以及各种代表大会。应分别报请公司总经理批准后，由各办事部门分别组织召开。
2、专业会议：系公司级的技术、业务综合会（如经营分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），均由分管领导批准，主管业务科室负责组织。
3、系统和部门工作会：各部门、车间召开的工作会（如车间办公会、科务会、车间／部门职工大会等），由各部门、车间领导决定召开并负责组织。
4、班组（小组）会：由各班组长决定并主持召开。
第三条上级或外单位在本公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或公司之间的业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）一律由公司办公室受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。
会议安排
第四条例会的安排，为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容，组织召开。例行会议安排如下：
1、公司办公会：研究、部署生产、行政工作，讨论决定全公司生产、行政工作重大问题。
2、公司工作例会（每月一次）：总结评价当月生产、行政工作情况，安排布置下月工作任务。
3、班组长以上干部大会（或全公司职工大会）：总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、新年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。
4、经营活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高公司经济效益。
5、质量分析会：汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题），研究决定质量改进措施。
6、安全工作会（含治安、消防工作）：汇报总结前季安全、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。
7、技术工作会（含生产技术准备会）：汇报或总结当月技术改造，新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。
8、生产调度会：调度、平衡生产进度，研究解决各车间（科室）不能自行解决的重大问题。
9、科务会：检查、总结、布置工作。
10、车间办公会：检查、总结、布置工作。
11、班组会：检查、总结、布置工作。对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。
第五条其他会议的安排。
凡涉及多个部门（车间）负责人参加的各种会议，均需于会议召开前由召集单位经部门或主管副总经理批准后，报公司办公室汇总，统一安排，方可召开。
第六条公司办公室每周六应将全公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并印发到公司领导和各部门、车间、科室及有关服务人员。
第七条凡公司办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位原则上应提前两天报请公司办公室调整会议计划。未经公司办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
第八条对于准备不充分、有重复性或可开可不开的会议，公司办公室有权拒绝安排。
二、会议管理规定
第一条公司会议主要由办公例会、日常工作会议组成。
第二条例会中的最高级会议通常情况下每月至少召开一次，就一定时期工作事项做出研究和决策。会议由集团总裁主持，参加人为公司总裁、副总裁、各部门主任等领导班子成员。
第三条公司办公例会是为贯彻落实做出的决议、决定召开的会议。会议由总裁主持，参加人员为各部门负责人及有关人员。
第四条公司办公例会由公司行政管理部门组织。行政管理部门应于会前三天将会议的主要内容书面通知参会的全体人员，并在会后24小时之内整理、发布《会议纪要》。
印章的使用规定
（1）对公司经营权有重大关联，涉及政策性问题，对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司章；
（2）以公司名义对国家机关、团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决等，由总经理署名，盖总经理职衔章；
（3）以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文，由经理署名，盖经理职衔签字章；
（4）各部门于经办业务的权责范围内及对公营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。
印章的监印
（1）总经理职衔章及特定业务专用章由总经理核定监印人员；
（2）总经理职衔签字章的监印人员为管理部主管；
（3）经理职衔签字章及部门章由经理指定监印人员。
印章的盖用
（1）用印前先填写“用印申请单”，经主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印；
（2）监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用的印章存档。
印章的保管
各种印章由监印人负责保管，如有遗失，由监印人负全责。
第六条用印权限
监印人对未经刊行文件不得擅自用印，违者受处罚。
印章废止
印章遗失时除立即向上级报备外，应依法公告作废。
第八条规定施行
本规定经总经理核准后施行，修改时亦同。
十、管理规定
根据国家档案局关于公司档案管理的有关规定，结合本公司档案工作实际情况，为进一步加强公司档案管理工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。
总则
第一条公司档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。本公司在工作中形成的应归档保存的文件材料、图纸、账簿、凭证、照片、录音带、录像带均属公司档案。
第二条按照档案集中统一管理的原则，各类档案（包括行政、经营、产品、会计类档案等）必须实行集中统一管理。
第三条严格执行国家对档案工作的方针、政策、行政法规，执行保密、保卫等制度。
文件材料的形成与归档
第四条根据工作实际需要，制定各项工作制度，确定各类档案的归档范围、程序、手续。
第五条建立健全文书处理制度，做好文件材料的预立卷，按年度在规定时间内，由专职档案员协同各部室、分厂、分公司兼职档案员按其业务范围整理归档。
第六条科研档案、科技文件材料（包括图纸、照片、文字材料等）由承办单位或项目、专题承办人员负责积累、整理，交技术部资料室整理归档，基建档案等由技术部门资料室协同基建兼职档案员收集整理后交综合档案室存档；产品档案、出厂产品资料及产品质量检测等由质量办公室兼职档案员收集整理交综合档案室存档。
第七条会计档案由公司财务部整理立卷，按年度在规定时间内交综合档案室存档。
第八条声像档案应随时归档。
第九条干部职工档案应随时归档。
第十条归档要求：
凡归档的文件、材料、图纸、报表、账簿、凭证等，要求字迹工整、图样清晰，禁止用铅笔和不适应长久保存的圆珠笔书写。
1、行政、经营、生产技术类档案归档要求：
归档文件齐全完整、分类清楚、科学系统；组卷正确，保持联系，卷内文件排列有条理；保管期限划分准确；拟写标题确切；抄写目录；填备考表；去掉书钉，编写张号，装订结实，整齐美观；填写卷皮，整洁清楚；排列案卷，编制目录。
2、产品、科研、基建、设备类档案归档要求：
（1）档案和资料分开组卷，分类明确。
（2）案卷内文件材料，必须是一组有联系的集合体。
（3）卷内文件材料排列有序，能反映出其自然形成规律。
（4）案卷编目清晰准确，能揭示出案卷内文件材料的内容和成分。
（5）案卷内的文件材料和图纸，字迹要端正，图样要清晰，幅面要符合国家规定，审查签字手续要完整，禁用铅笔和圆珠笔书写。
（6）归档的图纸，按四号图样规格，按“手风琴”式折叠整齐，图签折在右下角，存档一套装订成册。
（7）底图用缝纫机匝边后，用牛皮纸袋装封，平放保存。
（8）卷内无金属钉，整齐、美观、牢固，保管期限划分正确，填写一式两份移交目录。
3、会计档案归档要求：
（1）按照账簿、凭证、报表三种形式进行分类整理，并按规定划分保管期限。
（2）卷内会计档案保持原基础，并做原则整理（如拆除金属物，裱糊破碎账页，没编页码的补编页码）。
（3）凡属归档的会计材料均装进卷盒，并认真填写卷盒封面，字迹工整、清晰、美观。
（4）案卷编写流水号，编制会计档案目录，并填写一式两份移交目录。
第十一条归档时间。
1、党群、行政、经营、生产技术类档案的归档时间
本公司各部室、部门在各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年一季度前由本部门兼职档案员收集、整理，交综合档案室整理归档；生产经营过程中的各种原始记录、凭证、台账、报表、用户信息反馈等材料由具体承办人收集整理，年终交综合档案室存档。
2、产品、科研、基建、设备档案的归档时间
产品、科研文件材料的整理归档工作，由本公司技术开发部承担；产品试制、基建工程或其他技术项目，在任务完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，划定密级，确定保管期限，由技术部资料室保存1～2年后，填写一式两份移交目录交公司综合档案室归档保管；设备档案由设备科兼职档案员在年度终了后收集、整理，于第二年上半年填写一式两份移交目录，交公司综合档案室归档保管；出厂产品资料、产品质量反馈等，由质量管理办公室兼职档案员在产品出厂一年后，按时送交公司综合档案室归档保管。
3、会计档案的归档时间
会计档案由公司财务部按照归档要求整理立卷、装订成册；当年会计档案，在会计年度终了后，可由公司财务部保管1～2年，期满后，由财务部兼职档案员编造一式两份移交目录交公司综合档案室归档保管。
4、干部职工档案、声像档案应随时归档。
第十二条档案的保管期限划分为永久、长期（16～50年）、短期（1～15年）；对介于两种保管期限之间的档案，其保管期一律按长期期限划分。
确定保管期限的基本原则是：
（1）对公司有长远利用价值的档案应永久保管。
（2）对公司在一定时期内有利用价值的档案分为长期保存或短期保存。
第十三条本公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作，要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入本公司各部门的职责范围和有关人员岗位责任制。
第十四条本公司产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工、验收，必须由档案工作人员参加，文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。
第十五条本公司产品和工程创优、科研成果评定，归档的文件材料是否完整、准确、系统，要作为一项考核内容，档案人员不签署意见不得申报成果。
第十六条本公司档案人员应参加外购设备的开箱，对随机的技术文件材料，在进行核对、登记后，及时归档保存。
第十七条本公司人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向综合档案室归档。
第十八条公司综合档案室要对公司文件材料的形成、积累、整理归档工作进行指导、监督、检查。
档案管理
第十九条建立健全各项档案管理制度，列入本公司的经济责任制体系，并制定严格的考核和奖惩办法。在年终工作总结时，对归档材料齐全、按时完成任务的单位和个人给予表彰和嘉奖；对归档材料不齐全、完不成任务的单位和个人，给予批评并酌情扣发年终奖金。
1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制本公司档案分类编号方案。
2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。
3、科研、产品、设备档案按产品型号、设备型号、科研课题、工程项目等分类；党群、行政、经营、生产技术按时间、组织机构、问题、保管期限分类；会计档案按类别、年度、保管期限分类。
