沃尔玛创始人山姆·沃尔顿说过:“一名优秀的经理,最重要的一点就是懂得授权和放权。”他们往往乐于并且善于将权力分配给自己的下属,他们懂得该放手时就放手,为部下创造一个施展才华的舞台。
作为中层主管,要把应由下属做的事交给下属,把应由下属行使的权力交给下属,学会放权的艺术至关重要。
不要去抢员工的事做
有这样的一个故事:
余彬是某装饰公司的设计部主管,工作非常努力,为了给客户赶装修的图纸,他常常废寝忘食。连刚刚谈上不久的女朋友,他都没时间约会见面。而他手下的那些设计人员却一边上班一边QQ聊天,玩“反恐”、“魔兽”等网络游戏。余彬终于发现,自己事无巨细地操心,下属反而没事干。于是,他痛下决心,将以前不放心交给下属的工作,交给下属做,自己将主要精力放在最重要的事情上。再后来,余彬,不再把本应下属做的工作“抢”来做,业绩也逐月上扬。
这个故事启示人们,管理者不能事必躬亲,应该清楚自己的职责,明白自己该做什么、不该做什么,有所不为,才能有所为。
美国麻省理工学院的摩文教授经过调查发现,多数成功的领导都有一个共同点:极力限定自己的工作范围,不去抢应由下属负责的工作,最大限度地利用其下属的潜能。
如果中层主管喜欢把下属的工作揽过来做,找出了毛病,然后批评下属的工作不努力。这会出现什么情况呢?
第一,破坏了规矩,千里长堤,溃于蚁穴。不要因恶小而为之。每个人都看着你工作,每个人都会说,上司是这样破坏规矩的。
第二,打击了下属的工作积极性。他们会想,所有的事情都你干了,我们干什么?
第三,引致逆反。你代他发现,并批评他,这样只会引致下属的厌恶。
所以,不要抢下属的工作,放手让他们履行自己的职责,你只需履行督导的责任,这样下属才能在实际工作中慢慢成长起来,胜任工作,完成任务。
抓住大事、要事,下放琐事、小事
中层主管需要做的最主要的工作就是出主意、用能人。具体包括:考虑工作目标、制订工作规划、重要目标下达、人事奖惩、工作成果的检查、发展和培养部属等。其他80%的工作,如日常事务性工作、具体业务工作、专业技术性工作、可以代表其身份出席的工作、一般客户接待等,可视为小事、琐事,应该授权给下属去做。具体包括:
1.技术含量低的工作
在日常工作中,有一些技术含量低的纯事务性工作,比如打字、复印、订车票等,不需太多的专业知识或经验,都可以放手交给下属去做。
2.授权后风险低的工作
这类工作授权让下属去做,即使做砸了,对整个公司、对整个部门的影响也不大,授权风险比较低。如写一份产品的市场研究报告,对下属来讲,确实有挑战性,因为他原来没有写过。但这种挑战风险并不大,因为这个文案还要中层主管,甚至更高的上司来把关,风险可以不断降低,完全可以授权给下属去做。
3.自己不擅长而下属擅长的工作
任何管理者都不是全才,所以中层主管要尽量把自己不太擅长的工作,交给有相应专长的下属去干,这样才能人尽其才,提高工作质量。
比如,你负责选择一个新的文字处理系统,你可以自己研究,也可以把初期的研究工作授权给你办公室的电脑程序员。如果你的办公室有个数学能手,你可以让他负责仔细检查所有报告中数字方面的问题。
4.虽有难度但工作流程简单的工作
有些工作虽然下属做起来稍有难度,但是这样的工作往往可以给下属发展的机会,同时也不用担心工作出现差错,因为工作流程非常简单,一目了然。这种情况下就必须授权,作为主管只需要对工作进展加以关注就可以了。
5.下属已经具备相关技能的工作
新员工进入企业几个月后,他对工作已经了解,具备了完成工作的能力,这时候,中层主管就应该授权。如果员工依然不能完成工作,就要想一想,是你没有培养他,还是没有给他锻炼的机会。总之,对这类工作,要尽快地授权。
6.经常重复的工作
日常工作中,很多人经常重复原来做过的事情,起码在工作方式上有重复。属于经常重复的工作,中层主管必须授权给下属。如按照操作规范进行的生产工序。
凡是具备以上几个特征的工作,中层主管应该授权,绝对不能把它放在自己手里。
此外,中层主管不要将“授权”与“只想丢出不想做的工作”混为一谈,必须搞清自己想要授权的原因。如果授权是因为员工比自己更有能力完成任务,或者可以节省自己的工作时间,那么授权没有问题;如果只是因为懒惰,或者任务分量其实很小时,那么还不如自己动手做。研究指出,当下属拥有具挑战性和多元性的工作时,他的工作士气会提高;但是如果员工发现主管只是想占他便宜,工作士气便会降低。
总之,中层主管通过合理授权,将该放手的工作交给下属去做,一方面可以将自己从日常琐碎的工作中解放出来,有时间和精力从事更高层次、更复杂的事务;另一方面也能让下属得到发展,调动他们的积极性。