请示上司就是对某一项工作(事情)不知道要不要办和如何办时,向上司请求明确指示的一种工作方式,目的在于所做之事符合工作要求,不至于偏离方向或出现差错。
有的中层主管认为:在职权范围内做事,用不着向上司请示,有时甚至还担心自己的想法事先与上司沟通了,一旦对方提出异议,就不好再实施了。其实,这种做法是要不得的。对于那些容易出现争议的、不是太有把握的事情,即便是在职权范围之内,也要事先请示一下上司。那么,向上司请示工作需要注意哪些方面呢?
请示上司态度要端正
请示上司并不意味着一遇到事情就去请示,而是应有积极、主动的工作态度。包括:
1.尊重的态度
上司对下属的尊重有很强的渴求心理。因为下属的尊重是上司提高领导威望,增强领导控制力和驾驭力,保证工作顺利开展的精神力量。因此,中层主管在请示上司的时候,一定要表现出尊重的态度,凡事要及时汇报、请示,特别是在遇到难题后请示上司,会让上司有一种成就感。
2.主动请示,而不依赖
有些中层主管在工作过程中碰到一些问题,本来可以一个人解决,但怕上司说自己自作主张,总是左请示,右汇报。这样不仅可能影响到上司的工作安排和计划,而且会让上司觉得你办事不得力,长此以往,就会把你看成可有可无的角色。所以不要一碰到问题就找上司,该请示的请示,但决不要依赖、等待。
为此,中层主管要对自己的工作职责有清醒的认识,哪些事情自己可以拍板,哪些事情应该请示,一定要明确,而且要以制度的形式固定下来,要得到充分的授权,不然大事小事都请示,工作没法开展,而且效率很低。所以,要积极与上司沟通,明确自己的工作职责以及上司对你的期待,避免该请示的时候不请示,自己乱作主张,不该请示的时候老是请示,把“皮球”踢给上级。
向上司请示工作的程序
一般来说,中层主管向上司请示工作时,应按照以下程序进行:
1.做好相关准备
在请示上司之前,中层主管应做好相关准备,尽可能把与请示密切相关的材料准备妥当,避免请示工作时返回办公室取上司需要的文件。同时,梳理清楚自己的思绪,拟订好汇报提纲,考虑好关于工作请示与汇报的要点,以及请示的条理性,别让上司听得云里雾里,不明所以。还要预设出上司可能提出的问题和质疑,准备好应对方案。
2.预约请示
在做请示汇报之前,中层主管要先了解一下上司的工作安排,避免与上司的工作计划发生时间冲突,要预约时间,或者自己打电话预约如:“您好,我有点事情要向您请示,您看我什么时候方便过去?”总之,不要贸然闯入上司办公室,也许他正在开会或者会见客户,这样唐突地进去是非常不礼貌的。
3.请示时要做好记录
在请示上司时,不妨利用传统的5W2H的方法来快速记录工作要点,5W2H即:
工作指令的时间(When)
地点(Where)
执行者(Who)
为了什么目的(Why)
需要做什么工作(What)
怎么样去做(How)
需要多少工作量(How many)
如果对上司的指示有不清楚的地方,不要急于发问,可以先记下来,等上司基本说完之后再详细咨询。对于上司指示的要点,特别是一些数字,一定要简明扼要地向上司复述一遍,并请上司加以确认。对于上司的指示,如果你还了解一些相关的信息,或自己有什么建议和设想,应提出来供上司参考;如果发现接受的工作与自己现有的工作在时间上有冲突,应马上说出来,请上司给予适当调整。如果上司对你关于目标的理解点头认可了,那么再进入下一个环节。
4.与上司探讨初步方案
上司在下达了指令之后,往往希望下属能够对该问题有一个大致的思路,以便在宏观上把握工作的进展。所以,中层主管在接受命令之后,应该积极开动脑筋,对即将负责的工作有一个初步的认识,告诉上司你的初步解决方案,尤其是对于可能在工作中出现的困难要有充分的认识,对于在自己能力范围之外的困难,应提请上司协调别的部门加以解决。
5.拟订详细的工作计划
在明确上司意图,并和上司就初步方案进行讨论之后,中层主管应该尽快拟订一份工作计划,再次请示上司。在该工作计划中,你应该详细阐述你的行动方案与步骤,尤其是对你的工作时间进度要给出明确的时间表,以便于上司进行监控。
请示上司的技巧
请示,也是一门艺术,会请示,上司会欣然答复;不会请示,上司不但不会高兴地答复,反而还会对你产生不良印象,所以要掌握相关的技巧:
1.试探式请示法
如果中层主管对问题没有把握,或对上司的心理不好把握,这时采取“试探式请示法”也许会好一些。这种方法是先进行试探,看看上司的意向和态度如何,如果上司对自己的意见有兴趣或有赞同的意思,可依此意见办理;反之,如果上司对自己的意见表现出不感兴趣,那么,就不要继续了。例如:
某企业总经理对负责接待的部门主管说:“这批客人很重要,你要好好招待。”部门主管于是花费了2000多元盛情款待,事后被总经理批评了一番。不久,部门主管再次接到指令,要求款待一批客人,他吸取了前一次教训,只花了200元钱请客人吃饭,不料,这次来的客人是企业最重要的客户,于是主管又被总经理批评了一番。
事实上,采用试探请示法,就可以使问题容易得到解决。对于上述案例中的事情,该主管可以这样处理:
如果客人不在场,可以直接问总经理招待经费的限定是多少;如果客人在场,可先表示“马上安排”,安排之后马上回到总经理办公室,对总经理进行试探:“我们订的饭店今天有些特殊情况,菜肴可能不太丰富,怎么解决这一问题?”总经理如果回答说:“要想办法解决,尽力而为,不要让我们的客人吃得不好。”那么招待客人200元钱就够了。如果总经理当机立断:“换饭店也要解决,一定要招待好。”那么200元招待费是不够的。
这样处理后,就会避免上司对自己产生不良印象。因为如果你所请示的事情不合上司的口味,甚至还是上司忌讳的,这样,上司自然不满意,甚至还会怀疑你的工作能力。
2.恭维式请示法
每个人都希望得到称赞,上司也有普通人的情感,也渴望被人赞扬,下属的称赞与敬仰,在一定程度上来说,对上司也是一种推动和鼓舞。其实,恭维也是一门学问,里面的名堂还不少。
恭维式请示法是指在请示某个问题时,先不向上司提出解决这个问题的答复,而是恭维上司对这个问题很重视、很关心,使上司心理上得到一种满足,然后才正式向上司提出应当解决这个问题的意见。因为有了前面的基础,所以,上司就很容易答应了。
小张从部队复员后被安置到某国企工作。不久,他就因出色的工作表现被提升为部门主管。有一次,手下的一个员工生活有困难,他找到了上司程总请示给予解决。
小张:几天不见,程总又精神了,想必是最近工作开展得顺风顺水,心情好气色就好。
程总:哈哈,小张真会说话,听着就高兴。
小张:我说的全是心里话。程总领导有方,关心下属,跟着您这样的领导干我们觉得心里踏实。
程总(高兴地):快坐。今天找我有什么事情?
接下来,双方相谈甚欢,很快问题得到了顺利解决。
案例中的主管小张在请示时,先不向上司直接提出解决员工生活困难的问题,而是恭维上司历来十分关心员工的生活,然后再择机进言,提出请示的事项,使事情得以顺利解决,由此可见恭维的力量。
要注意的是,采取恭维式请示法也要注意一个度,如果言过其实,过于肉麻,让上司觉得你不够真诚,反而会弄巧成拙。
请示是和上司进行沟通的主要渠道,所以中层主管要把每一次的请示工作都做得完美无缺,这样才能加深上司对你的信任和赏识。