如今电话在人们的交际交往中占据着越来越重要的地位。在生活、工作中电话无时无刻不在扮演着重要的角色。接打电话已经成了我们交谈的一部分。随着生活节奏的加快和电话技术的发展,电话在工作中的地位更是不可或缺。接打电话的礼仪问题越来越被重视。
接打电话有失礼仪,在生活中或许不会造成多大的伤害和损失。但是在工作中,接打商务电话,礼仪却是不可忽视的一部分,有时候一个小小的商务电话礼仪失误可能会给自己、给公司造成不可挽回的经济、利益、形象损失。
素梦刚从大学毕业那会儿,电话还没有像现在这么普及。素梦大学毕业到了一家不错的单位,刚到公司,老板怕她还不能应对业务,就安排她先接打接打电话。刚开始两天,素梦觉得自己刚来公司,老板不给她重要的工作也是正常的,再加上自己第一次接触电话,觉得公司的商务电话肯定十分重要,于是对每天接打电话都认认真真地对待。
然而,一个星期过去了,老板并没有要素梦接手其他业务的意思,并且她发现每天所接打的商务电话,有百分之八九十都是同一个内容。这让素梦觉得商务电话原来也就是老板的随便应酬。逐渐地素梦开始放松了自己。
然而就在进入公司两周后,素梦接到了老板的辞退通知,她不知道自己做错了什么事情,决定找老板问个明白。
原来这周一老板和一个生意人吃饭谈生意的时候,两个人找了半天也没有找到对方,最后通过电话才知道原来两个人被通知的约定地点不一样。本就生气的老板在吃饭时,这个生意人又向老板反映他们公司接他电话的员工不仅不热情,还很没有礼貌,接电话张口就“喂喂喂”,挂电话时,一个“再见”都没有,这让他心里很不痛快,要不是看在是经常合作的份上,他就会放弃谈这笔生意了。最后老板连连道歉,陪酒,才消了对方的气。
本来过了这周,老板就要正式让素梦接触公司业务了,但因为这件事素梦失去了这次机会。
那么,如何正确接打商务电话呢?
首先要注意的是礼仪问题。俗话说礼多人不怪,接打商务电话时更是如此。商务电话不同于普通电话,接打商务电话就应该有正确的态度,礼貌、端正。即使是再熟悉的人,也要懂得这是工作,不是平时的聊天。“喂,您好,这里是××公司,请问您找哪位?”“喂,您好,我是××公司的××,请问这是贵公司××部门吗?”这样的开场白是必不可少的。在交谈过程中也要注意语气以及礼貌用语。
其次,在电话结束的时候,一定要记住表示感谢,并客气地说“再见”。这样才是完整的商务电话,否则也会给对方留下不好的印象。
最后,打商务电话要有目的性。打电话时最好将关键信息提前整理出来,免得犯素梦那样的错误。接电话的时候,最好案头准备好纸和笔,随手记下时间、地点、人物、事情等这些关键信息。以免挂掉电话后遗漏什么信息。
工作中接听电话是避免不了的事情,即使你不是老板的秘书,或者专门的话务员。工作中的电话一般都是十分重要的,尤其是商务电话,一个电话弄错了,一个态度、措辞用错了,或者是沟通方法不对头都会给客户带来不良影响,甚至造成巨大的经济损失。
接打商务电话并不是像说说话那么简单的事情。怎么才能把商务电话接打好,中间包含了很多学问。