再次，“排污”工作要做好。在沟通的过程中要注意及时排除一些障碍。研究发现，影响沟通流畅的主要原因有：文化障碍、组织结构障碍、心理障碍。文化障碍中包括语言障碍、语意障碍及文化水平差异。组织结构障碍包括地位障碍、空间障碍及机构障碍，其中的机构障碍往往是由于机构设置不合理，规模臃肿，层次太多，从高层到低层或从低层到高层要经过太多的程序，容易造成信息走样和失去时效。心理障碍则包括认知障碍、情感障碍和态度障碍等。由于习以为常，或其它原因，它们常常不被发觉，不愿克服，也常常在不知不觉中影响沟通的流畅。正式沟通渠道的不通畅，正是造成小道消息得以盛行的原因。小道消息作为一种非正式的组织沟通的方式，在一定程度上对正式沟通起到补充和辅助的作用，但它也有很多不利的反作用也是有目共睹的。因此，及时“排污”，祛除种种障碍，加强和疏通正式沟通的渠道，是防止那些不利于或有碍于组织目标实现的小道消息传播的有效措施。
我们今天面对的是一个正在走向高度全球化的社会，每个人都必须与群体紧密联系，沟通能力将成为未来世界竞争的最重要武器之一。作为企业的管理者，在你努力提高自身沟通技能的同时，别忘了在你的企业中把沟通的“管道”工作做好。
技巧3：拟订沟通计划：选择有利的沟通时机
[经典回顾]
孔子说：“言未及之而言，谓之躁；言及之而不言，谓之隐；未见颜色而言，谓之瞽。”用现在的话说就是：话还没说到那儿，你就出来发表意见了，这叫毛毛躁躁；话题已经说到这了，你本来应该自然而然地往下说，可你却吞吞吐吐，遮遮掩掩，这叫有话不说；不看别人的脸色，上来就说话，这就叫睁眼瞎。
沟通的合适时机指的是已经具备沟通的客观环境条件，且双方都愿意进行对话的时候。在与下属进行沟通，也要注意找准时机。
沟通的时机选择：
当工作中出现下列情况，管理者一定要与所属员工进行沟通，沟通的内容也基本围绕特定范围展开：
1.阶段性绩效考评结束之前的绩效沟通。（这是最重要的一种沟通形式，也是必不可少的，具体内容在下面单独阐述。）
2.员工工作职责、内容发生变化。这种情况下，需要向员工解释具体哪些内容发生了变化，变化的原因是什么，这种变化对公司有什么好处，同时征求员工对这种变化的看法，最后要对变化后的工作职责、内容进行重新确认。
3.员工工作中出现重大问题或某个具体工作目标未完成。这种情况下，管理者肯定要与员工沟通，但要注意沟通时的语气，要本着帮助其发现原因或认识到错误本质的目标，不要一味的指责和批评，要注意了解出现问题的原因到底是什么，同时要向员工表明沟通的目标是解决问题和帮助其在工作上有所提高，而不是为了追究责任，希望其能坦陈分析原因。
4.员工表现出现明显变化，如表现异常优异或非常差。对表现优异的，要对表现突出的方面及时提出表扬，并可适当了解和分析其出现变化的原因，以加强和延续其良好势头。对表现非常差的，要向其指明表现不佳的现象，询问其遇到什么问题，帮助其找出原因和制订改进措施，并在日常工作中不断给予指导和帮助。
5.员工工资、福利或其他利益发生重大变化。要说明变化的原因，不管是增加还是减少，都要解释公司这么做的依据。尤其是减少时，更要阐述清楚公司对调整的慎重态度，并表明什么时间会再次做出调整，调整的依据是什么。
6.员工提出合理化建议或看法。现在很多公司都设立了合理化建议奖，这体现了公司对员工提出合理化建议的重视和希望，要求各级主管要按公司要求，对员工提出合理化建议要重视和鼓励，而沟通就是体现鼓励和重视的重要手段。如建议被采纳，应及时告诉员工并进行奖励，明确指出建议对公司发展的帮助，对员工提出这么好的建议表示感谢。如未采纳，也应告知未采纳的原因，表明公司和主管本人对其建议的重视，肯定其对公司工作的关心和支持，希望其继续提出合理化建议。
7.员工之间出现矛盾或冲突时。要了解和分析出现矛盾的原因，进行调解，主要从双方的出发点、对方的优点、对工作的影响、矛盾的无足轻重等与双方分别进行沟通。涉及其他部门人员时，可以请其他部门主管帮助一起做工作。
8.员工对自己有误会时。作为一名合格的主管，首先要检点自己，看自身工作有无不妥或错误，如有则列出改进方案或措施，向员工道歉并说明自己改进的决心和措施，希望其能谅解。如因员工理解有误，需主动向员工解释理解有误的地方，帮助其重新认识，切忌指责员工或采取不理不睬的态度，任由误会不断加深。
9.新员工到岗、员工离开公司时。新员工到岗，直接主管要与其确定工作职责和工作内容，明确工作要求和个人对他的殷切希望。通过沟通，对个人情况进行了解，帮助其制订学习和培训计划，使其尽快融入团队。员工辞职时，也要进行充分沟通，对其为公司所做贡献表示感谢，了解其辞职的真实原因和对公司的看法，便于今后更好的改进工作。对辞退的员工也要充分肯定其对公司的贡献，解释辞退的理由，并表明自己本人的态度，提供个人的建议，询问其对公司的看法。
10.公司经营状况、发展战略、组织结构等发生重大变化时。这种情况一般采取正式公布或会议发布的形式向员工作出说明，但一些不便于大面积发布的，可采用私下沟通的形式通报。
11.员工生病或家庭发生重大变故时。作为主管和同事，应关心员工的生活，了解和体谅其生活中的困难，并提供力所能及的帮助，培养相互之间的感情，而不是单纯的工作上的关系。
一般来说，出现以上情况，各级主管应意识到，需要立即与员工进行沟通了。而在其他时刻，主管可以随时与员工进行沟通，内容和形式可以灵活掌握，只要注意采取适当的方式和方法即可。
[案例分析]
一位公司的管理者想跟一员工沟通换岗的事情，但当时该员工正和老婆脑离婚，心情不好，于是在和该员工商量的时候，闹得很不愉快。由于该管理者一再要求该员工换岗，最后，该员工不得不辞职离开。事后，该管理者又感到很后悔。因为该员工在公司平时的表现都十分出色。因此，在选择与员工沟通时，管理者一定要把握好时机的选择。一定要适当地学会察言观色，才能达到沟通的目的。
[巧手点金]
选择一个比较有利的时机展开沟通，其成功的可能性要远远大于不合适宜的沟通时间。如何选择恰当的沟通时间呢？管理者把握沟通时机的三个关键：
1.祝福要在当场传达
当别人达成某种成果时，最好当场坦率地加以称赞。如果你想“现在很忙，以后再说吧。下次见到他的时候，再告诉他吧！”把赞美延后，你会被视为嫉妒他人的成功、没有自信的人。错过时机的恭喜，不仅无法传达你的心意，甚至会被当做是讽刺或社交辞令。
2.道歉要在事发当天
如果你与上司出了问题，即使你认为自己没有错，但是在下班回家的时候，只要一句道歉说：“今天给你添麻烦了”，第二天，你们的关系就会大为不同。如果你闹意气，把这件事情放着不管，你就错过和好的机会了。
3.注意要比期限还早
有些事情确实是要花时间去做的，但是迅速地响应，会提高客人对你的信赖。听到电话留言，或是收到传真的时候，应该回复一句“我知道了，详细情况明天再谈”，只要尽早给对方答复就可以了。
技巧4：沟通效率法则：不拘形式，提高效率
[经典回顾]
一个高素质的团队管理者所发挥的作用往往对成败起决定性作用，一个优秀的管理者必然是一个善于沟通的人。沟通研究专家勒德洛提到：高级管理人员往往花费80%的时间以不同的形式进行沟通，普通管理者约花50%的时间用于传播信息。可见，沟通的效率直接影响管理者的工作效率。
为了提高沟通效率，现代管理理论提出了一个新概念，成为“高度的非正式沟通”。它指的是不拘形式，利用各种场合，通过各种方式，排除各种干扰，来保持他们之间经常不断的信息交流，从而在一个团体、一个企业中形成一个巨大的、不拘形式的、开放的信息沟通系统。
实践证明，高度的非正式沟通可以节省很多时间，避免正式场合的拘束感和谨慎感，使许多长年累月难以解决的问题在轻松的气氛下得到解决，减少了团体内人际关系的摩擦。
随着互联网和局域网的发展，人们对于传统的正式的沟通渠道越来越不屑一顾，员工往往对正式的、强势的价值观灌输方式持反感的态度。而非正式的、水平的公司员工个人之间的沟通网络对于价值观信息的传递显得尤为重要。
将正式的与非正式的沟通渠道相结合，为员工提供良好的企业价值观信息来源与有效的反馈，对于加强公司文化十分重要。
