本章导读
宴会部是饭店一个相对独立的重要的经营部门，主要任务负责各种招待、欢庆、商务等中、西餐宴会的业务。宴会部能否有条不紊地高效运转，创造出最佳的社会效益和经济效益，主要取决于组织机构的科学性及各级管理人员和工作人员的责任心。
本章主要对宴会部机构的设置原则、设置的构架作较详细的表述，对宴会部员工的仪容仪表、基本素质有着严格的要求，制定严格的管理制度和岗位职责，并进行科学的分工，使每位员工明确各自的岗位任务，做到各行其职，各负其责，从而提高宴会部的工作效率和市场竞争能力。
通过本章的学习，对宴会部管理者及每一位员工来讲，有一个清晰的认识，懂得我们应该管什么，做什么，怎样通过组织机构合理配置，发挥组织的集体效能，从而达到或超过原定的管理目标而努力奋斗。
第一节 宴会部组织机构的设置
某一个饭店宴会部刚成立不久，就举办一个大型的婚宴，共300人。按10人一桌，共30桌，规定每桌宴会冷菜8道，热菜8道，点心两道，水果拼盘一个，可待开宴后，有些餐桌热菜少了两道，有些餐桌热菜重复上了一两道菜，有的餐桌上没有吃到水果及点心，顾客很有意见，产生很坏的影响，造成这种现象的主要原因是组织机构设置不科学、管理层指挥不当等原因，怎样改变这种现象，是我们本节研究的主要课题。
一、宴会部组织机构设置原则
宴会部组织机构设置的原则，必须根据本企业经营规模、管理模式、设施设备及管理目标，精心设计，灵活组织，目的是使宴会部组织机构严密，运行快捷高效，应急措施正确及时，上下协调和谐.通，社会效益和经营效益不断上升。现对宴会部组织机构设置的一般原则作如下叙述。
（一）按需设岗，科学合理
高星级酒店与大中型的餐饮企业，一般均设宴会部，根据各酒店及餐饮企业的规模大小、工作性质、组织机构的设定等因素，宴会部的职能有很大的区别，高星级酒店及大型餐饮企业，宴会部职能相对独立，工作范围有宴会的预订、宴会菜单的设计、原料采购计划制订、原料的验收、加工及保管、菜品的制作、宴会厅布置及服务、客户档案的管理等工作。有些中小型餐饮企业，宴会部隶属餐饮部管理，其职能范围相对要小些，尽管宴会部职能范围不一样，工作侧重点不同，但是宴会部组织机构内部的设置必须根据本企业的实际情况，按需设岗，科学合理，不可机构臃肿，人浮于事，只有这样才有利于工作的开展。
（二）垂直指挥，责权相应
宴会部工作环节多，十分繁杂，要做到工作忙而不乱、万无一失，必须要求宴会部全体工作人员齐心协力，共同努力。在组织机构设置中，必须坚持垂直指挥的原则，要求每位员工或管理者原则上只接受一位上级的指挥，各级、各层次的管理者应按级、按层次向本人所管辖的下属发号施令。这并不意味着管理者只能有一个下属，而是专指上下级之间，上报下达都要按层次去进行，不得越级，要形成一个有序的指挥链，保证组织机构内部各部门之间的沟通渠道.通，避免员工多头指挥，克服和减少摩擦与混乱。在责权方面，要做到逐级授权，分层负责，责权相应，分工协作，以确保每次宴会都能取得圆满成功。
（三）才职相称，人尽其才
宴会部隶属的各部门所负的责任不一样，对人才的要求有所不同，所以在确定每个岗位所需人员及任务时，应根据各员工的工作能力、协调能力、技术水平、年龄、职称等因素，因人制宜，恰当安排，做到用人所长，各得其所，人尽其才，使他们既能胜任本岗位的工作，又能充分调动其工作积极性，发挥他们的主观能动性和聪明才智，为完成宴会的各项工作目标而努力奋斗。
（四）加强管理，精干高效
组织机构的设置必须根据企业的业务情况，充分论证，在满足管理、生产、服务的前提下，把各组织机构人员降低到最少。其人员的多少与宴会部各部门的工作职能、管理模式、经营效果等有关，机构设置时应全面考虑，尽可能减少管理层人员，不应因人设岗，而是用最少的人力去完成各项任务，做到职责明确，精干高效，减少内耗，提高饭店的社会效益和经济效益。
上述各项原则，不能孤立地运用，而是相辅相成，缺一不可，所以，在设置宴会部组织机构时，应正确运用上述原则，一切以宴会部生产、服务为中心，以提高社会效益和经济效益为目的，把不断提高宴会部的管理水平和服务质量作为工作目标。
二、宴会部组织机构设置
宴会部组织机构的设置根据宾馆、饭店餐饮部及餐饮企业的经营规模与业务重点的不同，其机构设置有很大的差异，一般分大、中、小三种，如有的宴会部相对成为一个独立的部门，也有的隶属饭店餐饮部领导下的一个部门，通常包括销售预订、服务和生产三个部分，还有一些小型饭店没有专门宴会部机构，偶尔有宴会，临时指配一些员工来完成任务，下面分别介绍不同规模的宴会部组织机构的设置。
（一）大型宴会部
大型宴会部多见于大型的高星级酒店或餐饮企业，其经营宴会的面积大，大、中、小宴会厅及餐位数多，宴会厅的环境好，设备设施齐全，接待能力强，营业额高，宴会的组织机构分独立部门或隶属于餐饮部领导，但拥有自己相对独立的机构体系。
（二）中型宴会部
中型宴会部一般都隶属餐饮部领导下的一个部门，通常设有销售预订和服务两个部门，宴会厨房工作属总厨师长统一管理，如有宴会临时指配一些技术水平较高的员工来完成任务。
（三）小型宴会部
小型宴会部均属餐饮部经理领导下的一个部门，宴会部经理及其他工作人员主要任务负责宴会厅的销售、预订、接待及各种信息的管理工作。宴会的服务及菜肴制作等其他工作均有餐饮部经理统一安排。
从上述大、中、小型宴会部组织机构图不难看出，宴会部组织机构大致分为两个层次组成：
一是管理层：即宴会部经理、宴会销售经理、宴会厅经理、宴会部厨师长、宴会销售主管、宴会厅主管、领班、宴会厨师主管、领班等。
二是作业层：有宴会部秘书、预订员，宴会厅服务员，宴会部的厨师、厨工等。
两个层次的职能各不相同，管理层主要对宴会部做好各种工作计划的制订、促销，各种任务的运作管理、督导、成本控制、核算等管理；作业层职能主要是对各种宴会任务的贯彻执行，如菜肴的制作、客人服务、客人档案整理、存档、沟通及联系、宴会运作过程中的操作等。
通过宴会部组织机构图可了解到如下几方面的内容：
（1）可了解到宴会部各层次的地位、责权及相互关系。
（2）可使宴会部各员工了解到各岗位职衔、部门、管辖范围，向谁负责，如何与其他部门沟通合作。
（3）可使宴会部员工了解到自己的职能、工作目标及发展方向。
（四）宴会部组织机构设置选定方法
宴会部组织机构设置选定的方法，主要根据餐饮企业规模的大小及宴会多少来确定，具体设置选定的方法主要依据如下几方面。
1.宴会厅接待能力的大小与使用频率的多少
无论是高星级酒店还是一些餐饮企业，在设置宴会部组织机构时，首先考虑到宴会厅的大小及多少，如宴会厅有大有小，各种宴会厅及包间较多，宴会厅使用的频率又较高，宴会部所用人就较多，分工就越细，组织机构必然较大。反之，宴会的接待能力较小，宴会厅使用频率较低，宴会组织机构设置也相应小一些。
2.宴会部所管辖的范围与专业化程度
一般高星级饭店及一些大型餐饮企业宴会部是一个相对独立的部门，所管辖的范围较广，如宴会销售预订、宴会厨房的生产、各宴会厅的使用管理等均属宴会部管理，各种宴会的销售、服务、生产都需宴会部负责完成，组织机构相对较大。
如有些宴会部隶属餐饮部领导，宴会部运行中，所需要的人员培训、工程、财务、菜肴制作、人事劳动、采购等均由饭店相关职能管理部门负责，宴会部组织机构设置相应要小一些。
3.宴会经营市场环境的好差与档次高低
宴会经营市场环境的好差往往取决于当地的经济发展、生活习惯、餐饮企业营销理念及经营特色等。有些餐饮企业宴会厅功能齐全，装潢新颖，经营有特色、很专业，消费者的消费水平与档次较高，用餐客人多，其宴会部组织机构相对要大一些。反之，宴会部组织机构随着市场环境变化而作适当调整。
特别提示：宴会部组织机构设置不能流于形式，要以精干高效、优质服务、客人满意为中心，既不能人浮于事，又不能有事无人做，科学设置组织机构，充分调动每个职工的积极性。
三、宴会部人员的配备
宴会部人员的配备恰当与否，直接关系到宴会运行管理水平和服务质量，关系到餐饮企业的名誉和经济效益，所以配备好宴会部的工作人员显得十分重要，主要抓好如下几方面的工作。
（一）宴会部人员配备方法
1.根据组织机构设置要求配备人员
宴会部组织机构有大有小，但在配备工作人员时，要善于根据宴会部不同岗位的工作要求，来配备人员，如宴会销售部经理，必须善于了解市场、分析市场、开拓市场，具有较强的交际能力，再如宴会服务员性格要开朗，仪表仪容较好，具有良好的服务技能和服务意识，并有较强的敬业精神和处理问题的能力。所以，不同的岗位，需要不同的人才，我们要善于发现人才，用好人才，按照各岗位的人才需求配备人员。
2.采用竞争上岗的方法来选择人才
宴会部每个岗位都非常重要，但各岗位工作性质的不同，其要求也不一样，有的岗位劳动强度大，工作时间长，有的岗位劳动强度小，责任大，因此，造成有的岗位大家争着干，有的岗位都不愿意去干，为了挑选出合格的人才，可采用经济手段及公开竞争的方法，择优录取各岗位的人才，这样既可促进职工不断进取，又可增强责任感，有利于人才的开发和宴会部的运转管理。
3.运用人才互补的策略用好人才
根据人才的管理经验，把具有各种不同专长或性格各异的人员合理搭配在一起，就会产生一支最佳的团队，如年龄上有大有小，性格上有内向和外向，知识上有高有低，技能上有好有差等，经过有机地组合，使每个人各显其长，互补其短，从而既能减少内耗，又能产生很大的动力，有利于宴会部的管理。
（二）宴会部组织机构中人数确定
1.宴会部管理层的人员确定
宴会部管理层主要指宴会部经理、宴会部销售预订经理、宴会厅经理、总厨师长、各部门的主管领班等。在确定管理层时，首先要考虑宴会部管理模式、业务的繁忙程度、所管辖范围和人数，其次根据宴会部各岗位任务及工作特点，选择相适应的管理人员担任管理工作，宴会部管理层人员必须要有较强的专业知识和技能，有很好的组织能力和协调能力，工作中处处以身作则，并有一定的创造力，在群众中有一定的影响力和号召力。要“任人唯贤”，不能“任人唯亲”，管理层人员不宜太多，一般5～8名员工宜配一名管理者，实行垂直领导（即一级领导一级），做到分工明确，职责到人。
2.宴会部作业层的人员确定
宴会部作业层主要指宴会部秘书、预订员、宴会厅服务员、引坐员、宴会部的厨师、厨工等。宴会部作业层人员配置数量的多少，直接关系到宴会部的服务质量、管理水平，也是控制人工成本、提高经济效益的关键。所以，科学地控制作业层人员是每个管理层首先要考虑的问题，因各宴会部大小不同、服务的对象不同、饭店的档次及服务标准不一样等，在人员配备上均不一样，一般来讲应考虑如下因素。
（1）宴会部规模大小和岗位设立。宴会部规模直接关系到设置岗位的多少，宴会部规模大，相对各岗位分工细，所需的人数就多，反之则少。另外岗位班次的安排，要与人数有关，有的宴会部实行弹性工作制，宴会部繁忙时，上班人数多；宴会部比较闲时，上班人数少。而有的宴会部则实行两班制或多班制，这样的分班，有利于宴会开宴时，工作人员多而集中，保证宴会正常运转。因此，岗位班次的安排科学与否，都会影响到人数的确定。
（2）宴会部接待对象和消费水平。一般高星级酒店及大型餐饮企业的宴会部接待对象档次高，中外客人及商务客人多，消费水平也高，所以，菜肴质量及服务要求也较高，往往一桌宴会三个服务员为他们服务，即一个服务员传菜，一个服务员分菜，另一个服务员斟酒水等，因此，所需的人数相对要多一些。有的宴会档次较低，消费水平也较低，菜肴质量及服务要求不太讲究，所需人数相对要少一些。
（3）宴会部的餐位和餐座率。宴会部餐位多少及餐座率高低，决定所需人员的多少，如餐位多，餐坐率高，所需的服务员及厨师就要多；反之，则少。
（4）宴会部设备设施和淡旺季节。宴会部设备设施完善程度决定所需人数的多少，如设备较齐全，机械化和电气化程度高，如厨房配有先进的切丝、切片机、去皮机、搅拌机、智能微波炉、油炸锅、电烤箱、包饺机等，所需人数可相对少一些；反之，人员需要多一些。另外宴会旺季时用人要多一些，淡季用人要少一些。为了降低人工成本，在旺季时管理人员应预先估计好所需的临时工的数量，一旦旺季到来，可及时安排，保障宴会部菜肴质量和服务质量。
