作为一名中层主管,要胜任棘手的管理工作,必须得到上司的支持,进而从上司那里获得必需的信息、资源和帮助。而要得到这些,必须与上司保持步调一致,让上司感觉到你的忠诚。
明确上司的指令
中层主管与上司保持一致,首先要正确理解上司下达的指令。
有的上司在布置工作任务时含含糊糊,从来没有明确具体的要求;有的既可理解成这样,又可理解成那样;有的前后互相抵触,下属根本无法操作和实施。一旦你去做了,有的上司就会责怪,说他的要求不是这样,你弄错了。
对这样的上司,在接受任务时,一定要搞清任务的具体要求,特别在完成时间、人员落实、质量标准、资金数量等方面尽可能明确些,并一一记录在案,待与上司确认后再去动手。
有时上司下指令时,根本不考虑可行性。这时中层主管应该让高层了解这个指令所需的资源、支持和执行时间。资源包括人力、物力和财力;支持是政策支持、后勤保障等;执行时间呢?
例如,上司布置给你一个任务,你就把这项任务的可行性、成功几率分析出来,把完成这个任务所需要的资源、支持和多少时间规划出来,然后向上司汇报。
要搞清上司下达任务的具体要求之后,接下来就是要“确认”了。“确认”实际上是中层主管正确进行每一项工作的前提,只有重视这一简单的步骤,才能在正确地做事之前,确保做正确的事情。要使执行与上司指令保持一致,你就要在“发送—接收”这个程序中加入“确认”这一必不可少的环节。也许因为这一步骤在许多人看来太简单了,所以往往得不到重视,甚至有人嫌这样做太麻烦。
在工作中,上下级之间的误解常常发生在过分强调威严的上司和过分自以为是的下属之间。面对威严的上司,有些中层主管可能不敢多问自己没有听清楚、没有想明白的地方,只得猜测上司的真实意图;过分自以为是的下属则不愿仔细倾听上司的布置,在上司布置工作时,听到一半就会说“明白了”、“没问题”、“好的”。这时候,他所“明白”的十有八九是自己自以为是的事情,而并不是上司的初衷。解决这一问题最简单方法就是“复述”——在接受上司指令之后,用自己的语言复述一遍,请上司验证一下,自己是否正确理解了他的意思。
忠实地执行上司的指令
上司也会犯错误,但上司的地位、责任使他有权发号施令;上司的权威,整体的利益,又不允许部属抗令而行。作为一个中层主管,必须要学会服从。
在工作中,有些中层主管不愿按照上司的指令执行,一方面是由于认知出现偏差;另一方面就是执行态度,认为不执行也有理由:为什么上司的话总是对的?这是上司与下属的差异造成的。这种差异体现在几个不对称上,正是这几个不对称,决定了作为下属的中层主管必须忠实地执行上司的指令。
第一是信息不对称。你站在那么小的地方,就看到那么大一点天,但上面的情况你看不见,而下面的情况,你的上司未必比你了解得少。
第二是资源不对称。中层主管掌握的资源、人力、财力相比而言,只是小部分,你的上司掌握的肯定比你多。
第三是目标任务不对称。你完成的是局部,上司完成的是全部。
有句话说:“上司永远是对的。”在执行这件事上,不要怀疑你的上司,即使他有错,也是有限度的。所以,不能说上司有一部分错误,有一些风险,你就不执行。
在上司下达指令以后,如果中层主管有不同的意见,可以在程序之内提出,切不可采取煽动捣乱的做法,这样只能自招其害。
日本NEC公司为开辟新业务,曾经招聘了几位部门主管。一年以后,这几位干得不错的主管开始居功自傲,对上司的命令不断地指手画脚,有时为了维护本部门的小团体利益,还与上司公开叫板,致使业务受挫,最后,他们分别被总裁降职处理。
所以,即使中层主管认为上司的指令有误,也不能采取这种对抗的态度,正确的做法是:
首先,要在适当的时机、适当的场合,以适当的方式提出。适当的时机指的是在上司有空闲时间时;适当的场合,指在无其他人在场的情况下;适当的方式包括以下几种:
1.暗示法
当你觉得上司的指令欠妥当,可先给上司以某种暗示,让其悟到自己的指令不甚恰当。有些指令不恰当,很可能是由于上司没有考虑周全,或是只看到了事物的表象,没看到事物的本质。你稍加暗示,他可能就会马上意识到。
2.提醒法
提醒法是明的。有些不恰当的指令,可能是上司不熟悉、不了解某一方面的情况,有的可能是上司一时遗忘了。你明白地提醒他,上司认识到了,一般都会收回或修正指令。当然,提醒不是埋怨,也不是直通通、硬邦邦的批评。提醒要讲究策略,语气上尽可能委婉些。
3.拖延法
有些不恰当的指令,是上司心血来潮时突然想出来的,如果暗示或提醒后都无效的话,那么最好的对策就是拖延。你拖延了一段时间后,等上司的头脑冷静下来,就可能收回指令,或让其不了了之。闲着不动,上司会产生疑心的,因此,你必须忙别的事,作为拖延的理由,应付上司的追问。此法是消极的,只针对一些非原则性问题的不恰当指令来使用。
如果中层主管向上司的指令提出了异议,但上司仍然坚持指令不改,你还要按原指令不折不扣地执行。但在执行中应积极采取措施,把可能造成的损失降到最低程度。当上司得知你的努力后,一定会发自内心地赞赏你。
因此,中层主管要做一个忠实的执行者,努力与上司保持一致。只有这样,才能与上司齐心协力地做好各项工作,并赢得上司的信任和青睐。