6.1.1 人员离职流程管理
一般较为规范公司都规定了一些员工离职的程序，包括；填写离职单、离职面谈、核准离职申请、业务交接、办公用品及公司财产的移交、监督移交、人员退保、离职生效、资料存档到整合离职原因，离职员工的后续管理。
离职管理必须落实到工作的每一个细节中去，并讲求技巧与文字、数据纪录。必须重视每一个程序，并有一整套方法去应对，主要有以下几点需要注意：
（1）离职程序管理是为了通过对员工离职的管理，了解组织机能的状况，并对组织机能的变革提供相关的数据与意见。从中得出结论并指导现行的人力资源工作。
（2）每一个程序与环节都必须有相应的表格，并作出严格的文字记录。
（3）规范的离职管理来源于以前的基础的其他管理工作和人事工作，比如办公用品管理、资产管理、股权管理、业务管理、文件资料管理等工作。
（4）规范的操作员工离职是尽量减少人员流失的损失和规避相关人事纠纷和法律风险的一种方法。
人员的流失往往是无法挽回的，只有尽量减少损失，如果规范操作，备用金、重要办公用品、公司重要资产、重要的商业客户资料、技术资料等重要资料就可以有效地避免流失。
同时按照国家的规定，规范地办理相关的离职流程也是防范风险的一种方法，比如到期离职的提前通知，及时给付补偿金等都是有效的规避人事法律风险的方法。
6.1.2 加强员工离职的商业秘密管理
商业秘密和核心技术是企业重要的知识资产，在知识经济时代的今天，尤为重要，因此，必须注意员工离职时的商业秘密管理和保护。
在企业，要建立严格的信息控制制度
上司有权定期检查下属的业务工作资料和电子档案等，下属应定期上报有关业务信息报表及资料，相关的资料应加强管理并入档。并严格规定信息使用的级别制度、设置信息管理中心和专职管理员加强保密工作，同时在办公场所设置加强保密措施。
对于掌握商业机密和核心技术的人员要实行脱秘期和
竞业禁止管理对于去意已决的核心人才，首先就是停止其工作，进入脱秘期，同时对其所有资料，包括工作笔记等，全部收缴，并禁止其参加相关的研究。要注意的是脱秘期的操作程序，要让人可以接受。竞业禁止，则须考虑给予补偿，比如有些企业的合同说明在离职后不在同行中就业，如没有给予补偿，实际上是不合法的，也不具有操作价值。
6.1.3 做好人员离职面谈
当员工一旦确定要离开组织，除了标准化的离职作业程序，包括填写离职单、离职面谈、核准离职申请、业务交接、办公用品移交、监督交接、人员退保、离职生效、资料存档到整合离职原因的一系列程序之外，离职面谈是相当重要的一环。
离职面谈的参加人员
一般来讲，离职面谈的参加人员要包含三方面的人员：员工本人、人力资源经理、员工的直接主管。
离职面谈的执行原则
（1）面谈不应该草草结束，因为面谈的目的是尽量得知为什么员工要离职，然后针对这些原因改进，防止流失更多员工。
（2）面谈地点应该具有隐私性，而且谈话不会被打断。你的目的是向离职员工学习，所以找一个双方容易沟通的地点，让离职员工可以无拘无束地谈论。
（3）安排足够时间供离职员工畅所欲言，记得适时保持沉默，让离职员工有时间可以思考。面谈时不要只是按照事先列出的问题逐项发问，而是要积极地倾听，如果有不清楚的地方，要仔细询问。
（4）让离职员工感受到你的真诚。如果他觉得你只是在做一件例行公事，你不会得到有价值的回馈。另外，不要让离职员工觉得你要他编造一些关于公司的美好故事；更不要让面谈成为揭人疮疤的地方。
（5）面谈应以开放性的问题为主，让员工能够依照个人经验回答，避免问太笼统或具引导性的问题。
离职面谈的准备工作
（1）准备充裕的时间。
（2）准备离职者的个人资料。
（3）准备离职者的离职申请。
（4）准备离职者以往的考核记录。
离职原因分析
为什么对于员工离职分析，只提要“进行”而不是“加强”了？坦率地说，这个工作在国内很少有企业真正地作为一项工作任务去做过，我们也只是从翰威特这样的公司的分析报告中才看到一些数据性东西，才得出人力资源工作原来可以这么做的感慨。
面谈结束之后，应将面谈纪录汇整，针对内容分析整理出离职的真正原因，并且提出改善建议以防范类似事件再度发生。
（1）一开始要根据自己公司的情况，作好基础性的数据收集工作，这是这个工作成功和科学性的关键之处，否则就可能是一个看来科学却又极不科学的东西。将离职原因及相关影响因素列出可以收集数据的“员工流失关键要素”，这些可以参考翰威特等公司的有关报告，并根据本公司的人力资源工作可达到的情况，找到自己可以分析的“员工流失关键要素”。
（2）在根据数据作离职分析时，要学一点数理分析知识，保证其科学性，这说明了深入研究人力资源管理，就必须多学科的结合。
（3）员工离职分析要与公司其他管理工作和人力资源的其他方面工作结合起来分析，比如绩效管理、职类管理、部门职责、工作任务、职业发展渠道、薪酬等。
员工离职对组织会造成很多影响，一旦离职的事实发生双方也都应以开阔的胸襟坦然面对，共同找出问题症结。即使公司与员工双方无法再继续共事下去，也不应有伤害对方的情形发生。由于离职者的心态多半是对公司产生不满，一旦离开后可能会有诋毁公司的情形发生，对于企业形象会有很大的影响，因此做好离职管理可以预防很多不利于公司的行为发生。
6.1.4 善待离职者
在麦肯锡公司有个旧雇员关系管理，把旧雇员当作毕业生，并建立旧雇员数据库。这是一个人性化的管理。因为它是基于把离职员工当作自己的朋友看待，对于朋友，我们不是要经常联系一下，了解一下他的现状吗。当然在商品社会，没有利益的事情，大多数人不会干，人力资源部门提出这样的方案，老板也不会接受。实际上这也是一个潜在合作伙伴、客户、人才的管理问题。起码，在职的员工会看到自己的“下场”。大度、大气才会带来大财。
案例：某公司的人员离职管理规定
1.目的
为了保证公司人力资源部正常工作的有效进行，使公司的管理制度更完善。
2.范围
本管理程序适用于贸易公司全体员工。
3.定义
根据《劳动法》有关规定，离职分辞职，解雇，资遣三种类型。
3.1 辞职（员工主动要求脱离现任工作岗位，与公司解除劳动合同）；
3.2 解雇（公司因员工过失或违反公司相关规定等原因而免去其职务，并终止劳动合同）。
3.3 资遣（公司根据自己经营状况调整岗位结构，或因员工不能胜任工作岗位，需变更或终止劳动合同）。
4.职责
5.程序
5.1 辞职程序。
员工向部门领导或人力资源部门递交辞职报告，填制《员工状况变动表》，人力资源部审核并报公司领导审批通过后，在KM系统上发布离职公告；同时《员工状况变动表》由人力资源部归档。
人力资源部安排有关领导进行离职面谈，了解辞职员工具体情况，并明确工作交接和离职程序，就达成的相关事项做《离职面谈备忘录》。
辞职员工按指定期限进行工作交接，内容包括：移交固定资产（物品移交），财务，业务关系等，交接完毕后将《员工工作交接清单》交予人力资源部核定。
人力资源部统计制作《应付薪资发放表》，并通知财务部发放应发薪资（奖金发放按有关规定执行）。
5.2 解雇程序
解雇按国家有关法律，法规及公司《行政处罚条例》，《财务管理制度》等有关规定执行。
部门提出申请，填写《员工状况变动表》，经部门负责人签署后，送人力资源部审核，总部员工解雇需报请总经理批准。
申请批准后，人力资源部安排相关人员敦促其尽快完成工作交接，交接完毕后，将《员工工作交接清单》报人力资源部审核，人力资源部进行工资结算，并通知财务部发放应付薪资。
5.3 资遣程序
资遣的原因：
因业务紧缩或结构调整；
全部或部分停产；
因不可抗拒力事件停产；
对工作不能胜任者；
患有严重疾病，经医院证明不能继续工作者。
资遣程序与解雇程序相同。
5.4 离职管理
员工辞职应当提前30日以书面形式通知部门负责人或人力资源部门，公司解雇，资遣员工应当提前30日以书面形式通知员工本人。
总部员工离职须经部门负责人及总经理批准后方可生效；片区主管级人员，梯队计划人员以及荣获公司年度表彰（优秀，十佳，杰出）如销售代表等离职，需经过销售部销售总监的批准方可生效；片区其他人员离职由片区总负责人批准后生效。未经批准擅自离职超过规定时间的，按旷工做解雇处理，造成公司损失的，应当赔偿损失。
员工经批准离职的，工资结算至离职之月；员工主动离职的，工资结算至离职之日。
员工辞职或公司解雇员工，公司不支付经济补偿；公司资遣员工应当支付员工一定数额的资遣费用。资遣费用按照员工在本公司服务年限，服务每满一年，发放一个月工资作为资遣费用，最高不超过12个月；未满一年，按一个月计算。月工资以劳动合同解除前三个月员工的月平均工资计算。
离职人员应在离职申请批准后一星期内到相应部门办理离职交接手续，一个月内完成交接，并在三个月内完成档案转递手续。
5.5 员工自愿离职管理流程
员工自愿离职应做以下工作：
填写《员工状况变动表》；
配合直属上司，部门领导询问，回答有关离职的细节问题；
配合公司各级领导商讨挽留条件，并对挽留条件做出答复；
和人力资源部相关人员进行离职面谈；
填写《员工工作交接清单》等各项离职手续；
员工直属上司应做以下工作：
接自愿离职员工交来《员工状况变动表》；
审阅《员工状况变动表》；
审阅员工业绩（可由部门自行提供或由人力资源部薪资主管提供）；
询问员工离职的细节问题；
决定是否挽留及挽留条件（包括薪酬待遇，职位，如有必要可与员工一起讨论）：
挽留如员工接受条件，放弃离职想法，则转入升职/提薪管理流程或职位调动管理流程；
如不挽留或经挽留无效，则交部门领导处理。
部门领导应做以下工作：
接员工直属上司交来自愿离职员工的《员工状况变动表》；
审阅《员工状况变动表》；
审阅员工业绩（可由部门自行提供或由人力资源部薪资主管提供）；
询问员工离职的细节问题；
决定是否挽留及挽留条件（包括薪酬待遇，职位，如有必要可与员工一起讨论）：
挽留如员工接受条件，放弃离职想法，则转入升职/提薪管理流程或职位调动管理流程；
如不挽留或经挽留无效，则交人力资源部行政模块处理。
在《员工状况变动表》上签署意见后，交人力资源部行政专员（总部员工需总经理室批示）。
人力资源部应做以下工作：
接员工部门领导转来自愿离职员工的《员工状况变动表》；
根据公司及人力资源部政策审查《员工状况变动表》；
根据《劳动法》和公司政策，计算员工离职所需费用和补偿；
在KM系统上发布员工离职信息。
总经理室审批：
审阅《员工状况变动表》；
审阅员工业绩及员工离职的细节问题；
决定是否挽留及挽留条件（包括薪酬待遇，职位，如有必要可与员工一起讨论）：
挽留如员工接受条件，放弃离职想法，则转入升职/提薪管理流程或职位调动管理流程；
如不挽留或经挽留无效，则交人力资源部行政模块处理。
人力资源部人事行政经理负责监督人事行政助理将所有资料录入SAP/HR数据库。
5.6 员工非自愿离职管理流程
员工非自愿离职管理流程上接员工入职管理流程，分解雇和遣散两种类型。
员工非自愿离职申请步骤由员工直属上司做以下工作开始：
填写《员工状况变动表》；
将《员工状况变动表》交部门领导审阅，或直接交人力资源部行政模块审查。
部门领导应做以下工作：
接员工直属上司交来非自愿离职员工的《员工状况变动表》；
审阅《员工状况变动表》；
审阅员工业绩（可由部门自行提供或由人力资源部薪资及绩效考核经理提供）；
决定是否批准：
如批准，则转交人力资源部人事行政经理；
如不批准，则注明回绝理由后交还员工直属上司处理。
人力资源部应做以下工作：
接员工所在部门领导交转来的非自愿离职员工《员工状况变动表》，根据公司及人力资源部政策审查《员工状况变动表》；
根据《劳动法》和公司政策，计算员工离职所需费用和补偿；
在KM系统上发布员工离职信息。
总经理室审批：
审阅《员工状况变动表》；
审阅员工业绩；
决定是否批准：
如批准，则转交人力资源部人事行政助理处理；
如不批准，则注明总经理意见后交还员工直属上司处理。
非自愿离职员工做以下工作：
和人力资源部行政专员进行离职面谈；
填写《员工工作交接清单》等各项离职手续；
人力资源部人事行政经理负责监督人事行政助理将所有资料录入SAP/HR数据库。
6.相关文件
无
7.记录表格
7.1 《员工状况变动表》SJMT-WI-HR-009-001
7.2 《员工工作交接清单（总部）》SJMT-WI-HR-010-002
7.3 《员工工作交接清单（片区）》SJMT-WI-HR-010-003
7.4 《离职面谈记录》SJMT-WI-HR-010-005
文件编号：SJMT-WI-HR-010
文件版本：A
文件主题：离职管理
生效日期：2002-07-01
页数：第 页 共6页
受控章
保管单位：
