一议再议,议而不决,会议的效率就等于零。那么,作为会议组织者的中层主管,应该如何有效地召开会议,以达成有效的决议呢?以下提供几种常用的方法:
头脑风暴法
头脑风暴法是通过与会人员自由发表自己的观点,然后形成创造性决议的常用方法。头脑风暴法的一般步骤是:
1.鼓励发表观点
在这个阶段,中层主管要将会议议题告诉大家,然后让每个人自由发表意见,并引导大家讨论。
(1)所有的参会人员畅所欲言,想法越多越好;
(2)主持人进行开放式提问激发更多点子;
(3)通过头脑风暴法产生点子,把它公布出来,供大家参考,让大家受启发;
(4)鼓励从别人的观点中受启发,提出新的构想;
(5)与会者不分职位高低,都是团队成员,平等议事;
(6)不允许在点子汇集阶段评价某个点子的好坏,也不许反驳别人的意见;
(7)团队讨论将点子归类,评选出最好的点子。
2.记录所有观点
在引导大家畅所欲言的同时,中层主管还要组织相关人员做好记录。在记录时要注意的是:
(1)要将每一位与会者的观点都记录下来,不要有所取舍或有任何遗漏;
(2)不要判断与会者提出的观点正确与否,将其核心内容记录下来,最好能有一句概括性的话作为代表。
3.对观点进行评估
当所有的参会人员都发表了他们各自的观点之后,中层主管就要组织会议成员或专门选出的专家组进行评估。评估的目的是剔除相似的和不合实际的观点,然后将筛选后的观点按优先次序罗列下来,再加以取舍。
小组名义法
在对问题的性质不完全了解,且意见分歧严重的情形下,中层主管可采用小组名义法来形成决议。在这种方法下,会议成员互不通气,是背靠背的,其实是变相地逼迫每个与会者把自己的观点贡献出来,从而有效地激发他们的创造力和想象力。比较而言,用这种方法提出想法的质量一般比头脑风暴法得出的要高。其实施的具体步骤是:
1.提出需要解决的问题
中层主管可以先召集一些有知识的人,把要解决的关键问题告诉他们,并请他们独立思考。
2.与会者提出想法
在每次循环中,每一位与会者都要根据议题独立地提出自己的想法,一次只能提出一个观点,依次提出,直到每个人都提过了,由会议主持人将这些观点汇总起来之后,然后再重新开始新一轮的循环,直到与会者的想法穷尽为止。
3.对观点进行汇总
在汇总所有的观点之后,由主持人依次将意见抄写出来,或由每个成员依次把自己的想法念给大家听,也不进行任何讨论。
4.评估和排序
由小组成员对提出的全部备选方案进行投票,与会人员匿名写下对这些意见的排列次序的看法,综合所有成员的排序,排在第一位的意见即为所要的方案。如果有两三个观点的意见集中度相差不多,可以就这几个观点进行讨论,然后再进行投票选择。
德尔菲法
当中层主管应对复杂的任务难题时,特别是解决具有判断性、预测性问题的会议时,可以借用德尔菲法的程序和要求,以便更快地达成有效的决议,从而避免会议讨论时产生的害怕权威、随声附和,或因顾虑情面不愿与他人意见冲突等弊病。
采用德尔菲法一般要遵循以下步骤:
1.设计并分发调查问卷
首先,会议组织者要设计与议题相关的调查问卷,然后,将问卷发放给所有的参会人员,要求每个人都独立、匿名作答。
2.对意见进行初步处理
将调查问卷收回后,中层主管要组织专人将其中相同的意见集中起来,排除个别的和极特殊的意见,然后将这些意见汇总,得出第一轮调查表。
3.进行第二轮调查
在第一轮调查的基础之上,展开第二轮调查,把第一轮调查汇总的调查表再次发放给每一位相关人员,并向他们提供参考资料,要求根据新的调查表和新的信息,进一步提出新的意见。
4.第三轮调查
将第二轮调查的意见进行整理,汇总成新的调查表,再反馈给每位相关的与会者,进行第三轮调查。
5.第四轮调查
在前三轮调查的基础上,与会者做出最后的评价,并提出自己的意见及依据。
会议主持人根据第四轮回收的调查表中的材料进行分析、整理,若此时取得的意见比较一致,就可以结束调查;若意见仍然存在分歧,则再继续前面的几个步骤,重新展开调查,如此反复循环,直到达到比较满意的一致意见为止。
采用德尔菲法时,作为会议主持人在任何时候都不能显露自己的倾向,而是通过组织大家对反馈信息进行沟通,使群体的意见得到充分交流和相互影响。
以上是达成有效决议常见的几种方法,了解了这些基本方法,中层主管在召开会议时,就能根据实际工作需要,选择更有成效的方法,进而提高每一次会议的效率。
§§修炼之十七 运筹帷幄,成为谈判高手——谈判无处不在
中层主管几乎每天都要面对各种各样的谈判,既有内部的谈判,也有外部的谈判,谈判不仅存在于上司、下属以及不同部门主管之间,也存在于客户、供应商、政府机构之间。可以说谈判无处不在。
谈判是一场看不见硝烟的智能较量,一个真正出色的中层主管,必然是一个谈判的高手、说服的专家。可以说,中层主管要想工作得顺手,必须要有意识地训练谈判、说服的能力,因为它将意味着你会在工作上得到多方面的成功。