组织一场高效的会议是需要中层主管精心设计的，在开会之前，中层主管首先要明确以下几个方面：
判断有无召开的必要
高效会议的第一步准备工作是确定是否有开会的必要性。这个确定工作看似多余，实际上必不可少。开会要花费宝贵的时间和金钱。因此会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
1.需要开会的情况
（1）你想从下属那里获取信息或建议；
（2）你想让下属参与解决问题或制定决策；
（3）有问题需要向下属澄清；
（4）你有重要事情需要把下属集中到一起传达；
（5）有问题涉及多个部门而需协调解决；
（6）有问题不明或责任厘定不清。
2.无须开会的情况
（1）如果还有比开会更好的方法，例如写纸条、打电话、发邮件、备忘录或个别谈话等一些更简单的方式，就无须开会；
（2）所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围；
（3）中层主管是唯一可以做决策的人，就不要召开耗时长久的会议；
（4）如果问题属琐碎小事，就没必要开会。
明确开会的目的和议程
为了使会议开得有成果、有效率，有必要明确开会的目的。通常来说，中层主管开会主要有以下目的：
1.传达上级的指令
通过开会来传达上司的一些决定和决策，或者把其他部门的一些资讯传递给下属，这是中层主管最常见的开会目的。一般来说，这种传达方式较为正规，可以避免员工对公司情况的一些不必要的猜测。
2.解决问题
开会的最主要目的就是为了解决某些问题，务实求真。如果不发材料也能解决问题，那就不发材料；如果开短会也能解决问题，那就开短会；如果不开会也能解决问题，那就不要开会。
3.分配任务
给你的部门分配任务时，为了达到团结上下、协作完成任务的目的，通常要通过会议把任务公共化、明确化，才能促进协作，从而保证任务的及时完成。
为了很好地达成开会的目的，中层主管需要预先列写一份会议议程，至少要包括：会议的目的、与会人员、要讨论的问题、讨论问题的顺序、需要作出什么样的决议。这样，会议的流程基本上就定下来了。会议的最终目的和分阶段的目的也都比较明确了。然后，你需要把这份议程发给与会的每一个成员。让他们也明确会议的目的和议题，议程最好在会议前两三天发给与会者，让他们有充分的时间去思考相关的问题。这样可以避免开会的时候出现一言堂的局面。
确定开会时间
造成会议效率不高的原因是多样的，其中一个重要因素就是没有确定好开会的最好时机。许多中层主管把重要会议安排在周五下午，或安排在事务繁忙的周一，这使得员工疲于奔命，只好拖延或放弃其他工作。因此，最好把会议安排在周二或者周四的某个时间。另外，上午10～12点或下午1～3点，最适合调动员工集思广益，是开会的最好时机。下午3～5点，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。
确定合适的会议地点
很多中层主管喜欢把会议地点设在自己的办公室，这虽然方便，但是容易受到干扰，下属也不能畅所欲言。所以，会议地点要有利于达成会议目标，最好选在办公地点以外的地方，如封闭的会议室，以避免受干扰。
确定会议参与人
经常有这样的现象，有的企业只要一开会几个副总都来了，最后却发现这个会议只和其中一个副总有关系。所以，为了保证时间的有效性，什么样的会，需要什么人参加，中层主管一定要认真斟酌。该来的一个不能少，无关的一个不能来。对所有参加会议的人都要有一定的了解。在开会过程中，一个议题结束后，与这个议题有关的人就可以退席，不必一陪到底。会议的规模越小越好，过多的与会人员有时会把简单的问题搞成复杂的问题。
当然，并非参会人员越少越好，因为如果会议是要召集大家集思广益，做出一个决议，那么参加会议的人越少，可能决策的失误率也越高，因此也要把握好一个适当的度。
精心布置会场
会场布置的总体要求是整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜。如果是规模较大的会议，与会人员超过10个人，会场最好布置成“U”字形，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论；如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；如果是5～7人的会议，最好安排成圆桌形，也就是半岛形。另外，要准备好完备的设备，包括：扩音设备、采光、投影、电源电线、白板、指示棒等物品。
发布会议通知
在开会2～3天前，中层主管要让下属把完整的会议通知，连同辅助材料送达所有参会人员，并针对会议召开的主题和内容，提前与参会者进行沟通，以避免参会人员在没有任何心理准备的情况下进入会场，现场思考不成熟，而且参会人员过多，容易导致彼此意见冲突，难以达成一致，造成会议效率低下。
要注意的是，在通知开会时，要着重强调开会时间。比如是1：15开会，就不能通知成一点一刻，要尽可能在开会时间上加个尾数，这样会令人心生疑惑：“这个时间是不是具有什么特别意义？”因而产生极高的兴致，会议就能准时开始。
会前检查落实
如果是较大规模的会议，在会议通知发出后，中层主管还要责成秘书人员跟踪落实，检查会议参加人员是否收到了通知，能否出席，对会议的关键人物也要一一确认。对于重要会议，在会前要反复检查落实，以便及时发现问题。
以上几个方面虽然并不要求中层主管一件一件亲自去做，却需要亲自去组织、去过问，去指导落实。总而言之，好的准备是成功的一半，一次成功的会议背后一定有非常充分的准备工作。高效会议要求中层主管循序渐进、按部就班地做好会前的各项准备工作。
